陳婷婷

(黑龍江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150080)

淺議當(dāng)前水利檔案的開發(fā)與利用

陳婷婷

(黑龍江省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150080)

水利事業(yè)一直是支撐國家發(fā)展的基礎(chǔ)性和保障性產(chǎn)業(yè)，大數(shù)據(jù)時(shí)代要求水利要適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式，勇于自我變革與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)水利向現(xiàn)代化大水利的轉(zhuǎn)變。水利檔案是水利活動(dòng)的原始記錄，亦是一個(gè)國家的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和社會(huì)信息資源的重要組成部分，是水利建設(shè)管理的基石，是水利事業(yè)無可替代的寶貴財(cái)富。水利檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，直接影響水利事業(yè)發(fā)展改革的每一個(gè)環(huán)節(jié)，所以做好水利檔案信息資源開發(fā)利用工作，全面實(shí)現(xiàn)水利檔案的價(jià)值，使其全面發(fā)揮功用，更好地服務(wù)于國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，是當(dāng)前水利事業(yè)發(fā)展必須面對(duì)的重大課題。

水利檔案；檔案管理；信息利用

1 水利檔案開發(fā)利用的意義

水利發(fā)展是百年大計(jì)，水利工程從立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、開工建設(shè)到竣工驗(yàn)收，形成了大量的檔案資料，在歷史發(fā)展中呈現(xiàn)連續(xù)性的特點(diǎn)，而水利檔案作為呈現(xiàn)歷史原貌的資料保存，潛在的保障了這一特點(diǎn)，成為國家檔案資源的重要組成部分。

首先研究水利檔案的開發(fā)利用，積累水利建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，充足水利建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備，水利檔案也為水利建設(shè)過程提供服務(wù)，完善和提高水利檔案的利用效率是水利工程實(shí)施的基礎(chǔ)要求，是維護(hù)水利工程經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。

其次對(duì)水利檔案的開發(fā)與利用是對(duì)傳統(tǒng)水利工作的突破，有利于水利檔案事業(yè)緊跟信息時(shí)代步伐，與時(shí)俱進(jìn)向前發(fā)展。

2 當(dāng)前水利檔案開發(fā)與利用存在的問題

建國初期，國家已對(duì)檔案福安網(wǎng)建設(shè)提出明確的方向和要求，經(jīng)過半個(gè)世紀(jì)的積累，如今已形成相當(dāng)規(guī)模。目前，全國共有檔案館4000多個(gè)，包括國家專門檔案館、部門檔案館、企事業(yè)檔案館等多級(jí)別的檔案館。水利部門也在各省市、地區(qū)建有各級(jí)各類檔案館，在全國初步形成了一個(gè)綜合性、專業(yè)性的水利檔案館網(wǎng)體系。然而，目前我國水利檔案在開發(fā)與利用方面仍然存在諸多問題和不足，不僅成為當(dāng)下水利工程建設(shè)的掣肘因素，更嚴(yán)重阻礙了水利事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.1 水利檔案部門管理體制的問題

1)館際關(guān)系不協(xié)調(diào)。由于地域、技術(shù)、經(jīng)費(fèi)等條件的制約，館際間各自為戰(zhàn)，雖然偶有培訓(xùn)，卻沒有形成一個(gè)有效的檔案信息交流系統(tǒng)平臺(tái)，培訓(xùn)時(shí)間短、問題交流少、信息缺乏互通等等問題，嚴(yán)重影響?zhàn)^際業(yè)務(wù)的開展。

2)機(jī)構(gòu)設(shè)置不健全?！稒n案法》第十三條規(guī)定：各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。但實(shí)際情況是：許多單位未按照規(guī)定配備專門的檔案管理人員，部分水利檔案室硬件設(shè)施缺乏，檔案堆積擺放，“六防”措施不到位，檔案室雜亂無序，還有一部分水利檔案為圖方便在各處室自行保管，沒有集中歸檔專人專管，造成利用時(shí)無從查詢。

2.2 水利檔案管理不規(guī)范

1)水利檔案信息建設(shè)不完善。許多水利應(yīng)用技術(shù)軟件如水質(zhì)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)等不能同步進(jìn)行，水利檔案管理工作相對(duì)不健全，缺乏統(tǒng)一的管理模式，對(duì)于電子檔案概念的建立是比較模糊的，仍然著重強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)檔案，這使得整個(gè)檔案信息建設(shè)處在一個(gè)失衡的狀態(tài)。另外，水利檔案的儲(chǔ)存與信息不夠集中、基礎(chǔ)工作不扎實(shí)。水利檔案平時(shí)無人管理，用時(shí)到處翻找的狀況嚴(yán)重，無法進(jìn)行系統(tǒng)的編研工作，尤其是一些重要技術(shù)資料可能流失在個(gè)人手中，使用時(shí)查無下落，技術(shù)檔案資料的完整性遭到破壞、無法實(shí)現(xiàn)水利檔案的積累和水利工作效率的提高，嚴(yán)重制約了水利檔案的開發(fā)與利用。

2)館藏管理不到位。在館藏工作中存在3方面問題：①庫藏結(jié)構(gòu)不合理，偏宏觀的、反映一般性工作較多，而微觀的、專業(yè)性的檔案太少；反映上級(jí)機(jī)關(guān)活動(dòng)、指示性、方針政策性的檔案多，反映下級(jí)機(jī)關(guān)單位活動(dòng)的檔案偏少；紙質(zhì)檔案偏多，其他載體的檔案偏少，不利于檔案的長期保存；②庫藏檔案文件亟待優(yōu)化，文件重復(fù)保存情況偏多，保存價(jià)值低或已經(jīng)失去保存價(jià)值的，或經(jīng)鑒定需要銷毀的文件仍存在；③檔案收集不全，許多重要水利檔案資料沒有及時(shí)完整歸檔，造成了檔案的缺失，嚴(yán)重破壞了檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。

2.3 傳統(tǒng)的水利檔案開發(fā)管理問題依舊存在

當(dāng)前水利檔案開發(fā)利用，主體軌跡是向著數(shù)字化、高效化的方向發(fā)展，然而目前我國水利檔案開發(fā)傳統(tǒng)管理模式依舊比較普遍，其中存在的問題也比較明顯，主要是3個(gè)方面的問題：

1)認(rèn)知觀念不正確，重視程度不夠。一提到水利，大家想到的就是防洪治洪、農(nóng)田基建等工程建設(shè)，而對(duì)于作為水利建設(shè)資料基礎(chǔ)依據(jù)的水利檔案認(rèn)知觀念不正確，甚至認(rèn)為沒有必要成立專門的檔案室，只需要各處室進(jìn)行存儲(chǔ)即可，這樣節(jié)約時(shí)間便于之后的查詢。然而實(shí)際問題是各處室有專門的工作，若將檔案歸于自己部門，長年積累必然會(huì)造成原件的丟失或損毀，而且難以追究責(zé)任。另外，工程設(shè)計(jì)人員和監(jiān)理人員往往只專注于工程進(jìn)度和質(zhì)量，沒有將檔案工作當(dāng)一回事，工作通常比較隨意，這些都間接影響了檔案管理人員的技術(shù)水平，使之怠于檔案整理、創(chuàng)新，檔案工作發(fā)展滯后，很難上升到一個(gè)新高度。

2)服務(wù)方式單一，利用效率較低。水利檔案的服務(wù)方式一直以“你來我查”的館內(nèi)服務(wù)為主，信息的提供也以內(nèi)部為主，雖然編目檢索等基礎(chǔ)工作做得不少，但卻沒有與利用有機(jī)結(jié)合，功能性較差，使用范圍小。大家對(duì)水利檔案館內(nèi)資源了解的少，查詢資料與檔案儲(chǔ)存信息內(nèi)容不對(duì)等，很多時(shí)候工作中遇到具體問題才臨時(shí)抱佛腳，很難找到自己需要的文檔資料，這也是水利檔案利用效率低，沒有充分發(fā)揮作用的重要原因之一。另外，在編研工作上沒有突出地位，檔案部門的信息仍存在分散儲(chǔ)存、缺少系統(tǒng)整理等問題。

3 完善水利檔案開發(fā)與利用的對(duì)策

3.1 推動(dòng)水利檔案管理體制規(guī)范化

實(shí)現(xiàn)水利檔案管理體制的規(guī)范化，首要問題是樹立水利檔案管理工作目標(biāo)，使整個(gè)系統(tǒng)的每個(gè)單元明晰自己的職責(zé)，即建立目標(biāo)責(zé)任制，確立水利檔案事業(yè)的總體目標(biāo)和近期目標(biāo)，各省、市、地、縣所屬的檔案部門確定具體目標(biāo)。在總目標(biāo)的指導(dǎo)下，各水利部門的具體目標(biāo)通過制定具體計(jì)劃進(jìn)行落實(shí)，最后落實(shí)到水利檔案工作人員。

3.2 推動(dòng)水利檔案管理科學(xué)化

科學(xué)化管理是信息化時(shí)代對(duì)于水利檔案管理的必然要求，我們可以建立數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案文件信息錄入、檔案目錄動(dòng)態(tài)檢索、借閱情況統(tǒng)計(jì)、館藏資源更新等等，更要實(shí)現(xiàn)與其它部門聯(lián)網(wǎng)，及時(shí)更新并方便查閱。從目前我國水利檔案的利用情況看，我們對(duì)計(jì)算機(jī)的有效利用還只是簡單錄入與查詢，沒有發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的更多功能作用，無形中也是對(duì)軟件設(shè)備的一種浪費(fèi)。要推動(dòng)水利檔案管理科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)水利檔案的自動(dòng)化管理，必須將水利檔案管理與信息技術(shù)深度結(jié)合。

其次豐富水利檔案館藏資源，具體來說，一方面要保證水利檔案量足質(zhì)優(yōu)。水利檔案收藏的豐富性取決于其數(shù)量與質(zhì)量，擁有足夠數(shù)量的檔案資料是檔案為機(jī)關(guān)工作服務(wù)的保證。檔案館是能夠?qū)n案長久保存，并有充分空間有效利用檔案的基地，如果僅僅只是在數(shù)量上進(jìn)行擴(kuò)充，并不能確保檔案的準(zhǔn)確性，因此把握質(zhì)與量之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，是豐富檔案資源的首要工作。另一方面水利檔案可以按梯級(jí)結(jié)構(gòu)收集，《水利檔案工作規(guī)定》第八條明確指出：各流域機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案館，負(fù)責(zé)本流域應(yīng)進(jìn)館檔案資料的收集管理和提供利用工作。例如國家黨政有關(guān)的重要決策，可能對(duì)本單位有長遠(yuǎn)影響的永久、長期檔案都納入檔案館內(nèi)；重大水利工程建設(shè)及其他重要水利活動(dòng)；機(jī)關(guān)、團(tuán)體組織與當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)有關(guān)的重要檔案納入檔案館內(nèi)；地方、縣級(jí)對(duì)本單位影響較小的可以只將永久的檔案納入館內(nèi)，至于如何把握梯度，則要求了解檔案的形成環(huán)境、背景，在收集工作中堅(jiān)持內(nèi)容全面重點(diǎn)突出的原則，保證檔案收集的全面準(zhǔn)確。

3.3 推動(dòng)水利檔案管理現(xiàn)代化

1)實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。只有樹立了先進(jìn)的管理思想，才能為之后組織結(jié)構(gòu)與行為、方法和手段的優(yōu)化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在當(dāng)前的水利檔案管理中，我們必須轉(zhuǎn)變觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提高檔案相關(guān)人員的檔案意識(shí)，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的成效要從社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行綜合考量，而不能僅僅強(qiáng)調(diào)某一方面。

2)增加資金投入。以往水利的資金主要用于建設(shè)項(xiàng)目，投資于檔案軟件系統(tǒng)方面的很少。沒有相應(yīng)的資金投入使得各應(yīng)用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不一、開發(fā)滯后、數(shù)據(jù)不全等問題凸顯，而系統(tǒng)間的互通互聯(lián)也有一定的困難。加強(qiáng)水利檔案學(xué)科教育培訓(xùn)投資，不應(yīng)按照當(dāng)前的得失來判斷，應(yīng)以發(fā)展的眼光看到水利檔案蘊(yùn)藏的價(jià)值和對(duì)未來經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展將會(huì)起到的巨大作用。水利檔案與多個(gè)基礎(chǔ)性學(xué)科都有深刻聯(lián)系，這些專業(yè)都是國家發(fā)展的經(jīng)濟(jì)支柱，創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)和文化效益無法估量。將檔案學(xué)與各專業(yè)學(xué)科綜合運(yùn)用，可以避免走彎路、進(jìn)誤區(qū)，加強(qiáng)對(duì)水利檔案工作人員的培訓(xùn)，提高領(lǐng)導(dǎo)信息化知識(shí)能力，培養(yǎng)理念先進(jìn)、技能精通的復(fù)合型人才，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，才能提高檔案信息資源的利用率。

3)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)開發(fā)利用水利檔案?？沙浞掷镁W(wǎng)絡(luò)覆蓋面廣、信息量大的優(yōu)勢(shì)，將館藏概況、檔案管理情況等信息放到互聯(lián)網(wǎng)上。除此之外，縮微技術(shù)的發(fā)展為水利檔案的保存提供了很大便利。檔案室可以利用縮微設(shè)備將收藏的重要檔案的影像攝入縮微膠卷，近年來，縮微技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，將水利檔案縮微膠卷和計(jì)算機(jī)相結(jié)合，使得檔案的存貯、檢索、還原復(fù)制等操作更加方便。以縮微膠卷代替原件提供利用，減少原件的磨損，增加了原件的保存壽命。

4)推動(dòng)水利檔案管理的互動(dòng)化。水利檔案的開發(fā)與利用要在新媒體時(shí)代立足并發(fā)展，獲得更加長久的生命力，必須主動(dòng)探索、積極互動(dòng)，不斷深化水利檔案與經(jīng)濟(jì)社會(huì)和百姓生活的聯(lián)系，實(shí)施“動(dòng)起來、走出去”戰(zhàn)略。一要建立完善更具人文特色的水利檔案網(wǎng)站。凸顯檔案的文化魅力，更要突出水利檔案的個(gè)體風(fēng)格。二要充分利用新媒體實(shí)現(xiàn)有效互動(dòng)。增加富有親和力的內(nèi)容，拉近水利檔案和市民群眾的距離，通過門戶網(wǎng)站擴(kuò)大文化宣傳，多開展線上檔案文化服務(wù)。三要依據(jù)需求提供更多智能化個(gè)性化服務(wù)。主動(dòng)收集用戶反饋，依據(jù)公眾需求提供個(gè)性化服務(wù)。

4 結(jié) 語

綜上所述，水利與農(nóng)業(yè)、航運(yùn)、電力、政治、經(jīng)濟(jì)、考古等領(lǐng)域都有緊密聯(lián)系，而目前水利檔案的信息化利用僅停留在初期水平，沒有發(fā)揮其最大價(jià)值。水利事業(yè)要發(fā)展離不開水利檔案的經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)積累。要利用信息技術(shù)對(duì)水利檔案進(jìn)行開發(fā)與利用是一項(xiàng)龐大系統(tǒng)工程，同時(shí)也是一項(xiàng)需要長期堅(jiān)持下去的工作。

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1007-7596(2017)08-0150-03

2017-07-25

陳婷婷(1984-)，女，吉林德惠人，館員。

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