文 / 于海舵 鄧芳

PDM(Product Data Management)，即產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是近年來開始在我國各大型企業(yè)、研究所興起的一種先進(jìn)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。它與企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)組成了企業(yè)信息化的四個(gè)主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域。它作為伴隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和電子文件的產(chǎn)生而出現(xiàn)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，既是技術(shù)文件形成、存貯、使用的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，又是電子檔案生成的搖籃；既是技術(shù)人員生成和使用有效設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的平臺(tái)，又是文件檔案管理部門實(shí)施文件管理的平臺(tái)。

企業(yè)利用PDM系統(tǒng)，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字化文檔資料，這些資料的收集、整理、鑒定、歸檔、編研、檢索、保存、利用等，將對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的管理流程、方式、方法帶來革命性的變化。如何應(yīng)對(duì)PDM系統(tǒng)環(huán)境下電子文件的接收、發(fā)放及歸檔管理，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，不僅是機(jī)遇，更是挑戰(zhàn)。

一、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）是以軟件為基礎(chǔ)，管理與產(chǎn)品相關(guān)的信息（包括電子文檔、數(shù)據(jù)化文件、數(shù)據(jù)庫記錄等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)的過程（包括審批/發(fā)放過程、工程更改過程、一般工作流程等）的技術(shù)。PDM技術(shù)是對(duì)工程數(shù)據(jù)管理、文檔管理、產(chǎn)品信息管理、技術(shù)數(shù)據(jù)管理、技術(shù)信息管理、圖像管理及其它產(chǎn)品信息管理技術(shù)的一種概括與總稱。它提供產(chǎn)品全生命周期的信息管理，并可在企業(yè)范圍內(nèi)建立一個(gè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)與制造并行化的協(xié)作環(huán)境。

PDM是一種“管得很寬”的軟件。凡最終可以轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)描述和存儲(chǔ)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)，如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和配置、零件定義及設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)、CAD繪圖文件、工程分析及驗(yàn)證數(shù)據(jù)、制造計(jì)劃及規(guī)范、NC編程文件、圖像文件、產(chǎn)品說明書、軟件產(chǎn)品、各種電子報(bào)表、成本核算、產(chǎn)品注釋、項(xiàng)目規(guī)劃書、多媒體音像產(chǎn)品、硬拷貝文件、其它電子數(shù)據(jù)等，PDM都可以一概管之。它可以廣泛地應(yīng)用于各工業(yè)領(lǐng)域中。

有了PDM系統(tǒng)后，設(shè)計(jì)人員檢索和使用信息系統(tǒng)中的資料更容易，能把更多的時(shí)間和精力放在實(shí)際的設(shè)計(jì)上，還可以實(shí)現(xiàn)并行設(shè)計(jì)，大大縮短設(shè)計(jì)過程，提高設(shè)計(jì)效率，提高設(shè)計(jì)與制造的準(zhǔn)確性和一致性，能方便地管理工程變更，保留過程版本而不會(huì)丟失或意外地被擦除，促進(jìn)全面質(zhì)量管理，促進(jìn)質(zhì)量持續(xù)提升。

二、PDM系統(tǒng)對(duì)檔案管理工作的重要性

對(duì)于制造類企業(yè)來說，電子檔案的管理主要涉及產(chǎn)品數(shù)據(jù)的接收、發(fā)放及歸檔管理。PDM系統(tǒng)的出現(xiàn)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了積極的推動(dòng)作用。

（一）提高了歸檔文件的完整性

完整性是由科研、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。它要求歸檔的科技檔案必須完整齊套。但是在科研單位的實(shí)際檔案工作中，歸檔文件卻很難收齊，經(jīng)常出現(xiàn)已歸檔的文件不齊全的情況，如有的設(shè)備只歸整機(jī)文件，不歸分機(jī)的文件；有的只歸圖紙，不歸技術(shù)文件；有的工程技術(shù)報(bào)告較全，卻無管理類文件等等。而PDM系統(tǒng)中所創(chuàng)建的每一份文檔都必須選擇文檔種類，然后可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化部門擬制的項(xiàng)目完整性報(bào)告，由PDM系統(tǒng)對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行完整性檢查，生成報(bào)表，如果文件不完整，則不允許進(jìn)行轉(zhuǎn)階段、設(shè)計(jì)評(píng)審等后續(xù)操作，從而達(dá)到提高歸檔文件完整性的要求。

（二）提高了歸檔文件的規(guī)范性

以往檔案部門經(jīng)常接收到一些不規(guī)范的文件資料，如文件名稱不規(guī)范、不一致，有的用復(fù)印件歸檔而不是原件，有的歸檔文件簽署不全，有的歸檔資料字跡模糊不清等。這些文件因?yàn)闀r(shí)間比較久遠(yuǎn)，或相關(guān)工作人員變動(dòng)無法整改，或原件已經(jīng)丟失而使檔案部門不得不勉強(qiáng)接收其歸檔。而在PDM系統(tǒng)中，通過創(chuàng)建統(tǒng)一文檔模板，制定特定簽署流程，檔案人員提前歸檔審查等一系列措施，能有效地保障歸檔文件的規(guī)范性、正確性。

（三）豐富了館藏檔案，保證所有項(xiàng)目都納入歸檔范疇

企業(yè)中大大小小的科研項(xiàng)目很多，對(duì)重大項(xiàng)目，設(shè)計(jì)部門都會(huì)按計(jì)劃進(jìn)行歸檔，但是對(duì)預(yù)研、基金等各類小項(xiàng)目，職能部門沒有列入歸檔計(jì)劃的，設(shè)計(jì)部門大多放棄了歸檔工作。而PDM系統(tǒng)正式上線后，要求所有項(xiàng)目逐步納入PDM管理，這樣就彌補(bǔ)了部分項(xiàng)目沒有文件歸檔的遺憾。

（四）轉(zhuǎn)變了管理模式

PDM系統(tǒng)的實(shí)施，有利于實(shí)現(xiàn)以紙介質(zhì)管理為中心向以電子數(shù)據(jù)管理為中心的管理模式轉(zhuǎn)變，使檔案管理方式發(fā)生重大變化。以前檔案管理是以紙質(zhì)管理為中心，設(shè)計(jì)師將需要?dú)w檔的紙質(zhì)文件交給檔案部門并完成交接手續(xù)，檔案庫存以紙介質(zhì)為主；而通過PDM系統(tǒng)管理，文件簽署流程結(jié)束完成后，通過網(wǎng)絡(luò)集成接口送達(dá)檔案部門，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化電子歸檔。然后檔案部門根據(jù)文件擬制者填寫的發(fā)放部門，對(duì)文件進(jìn)行電子分發(fā)，各部門資料管理員在PDM系統(tǒng)中進(jìn)行電子接收、傳閱，從而方便快捷地完成電子文件的數(shù)據(jù)管理。

（五）有序控制了技術(shù)資料的更改

以往，當(dāng)圖紙發(fā)生更改時(shí)，由設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)將更改單送到檔案部門，對(duì)原文件進(jìn)行劃改、換版，然后檔案部門根據(jù)更改單要求發(fā)放新版圖紙，回收舊版本圖紙。由于設(shè)計(jì)更改頻繁，經(jīng)常出現(xiàn)生產(chǎn)現(xiàn)場圖紙發(fā)生更改，檔案室的歸檔底圖卻沒有更改的情況，造成實(shí)際版本管理困難，且存在電子文檔與紙質(zhì)文檔不一致的情況。使用PDM系統(tǒng)后，從根本上改變了文件更改管理的方式。生產(chǎn)現(xiàn)場必須通過PDM系統(tǒng)查看有效的圖紙和數(shù)模。更改時(shí)由設(shè)計(jì)師在PDM系統(tǒng)中對(duì)需要更改的文件發(fā)出工程更改請(qǐng)求，請(qǐng)求通過后，設(shè)計(jì)師創(chuàng)建工程更改指令，將變更前的版本與變更后的版本同時(shí)上傳至服務(wù)器，待簽署完畢后，文件版本自動(dòng)提升一個(gè)版本。這不僅能保證每次變更均有記錄，而且歷史版本仍可追溯。

（六）實(shí)現(xiàn)了前端控制，變被動(dòng)為主動(dòng)

在PDM系統(tǒng)中，檔案人員實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件的前端介入和過程控制，在文件生成的時(shí)候就開始介入，文件必須經(jīng)過檔案管理員歸檔通過后才可以發(fā)放、使用。這樣就改變了以往檔案人員被動(dòng)接收文件的管理局面。PDM系統(tǒng)的實(shí)施促使檔案管理向前端延伸，文件管理由被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理、前端介入，無形中提高了檔案工作的重要性，充分地發(fā)揮了檔案的作用。

三、基于PDM的電子檔案管理模式在航空制造行業(yè)的應(yīng)用

企業(yè)實(shí)施PDM系統(tǒng)后，產(chǎn)品數(shù)據(jù)集中到了PDM中進(jìn)行管理，通過集成接口、各類制造數(shù)據(jù)并通過PDM進(jìn)行集成和傳遞，這對(duì)于電子檔案管理來說就面臨著新的電子文件管理領(lǐng)域，要改變?cè)瓉黼娮訖n案只管結(jié)果數(shù)據(jù)的觀念，創(chuàng)新管理理念，以面向用戶的思想，從流程的合理性出發(fā)，進(jìn)行數(shù)據(jù)的前端控制，探索新的數(shù)據(jù)管理模式。不斷革新和優(yōu)化信息化條件下電子數(shù)據(jù)管理的業(yè)務(wù)流程，完善業(yè)務(wù)需求，參與信息化平臺(tái)的流程設(shè)計(jì)和軟件功能開發(fā)，并組織有生力量全力做好系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)施運(yùn)用、各類電子數(shù)據(jù)的接收、發(fā)放等工作。

（一）通過PDM進(jìn)行異地協(xié)同的產(chǎn)品數(shù)據(jù)接收發(fā)放管理

我國大部分航空制造聯(lián)合體均采用了“廠所分離”的體制模式。在這種建制下，以主機(jī)制造廠與配套設(shè)計(jì)所進(jìn)行航空產(chǎn)品系統(tǒng)的研發(fā)與制造，由于廠所是體制上互相獨(dú)立而業(yè)務(wù)上又相互關(guān)聯(lián)的兩個(gè)互不隸屬實(shí)體，廠所就會(huì)各自存在一套產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、存儲(chǔ)平臺(tái)，當(dāng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)發(fā)生設(shè)計(jì)更改或版次變更時(shí)，設(shè)計(jì)單位除維護(hù)自用的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理平臺(tái)外，還需及時(shí)將這種變更反饋給制造廠，在數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)不暢、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能不全的情況下，就會(huì)發(fā)生反饋不暢、響應(yīng)遲滯，以及數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)準(zhǔn)確性難以保證的情況。這就需要在廠所之間搭建協(xié)同數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。通過協(xié)同平臺(tái)建設(shè)需求分析和軟件功能開發(fā)及實(shí)施運(yùn)用，解決產(chǎn)品數(shù)據(jù)在設(shè)計(jì)單位與制造單位間的廠所協(xié)同管理的一系列問題。以主機(jī)廠與主機(jī)所X型號(hào)工程更改數(shù)據(jù)協(xié)同流程為例：

1.與設(shè)計(jì)單位的產(chǎn)品數(shù)據(jù)協(xié)同管理。以中航工業(yè)成都飛機(jī)工業(yè)(集團(tuán))有限責(zé)任公司（以下簡稱“成飛”）為例，在主機(jī)所 Pride平臺(tái)和成飛PDM平臺(tái)中建立X型號(hào)工程更改管理體系，形成閉環(huán)的工程更改管理。設(shè)計(jì)工程更改由主機(jī)所設(shè)計(jì)師在Pride平臺(tái)中發(fā)起工程更改指令（以下簡稱：ECO），ECO在主機(jī)所內(nèi)通過校對(duì)、審核、審定、專業(yè)會(huì)簽、標(biāo)審后，主機(jī)所依據(jù)外發(fā)放單位從Pride平臺(tái)將ECO導(dǎo)出，通過專用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到主機(jī)廠，主機(jī)廠將收到的ECO通過主機(jī)廠PDM平臺(tái)提供的導(dǎo)入接口導(dǎo)入到PDM平臺(tái)，在主機(jī)廠PDM平臺(tái)中完成工藝會(huì)簽環(huán)節(jié)，工藝會(huì)簽完成后，再將ECO及相關(guān)信息（包括簽審意見，工藝分工等）導(dǎo)出，通過專用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到主機(jī)所，在主機(jī)所內(nèi)部完成最后的批準(zhǔn)環(huán)節(jié)后，將完成簽審的ECO導(dǎo)出，通過專用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到主機(jī)廠，在ECO導(dǎo)入到主機(jī)廠PDM平臺(tái)后系統(tǒng)根據(jù)ECO的分發(fā)信息自動(dòng)分發(fā)到相關(guān)單位，主機(jī)廠相關(guān)單位收到傳閱信息，啟動(dòng)本單位的傳閱流程，將更改情況貫徹到相關(guān)業(yè)務(wù)人員。

2.與分包制造單位的產(chǎn)品數(shù)據(jù)協(xié)同管理。為了支持X型號(hào)數(shù)據(jù)分包，必須提供批量導(dǎo)出程序，生成數(shù)據(jù)包分發(fā)到相關(guān)分包單位。數(shù)據(jù)包的格式與主機(jī)所提供的數(shù)據(jù)包格式必須保持一致。

圖2 數(shù)據(jù)分包發(fā)放示意圖

各分包單位收到主機(jī)廠發(fā)放的數(shù)據(jù)包后，如果分包單位的產(chǎn)品管理系統(tǒng)與主機(jī)廠的基本一致，可以通過系統(tǒng)接口導(dǎo)入PDM系統(tǒng)。這樣產(chǎn)品數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)屬性信息就和主機(jī)廠的保持一致，保證了數(shù)據(jù)源的唯一、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（二）PDM與檔案管理系統(tǒng)的深度集成

電子歸檔工作在產(chǎn)品數(shù)據(jù)歸檔管理過程中有著重要作用。它可以實(shí)時(shí)、高效地將PDM系統(tǒng)中的工程數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。電子歸檔可以采用物理歸檔和邏輯歸檔的方式進(jìn)行。邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，不改變?cè)写鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件檔案向檔案部門移交的過程。傳統(tǒng)邏輯歸檔過程中，只傳遞歸檔數(shù)據(jù)的屬性信息至檔案系統(tǒng)，而物理電子文件不進(jìn)行傳遞，檔案系統(tǒng)中查看的物理數(shù)據(jù)采取直接調(diào)用PDM系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的方式，會(huì)降低檔案系統(tǒng)的使用效率，并對(duì)檔案系統(tǒng)的管理形成一定的制約性。

1.PDM和檔案管理系統(tǒng)的集成框架。主機(jī)廠在邏輯歸檔基礎(chǔ)上，將PDM系統(tǒng)中的物理數(shù)據(jù)通過集成接口逐份傳遞至檔案系統(tǒng)中，保證歸檔數(shù)據(jù)使用的實(shí)時(shí)性和效率。同時(shí)，傳遞至檔案系統(tǒng)的物理數(shù)據(jù)及屬性等信息由檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案級(jí)別的管理，以滿足電子數(shù)據(jù)檔案管理的需要。經(jīng)過集成接口進(jìn)行的歸檔過程嚴(yán)格受控，由工作流觸發(fā)自動(dòng)歸檔，無需人工執(zhí)行，避免了人工誤差的產(chǎn)生。

圖3 PDM和檔案管理系統(tǒng)的集成框架示意圖

2.PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的信息傳遞和處理過程。對(duì)于不同類型的文檔，從PDM系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)傳遞信息的觸發(fā)事件也不一樣：首先，對(duì)于需要在主機(jī)廠內(nèi)部進(jìn)行二次發(fā)放的文檔，在二次發(fā)放完成以后，集成接口將自動(dòng)獲取各個(gè)文檔的相關(guān)信息并傳遞至檔案管理系統(tǒng)；其次，對(duì)于無需進(jìn)行二次發(fā)放的文檔，一旦文檔批準(zhǔn)發(fā)放，集成接口即自動(dòng)獲取各個(gè)文檔的相關(guān)信息傳遞至檔案管理系統(tǒng)。PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的集成接口將根據(jù)文檔在發(fā)布時(shí)是否填寫有發(fā)放路線的信息決定該文檔何時(shí)需要傳遞至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。

信息在PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的傳遞和處理過程如圖4所示：

圖4 信息在PDM和檔案管理系統(tǒng)之間的傳遞和處理過程

3.PDM與檔案管理系統(tǒng)的接口管理。除由流程自動(dòng)觸發(fā)的歸檔動(dòng)作外，用于人工管理數(shù)據(jù)歸檔工作的檔案接口管理功能也是必須具備的。所以，它可以提供人工歸檔操作及日志查看的功能，包括批量啟動(dòng)、停止歸檔動(dòng)作，以及查看成功和失敗檔案日志等。無論人工操作的數(shù)據(jù)歸檔成功或失敗，系統(tǒng)將對(duì)歸檔記錄進(jìn)行相應(yīng)的狀態(tài)記錄，在管理頁面中允許對(duì)數(shù)據(jù)歸檔記錄進(jìn)行相應(yīng)的處理。同時(shí)，它可根據(jù)不同搜索條件搜索到歸檔記錄，查詢條件中包括編號(hào)、數(shù)據(jù)類型、記錄狀態(tài)和執(zhí)行結(jié)果等。

（三）用PDM實(shí)現(xiàn)電子檔案管理

電子檔案管理和PDM管理關(guān)系密切，并且電子檔案管理的許多內(nèi)容在PDM管理系統(tǒng)中已經(jīng)進(jìn)行管理。因此，通過對(duì)PDM系統(tǒng)的適當(dāng)擴(kuò)充或在開發(fā)初期吸收有關(guān)電子檔案管理的需求，進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，就可以在PDM系統(tǒng)里實(shí)現(xiàn)電子檔案管理。這種方式存在一定的優(yōu)勢(shì)，且開發(fā)過程中實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，節(jié)省了開支。PDM是過程管理，檔案在生產(chǎn)過程中即實(shí)現(xiàn)管理，專職檔案管理人員勞動(dòng)量得到減輕，還可以減少硬件及環(huán)境建設(shè)投資。

檔案管理對(duì)開發(fā)人員透明，易用性高，開發(fā)人員很清楚自己的成果在哪里、是怎么組織的，使用的時(shí)候很方便、很自然，在不需要中間環(huán)節(jié)的情況下能快速實(shí)現(xiàn)信息獲取，大大提高檔案的易用性。

PDM和檔案管理通過一個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，可以密切檔案管理人員和開發(fā)人員關(guān)系，易于各類人員相互理解、相互支持，可以和諧高效地實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理和應(yīng)用。

PDM系統(tǒng)是個(gè)復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對(duì)其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行實(shí)時(shí)、高效的電子歸檔是未來企業(yè)管理的重要趨勢(shì)，是產(chǎn)品數(shù)據(jù)全生命周期管理不可缺少的一部分。分析PDM系統(tǒng)與電子檔案的關(guān)系、區(qū)別及相互的作用，研究基于PDM的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理及集成歸檔管理模式，能夠?yàn)闄n案管理工作提供一定的借鑒，為PDM系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的集成管理以及國內(nèi)電子數(shù)據(jù)管理工作提供參考。

今后，隨著PDM系統(tǒng)的進(jìn)一步推廣，檔案與之關(guān)系會(huì)更加密切，我們可以在原有經(jīng)驗(yàn)上逐步推進(jìn)PDM與檔案系統(tǒng)的深度集成，有條件的企業(yè)可以在PDM系統(tǒng)中開發(fā)檔案管理模塊，使之成為一體。

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