李艷杰

(吉林建筑大學(xué)，長春 130118)

高校檔案管理工作研究

李艷杰

(吉林建筑大學(xué)，長春 130118)

高校檔案是記錄高校歷史發(fā)展軌跡以及校園文化特色的關(guān)鍵材料，高校檔案凝聚了高校歷任領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的心血和精力，對(duì)高校的建設(shè)和發(fā)展意義重大。隨著我國高校檔案管理工作的發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案管理工作已成為當(dāng)前我國教育教學(xué)領(lǐng)域的重要議題。

高校；檔案管理；制度

Abstract: Archives of colleges and universities are the key materials to record the historical development of colleges and universities and the characteristics of campus culture. The archives of colleges and universities are the painstaking effort of university’s leadership and faculty, which is of great significance to the construction and development of colleges and universities. With the development of archives management in colleges and universities, it is an important topic in the field of education of China to further strengthen archives management of colleges.

Keywords: Colleges and universities; Archives management; System

對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行分析研究是我國教育教學(xué)領(lǐng)域的一大重要內(nèi)容，高校發(fā)展是為了更好的培養(yǎng)高素質(zhì)、高水平的專業(yè)人才，高校檔案是記錄這一人才培養(yǎng)的專業(yè)數(shù)據(jù)，此次對(duì)高校檔案管理工作進(jìn)行分析，應(yīng)從加強(qiáng)高校檔案管理工作的意義入手，并針對(duì)如何加強(qiáng)高校檔案管理工作展開討論。

1 高校檔案管理工作的意義

高校檔案是指高校的教師團(tuán)隊(duì)和各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人及職工在長期的教育教學(xué)過程中共同組織歸納整理，最后形成一個(gè)涵蓋了教學(xué)、管理、教育制度建設(shè)等多方面的綜合性材料。一個(gè)合格的高校檔案會(huì)詳細(xì)記錄一個(gè)學(xué)校的起源、成長、成熟的歷史軌跡，高校檔案也是全校領(lǐng)導(dǎo)集體以及廣大教職員工的教學(xué)能力、管理能力、個(gè)人素質(zhì)等綜合素質(zhì)的真實(shí)反應(yīng)，這是高校將黨的教育方針以及自身的辦學(xué)特點(diǎn)與校園文化相結(jié)合、提高院校自身的教學(xué)能力和教學(xué)水平的有效舉措。高校是生產(chǎn)高等教育人才的基地，為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展培養(yǎng)優(yōu)秀人才是高校發(fā)展的核心，也是高校的職責(zé)。高校檔案是當(dāng)前高校教育、教學(xué)活動(dòng)中的真實(shí)記錄，檔案可以采用不同的形式真實(shí)地反映出高校最基本的教育教學(xué)活動(dòng)，它能以最科學(xué)有效的方式來評(píng)價(jià)高校的綜合辦學(xué)水平。這種含金量大、影響深遠(yuǎn)的綜合性檔案必定會(huì)受到高校自身以及相關(guān)部門的高度重視，根據(jù)高校檔案的實(shí)際數(shù)據(jù)來采取相應(yīng)的措施，不斷加強(qiáng)對(duì)高校各方面的管理。

2 加強(qiáng)高校檔案管理工作的幾點(diǎn)措施

2.1 進(jìn)一步完善高校檔案制度建設(shè)

制度的規(guī)范性和科學(xué)性是最終執(zhí)行結(jié)果的有效保證，在我國高校檔案管理工作中，同樣需要一套先進(jìn)的、構(gòu)架清晰的制度來對(duì)高校的各項(xiàng)管理做指導(dǎo)，高校要在各級(jí)教育主管部門的指導(dǎo)和配合下，結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的分類匯總表和檔案保管年限表，將檔案進(jìn)行層次劃分，有計(jì)劃有組織的對(duì)其進(jìn)行保管，及時(shí)下架已經(jīng)失去價(jià)值和過期的檔案，并將學(xué)校全新的數(shù)據(jù)信息記錄到檔案中，將新的檔案信息融入高校檔案數(shù)據(jù)庫中。除此之外，各大高校還要建立檔案管理問責(zé)制度，并根據(jù)高校的實(shí)際情況建立工作目標(biāo)激勵(lì)機(jī)制。使其能夠在日常的檔案管理中，將責(zé)任真正落實(shí)到個(gè)人身上，進(jìn)一步明確檔案管理機(jī)構(gòu)每個(gè)人的工作范圍和應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的責(zé)任，并定期考核高校的檔案數(shù)據(jù)情況，隨時(shí)抽檢檔案信息，不斷提高檔案工作質(zhì)量，加強(qiáng)工作的科學(xué)性和規(guī)范性，以科學(xué)的方法來規(guī)范相關(guān)行為。

在進(jìn)一步落實(shí)高校檔案管理工作時(shí)，最好是按照季度、月份劃分來確定每一階段的工作目標(biāo)。在工作目標(biāo)的不斷引導(dǎo)下確定每一階段的工作計(jì)劃，高校管理層還可以對(duì)如期完成工作的管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未完成預(yù)期工作的管理人員給予處罰，以此來引領(lǐng)高校的檔案管理人員，使其真正意識(shí)到高校檔案管理工作的重要性，并思考如何高效的完成檔案工作計(jì)劃，建立一套按要求歸檔立卷、按標(biāo)準(zhǔn)淘汰更新、系統(tǒng)的高校檔案管理工作制度。這一制度的確立提高了高校檔案的管理層次，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展起到了非常重要的作用。

2.2 建立健全的機(jī)構(gòu)管理體系

高校領(lǐng)導(dǎo)層是高校教職員工隊(duì)伍的精神領(lǐng)袖，建立全面系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)管理體系一定要從高校領(lǐng)導(dǎo)層入手，提高高校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案工作的重視程度。高校領(lǐng)導(dǎo)層可以通過學(xué)校的日常例會(huì)和特別會(huì)議，不斷強(qiáng)調(diào)高校檔案管理工作的實(shí)際意義，讓所有的干部和教職員工都能夠真正理解這一工作的意義，并將其落到實(shí)處。還可以組織全體干部和教職員工一起學(xué)習(xí)《檔案法》，從法律的高度來闡述高校檔案管理工作對(duì)整個(gè)高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要性。在此期間，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要起到先鋒模范帶頭作用，以國家《檔案法》中各項(xiàng)要求為準(zhǔn)則，建立一個(gè)自上而下的學(xué)習(xí)氛圍，讓每一個(gè)人都提高對(duì)檔案管理事業(yè)的認(rèn)同感，讓每一位教職員工都能夠承擔(dān)起自己身上的那份責(zé)任和義務(wù)，共同為高校的檔案管理工作貢獻(xiàn)能量。

結(jié)合本校的實(shí)際情況，創(chuàng)建一套完整的集高校檔案分類、更新、管理等功能于一體的高校檔案管理機(jī)構(gòu)。確立校園檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并根據(jù)小組的相關(guān)要求來組織高校的檔案管理工作。在設(shè)立校園檔案管理工作小組時(shí)，要嚴(yán)格挑選小組成員。小組成員都是由高校的領(lǐng)導(dǎo)集體和經(jīng)驗(yàn)豐富的圖書館管理人員共同組成的，小組人員共同來探討高校檔案室的設(shè)備購買、修建經(jīng)費(fèi)以及檔案室的用房等硬件問題和檔案管理人員的一些人事安排，并針對(duì)如何構(gòu)建一個(gè)覆蓋全校的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)軟件問題，確保高校檔案管理工作和學(xué)校的教育教學(xué)事業(yè)都能做到協(xié)調(diào)有序發(fā)展。

2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

在高校檔案管理工作中，直接接觸檔案的檔案管理人員擔(dān)負(fù)著極大的使命，在工作中檔案管理人員所承擔(dān)的責(zé)任是巨大的，直接影響整個(gè)高校檔案管理工作的最終效果。因此，要求高校檔案管理人員一定要努力提高自身的學(xué)識(shí)水平，不管是在知識(shí)上還是技術(shù)上，都要不斷學(xué)習(xí)，不斷提升自我的綜合水平。要求高校檔案管理人員一定要嚴(yán)格要求自己，規(guī)范自身的行為。還要經(jīng)常組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和交流，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，加大對(duì)檔案管理人員的資本投資，這是提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的主要方法。只有加大了檔案管理人員的資本投資，高校檔案管理的質(zhì)量才能得到進(jìn)一步提升。對(duì)檔案管理人員的思想道德教育培養(yǎng)也是不容忽視的。接觸檔案的管理人員要做到愛崗敬業(yè)，了解高校檔案的起源和發(fā)展，以正確的人生觀和價(jià)值觀來對(duì)待高校檔案，不斷強(qiáng)化檔案管理人員的敬業(yè)精神和服務(wù)意識(shí)，讓檔案管理人員在檔案管理工作中找到自身的工作追求和人生價(jià)值。只有這樣，也能夠促進(jìn)檔案管理人員更好的投身于高校的檔案管理工作中，才能培養(yǎng)出合格的、高素質(zhì)的檔案管理人員，才能提升高校檔案管理工作的整體效率，推動(dòng)高校檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

3 結(jié)語

高校檔案管理工作是我國高校培養(yǎng)高素質(zhì)人才的重要組成部分。在我國教育教學(xué)中，高校的教學(xué)任務(wù)量巨大，高校的檔案數(shù)據(jù)又是高校培養(yǎng)人才、創(chuàng)新教學(xué)模式的有力見證，為高校各方面的發(fā)展都提供了數(shù)據(jù)支持。高校的檔案管理是高校不斷推進(jìn)向前發(fā)展的助推力。一定要以正確的眼光來看待高校檔案管理的重要性，與此同時(shí)，還要建立一個(gè)科學(xué)合理的執(zhí)行方案，只有這樣，才能更好地推動(dòng)我國高校檔案管理工作的全面發(fā)展。

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Onstrengtheningthearchivesmanagementofcollegesanduniversities

LI Yan-jie

(Jilin Jianzhu University, Changchun 130118, China)

G647.2

B

1674-8646(2017)17-0104-02

2017-06-15

李艷杰(1964-)，女(回族)，副研究館員。