董 瑤

陜西寶雞第二發(fā)電有限責(zé)任公司

做好檔案超前控制保證重大建設(shè)項(xiàng)目檔案達(dá)國家標(biāo)準(zhǔn)

董 瑤

陜西寶雞第二發(fā)電有限責(zé)任公司

國家重大建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建等項(xiàng)目，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，具有投資金額大，資金來源渠道多;建設(shè)工期長;施工、設(shè)計(jì)、科研單位多，并且資質(zhì)參差不齊;國內(nèi)外新技術(shù)、新材料、新設(shè)備大量引進(jìn)和采用等特點(diǎn)，國家重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作也就因此具有了廣泛性、復(fù)雜性、階段性和多樣性的特點(diǎn)。為保證國家重大建設(shè)項(xiàng)目竣工檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率和案卷合格率達(dá)到國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，就必須轉(zhuǎn)變檔案工作的思路和方法，堅(jiān)持“誰形成的項(xiàng)目文件，誰負(fù)責(zé)立卷歸檔”的原則，采取嚴(yán)格把關(guān)的有力措施，加大項(xiàng)目文件搜集、整理、歸檔超前控制的力度。

檔案控制;經(jīng)濟(jì)控制

1 嚴(yán)把合同簽訂關(guān)，運(yùn)用法律手段超前控制

國家基本建設(shè)改革的進(jìn)一步深化，給重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作帶來了生機(jī)和活力。全面推行項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同制、建設(shè)監(jiān)理制和質(zhì)量監(jiān)督制，為工程文件搜集、整理、歸檔的超前控制提供了契機(jī)。實(shí)踐證明，嚴(yán)把合同的簽訂關(guān)，運(yùn)用法律手段超前控制檔案工作是行之有效方法。

重大建設(shè)項(xiàng)目的工程涉及施工、設(shè)計(jì)、設(shè)備采購、建設(shè)監(jiān)理等，建設(shè)項(xiàng)目大小參建單位多達(dá)二十多家。合同一經(jīng)簽訂，就明確提交竣工檔案內(nèi)容、套數(shù)、移交時(shí)間、質(zhì)量要求、施工單位的審核責(zé)任和違約的責(zé)任等，充分發(fā)揮合同的法律作用，保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。因此，建設(shè)項(xiàng)目檔案部門要抓住超前控制的關(guān)鍵點(diǎn)，積極參與合同或協(xié)議簽訂工作，并把項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔工作，作為合同或協(xié)議的一項(xiàng)重要內(nèi)容。對(duì)竣工檔案的歸檔份數(shù)、質(zhì)量、違約等提出具體要求，按照“誰形成的項(xiàng)目文件，誰負(fù)責(zé)立卷歸檔”的原則，利用合同的法律效應(yīng)，明確合同乙方是項(xiàng)目竣工檔案的第一責(zé)任者。

2 嚴(yán)把檔案保證金結(jié)算關(guān)，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段超前控制

建設(shè)項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的重要內(nèi)容和組成部分，資金的能動(dòng)作用和杠桿作用也必然會(huì)在項(xiàng)目檔案工作中有所體現(xiàn)。采取檔案保證金制的經(jīng)濟(jì)手段，制約項(xiàng)目檔案是十分必要的。在簽訂合同時(shí)必須明確，把工程檔案的質(zhì)量要求作為合同付款條件之一，合同價(jià)款10%的用于項(xiàng)目檔案的移交，其數(shù)額很可觀，這樣從工程開工承包商對(duì)檔案工作就有了壓力和動(dòng)力，必然會(huì)引起承包商對(duì)工程文件的高度重視。檔案保證金的扣留比例，應(yīng)視工程量的大小、形成工程文件多少和重要程度以及施工隊(duì)伍素質(zhì)的高低等區(qū)別對(duì)待，決不能一刀切、一概而論。待工程竣工，承包商能夠按期、按質(zhì)移交合格的竣工檔案，建設(shè)項(xiàng)目檔案部門簽署結(jié)論性意見，財(cái)務(wù)部門方可進(jìn)行付款工作。否則，由建設(shè)項(xiàng)目檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)重新整理，經(jīng)多次重整，仍達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，施工單位不予配合照成工程檔案的依據(jù)性、結(jié)論性文件缺失，對(duì)日后工程項(xiàng)目驗(yàn)收照成不必要的損失。

3 嚴(yán)把平時(shí)督導(dǎo)關(guān)，運(yùn)用職能手段超前控制

國家重大建設(shè)項(xiàng)目的竣工檔案要達(dá)到完整，齊全，準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，發(fā)揮投資效益，檔案人員必須從項(xiàng)目一開始就要充分發(fā)揮職能作用，超前控制，嚴(yán)把平時(shí)的督查、指導(dǎo)關(guān)，這也是檔案人員工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

3.1 抓好檔案工作技術(shù)交底。標(biāo)準(zhǔn)是衡量事物的準(zhǔn)則，是以特定形式發(fā)布，共同遵守。從項(xiàng)目一開始，建設(shè)單位就應(yīng)以國家、省、市檔案部門的有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，制定《建設(shè)項(xiàng)目文件立卷歸檔細(xì)則》，以正式文件印發(fā)給各參建單位。由項(xiàng)目檔案部門與承建單位進(jìn)行檔案工作技術(shù)交底，明確工程文件積累的順序和范圍。這樣就為項(xiàng)目檔案的平時(shí)收集和檔案人員的督導(dǎo)工作提供了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，竣工檔案的規(guī)范性、完整性就有了保證。

3.2 抓住重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，超前督查指導(dǎo)。雖然合同或協(xié)議對(duì)承包商在工程文件搜集積累上起到了法律和經(jīng)濟(jì)制約的作用，但由于承包商的資質(zhì)和技術(shù)人員素質(zhì)參差不齊，在理解執(zhí)行《建設(shè)項(xiàng)目文件立卷歸檔細(xì)則》上以及檔案意識(shí)上也相差甚遠(yuǎn)。為此，建設(shè)項(xiàng)目檔案人員要積極主動(dòng)了解工程進(jìn)度，要會(huì)同甲方工程管理人員和監(jiān)理工程師一起，實(shí)地進(jìn)行督查指導(dǎo)。這樣就為竣工檔案的齊全、準(zhǔn)確打下了基礎(chǔ)。

3.3 抓住薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤控制。建設(shè)項(xiàng)目文件收集的薄弱環(huán)節(jié)，往往沒有引起重視;或因工作的中間環(huán)節(jié)多，銜接不及時(shí)沒有采取相應(yīng)的措施而出現(xiàn)“斷檔”或“空檔”。一是建設(shè)項(xiàng)目前期階段和初開工階段。因這一階段機(jī)構(gòu)不健全、人員不到位，工作忙亂、生疏、無暇顧及項(xiàng)目文件的收集，甚至出現(xiàn)前期臨時(shí)機(jī)構(gòu)的撤離、合并、人員調(diào)動(dòng)、相互交接不及時(shí)。因此，檔案人員要把此階段作為項(xiàng)目文件收集的重點(diǎn)加以控制。二是隨著科技的飛速發(fā)展，開放的不斷深入，建設(shè)項(xiàng)目配套的國內(nèi)外設(shè)備數(shù)量大、種類多，到貨驗(yàn)貨時(shí)間分散等情況，所形成的大量中外文文件容易被忽視。

因此，項(xiàng)目檔案人員要參與設(shè)備的開箱驗(yàn)收，及時(shí)收集全部技術(shù)文件。借用復(fù)制件安裝調(diào)試，保存原件避免損壞丟失。三是現(xiàn)代科技迅速發(fā)展， 電子檔案日益增多，特別是形成電子檔案的人員和渠道較多，這不僅給電子檔案的收集帶來一定的難度，也給保管、復(fù)制、利用帶來一系列的新問題。因此，建設(shè)項(xiàng)目檔案部門必須把電子檔案的收集、整理提到議事日程上來，超前控制，抓緊抓好，加大收集的力度，及時(shí)催收，妥善保管。

4 嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)，運(yùn)用行政手段超前控制

國家重大建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收是國家行政主管部門對(duì)投資效果的全面檢驗(yàn)，不僅是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)體的驗(yàn)收，同時(shí)也是對(duì)過程檔案的驗(yàn)收。但是由于重大建設(shè)項(xiàng)目規(guī)模大，施工周期長，單項(xiàng)或單位工程多，往往是首批單位工程為后來的單位工程做準(zhǔn)備。這樣就形成了有的單位工程已經(jīng)驗(yàn)收投產(chǎn)使用，有的還在施工圖設(shè)計(jì)階段。因此，整體項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和單位工程竣工驗(yàn)收只能分別進(jìn)行。只有嚴(yán)把單位工程檔案的驗(yàn)收關(guān)，才能確保整個(gè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的順利進(jìn)行。其次是設(shè)計(jì)變更是否齊全，是否在施工的過程中就在施工圖上修改到位。特別應(yīng)該注意的是，一個(gè)單項(xiàng)或單位工程有總承包和分包單位的，要嚴(yán)格審查各分包單位的竣工圖是否與總圖一致，是否標(biāo)識(shí)統(tǒng)一，是否相互銜接。只要分包單位的工程文件達(dá)不到要求，檔案部門就有權(quán)否決單項(xiàng)或單位工程竣工驗(yàn)收，單位工程文件的立卷、歸檔，由總承包單位負(fù)責(zé)檢查匯總。

[1]王黎平《建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)務(wù)》