孟芳芳，李 穎，張 偉，孟媛媛

(1.中國科學(xué)院東北地理與農(nóng)業(yè)生態(tài)研究所，哈爾濱 150081；2.聯(lián)想(北京)有限公司，哈爾濱 150090； 3.呼蘭區(qū)河道管理站，哈爾濱 150500)

科研單位人事檔案管理的問題及對(duì)策

孟芳芳1，李 穎1，張 偉2，孟媛媛3

(1.中國科學(xué)院東北地理與農(nóng)業(yè)生態(tài)研究所，哈爾濱 150081；2.聯(lián)想(北京)有限公司，哈爾濱 150090； 3.呼蘭區(qū)河道管理站，哈爾濱 150500)

科研單位的人事檔案記載著科研人員重要的科研成果，是科研單位選人用人的重要依據(jù)。目前，科研單位的人事檔案管理工作中存在一些問題，針對(duì)問題，結(jié)合科研單位的實(shí)際情況，從提高檔案管理重視度、組建專業(yè)的管理人員隊(duì)伍、健全管理制度及加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)等方面提出解決問題的對(duì)策。

科研單位；人事檔案管理；問題；對(duì)策

1 科研單位人事檔案的重要意義

人事檔案是記載個(gè)人身份履歷、思想品德、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的原始文件材料，它是個(gè)人人生經(jīng)歷的縮影，在人力資源開發(fā)和人才政策制定等方面發(fā)揮著重要的作用[1]，也是人事管理工作的重要組成部分。對(duì)于科研單位來講，檔案管理尤為重要，科研單位是高級(jí)知識(shí)分子、科學(xué)家匯聚的地方，人事檔案記載著科研人員豐富的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷及重要的科研成果，是挖掘人才、管理人才的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)對(duì)科研單位人事檔案的管理，確保檔案材料的規(guī)范、真實(shí)、完整性，充分發(fā)揮人事檔案的作用，是科研單位人事管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2 科研單位人事檔案存在的主要問題

2.1 對(duì)檔案管理工作的重視度不足

對(duì)檔案管理工作的重視度不足主要體現(xiàn)在干部自身及單位領(lǐng)導(dǎo)層面：一方面，科研單位的專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)比較繁忙，對(duì)待檔案的認(rèn)識(shí)不足，檔案內(nèi)容填寫不規(guī)范、信息材料更新滯后、歸檔不及時(shí)。如：姓名、出生日期、參加工作時(shí)間等在檔案材料填寫中，前后不一致[2]。在職攻讀學(xué)歷學(xué)位材料、取得的科研成果、獲得的專利、獎(jiǎng)項(xiàng)等材料，往往都掌握在科研人員自己的手中，很多科研人員不能甚至不知道要及時(shí)提供給人事部門歸檔，導(dǎo)致信息更新滯后嚴(yán)重。另外，一些科研人員對(duì)于每年的年度考核表、評(píng)鑒等材料，認(rèn)為與自身主要業(yè)務(wù)關(guān)系不大，處于一種應(yīng)付了事的態(tài)度，填寫的內(nèi)容大部分千篇一律，過于簡(jiǎn)單，不能如實(shí)反映實(shí)際工作業(yè)績(jī)，使檔案的利用和參考價(jià)值大打折扣。很多科研單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視。由于科研單位往往“重科研，輕管理”，檔案管理相對(duì)其他管理工作，是一項(xiàng)看似簡(jiǎn)單又很難見到成效的工作，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)，以為只要保管好材料，不丟失不泄密即可，對(duì)其重視度不足，以致出現(xiàn)檔案管理配備的人員不到位、經(jīng)費(fèi)不到位、管理不到位、規(guī)章制度不健全的局面，沒有真正列入科研單位的議事日程[3]。

2.2 缺少專業(yè)的檔案管理人員

近年來，受事業(yè)單位人事改革的影響，事業(yè)單位人員編制數(shù)量受到一定控制與縮減，科研單位的管理人員數(shù)量十分有限，檔案管理工作常由人事部門中一名工作人員來兼職負(fù)責(zé)，并不配備專職的檔案管理人員，工作人員往往“身兼數(shù)職”，還同時(shí)承擔(dān)著部門其他方面的工作。由于檔案管理是一項(xiàng)瑣碎枯燥、連續(xù)性強(qiáng)、保密性高、顯示度低的工作，責(zé)任重又難出業(yè)績(jī)，且往往被認(rèn)為是無技術(shù)含量的重復(fù)性勞動(dòng)，因此，在面對(duì)很多工作時(shí)，工作人員往往最先忽略的是檔案管理工作。

2.3 檔案管理配套制度不健全

按照《檔案法》的相關(guān)要求，科研單位應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，建立一套符合實(shí)際、可操作性強(qiáng)的檔案管理制度和工作細(xì)則，從檔案分類、審核、歸檔、借閱、傳遞等各個(gè)方面提出明確、具體的工作辦法，使檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化的軌道[4]。實(shí)際工作中，科研單位人事檔案管理的方式陳舊，單位自身配套制度建設(shè)缺失。管理制度多依照國家宏觀的制度，缺乏根據(jù)自身特點(diǎn)和實(shí)際情況制定的微觀的、可操作強(qiáng)的配套政策，導(dǎo)致人事檔案管理的嚴(yán)肅性、靈活性和實(shí)踐性大打折扣[5]，如：缺少配套的收集制度、歸檔制度，導(dǎo)致檔案材料信息更新不及時(shí)甚至材料缺失；缺少檔案的審核制度、鑒別制度，導(dǎo)致檔案材料的失真，等等。

2.4 檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不到位，信息化程度低

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施與檔案關(guān)系密切，管理設(shè)施是否完備直接關(guān)系著檔案的保存質(zhì)量和安全[5]，對(duì)于一些科研單位來說，往往由于辦公經(jīng)費(fèi)及管理權(quán)限等原因?qū)е禄A(chǔ)設(shè)施配備不完善[6]，如：管理人員辦公室、檔案室、借閱室沒有嚴(yán)格分開，這些都給檔案保存工作帶來了隱患。另外，一些科研單位至今仍然沒有配套的檔案專用掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，檔案信息化僅僅是簡(jiǎn)單的人員基本信息庫。信息庫中的數(shù)據(jù)多由兼職工作人員一次性錄入，缺少檔案電子掃描件的配套比對(duì)、信息更新及信息準(zhǔn)確性審核等環(huán)節(jié)，致使人員基本信息庫中資料的完整性和準(zhǔn)確性不夠，因此在檔案檢索、調(diào)閱檔案等方面，仍然大多采用手工操作的形式，無紙化閱檔基本沒有實(shí)現(xiàn)[7]。

3 科研單位人事檔案管理的主要對(duì)策建議

3.1 提高科研單位對(duì)檔案管理工作的重視度

加大對(duì)科研人員檔案重要性的宣傳，在職工中開展檔案填寫、歸檔等方面的專項(xiàng)講座，特別是在新入職員工培訓(xùn)中增設(shè)檔案相關(guān)工作方面的培訓(xùn)，提高科研人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理工作離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)高度重視人事檔案管理工作[8]，提供必要的經(jīng)費(fèi)支持、制度保障，盡可能建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。

3.2 加強(qiáng)人事檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)

首先要在選拔檔案管理人員方面下功夫，要選拔政治素養(yǎng)高、有責(zé)任心和敬業(yè)精神、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的管理人員來專職負(fù)責(zé)檔案管理工作，定期通過專業(yè)講座、組織參觀等形式，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行政策理論等方面的培訓(xùn)，不斷提高其理論水平和實(shí)際業(yè)務(wù)能力?？蒲袉挝坏闹鞴懿块T、領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)建立檔案管理審查小組，由專業(yè)人員定期檢查、督促檔案管理工作[9]，一旦發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)問題，及時(shí)給予指導(dǎo)和糾正。

3.3 健全科研單位檔案管理配套制度

在制度建設(shè)方面，要結(jié)合科研單位自身的特點(diǎn)，出臺(tái)一些切實(shí)可行的工作細(xì)則，便于檔案管理人員日常工作有章可循。為確保檔案管理各項(xiàng)制度細(xì)則的有效落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)起到督導(dǎo)的作用，明確責(zé)任，把檔案管理工作納入管理人員年終績(jī)效考評(píng)體系之中，激勵(lì)和規(guī)范檔案管理人員，推動(dòng)科研單位檔案管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的道路。

3.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施及信息化建設(shè)

科研單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，提供完備的檔案管理配套設(shè)施，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。工作人員要不斷學(xué)習(xí)，更新管理理念，提高新技術(shù)的應(yīng)用能力。要及時(shí)根據(jù)紙質(zhì)檔案材料每年更新數(shù)據(jù)庫信息，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

[1] 劉強(qiáng).加強(qiáng)科研單位人事檔案的創(chuàng)新管理[J].人力資源管理，2016，(05)：257-258.

[2] 王楊，李林芝，張妍宇.對(duì)林業(yè)科研設(shè)計(jì)單位干部人事檔案管理工作的思考[J].林業(yè)建設(shè)，2016，(05)：32-34.

[3] 寧憲燕.對(duì)科研單位干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].才智，2009，(10)：204-205.

[4] 何戰(zhàn)．重視和完善科研檔案管理制度——以廣西哲學(xué)社會(huì)科學(xué)科研檔案管理現(xiàn)狀為例[J]. 學(xué)術(shù)論壇，2013，(10)：113-118.

[5] 徐晴.農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理問題與對(duì)策[J].農(nóng)業(yè)科研經(jīng)濟(jì)管理，2015，(04)：43-47.

[6] 施麗雅．農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理問題研究[J].廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，(03)：28-31.

[7] 張艷菊.農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理問題及對(duì)策[J].山東檔案，2012，(05)：50-51.

[8] 李霞，陳令梅，李效賢.加強(qiáng)人事檔案管理為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新服務(wù)[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，29(2)：27-30.

[9] 王佳琳.科研單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].北京農(nóng)業(yè)，2012，(03)：240-241.

Problemsandcountermeasuresofpersonnelfilesmanagementinscientificresearchunits

MENG Fang-fang1, LI Ying1, ZHANG Wei2, MENG Yuan-yuan3

(1.Northeast Institute of Geography and Agroecology, Chinese Academy of Sciences, Harbin 150081, China; 2.Lenovo (Beijing) Co., Ltd., Harbin 150090, China; 3.Channel Management Station of Hulan District, Harbin 150500, China)

The personnel file is an important basis of the selection and employment for the scientific research units, which records the scientific research achievements of the scientific research personnel. At present, there are still some problems in personnel files management of scientific research units, such as: less attention to the personnel files management, fewer professional file management staff, imperfect management system and the lack of file management facilities and so on. Based on the above problems, this paper puts forward the countermeasures to solve the problems from four aspects: paying more attention to the personnel files management, setting up a professional management team,improving the management system and strengthening the construction of supporting facilities.

Scientific research unit; Personnel files management; Problem; Countermeasure

G271

： A

： 1674-8646(2017)15-0074-02

2017-05-28