王子旭

公主嶺市民政局

民政系統(tǒng)檔案管理員的創(chuàng)新管理能力養(yǎng)成探討

王子旭

公主嶺市民政局

民政系統(tǒng)檔案管理員的創(chuàng)新管理能力對民政工作信息的及時、準(zhǔn)確收集甚至是檔案的利用都有著深遠(yuǎn)的影響。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高自己的創(chuàng)新管理能力，這樣才能夠提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率，發(fā)揮檔案的使用功能。本文分析了檔案管理人員的現(xiàn)狀問題，對加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理員創(chuàng)新管理能力養(yǎng)成的措施進(jìn)行了探討分析。

檔案管理員；現(xiàn)狀問題；民政系統(tǒng)；創(chuàng)新管理能力養(yǎng)成；措施

一、檔案管理人員的現(xiàn)狀問題分析

1、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題

檔案管理工作的效率和質(zhì)量要想保持較高的水平，就要檔案管理人員掌握全面的專業(yè)理論知識，運用理論知識指導(dǎo)自身的檔案整理實踐工作，有助于檔案管理工作的有效完成，專業(yè)知識的全面掌握還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，對國家對檔案管理方面的政策、相關(guān)法律法規(guī)都要有一定的掌握，還要具備較強(qiáng)的工作能力，良好的溝通能力和文字表達(dá)能力能夠提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，要是再掌握一門外語或幾門外語的話，檔案管理工作的效率會更上一個臺階的。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員還要掌握計算機(jī)相關(guān)的操作技術(shù)和現(xiàn)代化的檔案管理手段。檔案管理工作人員的實際業(yè)務(wù)素質(zhì)與預(yù)期的效果還存在一定程度上的差距，制約著檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

2、檔案管理人員的信息化技術(shù)運用能力問題

隨著社會技術(shù)的不斷進(jìn)步，計算機(jī)技術(shù)被廣泛的運用到檔案管理工作當(dāng)中，在一定程度提高了檔案管理工作的效率，但由于檔案管理人員的計算機(jī)操作能力不高，不會使用現(xiàn)代化的檔案管理手段，造成檔案管理工作的滯后。只有提高檔案管理人員的現(xiàn)代管理技術(shù)，才能滿足日益增長的對檔案的需求。但現(xiàn)階段的現(xiàn)實情況是，檔案管理人員的現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)掌握的還不是很熟練，熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的工作人員也較少。

二、加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理員創(chuàng)新管理能力養(yǎng)成的措施

1、提高數(shù)字化管理水平

民政系統(tǒng)的檔案數(shù)字化管理包括了檔案數(shù)據(jù)采集、管理、利用。民政部門的檔案管理員應(yīng)該有能力整合檔案門戶網(wǎng)站與辦公室OA系統(tǒng)，要善于使用功能強(qiáng)大的網(wǎng)上數(shù)字檔案館。這就要求民政系統(tǒng)檔案管理員必須要掌握現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)新知識，這樣才能使新時期的民政檔案管理工作為地方民政事業(yè)發(fā)展做出突出貢獻(xiàn)。民政檔案工作隨著數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展而發(fā)展，只有切實提高數(shù)字化管理水平，才能實現(xiàn)民政檔案工作整體水平的快速提升。民政系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理不但對民政工作服務(wù)效率影響很大，而且也為民政檔案數(shù)字資源的科學(xué)利用奠定了堅實基礎(chǔ)。所以，民政系統(tǒng)檔案管理員在工作中應(yīng)該積極推進(jìn)民政檔案的數(shù)字化建設(shè)，利用數(shù)字化檔案信息存儲提高管理效率。另外，為了便于民眾辦事，服務(wù)于民眾，民政系統(tǒng)檔案管理者還要充分運用網(wǎng)絡(luò)化民政檔案管理平臺，使民眾體驗到高效、便捷、貼心的民政服務(wù)。在民政檔案數(shù)字化專題庫建設(shè)中，管理員要系統(tǒng)地分類建設(shè)各個數(shù)據(jù)庫，將之科學(xué)地劃分為防災(zāi)減災(zāi)、社會救助、慈善事業(yè)等類別，以便于管理和查詢，在提升自身管理能力的同時，也進(jìn)一步提升民政檔案部門的服務(wù)水平。

2、創(chuàng)新服務(wù)理念

民政系統(tǒng)檔案管理因為是面向廣大群眾，因而其“服務(wù)性”尤其重要，這也是管理員創(chuàng)新能力的重要體現(xiàn)。檔案管理員應(yīng)該要充分利用民政檔案為民眾的婚姻登記、低保、優(yōu)撫安置等提供便捷服務(wù)。對檔案實行精細(xì)化的管理，根據(jù)民政部門的要求切實做好精細(xì)化檔案服務(wù)。在確保密級的情況下，利用閱覽、借出、回饋等方法將民政檔案管理的成果檔案盡量回饋給民眾。要充分做好檔案咨詢服務(wù)，以滿足群眾咨詢權(quán)為前提給他們提供一定的咨詢服務(wù)。不僅如此，管理員的檔案管理還應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)。民政檔案具有真實性、客觀性，既要對各種成績歸檔，還要把工作中的問題歸檔，以檔為鑒，讓檔案成為民政部門領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)依據(jù)。管理員自身需要有人本意識，根據(jù)民政部門人才興檔的理念認(rèn)真管理民政檔案。檔案管理工作比較枯燥，但是其及時性和準(zhǔn)確性要求卻很嚴(yán)，有的檔案管理員存在一定心理壓力。所以，必須要學(xué)會自我調(diào)節(jié)，自我強(qiáng)化。民政系統(tǒng)管理員需要認(rèn)清自我，不因工作枯燥和工作壓力而得過且過，而是要不斷加強(qiáng)檔案管理新思想、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，化壓力為動力，成為一個全面的復(fù)合型人才，這既是創(chuàng)新管理的要求，也是民政系統(tǒng)檔案管理的工作性質(zhì)所決定。

3、創(chuàng)新安全管理

由于民政檔案管理的數(shù)字化發(fā)展成為了一種趨勢，因而安全管理水平也成為了衡量民政系統(tǒng)檔案管理員創(chuàng)新能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。具體來說，安全管理內(nèi)容主要體現(xiàn)在安全性、保護(hù)性兩方面。民政系統(tǒng)檔案管理員需要充分利用可信、可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理內(nèi)部檔案，要堅決避免有人以撥號、寬帶使用等途徑非法接入外網(wǎng)，最大限度避免數(shù)字檔案資源流失。管理員應(yīng)該加強(qiáng)軟件資源控制，不能讓內(nèi)部人員因盜版軟件的安裝、使用而丟失檔案信息或者導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。還要長期對計算機(jī)的安全漏洞進(jìn)行檢查，確保計算機(jī)系統(tǒng)安全指數(shù)符合檔案的安全管理要求。認(rèn)真管理輸出設(shè)備，嚴(yán)格登記重要電子文檔的打印，并做好日志記錄。對內(nèi)網(wǎng)客戶端進(jìn)行重點管理，在局域網(wǎng)設(shè)置監(jiān)控點，尤其重要的是加強(qiáng)客戶端、輸出軟件接口管理，避免信息遺失。與此同時，管理員應(yīng)該做好檔案數(shù)據(jù)的備份和容災(zāi)，最好的辦法就是對數(shù)字檔案內(nèi)部的可用性及恢復(fù)性風(fēng)險進(jìn)行有效解決。民政系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)能力對檔案數(shù)據(jù)的安全儲存有極其重要的意義。究其原因，是因為檔案的容災(zāi)備份可以在特定的時段里利用特殊方式和機(jī)制，在種種災(zāi)難性損害發(fā)生后盡量確保用戶服務(wù)需求，保證用戶數(shù)據(jù)庫安全，特別是數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)資源系統(tǒng)安全。因此，管理員必須確保民政檔案數(shù)據(jù)備份的完整性，提高數(shù)據(jù)的安全性、可靠性。

結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理工作人員有了更高的要求，要求檔案管理人員必須掌握扎實的專業(yè)理論知識和熟練的計算機(jī)操作技術(shù)，在檔案管理過程中要提高創(chuàng)新意識，做到與時俱進(jìn)。

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