李麗云

（中國科學(xué)院檔案館 北京 100190）

新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案資源體系建設(shè)

李麗云

（中國科學(xué)院檔案館 北京 100190）

闡述了新時(shí)期加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)的必要性，介紹了當(dāng)前全面加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)的問題和方法，同時(shí)，簡(jiǎn)述了開展檔案信息資源建設(shè)的途徑和措施，提出開展數(shù)字檔案室的建設(shè)框架和分步實(shí)施、逐步推進(jìn)的思路。

機(jī)關(guān) 檔案 資源 建設(shè)

2014年，中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，這是新時(shí)期新形勢(shì)下加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作，推動(dòng)我國檔案工作科學(xué)發(fā)展的指導(dǎo)性綱領(lǐng)，其中在《意見》第一部分完善檔案工作體制機(jī)制中特別指出要“建立檔案室工作新格局”，對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作提出了新的工作方向。

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作中不可或缺的基礎(chǔ)性工作，是提高管理水平的必要條件，做好機(jī)關(guān)檔案工作的根本任務(wù)是為國家和本單位留存歷史，做好保存歷史記憶的工作。但目前機(jī)關(guān)檔案工作還存在一些不適應(yīng)新形勢(shì)新要求的方面，例如：辦公自動(dòng)化水平的提高，機(jī)關(guān)行文方式發(fā)生改變，相當(dāng)一部分的文件已通過系統(tǒng)形成電子文件，但多數(shù)機(jī)關(guān)檔案部門并未實(shí)施歸檔，沒有把電子文件歸檔作為年度歸檔的硬性要求；歸檔管理的檔案單一，缺乏不同載體檔案的歸檔；一些單位沒有進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等等。為改進(jìn)這些工作，按照《意見》中的新要求，機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)該全面加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，打牢檔案工作的基礎(chǔ)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

一、建立全面收集歸檔工作的檔案管理機(jī)制

1.歸檔范圍應(yīng)擴(kuò)大。根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。機(jī)關(guān)檔案工作長(zhǎng)期以來重視紅頭文件歸檔，文書工作管理的文件材料每年能夠比較全面地歸檔，但業(yè)務(wù)部門的文件材料歸檔不完整，造成館藏檔案結(jié)構(gòu)單一，特色檔案、專門檔案較少，所以，應(yīng)將除文書之外的涉及業(yè)務(wù)職能工作所形成的各種管理性材料收集齊全，包括形成的非紅頭材料和業(yè)務(wù)專門檔案、重大歷史事件、著名人物等特色檔案，豐富館藏內(nèi)容，有效保存歷史。

2.歸檔內(nèi)容和門類應(yīng)完善。在保證文書檔案年度歸檔齊全完整的前提下，確定形成某幾種其他門類檔案，建立新的專業(yè)內(nèi)容檔案。檔案門類包括：

文書檔案：包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)、資產(chǎn)、基建等管理工作中形成的文件材料。

科技檔案：是在從事生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等專業(yè)工作中產(chǎn)生的，主要包括基建、產(chǎn)品、設(shè)備、科研等基本種類檔案，也包括如工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、農(nóng)業(yè)科技、醫(yī)藥衛(wèi)生、環(huán)境保護(hù)、自然現(xiàn)象觀測(cè)、地質(zhì)、測(cè)繪等種類檔案材料。

專門檔案：是在從事某些專門性的管理工作中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的業(yè)務(wù)文件材料，包括會(huì)計(jì)、審計(jì)、訴訟、公證、教學(xué)和人事、藝術(shù)、婚姻、生育、病歷、地名、房產(chǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、商標(biāo)的管理等專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有特殊內(nèi)容和形式的檔案。

3.歸檔載體應(yīng)多樣。在多數(shù)機(jī)關(guān)的檔案中，歸檔的文件材料是傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)和實(shí)物檔案，隨著科學(xué)技術(shù)的提高，電子信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了磁介質(zhì)和光介質(zhì)存儲(chǔ)載體，如磁盤、硬盤、光盤、磁光盤等，載體更加豐富。然而，目前歸檔的聲像檔案、電子檔案等其他載體形式的檔案數(shù)量明顯不足。所以，在檔案工作中應(yīng)注意將有保存價(jià)值的各種載體材料，特別是新型載體和新的形態(tài)的信息材料進(jìn)行收集歸檔。

檔案的門類繁多，內(nèi)容廣泛，載體多樣化，要根據(jù)本單位工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)特點(diǎn)構(gòu)建檔案資源體系。

4.建立檔案管理新機(jī)制。

（1）修訂和完善歸檔制度。機(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)認(rèn)真貫徹落實(shí)國家檔案局第8號(hào)令關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，繼續(xù)修訂本單位的文件材料歸檔范圍和保管期限表，不斷擴(kuò)大和完善應(yīng)歸檔文件材料的范圍，延長(zhǎng)有價(jià)值材料的保管期限。加強(qiáng)業(yè)務(wù)文件、電子文件、聲像照片檔案及特色檔案的收集歸檔，完善歸檔制度中歸檔責(zé)任、歸檔方式和歸檔要求，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。

（2）建立和開展經(jīng)常性的征集工作。征集檔案作為館藏檔案的重要補(bǔ)充，是記錄歷史的重要憑證，起到豐富館藏的作用。征集工作通過接受捐贈(zèng)、寄存、代為保管、征購等方式，在機(jī)構(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部或向社會(huì)公開征集有價(jià)值的材料，有時(shí)可以征集到非常珍貴的史料。征集檔案的內(nèi)容以不同歷史時(shí)期的實(shí)物、照片、錄音、錄像、文字等史料為主，包括著名人物、重大歷史事件材料、口述歷史檔案等。征集工作借助專項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行，如在周年慶祝、主題紀(jì)念活動(dòng)時(shí)開展史料征集，能夠收到很好的效果。檔案部門要完善征集機(jī)制，對(duì)外公布和宣傳，把征集工作作為資源建設(shè)的基礎(chǔ)工作常態(tài)化地開展。

（3）將各種門類檔案納入管理范圍。加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)本機(jī)關(guān)各部門、所屬機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)作用是機(jī)關(guān)檔案工作的職責(zé)所在。根據(jù)機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)特點(diǎn)，將所屬機(jī)構(gòu)職能范圍內(nèi)形成的科技檔案和專門檔案納入機(jī)關(guān)檔案工作管理的范疇，實(shí)行各種檔案管理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。建立機(jī)關(guān)檔案部門全面監(jiān)管、機(jī)關(guān)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)專門檔案的收集歸檔的機(jī)制，制定相關(guān)檔案的歸檔范圍和保管期限表，確定專業(yè)檔案的保管期限和歸屬流向。要明確管理方式、管理責(zé)任，構(gòu)建分級(jí)分層次的管理網(wǎng)絡(luò)，集中管理和分散管理相結(jié)合；建立檔案目錄繳送備案制度，全面掌握所屬部門和機(jī)構(gòu)的檔案情況，合理布局機(jī)關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部的檔案資源，推動(dòng)檔案資源的科學(xué)配置。

二、積極采取措施，開展檔案信息資源建設(shè)

1.加強(qiáng)電子文件歸檔工作。在網(wǎng)絡(luò)化、電子化普遍應(yīng)用的今天，業(yè)務(wù)工作環(huán)境發(fā)生變化，越來越多的文件直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中產(chǎn)生、傳輸和處理。無紙化辦公方式的出現(xiàn)，是對(duì)檔案部門管理的一個(gè)挑戰(zhàn)，這些存儲(chǔ)著機(jī)構(gòu)重要信息的電子文件需要收集保存，無疑是當(dāng)前檔案部門研究的重要課題。一些單位走在了前面，在實(shí)際工作中已經(jīng)應(yīng)用了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子文件的歸檔，但更多單位的此項(xiàng)工作卻是空白，導(dǎo)致大量電子信息無法留存。

檔案部門應(yīng)該正視電子文件的生成、傳輸、歸檔問題，積極投入力量，與業(yè)務(wù)部門和信息化部門密切合作，研究電子文件管理的規(guī)律，實(shí)現(xiàn)電子文件的收集歸檔。制定適合本單位的電子文件歸檔的解決方案、歸檔與管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，嚴(yán)格管理制度和技術(shù)措施，開展邏輯和物理歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，防止歸檔信息的丟失。

2.實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。傳統(tǒng)載體檔案的手工管理模式很難適應(yīng)數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境和利用的信息化需求，不適應(yīng)現(xiàn)代的信息管理和傳播方式，所以實(shí)體檔案的數(shù)字化工作勢(shì)在必行。通過數(shù)字化，紙質(zhì)、錄音錄像、縮微膠片和底片等載體形式轉(zhuǎn)化為電子信息形式，例如2011年—2014年移交進(jìn)中央檔案館的單位全部實(shí)現(xiàn)了進(jìn)館檔案的數(shù)字化，同時(shí)，“存量數(shù)字化”工作也取得階段性成果，這些單位的檔案管理和利用水平得到很大提升。

檔案數(shù)字化工作量大，投入時(shí)間長(zhǎng)，檔案部門要主動(dòng)爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)支持，做好工作計(jì)劃和數(shù)字化方案。有能力的單位可以自行開展數(shù)字化，也可采取業(yè)務(wù)外包的策略。選取外包公司要全面評(píng)估，進(jìn)行資質(zhì)審核和能力審查。加強(qiáng)數(shù)字化過程管理、業(yè)務(wù)流程監(jiān)管、安全責(zé)任管理，根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)制定檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)，加強(qiáng)成果質(zhì)量驗(yàn)收和管理。實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化的同時(shí)，還要對(duì)膠片底片、錄音錄像等檔案數(shù)字化，盡快實(shí)現(xiàn)全部存量檔案的數(shù)字化。

3.開展數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室是機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展方向，是適應(yīng)信息化發(fā)展要求的必經(jīng)之路，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)的途徑。數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)等，它是集各種電子文件的收集、歸檔和檔案數(shù)字化信息為一體，以數(shù)字檔案信息資源為基礎(chǔ)來構(gòu)建檔案信息資源體系的建設(shè)，在基礎(chǔ)設(shè)施的保證下，應(yīng)用管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室的功能。

數(shù)字檔案室的建設(shè)應(yīng)分步實(shí)施，逐步推進(jìn)。①完成存量檔案數(shù)字化，研制數(shù)字化信息存儲(chǔ)系統(tǒng)。②實(shí)現(xiàn)主要管理職能和業(yè)務(wù)工作的電子文件歸檔，研制電子文件歸檔管理系統(tǒng)。③完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建軟硬件設(shè)備系統(tǒng)。④研建應(yīng)用系統(tǒng)，集成各類電子檔案的接收、采集、存儲(chǔ)、利用等功能。⑤后續(xù)擴(kuò)展建設(shè)，需完善收集信息內(nèi)容，增強(qiáng)管理系統(tǒng)功能。研究長(zhǎng)期保存策略，將機(jī)關(guān)網(wǎng)站、政務(wù)信息歸檔管理，將有價(jià)值的電子郵件歸檔管理；開展數(shù)字檔案資源知識(shí)組織研究和建設(shè)，將檔案數(shù)字化成果進(jìn)行全文識(shí)別，為提升檢索利用功能和實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

綜上所述，面對(duì)全面加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)的新要求、新任務(wù)，還有許多挑戰(zhàn)和困難，機(jī)關(guān)檔案部門要勇于實(shí)踐，立足機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)踐，加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案資源建設(shè)工作，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，不斷提高檔案信息資源的建設(shè)水平。

[1]關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見[N].中國檔案報(bào)，2014 -5-5（1）.

[2]楊冬權(quán).在中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話[N].中國檔案報(bào)，2015-4-16.

[3]王學(xué)平.淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊,2011（6）.

[4]楊智勇，何宏甲.基于“集成”內(nèi)涵的機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)研究[J].檔案學(xué)通訊,2012（6）.

★作者李麗云為中國科學(xué)院檔案館副研究館員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2016-09-30