朱佳煊 王芳

（湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院 湘潭 411105）

高校人事檔案整理工作存在的問題與優(yōu)化策略

朱佳煊 王芳

（湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院 湘潭 411105）

高校的人事檔案整理工作是高校人才干部選拔的基礎(chǔ)，對于開發(fā)高校人才資源具有重要作用。人事檔案整理主要是將處于零散和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，進而組成有序的管理體系。通過對目前高校人事檔案整理工作中存在問題的分析，從檔案內(nèi)容、分類、管理及人才培養(yǎng)幾個方面提出具體優(yōu)化策略。

高校人事檔案 整理 問題 優(yōu)化策略

人事檔案的整理是人事檔案管理的一種大模塊，人事檔案是一個重要的信息資源和信息載體，記載了一個人從事工作后所參與的社會方方面面活動的重要經(jīng)歷，是社會選人和用人的基礎(chǔ)。高校人事檔案是記錄高校教職工基本信息的一個載體，它真實地反映了這些教職工的個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、工作情況，是相關(guān)部門選拔人才的重要依據(jù)，所以高校人事檔案對教職工的前途發(fā)展至關(guān)重要。整理好人事檔案是人事檔案發(fā)揮作用的前提和基礎(chǔ)。高校人事檔案的整理工作與其他檔案的整理工作相差無幾，主要是將處于零散的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。隨著我國高等教育改革的深化，全國高等教育事業(yè)持續(xù)發(fā)展，高校對各類人才的引進力度也持續(xù)加強，人才信息資源倍增。高校如何使檔案工作趨于現(xiàn)代化管理，發(fā)揮其職能，值得高校人事檔案工作者的深思。

高校人事檔案信息是高校信息資源庫的一大重要板塊，它是全校教職工及干部參與社會活動的重要依據(jù)，是學(xué)校選人用人的基礎(chǔ)。隨著我國人事制度的改革和高校教育改革的深化，人才信息量的倍增，高校人事檔案整理工作正面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在當今計算機普遍使用的時代，高校人事檔案整理工作的問題日漸增多。

一、高校人事檔案整理存在的問題

首先，人事檔案整理存在差異，高校人事檔案整理工作任務(wù)量大。人才的大量引進，新引進人才的檔案因各地的人事檔案整理制度的落實情況不同，保管整理政策及整理方法不同，與本校的人事檔案整理工作有所差異，如紙張的大小規(guī)格的不統(tǒng)一，干部檔案整理沒有遵循人事檔案整理制度使檔案順序混亂等情況，導(dǎo)致引進人員的檔案需要進行重新整理，且要重新依據(jù)其檔案確定其工齡等信息，任務(wù)量增大。

其次，隨著計算機時代的到來，高校人事檔案數(shù)字化發(fā)展落后。信息化潮流推動，使傳統(tǒng)的高校人事檔案整理工作受到了嚴重的沖擊，技術(shù)與設(shè)備的缺乏，工作人員思想的落后，整體素質(zhì)的低下，致使檔案整理工作難以保持現(xiàn)代化和專業(yè)化。

再次，高校網(wǎng)絡(luò)體系的不完善，高校人事檔案整理工作和歸檔工作難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與信息化。網(wǎng)絡(luò)體系的不完善，高校繼續(xù)傳統(tǒng)的檔案整理工作，工作責任雙方不明確，紙張浪費嚴重，效率低下。

隨著近年來高等教育改革的深化以及高校人才的持續(xù)引進，信息量倍增，高校人事檔案的整理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，為了更好地推動高校人事檔案整理工作的開展，更好地發(fā)揮和利用人才，保證人事檔案工作可持續(xù)發(fā)展，結(jié)合人事檔案整理工作的實際，就高校人事檔案的整理提出以下幾點優(yōu)化策略。

二、高校人事檔案整理優(yōu)化策略

1.檔案內(nèi)容：統(tǒng)一檔案紙張規(guī)格，確保檔案內(nèi)容完整。根據(jù)中組部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部檔案管理工作細則》的要求，干部檔案材料必須使用16開規(guī)格的辦公用紙。但在現(xiàn)實的人事檔案整理過程中很多材料在設(shè)計形成時使用了A4的規(guī)格，如每年的干部/教職工考察表、工資審批表等，這些材料在整理的過程中就需要裁剪，增加了整理的工作量，也容易造成紙張的破損，字跡的磨損。而有些醫(yī)院的體檢表，黨內(nèi)民主評議表等材料卻又是小于16開的辦公用紙，這樣在整理的過程就要裱糊，裱糊手續(xù)復(fù)雜，工作量大，紙張浪費比較嚴重。這樣就很難保證檔案的完整性與真實性，對檔案自身的價值也產(chǎn)生了一定的影響。因此人事檔案整理工作應(yīng)響應(yīng)中共中央組織部于2012年月下達的《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》。其中要求人事檔案歸檔材料與國際接軌采用A4紙型，意思是在2012年7月后接收的人事檔案應(yīng)以A4紙型為標準，但這個在人事檔案的整理過程中并沒有完全落實，這個標準應(yīng)引起檔案材料形成部門和檔案部門的重視，避免在今后人事檔案材料上出現(xiàn)大小不一的現(xiàn)象。這樣就輕而易舉地避免了裁剪，裱糊等煩瑣的工作，既可以保證檔案內(nèi)容的完整，又可以充分提高檔案部門的工作效率，從而更好地發(fā)揮檔案的價值。

2.檔案分類：規(guī)范分類標準，保證檔案目錄層次清晰。人事檔案整理采用分類整理的方法。分類是檔案整理的一種基本方法。根據(jù)中組部頒發(fā)《干部檔案工作條例》和《干部檔案管理工作細則》中明確規(guī)定了將人事檔案的正本材料劃分為十類：履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；學(xué)歷、職稱評聘材料；政歷材料；黨、團組織材料；獎勵材料；處分材料；任免、工資材料等；其他可供參考的材料。在人事檔案的整理時要嚴格按照正本的十大類進行分類，對于有缺失的檔案材料，應(yīng)由相關(guān)部門通知其本人盡快補齊，保證檔案材料的完整。在人事檔案的整理過程中應(yīng)嚴格按照《干部檔案工作條例》的要求，對人事檔案的正本十大類進行排序，然后再對其中的類別進行排序。如：第一類履歷材料，第二類自傳材料，第三類鑒定、考核、考察材料，第四類學(xué)歷、職稱評聘材料，第七類獎勵材料，第十類其他可供參考的材料按材料形成時間順序進行排序。第五類政歷材料則按照材料的重要關(guān)系進行排序。第六類黨團材料的排序主要是入黨志愿書，其次是入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請和其他材料。第九類任免、工資材料則要按實際情況依時排序。排序完畢后再進行目錄的打印，保障檔案目錄層次清晰，確保目錄中檔案材料的名稱在檔案卷中都存在，避免因排序不當造成的檔案目錄的混淆對人事檔案管理帶來不必要的麻煩。

3.檔案人才培養(yǎng)：通過技能培訓(xùn)打造專業(yè)隊伍。高校檔案館應(yīng)定期對檔案工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使檔案工作人員具備相應(yīng)的能力和綜合素質(zhì)，這在人事檔案整理中起了決定性作用。檔案工作人員必須提高自己的綜合素質(zhì)和工作能力，遵守國家的相關(guān)法律，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)知識和技術(shù)。認真貫徹落實上級部門對本單位要求的工作規(guī)范和政策，接受上級部門的培訓(xùn)與考察，培養(yǎng)自己的責任感和使命感，保證檔案工作的專業(yè)性。檔案工作人員在人事檔案的整理過程中必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，嚴格遵守執(zhí)行國家的安全保密制度，保守黨和國家的秘密。高校人事檔案的整理直接關(guān)系到了組織部門對人才的了解、選拔和任用，因此應(yīng)重視對人事檔案的整理工作，加強對檔案工作的建設(shè)，加強對人員的配備和基礎(chǔ)設(shè)施的完善，保障高校人事檔案整理工作持續(xù)進行，為高校選拔人才提供可參考的依據(jù)。完善高校人事檔案整理制度，高校檔案館要按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案整理細則》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的實際情況，制定高校自己的人事檔案整理條例以及相關(guān)規(guī)范，確保高校人事檔案的分類準確，排列有序，齊全完整，真實有效。

4.檔案形態(tài)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)盡快實現(xiàn)人事檔案數(shù)學(xué)化。隨著我國高等教育改革的深化，高等院校引進的人才是持續(xù)快速發(fā)展，信息資源量大大增加。傳統(tǒng)的人事檔案整理工作偏向于紙質(zhì)檔案的整理，工作量大，效率低下，并且現(xiàn)在高校檔案館人事檔案的檔案載體已經(jīng)超出了檔案館負荷的載體要求。高校檔案館應(yīng)通過引進先進的技術(shù)和硬件加工紙質(zhì)檔案來進行人事檔案數(shù)字化，擁有自己本校的人事數(shù)據(jù)庫，建立高校人事信息資源庫。檔案信息一般都采用紙質(zhì)儲存在檔案室里，查找起來費時，檔案室空間較大，檔案維護起來就比較難。檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)文檔通過掃描，錄入數(shù)據(jù)庫中，用計算機來儲存信息，這樣就可以有效地避免紙質(zhì)檔案整理過程中出現(xiàn)的一系列問題。數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中儲存，可以多次利用，查詢起來也比較方便。這樣既提高了人事檔案管理、整理的工作效率，紙質(zhì)檔案載體也得到了保護。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)已成為檔案界關(guān)注的熱點。檔案數(shù)字化是大勢所趨，高校檔案館應(yīng)緊隨時代和技術(shù)的發(fā)展，采用計算機等先進設(shè)備，盡快實現(xiàn)人事檔案數(shù)學(xué)化，發(fā)揮檔案自身的價值，為高校檔案管理部門服務(wù)，為高校人才的發(fā)展服務(wù)。

5.檔案管理：建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。高校檔案館建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化網(wǎng)絡(luò)體系，通過對人事檔案信息的安全保密性的級別來指定不同權(quán)限，授予與人事相關(guān)的文件歸檔部門，將每個歸檔部門都納入網(wǎng)絡(luò)化的管理體系中，連接歸檔部門的計算機，使歸檔部門在人事檔案材料形成之后先通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案館，由檔案館工作人員對其先進行核對，然后再進行實體歸檔，這樣就可以有效地落實雙方的責任，避免責任不清引起的混亂。通過網(wǎng)絡(luò)體系進行人事檔案整理也有利于減少工作量以及避免紙張的浪費。傳統(tǒng)的人事檔案整理歸檔是通過對紙質(zhì)文檔的整理排序來進行目錄的輸入，打印之后再轉(zhuǎn)入檔案館歸檔。由于檔案館的計算機系統(tǒng)是其獨有的，因此要對相關(guān)歸檔部門的文件進行重新的目錄輸入和數(shù)字化，這樣就引起了工作重復(fù)，增加了工作量。由檔案館人事檔案管理系統(tǒng)打印出來的目錄有其獨有的格式，這樣就造成了紙張的浪費。因此建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系顯得尤為重要，通過網(wǎng)絡(luò)來進行人事檔案的整理和歸檔，有利于減少檔案工作的工作量，也減少了檔案部門紙張的浪費，也有利于明確部門之間責任的落實，提高了工作效率，促進了高校人事檔案的整理。

高校的人事檔案整理工作是關(guān)系到高校人才干部選拔的基礎(chǔ)。高校的人事檔案在開發(fā)高校人才資源的過程中起了重要的影響。隨著我國高等教育改革的深化以及高校人事體制改革的影響，高校的人事檔案整理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，新的形勢，新的走向。為了更好地發(fā)揮人事檔案的價值，更好地為高校人才選拔服務(wù)，為了更好地發(fā)揮人事檔案整理工作作用，更好地為高校利用和服務(wù)，高校人事檔案的整理工作應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展的需要，在發(fā)展中改進，緊跟時代的發(fā)展，保證人事檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

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湖南省教育廳科研項目（16C1554）。

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2016-09-23