王華 張磊

（1.中國礦業(yè)大學(xué)深部煤炭資源開采教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 2.中國礦業(yè)大學(xué)礦業(yè)學(xué)院 徐州 221116）

發(fā)揮院系資料室優(yōu)勢促進(jìn)科研檔案管理

王華1，2張磊1，2

（1.中國礦業(yè)大學(xué)深部煤炭資源開采教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 2.中國礦業(yè)大學(xué)礦業(yè)學(xué)院 徐州 221116）

高校院系資料室是高校開展教學(xué)、科研工作不可缺少的教輔機(jī)構(gòu)，是高校教師進(jìn)行教學(xué)科研所需資料管理的重要場所?？蒲袡n案是科研工作者從事科學(xué)研究過程中所產(chǎn)生出來的最重要的文字?jǐn)?shù)據(jù)和理論依據(jù)，是提升科研工作者研究水平的重要智力支持。文章闡述了發(fā)揮資料室優(yōu)勢，促進(jìn)科研檔案管理，探討了科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新思路。

高校 院系資料室 科研檔案 管理創(chuàng)新

教育工作離不開教學(xué)和科研這兩項(xiàng)工作，隨著國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的貫徹實(shí)施，為加快推進(jìn)教育現(xiàn)代化，全面提升高校科技創(chuàng)新能力，更好地促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。我國高校尤其是全國重點(diǎn)高校，國家“211工程”和“985優(yōu)勢學(xué)科創(chuàng)新平臺項(xiàng)目”建設(shè)高校，開始逐漸成為我國科學(xué)研究的主要陣地，研究出許多高水平的科研項(xiàng)目成果。高校科研檔案作為高校開展科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生出來的極具重要價(jià)值的檔案材料，是高?？蒲谢顒?dòng)最原始的直接記錄，更是一種最為可靠和真實(shí)的情報(bào)信息資源，在一定程度上真實(shí)反映出高校的科研實(shí)力和教育水平。作為高校教學(xué)和科學(xué)研究最基層的具有學(xué)科特色的院系資料室來說，對科研檔案管理將日趨起到越來越重要的不可替代的作用。發(fā)揮資料室優(yōu)勢，促進(jìn)科研檔案管理，探索科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新思路勢在必行。

一、高校院系資料室工作特點(diǎn)

高校院系資料室是屬于國家科技情報(bào)系統(tǒng)的最基層單位，是高等學(xué)校圖書情報(bào)部門的重要組成部分，是高等學(xué)校開展教學(xué)和科學(xué)研究工作不可缺少的教育輔助機(jī)構(gòu)，是高校教師進(jìn)行教學(xué)科研和本、碩、博學(xué)生進(jìn)行學(xué)習(xí)交流、畢業(yè)論文撰寫的重要場所。其室藏規(guī)模和工作流程狀況，不僅直接反映了整個(gè)學(xué)校各二級學(xué)院整體教學(xué)、科研和圖書資料管理水平現(xiàn)狀，也對學(xué)院教師學(xué)術(shù)水平和本、碩、博學(xué)生檢索中外文獻(xiàn)能力的提高起到十分重要的作用。

院系資料室藏書的最大特點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng)，能夠較全面、系統(tǒng)地體現(xiàn)本學(xué)科的歷史與現(xiàn)狀，其室藏文獻(xiàn)是本學(xué)院所有學(xué)科和相近專業(yè)的國內(nèi)外文獻(xiàn)。資料室工作人員非常熟悉本學(xué)院的教學(xué)安排和課程設(shè)置，同時(shí)也熟悉本院教師的教學(xué)、科研及進(jìn)展情況，按照教學(xué)科研的需求，對學(xué)科專業(yè)資料進(jìn)行二、三次文獻(xiàn)搜集、整理和編制工作。另外，從地理位置來說，院系資料室一般設(shè)在本學(xué)院辦公樓內(nèi)，享有獨(dú)特的位置優(yōu)勢，方便師生隨時(shí)查閱文獻(xiàn)資料，而且均為開架閱覽，可以很直觀地向師生展示室藏文獻(xiàn)，極大地提高了書刊資料的流通率和利用率。因此，加強(qiáng)建設(shè)院系資料室工作，包括軟、硬件環(huán)境及工作人員素質(zhì)的進(jìn)一步提高，對提升高等學(xué)?？蒲袡n案管理的發(fā)展都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、高?？蒲袡n案內(nèi)涵及其歸檔范圍的界定

高?？蒲袡n案是指高校師生在科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中，經(jīng)科學(xué)整理而形成的具有一定實(shí)用價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)和音視頻等各種形式的科研類信息檔案資源。它包括國家、省、市和部級等所屬學(xué)科專業(yè)的縱向課題以及與地方社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等關(guān)系十分密切的橫向課題，國家發(fā)明專利、實(shí)用專利等內(nèi)容。它作為高校師生進(jìn)行科研活動(dòng)的一段歷史記錄，是高等學(xué)校發(fā)展過程中一項(xiàng)非常重要的科技信息資源，能直接反映出該學(xué)院教師的專業(yè)水平和研究能力，同時(shí)也能夠反映出高校的教學(xué)研究水平和教育管理水平，這對于促進(jìn)高校的健康穩(wěn)定發(fā)展具有重要的作用。高?？蒲袡n案從內(nèi)容形式上來進(jìn)行劃分，主要分為科研項(xiàng)目檔案、科研文書檔案和科研成果檔案三大類型。

院系資料室科研檔案歸檔范圍的界定內(nèi)容，著重要堅(jiān)持其記錄性和成果性并舉，主要偏重于后者，也就是指院系教師公開發(fā)表在學(xué)術(shù)期刊上的學(xué)術(shù)論文和自己編寫的學(xué)術(shù)著作，以及所獲獎(jiǎng)項(xiàng)和證書、專利及其技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓等資料復(fù)印件?？蒲谐晒臄?shù)量是該學(xué)院的學(xué)科與科學(xué)研究實(shí)力大小的重要依據(jù)，因此，在科研檔案管理中，對科研成果部分檔案的管理占有重要的位置，其重要原因就是“有利用價(jià)值”，這就表明了歸檔范圍必須要堅(jiān)持科研檔案的成果性。而它的記錄性強(qiáng)調(diào)的是其完整性和憑證性，有些科研檔案也許沒有較好的成果性和較強(qiáng)的利用價(jià)值，但是它從某種程度反映了學(xué)?？蒲邪l(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，這些檔案也應(yīng)妥善保存。因此，在確定科研檔案歸檔范圍時(shí)，一定要兩者兼顧，互為補(bǔ)充，堅(jiān)持雙重性質(zhì)并舉。

三、院系資料室對高?？蒲袡n案管理的促進(jìn)作用

科研檔案是科研工作者科學(xué)研究的重要組成部分。做好科研檔案工作是提升高?？萍紕?chuàng)新能力，以及推動(dòng)高校不斷向前發(fā)展的重要的基礎(chǔ)工作之一，更是衡量一所高等學(xué)?？蒲泄芾硭降闹匾獦?biāo)志。院系資料室的工作特點(diǎn)決定了其與科研檔案管理的密切關(guān)系，二者密不可分，相互促進(jìn)。高校院系資料室建立科研檔案管理系統(tǒng)，有利于加強(qiáng)高?？蒲行畔①Y源的綜合利用和科研管理水平的提高，還可以有效地把圖書資料、情報(bào)和科研檔案進(jìn)行一體化的科學(xué)管理，這也有利于學(xué)校整體教學(xué)、科研水平的提高，從而促進(jìn)高校院系資料室科學(xué)研究的快速發(fā)展。院系資料室本來一直收藏著科研檔案的部分資料，實(shí)際上就是部分科研檔案的歸屬地，高?？蒲袡n案的發(fā)生、發(fā)展離不開院系資料室這個(gè)重要場所。因此對高校院系資料室工作應(yīng)加大力度投資與建設(shè)，更好地促進(jìn)科研檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，具有非常重要的作用，尤其在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息與大數(shù)據(jù)時(shí)代，院系資料室對科研檔案的支撐作用是不可忽視的。利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)手段，搭建起院系資料室與學(xué)校檔案館的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，是院系資料室工作創(chuàng)新的需求，同時(shí)也是提升院系資料室更好地為學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)提供信息服務(wù)的一種創(chuàng)新模式。

四、探索科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展新思路

高?？蒲袡n案反映了一所大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和實(shí)力。院系資料室利用先進(jìn)的方法、技術(shù)和現(xiàn)代化手段，發(fā)揮學(xué)科人才優(yōu)勢，緊跟形勢，圍繞國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要精神，抓好科研檔案工作，不斷挖掘其成果價(jià)值，將有利于高等學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展和促進(jìn)所在地區(qū)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步。因此，進(jìn)一步理清與探索科研檔案管理的發(fā)展新思路，有利于更好地開展學(xué)院資料室科研檔案管理工作，也可以說“以基礎(chǔ)性的突破帶動(dòng)全局性的創(chuàng)新”，為促進(jìn)高等學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展提供服務(wù)。

1.加強(qiáng)科研工作者的檔案意識和宣傳意識以及健全規(guī)范的管理制度。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認(rèn)識，并以這種認(rèn)識作為基礎(chǔ)而形成的對檔案和檔案工作的思想觀念。檔案意識是檔案界無法回避的問題，包括科研工作者的檔案意識問題，高校科研檔案工作難，與科研工作者的檔案意識薄弱和偏頗不無關(guān)系，科研人員對自己主持或參與的科研項(xiàng)目中形成材料的處理有較大的自主性、隨意性，而科研檔案的主體正是由這些項(xiàng)目材料轉(zhuǎn)化而來，那么科研工作者的檔案意識對于科研檔案工作來說就非常重要了。科研工作者覺得自己辛辛苦苦做出來的科研成果為啥一定要?dú)w檔，交給別人來管理？保存在檔案館或?qū)W院資料室不如放到自己手里使用起來方便，所以總是找出各種理由來拒繳，比如以項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)資料保密等作為借口，在研究過程中或科技成果獲獎(jiǎng)后應(yīng)該歸檔的資料，也不愿意歸檔甚至不主動(dòng)歸檔上交，這就是缺乏檔案意識的突出表現(xiàn)之一。那么該如何來提高這些科研群體的檔案意識，突破長期形成的輕檔案管理，重成果申報(bào)的思維定勢，是關(guān)系到高等學(xué)校科研檔案事業(yè)能否全面發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵問題，也是關(guān)系到學(xué)校整個(gè)發(fā)展前景的規(guī)劃與實(shí)施問題。所以，必須提升科研工作者的檔案意識，才能更好地促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的健康有序發(fā)展。

高?？蒲袡n案收集不齊全是遏制科研檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的瓶頸問題。其主要原因：一是大多數(shù)科研工作者在研究過程中，只重視與關(guān)注科學(xué)研究的實(shí)踐活動(dòng)和研究成果的獲獎(jiǎng)及論文發(fā)表，而輕視科研檔案資料的累積工作，認(rèn)為這些都是無關(guān)緊要的事；二是資料室館員忽視對科研檔案管理工作的宣傳，大部分科研人員認(rèn)識不到科研檔案管理工作的價(jià)值和意義。對于高校科研人員來說，應(yīng)該提高其檔案意識，對于資料室工作人員來說，應(yīng)該加大對科研檔案管理重要性的宣傳力度。

科研檔案管理工作是一項(xiàng)非經(jīng)濟(jì)性的長期工作。院系資料室一直以來沒有制定出一套完整健全、行之有效的科研歸檔制度，缺乏約束力，科研歸檔工作不規(guī)范、不系統(tǒng)，甚至處于一種失控的狀態(tài)。這就導(dǎo)致院系資料室科研檔案管理工作及其信息資源的開發(fā)與利用受到嚴(yán)重的影響，處于停滯不前的狀態(tài)。

2.利用微信的智能終端，提升即時(shí)科研檔案管理服務(wù)。微信（WeChat）是騰訊公司于2011年1月21日推出的一個(gè)為智能終端提供即時(shí)通訊服務(wù)的免費(fèi)應(yīng)用程序，是一種新型的智能終端交流工具，在現(xiàn)今的即時(shí)通訊應(yīng)用軟件中，微信是最受歡迎的、興起最快的、目前被人們普遍接受的、應(yīng)用非常普遍的新型交流工具，它的超強(qiáng)功能為學(xué)校的科研檔案管理帶來了新的轉(zhuǎn)機(jī)。利用和發(fā)揮微信的即時(shí)應(yīng)用功能，可以成為提升院系資料室的科研檔案管理和服務(wù)能力的一種新思路。通過微信，可以方便地宣傳檔案文化，還能及時(shí)、準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)科研檔案信息資源的被利用。如在院系資料室申請一個(gè)微信公眾號，設(shè)立微信平臺，且專門設(shè)立一個(gè)欄目命名為：某院科研檔案，宣傳本院最新科研活動(dòng)以及歷年來重大歷史事件。還可通過這個(gè)平臺，對全院教師和所有學(xué)生及社會(huì)公眾開放可公開的部分科研檔案目錄，有代表性的科研檔案全文網(wǎng)絡(luò)檢索也可以通過微信平臺進(jìn)行宣傳。

堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)理念，更好地為本學(xué)院師生提供優(yōu)質(zhì)、便捷的科研檔案管理服務(wù)。如今，信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，資料工作人員面對復(fù)雜多變的信息環(huán)境，對于科研檔案的服務(wù)工作必須提高重視程度，而且還應(yīng)充分了解師生的科研需求，積極配合他們提升資料室的極具特色的專業(yè)服務(wù)能力。通過微信這個(gè)平臺，資料室人員就能夠比較全面地掌握師生需求的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)，進(jìn)一步了解到師生的隱性和顯性科研檔案信息需求，從而可以給教師和同學(xué)們推送一些相關(guān)的科研檔案知識及檔案領(lǐng)域中的工作動(dòng)態(tài)，或者是與本院重點(diǎn)學(xué)科相關(guān)的前沿學(xué)術(shù)信息。通過微信這個(gè)平臺，也可以進(jìn)行科研檔案的定向服務(wù)，如網(wǎng)上信息查詢，不定期在網(wǎng)上發(fā)布電子公告，還可開設(shè)電子論壇，創(chuàng)設(shè)意見箱以及提供協(xié)同信息咨詢服務(wù)等，積極主動(dòng)地為全院師生用戶提供便捷、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)上資源利用服務(wù)。

3.樹立大數(shù)據(jù)意識，增強(qiáng)科研檔案服務(wù)利用力。信息革命的時(shí)代已經(jīng)到來了，我們迎來了爆發(fā)性的數(shù)據(jù)增長，如今它覆蓋了人類生活的各個(gè)領(lǐng)域，當(dāng)今世界已進(jìn)入了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，這就為科研檔案管理工作帶來了巨大的變化。因?yàn)楦咝Ｔ合悼蒲许?xiàng)目覆蓋學(xué)科多，具有普遍的多科性和交叉性，涉及的人員也多，這就需要注重全球性、跨領(lǐng)域的協(xié)同研究，從而使得研究過程中檔案的編研與分類工作具有極強(qiáng)的多變性和綜合性特征。所以高校院系資料室科研檔案管理就應(yīng)抓住時(shí)代的機(jī)遇，變革發(fā)展戰(zhàn)略，樹立大數(shù)據(jù)意識，傳統(tǒng)的基于館藏科研檔案的手工整理、匯總和歸檔，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下的科研檔案信息工作，信息技術(shù)的日新月異，各類學(xué)科的逐步交融，提升了科研項(xiàng)目的規(guī)模性，促使其日趨復(fù)雜化，在這種新形勢下必須逐步實(shí)現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)手工管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。

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2017-03-20

國家自然基金項(xiàng)目（50504014）；江蘇高校品牌專業(yè)建設(shè)工程資助項(xiàng)目（PPZY2015A046）；中國礦業(yè)大學(xué)課程建設(shè)與教學(xué)改革教學(xué)項(xiàng)目（2016YB03）。★作者簡介：王華為中國礦業(yè)大學(xué)礦業(yè)工程學(xué)院副研究館員，學(xué)士學(xué)位，研究方向?yàn)閳D書資料檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.19