王春曉 張建銘

（中國工程物理研究院流體物理研究所綿陽621900）

基層科研所數(shù)字檔案室建設(shè)思路研究

王春曉 張建銘

（中國工程物理研究院流體物理研究所綿陽621900）

本文探討了基層科研所檔案工作基本現(xiàn)狀、存在的問題和數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性和可行性，最后提出滿足基層科研所檔案工作的數(shù)字檔案室建設(shè)思路。

科研所 數(shù)字檔案室

流體物理研究所（以下簡稱流物所）是中國工程物理研究院下屬第一研究所，也是我國重要的科研院所之一，自1969年獨立建所以來，在其近半個世紀的科研活動中，形成了以文書檔案、科技檔案為主的檔案資源體系，并隨著全所科研業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展、文件歸檔工作的逐步規(guī)范，各類檔案數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增態(tài)勢?！笆濉逼陂g，隨著國家檔案信息化的推進，以及全所科研管理信息化的深入，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足信息時代檔案事業(yè)發(fā)展需求。為此，本文在對國內(nèi)數(shù)字檔案室調(diào)研的基礎(chǔ)上，從流物所檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，試圖在《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》框架的指導下，提出適應(yīng)本所的數(shù)字檔案室建設(shè)思路。

一、國內(nèi)數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀及流物所存在的問題分析

1.國內(nèi)數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀。隨著電子文件、數(shù)字檔案的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館（室）引起了大家的廣泛探討。在學術(shù)界，一般對數(shù)字檔案室有兩種理解：一種觀念認為，數(shù)字檔案室是一個檔案信息集成管理平臺，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲和管理；另一種觀念則認為數(shù)字檔案室是綜合運用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，按照文檔一體化的理念，對傳統(tǒng)檔案管理體制、流程等進行變革和優(yōu)化后的一種全新檔案管理模式。

除了理論研究，國內(nèi)一些地方還開展了數(shù)字檔案室的建設(shè)實踐。例如，浙江杭州蕭山區(qū)2007年4月就啟動了全區(qū)第一批數(shù)字檔案室試點，建成數(shù)字檔案室33家，2/3的鎮(zhèn)街數(shù)字檔案室投入使用，極大方便了基層群眾查閱檔案[1]381。并在試點的基礎(chǔ)上，較早地提出了涵蓋數(shù)據(jù)訪問層、業(yè)務(wù)邏輯層、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)層、利用展示層、管理環(huán)境層的基層數(shù)字檔案室規(guī)范化的五層管控模型[2]198。

同時，在國家政策層面，2013年10月在江蘇省太倉市召開的全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會，明確了數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)任務(wù)，要求檔案“增量電子化”，對原生電子文件開展歸檔和接收工作，并對機關(guān)檔案室信息化建設(shè)提出了更高的要求。而2014年《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》）的發(fā)布，則在國家層面為基層數(shù)字檔案室建設(shè)提供了有力的指導。

2.流物所檔案管理存在的問題。由于基礎(chǔ)條件限制，目前檔案室常設(shè)人員為四人，負責全所檔案的收集、整理、圖紙管理、檔案專項驗收、庫房管理及檔案查閱等業(yè)務(wù)，且存在一人兼多職的情況，僅能滿足基本的工作需求。在業(yè)務(wù)職能上，文書、科技兩大類檔案歸口信息中心檔案管理部，財務(wù)檔案、人事檔案、聲像檔案則由相關(guān)部門負責，無法實現(xiàn)全所檔案的集中管理。此外，在檔案保管條件上，現(xiàn)有庫房由原辦公用房改造而來，庫房設(shè)置不能達到國家要求，未來也將面臨庫房不足的問題。而在來源上，以收集紙質(zhì)檔案為主，并收集少量的照片、音像檔案，未能形成多樣的檔案資源體系。在整理和利用方式上，仍以手工為主，計算機為輔，檔案信息技術(shù)化應(yīng)用程度較低。上述潛在的問題在一定程度上制約了流物所檔案工作的發(fā)展，既不利于提高工作效率，也不能適應(yīng)未來的工作需求。

3.流物所建設(shè)數(shù)字檔案室的必要性和可行性分析。數(shù)字檔案室是實現(xiàn)檔案信息化的主要形式，也是適應(yīng)國家和行業(yè)發(fā)展的客觀需求。中物院下發(fā)的檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃明確指出“要持續(xù)推動檔案信息化工作，積極推動院所一體化的數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”。要達到上述目標，靠傳統(tǒng)的人工管理方式是無法實現(xiàn)的，而這些就需要借助信息技術(shù)的手段。

當前，流物所在多年的探索中已經(jīng)具備建設(shè)數(shù)字檔案室的基礎(chǔ)。首先，從制度上逐步規(guī)范并完善了檔案管理體系，除文書、科技檔案管理上分別參照《中物院機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》、《中物院國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理辦法》外，還制定了《流物所科學技術(shù)研究課題文件歸檔管理實施細則》《流物所重大科學儀器設(shè)備專項文件歸檔管理實施細則》等，針對機關(guān)文書檔案、科研課題檔案、項目檔案建立了明確的歸檔責任體系，摸索出一套適合本所的檔案管理控制策略。其次，曾先后使用了本所自主開發(fā)科檔管理軟件、中物院檔案管理系統(tǒng)等，具備一定數(shù)量的檔案目錄數(shù)據(jù)資源，檔案管理功能需求模塊基本建立，且所內(nèi)用的辦公自動化系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)均采用院所兩級部署，在設(shè)計之初預留了電子文件歸檔功能，為后續(xù)開展電子文件管理奠定了基礎(chǔ)。同時，隨著中物院數(shù)字檔案館的立項，“十三五”期間，依托院數(shù)字檔案館建設(shè)適合我所的數(shù)字檔案室將會更加便利。

二、數(shù)字檔案室建設(shè)思路

1.總體目標。管理檔案的最終目的是利用。建成后的數(shù)字檔案室將是集管理和利用為一體的文件、檔案信息中心，并以高效管理、服務(wù)科研為目標，促進檔案管理模式的改革，有力地提高檔案管理效率，重點體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）規(guī)范和制定檔案、現(xiàn)行文件有關(guān)標準和相關(guān)信息標準；（2）規(guī)范檔案室業(yè)務(wù)處理流程，提高辦公效率，減輕手工管理環(huán)節(jié)，實現(xiàn)辦公自動化；（3）實現(xiàn)檔案室和院檔案館之間，檔案室和機關(guān)各部門、科研室之間雙向信息共享和交流，提高信息使用效率；（4）整合信息資源，為科研所提供決策支撐；（5）面向用戶，推動職能上網(wǎng)和網(wǎng)上檔案信息服務(wù)。

2.建設(shè)思路。根據(jù)流物所檔案工作需求，結(jié)合《指南》的相關(guān)規(guī)定，本文認為流物所數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容主要包含五個方面。

在基礎(chǔ)設(shè)施上，依托現(xiàn)有的政務(wù)網(wǎng)，按照數(shù)字檔案室基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，搭建滿足數(shù)字檔案室管理、服務(wù)、安全保密需求的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端以及輔助設(shè)備等。

在應(yīng)用系統(tǒng)上，基于開放檔案信息系統(tǒng)參考模型（O A I S），綜合考慮文件的整個生命周期，根據(jù)現(xiàn)有的歸檔范圍和分類方案，形成具備公文、科研文件、聲像檔案等各類電子資源收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲等基本功能以及實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)設(shè)計時，要注意保證電子檔案的真實、完整、可用和安全，同時也要具有一定的靈活擴展功能，方便后續(xù)管理。

在資源體系上，首先，規(guī)劃建立合適的分類體系、目錄和全文數(shù)據(jù)庫以及專題數(shù)據(jù)庫建庫方案；其次，對現(xiàn)有館藏資源進行清理，可采用數(shù)字化方式，對原有的紙質(zhì)載體檔案（包含文書、科技、聲像、資料）進行掃描建庫；最后，對當前各類信息化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，采取前端控制的策略，在對不同部門、不同類別文件流程細分的基礎(chǔ)上，對需歸檔的文件范圍、文件要求進行控制和預判，從而保證文件執(zhí)行完畢后，能直接提交至檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子文件的自動采集歸檔。

在利用服務(wù)體系上，通過局域網(wǎng)開通利用服務(wù)平臺，提供多途徑檔案檢索、多格式文件瀏覽和控制下載功能、數(shù)字檔案增值服務(wù)功能（如數(shù)據(jù)挖掘、知識管理）、輔助檔案編研及信息發(fā)布，并實現(xiàn)在線業(yè)務(wù)咨詢、交流。

在保障體系上，由于數(shù)字檔案室是一個長期的、系統(tǒng)的工程，就需要為數(shù)字檔案室建立健全的管理體系、制度體系、技術(shù)保障體系、人才保障體系等，為日常運行維護提供保障。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)需注意的問題

1.統(tǒng)籌規(guī)劃、循序漸進。數(shù)字檔案室在設(shè)計之初要做好規(guī)劃工作，按照《指南》、《電子文件管理暫行辦法》以及國家檔案局的工作要求，積極爭取其規(guī)劃工作能夠納入電子政務(wù)建設(shè)整體框架，及時將數(shù)字檔案室建設(shè)與院所電子政務(wù)和信息化建設(shè)相銜接。同時注重循序漸進，結(jié)合工作實際，綜合考慮自身信息化發(fā)展水平、技術(shù)力量、資源規(guī)模、基礎(chǔ)工作水平、資金投入等因素，確定總體布局和實施步驟，切忌盲目推進。

2.項目帶動、重點突破。數(shù)字檔案室的建設(shè)需要各級檔案部門積極作為，從服務(wù)科研管理、信息資源共享的高度，協(xié)調(diào)與信息化主管部門關(guān)系，爭取將項目納入院所信息化計劃并立項。同時，可將數(shù)字檔案室建設(shè)項目“化整為零”分成幾個子項目。如以電子文件接收系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)為核心建設(shè)內(nèi)容先期立項建設(shè)，然后再對“收集、管理、存儲、利用”等功能要求進行完善，分期建立“管理中心”、“災(zāi)備中心”和“共享中心”等。

3.需求導向、保證安全。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)以需求為導向，一是以管理需求為導向，滿足檔案業(yè)務(wù)核心流程“收集、管理、存儲、利用”等功能需求，提高檔案室自動化的管理水平；二是以利用需求為導向，著眼于所內(nèi)機關(guān)部門、科研人員在線利用數(shù)字檔案信息資源的需求，推動檔案信息資源的共享。此外，由于檔案中包含了大量科研所內(nèi)部信息，為此，要按照保密工程建設(shè)要求，采取相應(yīng)的安全保護措施，如對不同密級數(shù)字采用邏輯和物理隔離的方式，采用身份認證登錄方式，建立完善災(zāi)難恢復服務(wù)機制，有條件的還應(yīng)充分考慮數(shù)字檔案異地災(zāi)備與異質(zhì)備份要求，確保數(shù)字檔案室長期運行安全。

4.數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)當合理適用，要重視前期調(diào)研。從建設(shè)的周期以及未來的應(yīng)用角度來看，需統(tǒng)一和優(yōu)化建設(shè)中的各種技術(shù)方案和各種技術(shù)選型要求，進行可行性研究，編制好建設(shè)需求方案，以確保系統(tǒng)開發(fā)和項目建設(shè)的合理性、適用性。并且在項目實施過程中，檔案部門的業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員應(yīng)全程參與，注重數(shù)字檔案室建設(shè)成果的共享與推廣應(yīng)用，積極吸納、采用已有的技術(shù)研究成果。

基層數(shù)字檔案室既是時代背景、國家政策的推動，也是現(xiàn)實工作的需要。作為我國檔案事業(yè)的重要組成部分，基層科研所檔案工作正依托信息技術(shù)的優(yōu)勢呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢，而數(shù)字檔案室的建設(shè)，也將改變基層科研所檔案管理模式，促進檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量的提升。

[1]楊朝華.推進數(shù)字檔案室建設(shè)爭做服務(wù)民生的先行者[C].實踐·創(chuàng)新·發(fā)展——全國地（市）縣（市）檔案局館長論壇文集，2007（11）.

[2]陳金冠.基層數(shù)字檔案室規(guī)范化的五層管控模型研究[C].檔案事業(yè)科學發(fā)展：新環(huán)境新理念新技術(shù)——2008年檔案工作者年會論文集（上冊），2008（10）.

G270.7

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2016-12-08

王春曉，中國工程物理研究院流體物理研究所助理館員，研究方向為檔案管理。