姜慧君

（上海大學(xué)圖書情報檔案系上海200444）

新《會計檔案管理辦法》下對電子會計檔案管理的思考

姜慧君

（上海大學(xué)圖書情報檔案系上海200444）

電子會計檔案是會計檔案的重要組成部分，2016年1月1日起正式實施的新《會計檔案管理辦法》把電子會計檔案列入會計檔案范疇并對其建立至銷毀一系列程序進行了明確的制度規(guī)定。由此文章以新《會計檔案管理辦法》為依據(jù)，對目前單位電子會計檔案工作中存在的問題進行思考，并針對這些問題提出相應(yīng)的解決措施。

電子會計檔案 新《會計檔案管理辦法》 管理 單位

會計檔案是記錄單位過去經(jīng)濟活動的一種形式，能夠為個體單位乃至國家經(jīng)濟運行提供參考依據(jù)，因此會計檔案的安全保管有著重要的意義。隨著信息化的發(fā)展，單位與外界進行信息傳遞的過程中使用的電子會計信息越來越多，加之會計電算化技術(shù)在企業(yè)會計工作中的推廣使用，隨之出現(xiàn)了電子會計檔案。電子會計檔案的出現(xiàn)順應(yīng)了信息化時代發(fā)展的潮流，幫助會計檔案人員減輕手工操作的任務(wù)量，但是電子會計檔案依賴計算機等電子設(shè)備為中介，易受到溫度、濕度等影響，這就為電子會計檔案的安全保管提出了更高的要求。

一、電子會計檔案的特點

1.依賴性強。電子會計檔案以計算機等電子設(shè)備為載體，電子會計信息的記錄、電子會計檔案的建立以及移交過程中的在線傳送等都需要依賴計算機等電子設(shè)備為中介，否則無法形成電子會計檔案。

2.安全性要求高。隨著信息化的發(fā)展，電算化已逐漸應(yīng)用于會計工作中，而電算化工作的進行必須要求在計算機載體上進行，會計人員在進行電子會計信息的錄入、電子會計檔案的建立以及電子會計檔案部門間的在線傳送等都需要依賴網(wǎng)絡(luò)下的計算機設(shè)備，這就對計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提出了更高的高求，確保在此過程中不受到黑客攻擊等意外情況的出現(xiàn)，使得電子會計檔案的安全保管順利進行，更好地維護企業(yè)的經(jīng)濟利益。

3.便捷性。會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和銀行存款余額調(diào)節(jié)表等其他會計資料，而這些資料通常內(nèi)容較多、涵蓋信息范圍廣[1]。電子會計檔案的出現(xiàn)是對傳統(tǒng)以紙質(zhì)載體為中介的會計檔案范圍的延伸，且具備高速度、自動化的特點，在提高會計工作效率的同時，也無形之中減輕了紙質(zhì)會計檔案工作的繁瑣、機械的手工任務(wù)量，為會計檔案工作提供了便捷。

二、電子會計檔案管理存在的問題

1.電子會計檔案容易被破壞。會計電算化的使用、單位與外界間電子會計信息的傳遞，一方面使得會計人員能以低成本、高速度、自動化進行會計數(shù)據(jù)處理，提高會計工作效率；另一方面由于計算機信息的可更改性和更改的無痕性，使得電子會計檔案若被篡改難以察覺。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，黑客技術(shù)水平也逐漸提高，不排除存在利用黑客技術(shù)盜竊、篡改單位會計信息的情況。電子會計檔案多是在會計電算化形式下形成的，而會計電算化的安全、保密程度都與電子檔案的安全保管問題密切相關(guān)。

2.電子會計檔案保管意識薄弱。不少單位認為會計工作的主要任務(wù)是記錄經(jīng)濟活動的信息，單方面?zhèn)戎赜跁嬓畔⒌挠涗浖皶媹蟊淼闹贫ǎ踔涟褧嫏n案的歸集和管理視為會計工作完成后的附加，因此對于會計檔案的歸集、保管、銷毀等不予以重視。加之對會計檔案的歸集整理重點放在紙質(zhì)化會計檔案上，對新出現(xiàn)的電子會計檔案的歸集整理意識淡薄，且電子會計檔案多采用不同于紙質(zhì)檔案的計算機等電子設(shè)備進行存儲，而計算機等電子設(shè)備易受到溫度、濕度等因素的影響，無形中增加了電子會計檔案安全保管的難度。

3.銷毀工作不完善。會計檔案是記錄單位經(jīng)濟運行的一種形式，各單位每年都會產(chǎn)生會計檔案，每年也會存在部分會計檔案到期的情況，因原《辦法》未明確規(guī)定銷毀前負責(zé)人的權(quán)屬和責(zé)任，且已到期檔案中可能存在未了結(jié)事項，致使單位負責(zé)人對這部分資料所屬的會計檔案不敢銷毀，不能處理故而放置；加之電子會計檔案本身屬于后出現(xiàn)的，一些單位可能任意歸集整理或根本未對直接存儲于計算機等電子設(shè)備中進行歸集整理，造成大量無已保管價值的檔案占據(jù)庫存，浪費了資源，加大了保管成本。

三、新《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案的規(guī)定

2015年12月11日，經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過的《會計檔案管理辦法》公布（以下稱為新《辦法》）于2016年1月1日起施行。

1.明確把電子檔案歸于會計檔案定義范圍。新《辦法》第三條重新界定了會計檔案的范圍，加入電子會計檔案，且明確規(guī)定電子會計檔案是什么，即為“通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的”[2]3會計檔案。該定義從根本上指出了電子會計檔案和紙質(zhì)會計檔案的不同之處，并且區(qū)分了其和紙質(zhì)檔案掃描版本的差別[3]，兩者雖有相似的地方，但從來源來看完全是兩種方式。新《辦法》的規(guī)定擴大了會計檔案的范圍，更加符合信息化時代下會計檔案管理從紙質(zhì)化檔案管理到以計算機等設(shè)備為載體的數(shù)據(jù)化存儲管理方式的轉(zhuǎn)變趨勢。

2.明確電子會計檔案能以電子形式保存的管理要求。新《辦法》中不但在會計檔案定義范圍中加入電子會計檔案，還指明單位對于符合要求的電子會計檔案能直接使用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段進行管理。新《辦法》中多條提及電子會計檔案的管理問題，首先對于什么樣的電子會計資料能夠以電子形式保存作出了規(guī)定，即符合電子會計檔案的定義要求且來源真實、電子會計檔案信息能夠有效接收和讀取、符合電子會計檔案保管要求、能夠采取有效措施以保證電子會計檔案信息不被篡改、建立電子會計檔案備份制度以防止意外情況發(fā)生、電子會計資料非具永久保存性或者重要保存價值性、電子會計資料符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的的電子簽名的[2]9。以上是新《辦法》對于電子會計檔案能夠以電子形式保存的具體規(guī)定，其重點在于強調(diào)電子會計信息來源的真實性、電子會計信息內(nèi)容的可用性、電子會計檔案的完整性和準(zhǔn)確性，以及電子會計檔案安全保管過程中措施的完善性。

3.電子會計檔案移交與接收的管理規(guī)定。會計檔案的移交與接收工作不僅是會計工作的一部分，也是檔案工作的重要組成部分。新《辦法》在規(guī)定會計檔案移交時，不僅限于對紙質(zhì)檔案移交的規(guī)定，且對電子會計檔案的移交作出了明確的說明——“電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交”[2]12。該規(guī)定明確了電子會計檔案的元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)格式等技術(shù)要求，這是鑒于電子會計檔案依托計算機等電子設(shè)備為中介，各單位可能采用不同的軟件進行管理，為了方便國家整體對電子會計檔案統(tǒng)一管理故此規(guī)定，其目的是確保電子會計檔案來源的真實性有據(jù)可查、數(shù)據(jù)的可靠性有據(jù)可依。

新《辦法》第十二條規(guī)定，單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時需要對其接收的電子會計檔案進行檢測。這是因為電子檔案的移交和接收從傳送方式上分在線接收和離線接收兩種方式，以接收對象分為單位內(nèi)部之間的移交與接收和單位與其他單位之間的移交與接收。而無論從哪個形式分，都要明確電子會計檔案的移交和接收的具體流程。對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進行檢測既是對電子會計檔案內(nèi)容的可靠性、可傳遞性、可解讀性、無病毒性進行保障，也是進一步對電子會計檔案的移交部門與接收部門從事移交與接收工作謹慎性和責(zé)任界定性的要求。

4.電子會計檔案的銷毀。新《辦法》中既對電子會計檔案的產(chǎn)生、移交與接收作出了規(guī)定，也對電子會計檔案的銷毀進行的界定，這就使得新《辦法》對電子會計檔案從產(chǎn)生到銷毀的過程進行了完整的規(guī)定。新《辦法》規(guī)定電子會計檔案的銷毀應(yīng)由單位會計管理部門與單位的檔案管理機構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同參與，這樣一方面可以防止銷毀錯誤的電子會計檔案，另一方面符合單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的管理要求，進一步完善了會計檔案的銷毀程序，增強監(jiān)督力度。

四、對單位更好地執(zhí)行新《辦法》中關(guān)于電子會計檔案制度的建議

1.強化單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計檔案的重視。電子會計檔案制度的完善與否很大程度上取決于單位領(lǐng)導(dǎo)對本單位電子會計檔案的重視程度，加大單位領(lǐng)導(dǎo)對于電子會計檔案的重視程度，不但可以使得單位能夠投入足夠人力、物力、財力到電子會計檔案的保管上來，而且可以強化會計工作人員和檔案保管人員對電子會計檔案的管理意識，以確保電子會計檔案的建立、移交、接收和安全保管順利進行。

2.建立完善的電子會計檔案制度。建立健全的電子會計檔案制度，明確劃分責(zé)任權(quán)屬，加強會計部門和檔案部門的溝通交流，確保各職能部門在進行電子會計檔案移交、接收等過程中合作的順利進行。對于到期應(yīng)予以銷毀的電子會計檔案應(yīng)認真對待及時予以匯報，會計部門要確定將要銷毀的電子會計檔案中無未了解事項，并且銷毀過程的進行由檔案管理部門、信息系統(tǒng)管理部門共同監(jiān)督。

3.加強對負責(zé)電子會計檔案人員的培訓(xùn)。電子會計檔案的移交與接收在實際的操作過程中會遇到這樣那樣的問題，且新《辦法》下的電子會計檔案制度的建立對技術(shù)、人員儲備都提出了更高的要求。尤其對于有著眾多子公司的大型上市公司，電子會計檔案可能數(shù)量十分龐大，這不但要求單位內(nèi)部建立統(tǒng)一、完善的電子會計檔案制度，還要求加強對會計檔案人員的培訓(xùn)，使其熟知電子會計檔案制度，有能力分析和處理在電子會計檔案中遇到的問題，從而對電子會計檔案的建立，以及后續(xù)的保管和銷毀等工作起到效率化作用。

4.加大對電子會計檔案的監(jiān)管力度。會計人員在進行電子會計檔案的建立、歸集時，應(yīng)根據(jù)實際情況確定是采用在線移交還是離線移交。對于在線移交的電子會計檔案應(yīng)及時與檔案部門進行溝通，確保在線傳送的順利進行。對于需要離線移交的電子會計檔案，應(yīng)該確保其已進行準(zhǔn)確、完整地歸集，無重復(fù)或遺漏，并且在符合安全性、可用性的要求后及時地向檔案管理部門等移交，并加大對此工作進程的監(jiān)管力度。此外單位每年都會存在到期的電子會計檔案，對于此，單位可以根據(jù)實際情況確定是否安排人員進行定期鑒定，確保不存在未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)事項等未了結(jié)的項目，以更好地維護單位的經(jīng)濟利益。

電子會計檔案管理是會計檔案工作的重要組成部分，其建立、移交、接收、銷毀需要單位會計管理部門、檔案管理部門、信息系統(tǒng)管理部門等相互協(xié)調(diào)、共同完成，新《辦法》對此進行了明確的規(guī)定。為了單位更好地執(zhí)行新《辦法》中對于電子會計檔案的條例規(guī)定，應(yīng)加強單位領(lǐng)導(dǎo)對電子會計檔案的重視程度以確保電子會計檔案相關(guān)制度在單位內(nèi)早日建立和完善，同時加強對電子會計檔案人員的培訓(xùn)，使其熟知電子會計檔案制度，能夠有能力分析和處理在電子會計檔案中遇到的問題。做好電子會計檔案的管理工作，有利于整個會計檔案工作更加規(guī)范化、制度化、效率化。

[1]成法民,張世舉.會計信息化檔案的安全與維護[J].商場現(xiàn)代化, 2006（7）.

[2]中華人民共和國財政部、檔案局.會計檔案管理辦法[Z]. 2015-12-11.

[3]蔡盈芳.《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點解讀（之二）[J].中國檔案，2016（3）.

Thought on the Management of Electronic Accounting File Under the New"Accounting File Management Method"

Jiang Huijun
（Department of Library,Information and Archives of Shanghai University,Shanghai 200444,China）

Electronic accounting file is an important part of the accounting file.Since January 1,2016,electronic accounting files have been put into the category of accounting archives in the new"Accounting File Management Methods"，which clearly provides a series of procedures from the establishment of electronic accounting files to the destruction.Based on the new"Accounting File Management Method",the article ponders over the problems existing in the work of unit electronic accounting files and puts forward corresponding solutions to these problems.

electronic accounting file;new"Accounting File Management Method";management;unit

G271.3

A

2017-01-05

姜慧君，上海大學(xué)2015級圖書情報研究生，研究方向為情報學(xué)。