許晶晶 徐辛酉 覃艷超

（廣西教育學(xué)院南寧530023廣西民族大學(xué)南寧530006玉林師范學(xué)院玉林537000）

論信息時代電子文件管理社會化

許晶晶 徐辛酉 覃艷超

（廣西教育學(xué)院南寧530023廣西民族大學(xué)南寧530006玉林師范學(xué)院玉林537000）

信息時代，電子文件管理社會化建立在相關(guān)技術(shù)、自身特性、觀念、信息環(huán)境等基礎(chǔ)上，要求注重檔案社會公關(guān)工作，引入和踐行市場意識，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

信息時代 電子文件 管理 社會化

電子文件管理的服務(wù)對象是產(chǎn)生電子文件的機(jī)構(gòu)、組織或個人，甚至是整個社會，應(yīng)追求最大社會效益，探索社會化之路。為此，電子文件管理社會化可以理解為，在信息時代，電子文件管理體現(xiàn)為一項(xiàng)普遍性的社會工作，它要求管理與社會其他相關(guān)要素彼此相互影響、相互制約、相互促進(jìn)。

一、信息時代電子文件管理社會化的推動因素

信息時代的一大特征是電子信息大量的產(chǎn)生和應(yīng)用，其中就包括電子文件廣泛滲透在社會各個角落，電子文件以其獨(dú)有的原始記錄性被社會廣泛管理。這種社會化管理具備下列推動因素。

1.技術(shù)因素。主要是電子文件借助網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)的日益普及和應(yīng)用實(shí)現(xiàn)社會化管理。當(dāng)今世界，各國普遍建設(shè)信息高速公路，搭建國家信息資源網(wǎng)，甚至國際互聯(lián)網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的系統(tǒng)，一個信息集合體。它具有互聯(lián)性強(qiáng)，界面友好，操作簡單，信息傳遞快，人員參與少限制等特點(diǎn)。這為電子文件管理社會化掃除了許多人為和技術(shù)上的障礙。

在這樣的背景下，先天即產(chǎn)生于技術(shù)環(huán)境中的電子文件管理就可以借助網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動、高效、快速、遠(yuǎn)程化、虛擬化管理，實(shí)現(xiàn)管理社會化，具體表現(xiàn)為：在國家鋪通聯(lián)結(jié)各地的通信光纖電纜前提下，通信技術(shù)的發(fā)達(dá)，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的普及，使電子文件管理打破地區(qū)限制，可異地隨時控制電子文件，實(shí)現(xiàn)電子文件管理社會化；網(wǎng)絡(luò)基于共同通信協(xié)議，如T C P/I P協(xié)議，未來還將進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，電子文件在網(wǎng)絡(luò)通信高度標(biāo)準(zhǔn)化中，其傳輸、利用乃至整個管理將突破因信息組織格式的不統(tǒng)一而阻礙共享的技術(shù)瓶頸，實(shí)現(xiàn)社會化管理；網(wǎng)絡(luò)與通信技術(shù)的進(jìn)一步結(jié)合實(shí)現(xiàn)了人們無視地域限制的活動環(huán)境，擴(kuò)大了人類活動空間至整個社會，電子文件適應(yīng)這種環(huán)境的管理模式也將社會化。

2.自身特性因素。電子文件是依托現(xiàn)代信息技術(shù)而產(chǎn)生和利用，其社會化管理因這些特性而與社會廣泛接觸，具體表現(xiàn)為：其信息的非人工識讀性，需借助特定識讀設(shè)備，如電腦、D V D等,方可顯示人眼可理解的字符；其系統(tǒng)依賴性，使缺少特定軟件系統(tǒng)（如應(yīng)用系統(tǒng)）的電子文件不能產(chǎn)生、流通和利用；其依附的存儲介質(zhì)，是現(xiàn)代高科技產(chǎn)物，隨技術(shù)進(jìn)步不斷更新?lián)Q代，存在被淘汰的風(fēng)險；其具有易變性，為維護(hù)電子文件的本質(zhì)特性——原始記錄性，必須有技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、倫理道德等諸方面的保證。以上特點(diǎn)決定：電子文件的管理與其他行業(yè)息息相關(guān)，與社會緊密結(jié)合，電子文件的管理工作非檔案界本身就能解決。它的最佳管理模式是檔案界、技術(shù)界、法律界、行政界等社會諸領(lǐng)域的合作，要求實(shí)現(xiàn)其管理的社會化。

3.觀念因素。信息社會諸多新觀念的涌現(xiàn)推動著電子文件管理社會化，突出表現(xiàn)為：一是把信息視為一種資源，與物質(zhì)、能源并列，共同構(gòu)筑支撐現(xiàn)代社會的三大支柱。其肯定信息地位的社會化效用，自然帶動了電子文件也作為一種信息資源的管理社會化；二是網(wǎng)絡(luò)信息的分散性，造成各類信息格式的可能不統(tǒng)一及對它們相對封閉式的管理，與人們渴求統(tǒng)一方便獲取信息的愿望相矛盾。由此，人們提出了信息整合思想，追求采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)行積極開放、借助網(wǎng)絡(luò)通信數(shù)據(jù)庫技術(shù)把各類信息納入統(tǒng)一平臺，從而使用戶從一個端口即可利用整個社會可公開的信息管理模式。這為建立電子文件管理社會化的模式提供了方案。三是信息生命周期理論支撐電子文件管理社會化。因?yàn)樾畔⑸芷诔珜?dǎo)信息在各運(yùn)動階段適時發(fā)揮最大化社會效用，特別是在信息處于對本機(jī)構(gòu)效用削減但社會效用放大時期，它強(qiáng)調(diào)信息的社會化利用。在檔案領(lǐng)域，就表現(xiàn)為要求縮短檔案封閉期限，擴(kuò)大開放范圍，實(shí)施社會化利用。這些觀念推動著電子文件管理的社會化。四是人們信息能力的提升推動著電子文件管理社會化。信息社會強(qiáng)調(diào)人們在全社會范圍內(nèi)的信息發(fā)現(xiàn)能力、獲取能力、挖掘能力、使用能力、創(chuàng)造能力等，以充分利用廣泛社會化管理的各類電子信息。所有這些信息時代帶來的人類信息能力的轉(zhuǎn)型，從根本上要求加強(qiáng)電子文件社會化管理，使其融入社會，實(shí)現(xiàn)利用最大化，滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。

4.信息環(huán)境因素。國家信息高速公路建設(shè)的趨于完善，信息設(shè)施的日益普及，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)的便利等，使社會各類組織、個人甚至地區(qū)信息化環(huán)境得到了極大改善，移動辦公、無紙化辦公、虛擬辦公已不是夢想；政府實(shí)施電子政務(wù)，商界利用電子商務(wù)等在轟轟烈烈進(jìn)行；各地興建數(shù)字社區(qū)或數(shù)字城市，如數(shù)字北京、數(shù)字化社會逐步形成；甚至國際間繼續(xù)搭建網(wǎng)絡(luò)地球村等，都預(yù)示著現(xiàn)代社會運(yùn)行環(huán)境將進(jìn)一步電子化。在這樣背景下，人類處理各類事物和業(yè)務(wù)交流的工具將越來越多地傾向于電子文件。電子文件將大量產(chǎn)生，其管理工作將是一項(xiàng)社會化事業(yè)。

二、電子文件管理社會化的啟示

信息時代電子文件管理社會化說明：電子文件工作離不開社會，與社會各方面的合作是其賴以存在的土壤；同時，其自身也具備社會化條件，缺乏電子文件支持的社會是不和諧的。電子文件管理社會化呈現(xiàn)出電子文件管理與社會其他相關(guān)要素彼此相互影響、相互制約、相互促進(jìn)的關(guān)系。要求把電子文件工作納入社會整體環(huán)境，成為社會平等一員。為此，在其社會化進(jìn)程中，應(yīng)重視以下幾個問題。

1.注重公關(guān)工作。公關(guān)工作源自事物間的合作，需要協(xié)調(diào)和溝通。電子文件管理社會化是一項(xiàng)與社會其他相關(guān)因素密切配合、相互支持的系統(tǒng)工程，公關(guān)手段自然必不可少，以爭取相關(guān)社會主體的支持與配合。它小至電子文件存檔意識的提高，與社會的重視，人們對檔案憑證和參考價值的認(rèn)可，及相關(guān)部門普及檔案管理基礎(chǔ)知識等相關(guān)；中至企事業(yè)單位電子文件管理，它需相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，需相關(guān)業(yè)務(wù)人員支持電子文件的形成、積累與歸檔，以及在信息管理系統(tǒng)中嵌入電子文件管理模塊等，并提供相應(yīng)的設(shè)備及人員配套等；大至國家各級各類檔案館，它需要國家財政支持，需要各級各類單位的檔案移交及社會對其科學(xué)文化事業(yè)單位的肯定和國家完整檔案規(guī)章制度的約束，甚至檔案工作者協(xié)會等民間組織的協(xié)調(diào)等；國際間檔案工作，也需要各國進(jìn)行聯(lián)合課題攻關(guān)，制定參照規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)起倡議等。這都說明檔案工作在某種程度上是一種“依附性”事物，需要社會各方面的支持。為此，需要做好社會公關(guān)工作。公關(guān)是指社會組織運(yùn)用各種信息傳播手段，在其內(nèi)部和外部形成雙向的信息流通網(wǎng)絡(luò)，從而不斷地改善管理和經(jīng)營，贏得公眾的信任與支持，取得自身效益與社會效益完美統(tǒng)一的政策和行動[1]1-2。其中，公關(guān)的主體是電子文件管理機(jī)構(gòu)，公關(guān)的對象是相關(guān)的社會各類主體甚至電子文件管理機(jī)構(gòu)本身，公關(guān)手段包括新聞媒介、活動策劃、編書著說、私自間互動等，公關(guān)的內(nèi)容包括大力宣傳電子文件的價值及其重要性，其中尤要使用戶從切身經(jīng)歷中感受電子文件工作的存在及其必要性，從而贏得社會支持。由于電子文件管理中的公關(guān)工作在實(shí)踐中尚未摸索出一條有效途徑，可以參照企業(yè)界做法，適當(dāng)以市場化手段操作。

2.引入市場意識。因?yàn)槭軅鹘y(tǒng)管理思想影響，我國檔案事業(yè)主體——各級各類檔案館，及各類機(jī)關(guān)檔案室，仍以政要部門、機(jī)要部門自居，是“施工重地，閑人莫進(jìn)”，檔案利用社會化效益普遍有待提高。另一方面，檔案事業(yè)以公益性為主，不以盈利為目的，一定程度缺乏激勵性，束縛了相關(guān)人員的積極性。這些均不利于電子文件管理社會化的開展。形勢發(fā)展要求轉(zhuǎn)換工作思路，其中引入市場意識不失為一條有效途徑，因?yàn)槭袌鲆庾R強(qiáng)調(diào)提供產(chǎn)品或服務(wù)給更多的人利用。它要求走出去，走向社會，以開放姿態(tài)迎接每一位消費(fèi)者，從而形成與社會的無縫銜接。電子文件管理引入市場意識，可通過把部分可產(chǎn)業(yè)化的業(yè)務(wù)，如檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)、珍貴歷史檔案的數(shù)字化搶救等服務(wù)推向社會，從而吸引更多的人和資金流向電子文件管理領(lǐng)域，并引導(dǎo)社會廣泛的關(guān)注，自然拉近了相關(guān)工作與社會的距離，有利于進(jìn)一步加快其社會化進(jìn)程。

值得注意的是：電子文件管理中市場意識的引入和踐行并沒有否定或動搖檔案事業(yè)的公益性主體地位。因?yàn)檫M(jìn)行市場化的部分業(yè)務(wù)只是檔案事業(yè)的局部工作，根本一點(diǎn)是沒有動搖檔案資源，包括電子文件資源的國家所有制及檔案集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)體制。相反，電子文件管理中市場意識的引入和踐行可以激活電子文件管理工作，推動其管理社會化。

3.推行管理標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件管理社會化的前提是一些工作環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，如文件格式的統(tǒng)一、著錄標(biāo)引規(guī)范化、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理平臺等。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)才能使電子文件管理在統(tǒng)一平臺基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)共存、共用和共享，實(shí)現(xiàn)利用社會化。

電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)是制定各項(xiàng)制度規(guī)范供各檔案機(jī)構(gòu)參照執(zhí)行。在我國，電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)已初步形成體系，分為管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如《全國革命歷史檔案采集標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案著錄規(guī)則》、《國際標(biāo)準(zhǔn)——檔案著錄規(guī)則（總則）》、《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《縮微攝影技術(shù)用35卷片拍攝技術(shù)圖樣和技術(shù)文件的規(guī)定》等，涉及國際標(biāo)準(zhǔn)、區(qū)域性標(biāo)準(zhǔn)、國家標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)甚至企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。但隨著國家檔案事業(yè)發(fā)展，特別是電子文件管理社會化進(jìn)程的加快，電子文件管理工作與更多學(xué)科交叉發(fā)展，對其標(biāo)準(zhǔn)的通用性要求更強(qiáng)，而目前已經(jīng)制定的標(biāo)準(zhǔn)已不能完全滿足實(shí)際需要。如電子文件管理與計算機(jī)的進(jìn)一步結(jié)合要求電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)與計算機(jī)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)接軌；電子文件與圖書、情報一體化發(fā)展要求電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)與整個信息工作標(biāo)準(zhǔn)接軌；電子文件管理工作日益融入單位管理工作要求與單位宏觀管理標(biāo)準(zhǔn)接軌等。它要求在電子文件管理社會化新形勢下，立足標(biāo)準(zhǔn)化制定工作，再結(jié)合一些通用標(biāo)準(zhǔn)，如《國際通用機(jī)讀目錄格式》、《I S O 2790信息交換格式》、《G B 2910書目信息交換用磁帶格式》等，加緊制定一套適用的標(biāo)準(zhǔn)體系。

[1]孫寶杰.公共關(guān)系基礎(chǔ)[M].北京:高等教育出版社，2002.

★2013年玉林師范學(xué)院一般項(xiàng)目立項(xiàng)“政府信息公開環(huán)境下檔案開放目錄編制研究——以廣西為例”（編號:2013YJYB38）成果。

G270

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2016-03-04

許晶晶，檔案學(xué)碩士，廣西教育學(xué)院人事處；徐辛酉，副研究館員，廣西民族大學(xué)管理學(xué)院；覃艷超，玉林師范學(xué)院。