施秀平

（寧德師范學(xué)院 黨政辦文電檔案科，福建 寧德 352100）

高校學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的思考

施秀平

（寧德師范學(xué)院 黨政辦文電檔案科，福建 寧德 352100）

檔案信息化建設(shè)是檔案工作適應(yīng)高校發(fā)展的必然趨勢，作為高校檔案的重要組成部分的學(xué)籍檔案，更是一個面向社會的信息平臺。文章從學(xué)籍檔案信息化的內(nèi)涵、資源建設(shè)和學(xué)籍檔案信息化的前處理工作以及學(xué)籍檔案信息服務(wù)管理等幾個方面做些粗淺的探討。

高等學(xué)校；學(xué)籍檔案；信息化建設(shè)

學(xué)籍檔案記錄了高校學(xué)生從錄取入學(xué)、在校學(xué)習(xí)到畢業(yè)離校的全過程，是學(xué)生在大學(xué)期間直接形成的，以文字、圖表等形式存在并具有保存價值的文件材料總稱。以紙張為載體的學(xué)籍檔案是高校檔案館藏的重要組成部分，具有不可替代的憑證作用，但由于社會信息量的劇增和新型載體的應(yīng)用，傳統(tǒng)的管理模式不能滿足社會對檔案信息的需求。新時期，應(yīng)如何高效科學(xué)地利用檔案信息資源，應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理并開發(fā)利用學(xué)籍檔案，開展信息化工作，使學(xué)籍檔案信息資源更好地為社會發(fā)展服務(wù)，充分體現(xiàn)其社會價值和經(jīng)濟(jì)價值，這是當(dāng)前擺在高校檔案工作者面前亟待思考的一個問題。

一、學(xué)籍檔案信息化

學(xué)籍檔案信息化就是把承載學(xué)生學(xué)籍信息的紙質(zhì)文檔通過掃描并錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中。用計(jì)算機(jī)存儲檔案信息，這是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。把傳統(tǒng)載體的檔案資源經(jīng)高科技技術(shù)加工轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲下來，其形成的數(shù)字檔案及加工的信息是以二進(jìn)制代碼存在的。這樣，將大量的學(xué)籍檔案信息用數(shù)字來表達(dá)、存貯，利用計(jì)算機(jī)管理、檢索，在權(quán)限范圍內(nèi)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，查閱調(diào)用所需的檔案信息，進(jìn)一步深化了檔案社會化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。學(xué)籍檔案信息化建設(shè)體現(xiàn)了檔案管理模式的一種轉(zhuǎn)變，主要包括：學(xué)籍檔案信息數(shù)字化、學(xué)籍檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化和學(xué)籍檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。[1]

二、學(xué)籍檔案信息化的前處理工作

學(xué)籍檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換之前要進(jìn)行前處理工作，按照有關(guān)要求，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范工作程序，提高學(xué)籍信息檢索的完整性，提高查準(zhǔn)率。

（一）檔案信息的統(tǒng)一性

對于館（室）藏的學(xué)籍檔案，無論是檔案的外部特征（入學(xué)與畢業(yè)時間、在學(xué)專業(yè)），還是檔案的內(nèi)容特征（檔案名稱、分類號），它們的存在形式各不相同。檔案信息的統(tǒng)一性以具體形態(tài)的差異性、多樣性為前提。檔案信息存在于載體實(shí)體之中，當(dāng)把檔案信息看作抽象思維水平的標(biāo)志時，就上升到一定的高度。紙質(zhì)學(xué)籍檔案提供利用時，外部特征是重要的檢索語言，主要依據(jù)入學(xué)時間、畢業(yè)時間、所學(xué)專業(yè)、學(xué)生姓名、學(xué)號等內(nèi)容進(jìn)行檢索。實(shí)際上，這就是檔案信息多樣性的統(tǒng)一，運(yùn)用統(tǒng)一性原理，在形態(tài)差異的具體形態(tài)中抽象思維無差別的統(tǒng)一，為信息化工作奠定基礎(chǔ)。當(dāng)然，內(nèi)容特征也是不可忽視的檢索語言，按照檔案名稱和分類體系進(jìn)行檢索可提高準(zhǔn)確率。在學(xué)籍檔案信息化前處理過程中，應(yīng)注重外部特征與內(nèi)容特征的有機(jī)結(jié)合，將不同名稱的檔案按照入學(xué)和畢業(yè)時間、專業(yè)進(jìn)行分類，統(tǒng)一編號，并按數(shù)序排列，形成分類體系。

編制《學(xué)籍檔案分類方案》是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息統(tǒng)一性的有效途徑。采用“時間——檔案名稱——專業(yè)（班級）名稱”分類法，確定統(tǒng)一的時間點(diǎn)：或者以“入學(xué)級別”為時間點(diǎn)，或者以“畢業(yè)屆次”為時間點(diǎn)，兩者選一，保證其邏輯性。時間點(diǎn)一旦確定就不得改變。如果選定“畢業(yè)屆次”則時間點(diǎn)為“XXXX屆”。以2015屆學(xué)籍檔案為例：將2015屆畢業(yè)生的學(xué)籍檔案先按檔案名稱“高等學(xué)校學(xué)生錄取花名冊”“學(xué)習(xí)成績總表”“學(xué)籍卡”“畢業(yè)生花名冊”進(jìn)行分類，作為一級類目，編號定位；對“學(xué)習(xí)成績總表”“學(xué)籍卡”再按專業(yè)（班級）名稱進(jìn)行分類，形成二級類目，并按編號順序排列。

（二）學(xué)籍檔案質(zhì)量的修復(fù)與維護(hù)

目前，許多高校檔案館（室）對現(xiàn)存紙質(zhì)的學(xué)籍檔案開始或計(jì)劃開始進(jìn)行數(shù)字化加工，然而，數(shù)字化的加工過程是多個非技術(shù)因素共同作用的過程，數(shù)字化的成果不在于技術(shù)本身的先進(jìn)程度，而更多地取決于非技術(shù)因素的支撐程度，取決于技術(shù)因素與紙質(zhì)原件質(zhì)量的匹配程度。學(xué)籍檔案實(shí)體材料形成于不同的年代，載體材料和記錄材料的使用反映當(dāng)時的現(xiàn)實(shí)情況，印刻著時代的烙印。上個世紀(jì)80到90年代，高校一些重要的學(xué)籍檔案，如《新生錄取花名冊》《學(xué)生學(xué)籍卡片》《學(xué)生成績表》等均為手工完成，尤其是圓珠筆和復(fù)寫紙是那個年代較為普遍的書寫材料。但是圓珠筆、復(fù)寫紙的色素成分都是顏料，從保護(hù)學(xué)的角度來看，字跡的耐久性差，隨著時間的慢慢推移，再加上外界條件的作用，難免產(chǎn)生字跡擴(kuò)散等現(xiàn)象，導(dǎo)致清晰度減退。如果將這些學(xué)籍材料直接進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，即便使用再好的設(shè)備完成，也不會形成高質(zhì)量的數(shù)字化成果。作為載體材料的紙張，也存在抗張強(qiáng)度、撕裂度的高低、幅面大小不一等問題，給數(shù)字化工作帶來一定困難。針對上述情況，采取科學(xué)的方法和手段，開展補(bǔ)救工作，最大限度地展示其外觀形式等表象特征，建立檔案形成過程的保障體系，發(fā)揮檔案形成者在科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)工作中的作用，有效控制檔案質(zhì)量。

三、學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的措施

（一）學(xué)籍檔案資源建設(shè)

學(xué)籍檔案信息化建設(shè)包括環(huán)境構(gòu)建和資源建設(shè)兩方面內(nèi)容，環(huán)境構(gòu)建是基礎(chǔ)，資源建設(shè)是核心。資源的合理開發(fā)與利用是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)。目前，高校數(shù)字檔案信息資源主要來源于兩個渠道：一是直接在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中生成，稱之為電子文件；二是通過掃描、電子攝像等轉(zhuǎn)換手段將已有的紙質(zhì)檔案、縮微膠片、錄音錄像等傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行加工，從而形成數(shù)字化檔案。就現(xiàn)階段來看，高校學(xué)籍檔案信息資源的創(chuàng)建主要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成的電子文件和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換這兩方面獲取。

（二）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成的學(xué)籍電子文件

教務(wù)信息管理系統(tǒng)是管理高校教學(xué)運(yùn)行的軟件，高校學(xué)生從錄取入學(xué)、在校學(xué)習(xí)以及畢業(yè)的相關(guān)信息在系統(tǒng)中形成了相關(guān)學(xué)籍的電子文件。根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，按國家招生規(guī)定錄取的新生，持錄取通知書，按學(xué)校有關(guān)要求和規(guī)定的期限到校辦理入學(xué)手續(xù)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)在報(bào)到時對新生入學(xué)資格進(jìn)行初步審查，審查合格的辦理入學(xué)手續(xù)，予以注冊學(xué)籍。[2]這樣，就賦予高校學(xué)生一種特殊的身份，其有效信息存在于教務(wù)信息管理系統(tǒng)的學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫中，在校期間的學(xué)習(xí)成績以及畢業(yè)生的相關(guān)信息可以通過登錄教務(wù)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行人工錄入，從而形成了學(xué)生學(xué)籍電子文件，并存在于教務(wù)信息管理系統(tǒng)的單元模塊之中，再通過技術(shù)手段創(chuàng)建脫離教務(wù)信息管理系統(tǒng)的電子文件。

（三）學(xué)籍檔案數(shù)字化加工

檔案數(shù)字化關(guān)鍵點(diǎn)是多媒體技術(shù)的開發(fā)與利用。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，數(shù)字化設(shè)備的普及和辦公自動化的進(jìn)一步推廣，使許多檔案一產(chǎn)生就已經(jīng)是數(shù)字形式的，但絕大多數(shù)的傳統(tǒng)檔案還需要進(jìn)行數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字化檔案。根據(jù)目前高校檔案館（室）的庫存現(xiàn)狀來看，學(xué)籍檔案數(shù)字化的主要任務(wù)是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

1.檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫就是要對館（室）藏學(xué)籍檔案的內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、整理，轉(zhuǎn)換成適合于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫處理的、統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式。在統(tǒng)一數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，錄入規(guī)范目錄數(shù)據(jù)，形成可共享的學(xué)籍檔案目錄數(shù)據(jù)庫。學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)錄入就是將反映學(xué)籍檔案特征的檔案信息，如：入學(xué)時間、專業(yè)名稱、學(xué)籍異動、畢業(yè)年度、分類號等按照著錄標(biāo)引的規(guī)范和要求，逐卷逐條錄入計(jì)算機(jī)，形成數(shù)字檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并通過網(wǎng)絡(luò)檢索利用及信息反饋形式，為人們提供更好的檔案服務(wù)。[3]

2.檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建設(shè)

當(dāng)前，各高校檔案館（室）中學(xué)籍檔案保存的主要形式仍是紙質(zhì)檔案。通過掃描、數(shù)碼照相等技術(shù)手段能快速地將這些大批量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)表達(dá)的數(shù)碼，也就是將現(xiàn)有紙質(zhì)的學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換或再生性電子文件。這是目前檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建設(shè)的主要手段和方式。原始的電子文件生成于特定的軟硬件環(huán)境，再生性的電子文件是通過數(shù)字化加工形成的，這是為了更好地利用也是對原件的保護(hù)而進(jìn)行的一項(xiàng)工作。

四、學(xué)籍檔案信息服務(wù)管理

教育部制訂的《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊管理辦法》，是完善高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度的有力依據(jù)，也是加強(qiáng)高等學(xué)校招生行為監(jiān)督的需要。新生學(xué)籍電子注冊與畢業(yè)生學(xué)歷證書電子注冊應(yīng)相互銜接，只有經(jīng)過學(xué)籍電子注冊的學(xué)生獲得的畢業(yè)證書才能進(jìn)行學(xué)歷證書電子注冊。[4]

（一）學(xué)歷信息管理

中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（學(xué)信網(wǎng)），是教育部指定的學(xué)歷查詢唯一網(wǎng)站。包括學(xué)籍學(xué)歷信息查詢與認(rèn)證、高校招生信息等相關(guān)服務(wù)內(nèi)容。學(xué)籍學(xué)歷查詢服務(wù)可查詢2002年以及之后國家承認(rèn)的高等教育學(xué)籍學(xué)歷信息，在學(xué)籍學(xué)歷查詢基礎(chǔ)上，提供便捷的在線驗(yàn)證服務(wù)。學(xué)籍檔案中記錄著每一個大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的動、靜態(tài)學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)，能給我們提供初始條件下學(xué)籍及學(xué)歷的情況，是學(xué)籍學(xué)歷查詢和驗(yàn)證的依據(jù)。學(xué)籍檔案信息服務(wù)基于計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，是一個提供學(xué)生學(xué)歷信息并進(jìn)行存儲、傳輸?shù)荣Y源共享服務(wù)的信息平臺。在當(dāng)今信息化年代，包括學(xué)籍信息在內(nèi)的資源信息傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化，利用者把對檔案信息的意向需求以市場形式展現(xiàn)出來，在公共信息平臺里傳播或?qū)ふ倚枨蟆Ｔ谛畔①Y源管理過程中，信息平臺對信息資源具有管理職能，而利用者對信息資源有建議與監(jiān)督的作用；另一方面，信息資源管理部門承擔(dān)著對信息管理效果的回應(yīng)義務(wù)，在學(xué)籍學(xué)歷信息的收集、管理、利用的過程中必須給予利用者了解、參與過程的機(jī)會。

（二）學(xué)籍信息管理

某種程度來講，學(xué)籍檔案是由學(xué)籍信息轉(zhuǎn)化而來的，有些是學(xué)籍檔案的電子文本。在各大中專院校，學(xué)籍信息管理包含在學(xué)校的教務(wù)管理系統(tǒng)之中，其過程包括學(xué)生學(xué)籍信息的收集、傳輸、加工和儲存。學(xué)生的學(xué)習(xí)活動是學(xué)籍信息管理的主要對象，所有的活動情況都會轉(zhuǎn)變成在校學(xué)習(xí)的信息，在教學(xué)活動中以“信息流”的形式進(jìn)行傳輸、存儲和共享。學(xué)籍信息的特點(diǎn)是動態(tài)的，學(xué)籍信息管理的原則必須遵循教學(xué)活動的固有規(guī)律。各高校應(yīng)建立相應(yīng)的管理制度，完善管理方法，完成各項(xiàng)管理職能，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制，為學(xué)籍檔案信息資源建設(shè)奠定基礎(chǔ)，

檔案信息化建設(shè)，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的必然選擇，是對檔案工作的新挑戰(zhàn)，也為檔案工作的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。學(xué)籍檔案關(guān)乎民生，而且是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。檔案工作者在努力學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，要結(jié)合當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識與科技手段，將檔案工作融入信息社會的大環(huán)境，提高創(chuàng)新能力，加大檔案工作力度。通過對學(xué)籍檔案的數(shù)字化和接收電子文件等多種渠道，建設(shè)學(xué)籍檔案全文數(shù)據(jù)庫，盡快實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的全文檢索，并逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化。

[1]王玥.論檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵[J].遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(4):32.

[2]教育部.普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定 [EB/OL].（2017-02-16）[2017-03-21].http://www.moe.edu.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/201702/t20170216_296385.html.

[3]蔚妙仙.檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識與思考[J].山西檔案，2007（2）增刊：88.

[4]教育部.關(guān)于印發(fā)《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》的通知[EB/OL].(2007-03-13)[2016-05-16].http://old.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s3263/201001/80042.htm l

Thoughts on the Construction of College Students'Archive Informatization

SHIXiuping

(Party and Government Office,Ningde Normal University,Ningde,Fujian 352100)

The archive information construction is an inevitable trend of archive work to adapt to the development of colleges and universities.As an important part of college file,the school archive is also a social oriented information platform.This paper discusses the connotation and resources of archive informatization,pre-processing work of school archive informatization,as well as school archive information service management.

higher education;student archive file;informatization construction

G271

A

1674－2109(2017)08－0086－04

2017-02-02

施秀平(1974-)，女，漢族，副研究館員，主要從事檔案管理研究。

（責(zé)任編輯：蘇娟娟）