文//杜鋒銳

談民族高等院校照片檔案的現(xiàn)狀和設(shè)想

文//杜鋒銳

照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。高校檔案中，照片檔案是一個重要組成部分，它以其特有的載體形式，獨(dú)特地反映了學(xué)校的歷史、重大變革、重要人物和事件的面貌。通過照片檔案可以進(jìn)行歷史編著、人物志編寫、德育教育、對外宣傳等。照片檔案不僅可以使后人了解學(xué)校的悠久歷史，還能給人們留下直觀生動的印象。隨著現(xiàn)代社會信息化的不斷發(fā)展，人們對其利用度和重視度越來越高。對于民族高等院校而言，照片檔案工作和紙質(zhì)檔案工作比較滯后，加之檔案歸檔程序和制度尚不完善，從某種意義上來說，制約了照片檔案的收集和利用發(fā)展步伐。筆者結(jié)合自身實際工作，提出以下幾點(diǎn)思考。

一、照片檔案的特點(diǎn)及意義

照片檔案大致可以分為兩類：傳統(tǒng)照片檔案、電子照片檔案。傳統(tǒng)照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價值的歷史記錄。它由底片、照片和說明三部分組成。電子照片檔案是指運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)形成的照片檔案，其屬于電子檔案。電子照片檔案的形成、傳輸、存儲都離不開計算機(jī)設(shè)備，也是目前最主要的照片檔案形成途徑。相比文書檔案，兩者又有其共性，都是在實際活動中形成的，具有保存價值的歷史記錄，可起到歷史憑證的作用。照片檔案又有其自身特點(diǎn)：直觀性強(qiáng)；包含信息量豐富。由于照片檔案直觀、形象地反映了客觀事物及其存在的周圍環(huán)境，使人們從實體影像中獲得了豐富的信息。它既是文書檔案的補(bǔ)充，又區(qū)別于文書檔案。所以，做好民族高校照片檔案的收集、管理和利用工作，對規(guī)范民族高校檔案管理工作有重要的現(xiàn)實意義。

二、照片檔案收集工作現(xiàn)狀及瓶頸

隨著近幾年全球信息化的發(fā)展，特別是新媒體的產(chǎn)生和飛速發(fā)展。高等院校的檔案管理工作已進(jìn)入了一個新的歷史時期。但是，作為民族高等院校的檔案工作卻顯現(xiàn)了“收集困難、來源零散”的滯后狀態(tài)。具體體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.照片檔案整體意識薄弱。檔案意識反映了人們對檔案的重視認(rèn)知程度。由于照片檔案起步相對滯后，加之民族高校照片檔案起步較晚，校園活動更是呈多樣化趨勢，人們對照片檔案的了解不及紙質(zhì)檔案，對電子照片拍攝、收集和保存意識觀念陳舊，歸檔意識模糊，認(rèn)為照片檔案無關(guān)緊要；有些機(jī)關(guān)單位或個人更是不重視照片檔案的積累，無專人保管或長期零散存放，甚至管理人員崗位變動時造成照片無交接，成堆存放或丟棄；民族高校照片檔案收集工作由于范圍廣、人員變化大，部分單位或個人敷衍了事；為方便單位和個人使用，找各種借口不歸檔，檔案意識嚴(yán)重缺乏等等。這些因素嚴(yán)重影響了照片檔案收集工作的開展。

2.照片檔案管理制度不完善。依據(jù)國家《照片檔案管理規(guī)范》和《高校電子文件歸檔管理辦法》，很多高校制定了照片檔案管理制度，但還不夠健全、不完善，導(dǎo)致對照片檔案的收集、保管和利用不夠具體、不夠規(guī)范，不能夠形成一個有機(jī)整體，無章可循。上級檔案管理部門，對照片檔案的監(jiān)督指導(dǎo)也缺乏直接性和具體性。這些直接影響了照片檔案的管理。

3.照片檔案來源零散。由于民族高校人員編制的限制，很多檔案館（室）無專門人員有計劃、有目的地跟蹤拍攝學(xué)校重大活動、重要會議及其他重要事件，包括具有重要保存價值的各項學(xué)生活動。絕大部分還是由高校宣傳部門或各個院、系、科研院所等單位直接參與拍攝。隨著先進(jìn)攝錄設(shè)備的普及，照片分散化拍攝的現(xiàn)象愈加明顯，這就使得照片的數(shù)量增多、來源渠道增多、涉及歸檔的單位和個人分散，加之民族高校歸檔意識本身就不強(qiáng)，勢必造成了照片檔案收集困難、來源分散的現(xiàn)象。

4.照片整理不及時，存在缺失遺漏現(xiàn)象。數(shù)碼照片一般零散存儲于計算機(jī)上，一個簡單的文件夾保存，歸檔時才稍加整理，不經(jīng)篩選整個拷貝到檔案館（室），對每張照片的形成背景也沒有具體批注，整理不及時情況嚴(yán)重。數(shù)碼照片的形成和存儲主要依賴現(xiàn)代計算機(jī)設(shè)備、攝錄設(shè)備和各種存儲設(shè)備，這些硬件設(shè)備條件的好壞直接影響著數(shù)碼照片的安全，加之各種計算機(jī)病毒的侵入，非常容易導(dǎo)致數(shù)碼照片的損壞和丟失。

5.照片檔案保存基礎(chǔ)設(shè)施簡陋。當(dāng)前，由于民族高校檔案工作發(fā)展比較滯后，學(xué)校對檔案工作的重視度不夠，普遍存在檔案經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足現(xiàn)象，檔案庫房條件差，基礎(chǔ)設(shè)施簡陋，辦公區(qū)域和庫房沒有做到“三分開”，庫房達(dá)不到“八防”要求，庫房內(nèi)部溫濕度達(dá)不到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，照片檔案保管更是沒有專業(yè)保管設(shè)備，導(dǎo)致照片檔案容易變質(zhì)、損壞。

三、做好民族高校照片檔案工作的幾點(diǎn)設(shè)想

1.加強(qiáng)檔案知識宣傳，強(qiáng)化民族高校照片檔案收集意識。沒有收集，檔案的管理和利用就無從談起。針對民族高校師生對照片檔案收集、管理意識薄弱的現(xiàn)狀，檔案館（室）應(yīng)加大照片檔案重要價值的宣傳，通過網(wǎng)站、微博和微信等新媒體方式提高照片檔案認(rèn)知度。通過舉辦展覽，編研畫冊和利用效果展示等方法，結(jié)合《檔案法》《照片檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，向師生宣傳照片檔案價值，逐步促使他們充分了解照片檔案在高校教育、科學(xué)研究及社會宣傳中的重要地位和作用，擴(kuò)大照片檔案在民族高校中的影響力，爭取得到全校師生乃至校外各界的支持。

2.完善照片檔案規(guī)章制度，制定民族高校照片檔案歸檔實施細(xì)則。民族高校要結(jié)合學(xué)校民族多、工作環(huán)境復(fù)雜等特點(diǎn)，制定照片檔案規(guī)章制度，特別是照片檔案歸檔實施細(xì)則。目前，大多數(shù)高校制定了多類檔案規(guī)章制度，但相比較而言，照片檔案制度還不完善，可操作性不強(qiáng)，對實際工作指導(dǎo)性不強(qiáng)，遠(yuǎn)不如黨群、行政等文書檔案詳細(xì)可行。照片檔案歸檔實施細(xì)則應(yīng)對照片檔案的歸檔時間、歸檔范圍、照片背景信息備注、保管條件等都做出詳細(xì)規(guī)定，重點(diǎn)是對照片檔案歸檔時的歸檔規(guī)范作出詳細(xì)說明。

3.開展多形式照片檔案收集工作，加強(qiáng)民族高校照片檔案規(guī)范化管理。照片檔案的收集是整個照片檔案工作的重中之重，根據(jù)照片檔案特有的性質(zhì)，應(yīng)采取多種措施和多種方式開展收集工作。

把握重點(diǎn)，分別管理。首先，對日常產(chǎn)生照片較多和利用價值較高的機(jī)關(guān)單位，如宣傳部、學(xué)生處等單位重點(diǎn)幫扶。除采取每個單位設(shè)置一名專任兼職檔案管理員以外，還應(yīng)對重點(diǎn)單位分發(fā)檔案相冊，保證可以隨時對歸檔的照片標(biāo)注時間、地點(diǎn)、人物事件及其背景，并及時放入檔案冊。及時送交檔案館（室）。對于其他照片產(chǎn)生數(shù)量較少的單位，檔案館（室）應(yīng)根據(jù)歸檔通知，加強(qiáng)和兼職檔案員的聯(lián)系，必要時可以上門協(xié)助照片檔案收集工作。

開展民族特色照片檔案的收集。民族特色照片檔案是指反映民族高校某一專題內(nèi)容的一系列照片，包括校容、校貌、重大歷史事件、畢業(yè)生畢業(yè)風(fēng)采等。為更好地做好特色照片檔案的收集工作，可以采取本單位收集和社會征集相結(jié)合的方式，特別是一些老舊且具有重要?dú)v史價值的照片，以本單位收集為主，社會征集為輔，既可以豐富館藏，又可以為民族高校建設(shè)添磚加瓦。

加強(qiáng)高校重大事件照片的跟蹤收集。針對高校一些重大事件形成的照片，檔案館（室）還應(yīng)該主動跟蹤收集，必要時應(yīng)該參與到重大事件過程當(dāng)中去，以便更加清楚照片形成的背景，保證照片檔案的完整。

4.建立檔案收集工作監(jiān)督機(jī)制，保證檔案工作合理、規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。檔案工作應(yīng)形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，責(zé)任到位、專人負(fù)責(zé)，依法依規(guī)、嚴(yán)格落實的管理制度。加強(qiáng)檔案收集、管理監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)，尤為重要。檔案監(jiān)督體制建設(shè)可以將校屬各單位全部納入其中，建立起一整套自上而下的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，實行檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任制，對校屬各單位檔案工作形成硬性約束，對學(xué)校依法治檔以及檔案收集、歸檔、整理、開發(fā)利用、數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡(luò)交互共享工作的順利有序開展起到巨大推動作用。

綜上,民族高校檔案館（室）應(yīng)積極主動地加強(qiáng)照片檔案工作的宣傳力度，推進(jìn)照片檔案收集、管理和利用制度的建立，加快檔案工作監(jiān)督機(jī)制建立的步伐，積極開展并加大照片檔案信息資源的開發(fā)利用，為民族高校的基礎(chǔ)建設(shè)和跨越式發(fā)展提供助力。

（作者單位：西北民族大學(xué)檔案館）