文/楊銘

電子檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

文/楊銘

雖然電子文件的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，但暴露的問(wèn)題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理正面臨非授權(quán)訪(fǎng)問(wèn)、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅。電子檔案的科學(xué)管理，已成為一個(gè)全球面臨的急待解決的重要課題。

一、當(dāng)前電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理重視不夠。一是缺少人員配備。例如，一個(gè)大型單位成立了，沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的電子檔案管理工作人員，可以看出領(lǐng)導(dǎo)不夠重視電子檔案管理工作。如果沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，就很難保證文件材料收集的完整和系統(tǒng)，就會(huì)導(dǎo)致整理編目時(shí)的不規(guī)范，增加利用工作的難度，查找起來(lái)很費(fèi)時(shí)費(fèi)事。二是檔案室設(shè)置不合理。有些單位將檔案室設(shè)置在最頂樓，無(wú)法保證檔案的安全保管，隱患較多。還有檔案室里沒(méi)有齊全的檔案設(shè)施，沒(méi)有配置空調(diào)，不能保證室內(nèi)的溫度。

2.部分職工對(duì)檔案管理工作不理解。部分職工不了解檔案在一個(gè)單位中所起的作用。檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料，在需要他們簽字辦理借閱手續(xù)時(shí)，表現(xiàn)得非常不情愿，認(rèn)為都是一個(gè)單位的職工，不用簽字。從這些現(xiàn)象中，可以看出部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔(dān)的責(zé)任。還有的職工將一些重要的文件隨便放置，等到要用時(shí)才到處去翻找，有時(shí)就會(huì)有找不到的情況，這樣就會(huì)使一些重要的檔案或文件資料遺失。

3.電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)大。由于電子檔案管理涉及到網(wǎng)絡(luò)信息，受到外界的干擾多，常常會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)存在，做得不夠好、不夠保密，檔案資料就可能外泄或損失等。

二、當(dāng)前電子檔案管理的對(duì)策

1.領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)注電子檔案管理工作，要將此項(xiàng)工作納入單位管理的重要范疇。在人員配置上，一定要配備專(zhuān)人進(jìn)行管理，保證檔案資料可以隨時(shí)查找到，并配齊有利于檔案管理的相關(guān)設(shè)備、設(shè)施。

2.加強(qiáng)電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)。電子檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，直接影響著電子檔案的管理情況。因此，電子檔案工作人員要不斷提高自己的技術(shù)水平，要讓自己掌握新技術(shù)，學(xué)會(huì)設(shè)置密碼保護(hù)，還要學(xué)會(huì)一些先進(jìn)的防范措施和技術(shù)，減少外界因素帶來(lái)的干擾。

3.制定電子檔案管理制度。為了保證電子檔案管理信息的安全，單位要根據(jù)管理方案制定嚴(yán)格的管理章程，做到制度嚴(yán)格，預(yù)防事故發(fā)生、信息機(jī)密外泄、檔案程序混亂等。在制定制度的過(guò)程中，可以授權(quán)給具有檔案管理技能的人員，根據(jù)實(shí)際情況制定。

4.做好消除風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備。一是讓風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)得到分散。電子檔案信息具有系統(tǒng)性、網(wǎng)絡(luò)性和抽象性。在檔案受到風(fēng)險(xiǎn)侵襲時(shí)最好及時(shí)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)分散法把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。二是要保證電子檔案硬件可靠。特別是要與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商立下可靠協(xié)議，讓他們提供的計(jì)算機(jī)等設(shè)備一定要符合電子檔案管理的需要。將歸檔的范圍、元數(shù)據(jù)、格式標(biāo)準(zhǔn)，置于前端信息生成系統(tǒng)，形成完整、符合標(biāo)準(zhǔn)的SIP（提交信息包），調(diào)用Web Service服務(wù)，啟動(dòng)歸檔信息合法性校驗(yàn)、電子文件格式轉(zhuǎn)換及歸檔審批流程，確保歸檔信息符合檔案標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)真正意義的前端控制與文檔一體化管理，并通過(guò)OAIS提供強(qiáng)大的文字編輯及插入圖像、音視頻、Flash技術(shù)，結(jié)合全文檢索在線(xiàn)提取素材，在線(xiàn)編研發(fā)布，減少專(zhuān)題信息整合的時(shí)間和難度，提高主動(dòng)、定向服務(wù)的能力，采用Flash 3D技術(shù)遠(yuǎn)程動(dòng)態(tài)展示庫(kù)房全貌、檔案位置、排架空間、批量上架、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、立體瀏覽，從而全面提高工作效率。

5.確保電子檔案的安全。電子文件是社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，確保電子檔案的安全是21世紀(jì)檔案工作遇到的新課題。加強(qiáng)這方面的工作，不但能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的不足，改進(jìn)電子技術(shù)措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，更能加強(qiáng)檔案信息交流，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

總之，電子檔案管理是單位建設(shè)和其它工作順利完成的有效保障，管理建設(shè)單位要順應(yīng)時(shí)代的要求，盡量把電子技術(shù)用于檔案管理過(guò)程中，為管理單位的信息儲(chǔ)存、查閱等提供方便。同時(shí)，作為電子檔案管理工作人員，必須提高電腦掌控技術(shù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)分析電子檔案管理中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效措施提高電子檔案管理的安全保障。

（作者單位：公主嶺市廣播電視局）