李鴻

（廣西科技大學(xué) 柳州 545005）

高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意義與實(shí)現(xiàn)路徑

李鴻

（廣西科技大學(xué) 柳州 545005）

推動(dòng)與實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇。理性分析，當(dāng)前在高校檔案管理活動(dòng)中，仍存在著較多的現(xiàn)實(shí)性問題，如檔案信息挖掘不充分，管理缺乏規(guī)范，管理方式落后等。從多個(gè)維度出發(fā)，探究與思考高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的必要性與意義，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)其可行性作一定的分析，重點(diǎn)思考其實(shí)現(xiàn)路徑。

高校 檔案管理信息 網(wǎng)絡(luò)化 實(shí)現(xiàn)路徑

基于當(dāng)前時(shí)代背景，信息網(wǎng)絡(luò)化是社會(huì)發(fā)展的顯著標(biāo)志，信息在國(guó)民教育與社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著極為重要的作用。而檔案資料作為一種信息資源，其價(jià)值與作用也日益凸顯。然而受時(shí)間與地域等限制，高校檔案信息往往無法面向用戶開放，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，檔案信息利用程度偏低?；诖?，可以選擇現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，進(jìn)行高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以提高檔案信息管理水平，切實(shí)挖掘與利用檔案信息價(jià)值。在探究其建設(shè)必要性與可行性的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)思考其實(shí)現(xiàn)與操作的具體路徑。

一、高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的必要性分析

1. 提升學(xué)校管理效率與質(zhì)量的現(xiàn)實(shí)需要。在高校發(fā)展與管理過程中，為保障工作正常開展，合理調(diào)整教學(xué)、科研及其他各項(xiàng)工作，需要掌握充分的信息資料，而檔案信息則是高校決策信息的重要來源。推動(dòng)與實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化，借助其網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)大量檔案信息的實(shí)時(shí)更新與歸檔。可以面向?qū)W校管理人員與廣大師生開放，允許其訪問與獲取相關(guān)的檔案信息，并為教師教學(xué)和科研、為學(xué)校管理等提供信息支持。此外，其還可推動(dòng)校務(wù)公開，可在檔案室主頁中發(fā)布或公示相關(guān)信息，如決策公開、財(cái)務(wù)公開、招生與就業(yè)情況等，通過信息網(wǎng)絡(luò)化，可以提高校務(wù)公開力度。

2. 檔案收集完整性的現(xiàn)實(shí)要求。檔案收集是檔案信息管理工作開展與信息挖掘?qū)崿F(xiàn)的前提條件。隨著高校工作的開展，相應(yīng)的檔案資料數(shù)量也在積累與增加，檔案內(nèi)容與范圍較為廣泛，這也給檔案收集與歸檔作業(yè)帶來了一定的困難。采取傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行檔案收集與整理，在很大程度上無法保障檔案收集的完整性。基于此，需要建設(shè)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與共享平臺(tái)，提高信息收集效率與質(zhì)量，保障檔案資源的可靠性。

3. 面向社會(huì)提供科研資源的需要。在時(shí)代發(fā)展中，信息的重要性日益凸顯，人們對(duì)檔案信息的需求表現(xiàn)出更高層次，綜合利用成為了檔案信息利用的發(fā)展趨勢(shì)。而推動(dòng)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作，則可以構(gòu)建檔案信息管理與服務(wù)平臺(tái)，打破時(shí)間與空間限制，用戶可以通過客戶端，訪問與獲取相應(yīng)的檔案信息。尤其是高校教職員工，可以通過共享的檔案信息，來獲取科研資源，提高高校科研與教學(xué)水平。

二、高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)可行性分析

基于高?，F(xiàn)實(shí)條件與發(fā)展需要，思考高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的可行性。目前，建設(shè)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件已相對(duì)充分，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：其一，校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境奠定了基礎(chǔ)條件。當(dāng)前，高校校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境已較為完善，校園網(wǎng)為檔案信息資源提供了平臺(tái)，可以在校園網(wǎng)中發(fā)布相應(yīng)的檔案信息，用戶則可以通過該平臺(tái)獲取相關(guān)的檔案資料。其二，技術(shù)成熟，人才資源較好。高校教職員工與管理層等，均具備了一定的計(jì)算機(jī)技能，不僅為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了一定的人才基礎(chǔ)，而且還為信息網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。其三，高校已開展了一定的檔案自動(dòng)化建設(shè)，并獲得了一定成果。如設(shè)計(jì)了計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，依托計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檔案收集、整理、編目與檢索等功能，為檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展與完善提供了一定基礎(chǔ)。此外，高校作為科研的重要領(lǐng)域，在科研與教學(xué)過程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，則可以生成數(shù)字化檔案信息，為高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展提供了必要的資源。

三、高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)路徑分析

1. 提高相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備水平。建設(shè)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化，需要配置相關(guān)的人員與設(shè)備，這些都離不開充分的資金支持?；诖?，要求高校高度重視高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題，并針對(duì)該項(xiàng)目增加經(jīng)費(fèi)投入。以高?，F(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)條件，開展面向公眾社會(huì)的服務(wù)，并將服務(wù)效益的部分投入到網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)之中。就網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)設(shè)備而言，主要以計(jì)算機(jī)、服務(wù)器與掃描儀為主，此外，還需要配置復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)與傳真機(jī)等設(shè)備?；A(chǔ)設(shè)備的完善程度，直接關(guān)系著檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)功能的表現(xiàn)。雖然在建設(shè)初期，學(xué)校需要投入一定的經(jīng)費(fèi)，帶來運(yùn)營(yíng)成本，但隨著管理信息網(wǎng)絡(luò)化功能實(shí)現(xiàn)，其會(huì)帶來相應(yīng)的效益。為此，高校應(yīng)做好經(jīng)費(fèi)安排，推動(dòng)其網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

2. 推動(dòng)高校檔案信息資源化建設(shè)。高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，需要關(guān)注檔案信息數(shù)字化問題。檔案信息數(shù)字化并非簡(jiǎn)單的應(yīng)用設(shè)備數(shù)字化，或安裝運(yùn)行軟件，其屬于一個(gè)完整的系統(tǒng)。在檔案信息數(shù)字化過程中，需要應(yīng)用數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)，以時(shí)間與類別為基準(zhǔn)，進(jìn)行檔案信息數(shù)字化歸類與處理。在數(shù)據(jù)庫(kù)中，構(gòu)建相關(guān)數(shù)字信息資源庫(kù)，并負(fù)責(zé)文件、視頻、圖形圖像與相關(guān)資料的存儲(chǔ)。以高校相關(guān)檔案資源為對(duì)象，應(yīng)用相關(guān)技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化處理。一般而言，為提高信息資源利用效率與水平，多會(huì)選擇應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，挖掘出信息內(nèi)隱藏的不容易被發(fā)現(xiàn)卻十分有價(jià)值的信息，并為高校各項(xiàng)工作的開展提供相應(yīng)的參考或依據(jù)。檔案信息資源化，是檔案信息共享與服務(wù)功能實(shí)現(xiàn)的主要路徑?；诖?，需要工作人員做好檔案收集工作?？紤]到當(dāng)前辦公所產(chǎn)生的電子文件較多等情況，未來應(yīng)以電子文件信息收集為主。

3. 實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化檢索。數(shù)字化檢索功能，是檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)的重要屬性特征。為實(shí)現(xiàn)該功能，需要關(guān)注文件制作與檢索工具編制問題。在文件制作過程中，需要應(yīng)用規(guī)范格式，將文件內(nèi)容的檢索字節(jié)固定下來，這些內(nèi)容主要表現(xiàn)為文件題名、文號(hào)、作者與時(shí)間等，還需要增加檔案管理的編號(hào)信息，從而為編制檢索提供幫助，通過編制檢索，構(gòu)成信息檢索工具。高?？梢酝ㄟ^配置高性能服務(wù)器來承擔(dān)檔案信息存儲(chǔ)與管理工作，通過校園網(wǎng)來提供數(shù)字化檢索服務(wù)。

4. 強(qiáng)化高校檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。進(jìn)行高校檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計(jì)，從而為檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化功能實(shí)現(xiàn)提供支撐。借助應(yīng)用系統(tǒng)，可以在線實(shí)現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作，如網(wǎng)上歸檔等。在進(jìn)行檔案網(wǎng)站構(gòu)建的過程中，還需要依照計(jì)劃，合理填充網(wǎng)站內(nèi)容與資源，上傳開放檔案目錄。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案網(wǎng)站進(jìn)行資源訪問，從而獲得所需要的信息。

5. 做好高校檔案信息編研工作，提高服務(wù)質(zhì)量。就傳統(tǒng)檔案管理而言，其工作的重心具體為人工整理檔案與保管檔案，但在檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，需要調(diào)整檔案管理工作的重心，即以檔案信息為對(duì)象，加強(qiáng)信息挖掘、信息重組與創(chuàng)新，并依據(jù)用戶實(shí)際需要，提供動(dòng)態(tài)的信息資源。為充分做好檔案信息編研工作，檔案管理人員需要切實(shí)做好市場(chǎng)調(diào)查，并深入分析高校教學(xué)與科研的重點(diǎn)，捕捉社會(huì)熱點(diǎn)信息，依據(jù)當(dāng)前條件與實(shí)際，合理設(shè)定檔案資源編研主題，推出具備超前性、學(xué)術(shù)性與針對(duì)性的信息產(chǎn)品，并實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的綜合效益。

此外，在高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中，還需要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)保護(hù)問題，做好檔案信息保密工作。如可采取數(shù)據(jù)加密與身份認(rèn)證等技術(shù)，并應(yīng)用備份機(jī)制，以切實(shí)保障檔案信息的安全性與完整性。

高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，符合信息化時(shí)代的內(nèi)在要求，符合高校信息資源開發(fā)與利用的目標(biāo)，且通過檔案信息開發(fā)，可以為高?？蒲?、教學(xué)與管理等提供相應(yīng)的信息資源，為高校發(fā)展提供驅(qū)動(dòng)力?；诙鄠€(gè)維度，分析與思考了檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的必要性與意義，在分析其可行性的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)路徑進(jìn)行了思考。通過這些具備操作性的策略，解決檔案信息安全問題，能夠切實(shí)提高檔案信息利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)其綜合效益。

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★作者李鴻為廣西科技大學(xué)醫(yī)學(xué)院辦公室檔案管理員，研究方向?yàn)闄n案管理。

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2016-11-05

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.08.21