姚桂霞

摘要：本文探討了縮短報(bào)告編寫(xiě)時(shí)間、報(bào)告為被審計(jì)單位所接受、報(bào)告編寫(xiě)語(yǔ)言文字運(yùn)用三個(gè)方面的方法和策略。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部審計(jì)；審計(jì)報(bào)告；編寫(xiě)方法

一項(xiàng)內(nèi)部審計(jì)項(xiàng)目按照事先制定的審計(jì)計(jì)劃，完成了現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作，就進(jìn)入到了審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)階段。然而在內(nèi)部審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)過(guò)程中，在審計(jì)發(fā)現(xiàn)和建議方面與被審計(jì)單位達(dá)成一致意見(jiàn)，可能是最費(fèi)時(shí)間的階段。美國(guó)審計(jì)專家拉里·索耶在《索耶內(nèi)部審計(jì)師指南》中指出：“在編寫(xiě)報(bào)告過(guò)程中，審計(jì)部門內(nèi)部引發(fā)沖突的根源無(wú)法超越。在編寫(xiě)審計(jì)報(bào)告的痛苦過(guò)程中，似乎忘記了最出色的分析結(jié)果和最有效的審計(jì)發(fā)現(xiàn)?！笨梢?jiàn)中外內(nèi)部審計(jì)在審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)階段都面臨著相同的情形?？旖莸馗咚降赝瓿蓛?nèi)部審計(jì)報(bào)告的編寫(xiě)是內(nèi)部審計(jì)人員追求的永恒目標(biāo)。

一、編寫(xiě)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告節(jié)省時(shí)間的方法與策略

現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)結(jié)束后，開(kāi)始編寫(xiě)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告，如何盡快完成報(bào)告編寫(xiě)，審計(jì)組可以采取以下方法和策略。

（一）審計(jì)過(guò)程中與被審計(jì)單位人員經(jīng)常溝通和交流，及時(shí)通報(bào)內(nèi)部審計(jì)的結(jié)果

等到審計(jì)結(jié)束時(shí)才將審計(jì)意見(jiàn)和建議與審計(jì)單位進(jìn)行交換意見(jiàn)，那么被審計(jì)單位見(jiàn)到全部結(jié)果的那一刻所受到的沖擊效應(yīng)，會(huì)加劇被審計(jì)單位退回審計(jì)報(bào)告的想法。逐漸向被審計(jì)單位透露審計(jì)結(jié)果，會(huì)大大降低被審計(jì)單位的激烈的抵觸情緒。在項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程中，審計(jì)組認(rèn)為具備了溝通交流的條件，就應(yīng)該以正式的或者臨時(shí)備忘錄的方式，與被審計(jì)單位分享信息。

（二）減少內(nèi)部審計(jì)報(bào)告不必要的審查層次，減少審查人員的數(shù)量

內(nèi)部審計(jì)部門的多重審查層次通常是審計(jì)報(bào)告編制延遲的最大根源。規(guī)范審查程序，減少審查層次和審查人員數(shù)量，會(huì)縮短和加快內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的編寫(xiě)進(jìn)程。并不是參加審查的人員越多，就能提高審計(jì)報(bào)告的質(zhì)量。當(dāng)然每增加一次審查就會(huì)提供一個(gè)新的看法，就會(huì)提供不同層次或者不同類型的專業(yè)知識(shí)。然而讓具有豐富經(jīng)驗(yàn)的審計(jì)人員對(duì)草稿予以審查，完全可以代替其他人的審查。減少審查層次是推動(dòng)報(bào)告審計(jì)編寫(xiě)更快向前的一種方法，同時(shí)也注意審查層次和審查人員的減少在審計(jì)報(bào)告質(zhì)量方面會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）使用團(tuán)隊(duì)寫(xiě)作可以壓縮審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)的過(guò)程

審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)一般由審計(jì)組組長(zhǎng)指定一個(gè)成員起草審計(jì)報(bào)告，然后審計(jì)組所有成員對(duì)審計(jì)報(bào)告提出修改意見(jiàn)。這個(gè)過(guò)程需要很長(zhǎng)時(shí)間。如果把審計(jì)組和所有審查報(bào)告草稿的人員集中到一起，共同起草報(bào)告，就會(huì)大大縮減報(bào)告編寫(xiě)的時(shí)間周期。這個(gè)方法允許內(nèi)部審計(jì)團(tuán)隊(duì)和審計(jì)主管人員在一起，討論報(bào)告草稿，提出修改意見(jiàn)，沒(méi)有通常編輯過(guò)程中無(wú)休止的反反復(fù)復(fù)。團(tuán)隊(duì)寫(xiě)作要將審計(jì)組、審查人員聚集在一起，在會(huì)議室前面的屏幕上投放審計(jì)報(bào)告，所有人圍著會(huì)議室的桌子坐著，都可以對(duì)審計(jì)報(bào)告發(fā)表個(gè)人看法和意見(jiàn)。

（四）讓被審計(jì)單位的人員參加審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)會(huì)議

審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)會(huì)議是更為大膽的一種團(tuán)隊(duì)編寫(xiě)方式。將所有審查人員集中在會(huì)議室，與團(tuán)隊(duì)編寫(xiě)相似，報(bào)告編寫(xiě)會(huì)議也讓被審計(jì)單位人員參加。這樣被審計(jì)單位人員在報(bào)告初稿公布前，也能提出他們的一些意見(jiàn)和建議。這種方式可能增加會(huì)議的緊張氣氛，也會(huì)增加報(bào)告修改的難度，然而報(bào)告一旦確定，被審計(jì)單位就會(huì)接受，同時(shí)為審計(jì)整改打下良好的基礎(chǔ)。

（五）盡量減短審計(jì)報(bào)告的篇幅以加快報(bào)告編寫(xiě)過(guò)程

在縮短編寫(xiě)審計(jì)報(bào)告時(shí)間周期方面取得成功的審計(jì)組，通常會(huì)編寫(xiě)較為精簡(jiǎn)的審計(jì)報(bào)告，編寫(xiě)這樣報(bào)告不僅易于編寫(xiě)，而且易于閱讀。報(bào)告越短，編寫(xiě)和編輯花費(fèi)的時(shí)間就越少。繁雜也能讓審查過(guò)程緩慢，所以一般而言，越簡(jiǎn)單越好。較長(zhǎng)的報(bào)告，與被審計(jì)單位達(dá)成一致意見(jiàn)，也是一件繁重的事情，因此在整個(gè)編寫(xiě)過(guò)程中，精簡(jiǎn)報(bào)告應(yīng)該是值得的。

二、讓被審計(jì)單位更容易接受內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的方法與策略

無(wú)論審計(jì)組在項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中溝通得多么好，被審計(jì)單位時(shí)常還是會(huì)對(duì)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告感到敏感或者擔(dān)心。盡管內(nèi)部審計(jì)報(bào)告編寫(xiě)及時(shí)，適用法規(guī)準(zhǔn)確，被審計(jì)單位仍然會(huì)存在一定的抵觸情緒。這是不可避免的，但是通過(guò)我們不斷地努力，可以減少或不讓這種情況出現(xiàn)。有句老話說(shuō)得好：“重要的是，不是你說(shuō)了什么，而是你如何說(shuō)。”一份內(nèi)部審計(jì)報(bào)告所引起的反響，取決于報(bào)告中如何表述所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以及如何表達(dá)意見(jiàn)和建議。

對(duì)于內(nèi)部審計(jì)人員而言，不僅要能夠清楚地闡明發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，還要能夠闡明潛在影響因素是什么，能夠闡明如何加以解決問(wèn)題，而且還要鼓勵(lì)被審計(jì)單位采取整改，這是內(nèi)部審計(jì)的終極目的。如果我們沒(méi)有鼓勵(lì)整改，那么審計(jì)的目的就沒(méi)有達(dá)到，整個(gè)審計(jì)過(guò)程就是浪費(fèi)時(shí)間。談到鼓勵(lì)被審計(jì)單位的整改，與一大堆的批評(píng)相比，一點(diǎn)點(diǎn)的褒獎(jiǎng)更能夠激發(fā)百倍的積極性。我們平常所談?wù)摰那楦泻陀^念，算不上是什么要緊的東西，但是在接受一份內(nèi)部審計(jì)報(bào)告方面，卻能夠發(fā)揮著很大的作用。

三、內(nèi)部審計(jì)報(bào)告中使用語(yǔ)言文字應(yīng)當(dāng)注意的事項(xiàng)

編寫(xiě)內(nèi)部審計(jì)報(bào)告時(shí)，文字表達(dá)上要盡量做到準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)避免出現(xiàn)讓被審計(jì)單位感覺(jué)不舒服的語(yǔ)言，這樣的審計(jì)報(bào)告才能為被審計(jì)單位所接受，才能激勵(lì)被審計(jì)單位進(jìn)行整改。有些表達(dá)方式不能使用，至少應(yīng)當(dāng)少用。

一要避免使用“被審計(jì)單位應(yīng)當(dāng)考慮……”這樣的表達(dá)方式。內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)當(dāng)依法依規(guī)地提出具體措施的建議。當(dāng)我們的意見(jiàn)和建議僅僅是“考慮”某些事情時(shí)，這就將采取措施的重要性和迫切性的要求置于了不利地位。沒(méi)有一個(gè)內(nèi)部審計(jì)人員希望被審計(jì)單位對(duì)給出的意見(jiàn)和建議，僅僅做出一個(gè)“行，我們會(huì)考慮”的反應(yīng)。

二要避免使用模棱兩可的話。采用諸如“似乎是”、“我們的印象是”、“表面上看是”這樣的短語(yǔ)表述，讓人感覺(jué)在回避表明觀念。如果太頻繁地回避表明觀念，那些閱讀內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的人將會(huì)得出結(jié)論，內(nèi)部審計(jì)人員沒(méi)有提供有支撐基礎(chǔ)的事實(shí)。被審計(jì)單位必須知道他們可以信賴審計(jì)發(fā)現(xiàn)和建議，模棱兩可的話讓他們聽(tīng)上去更多地好像是直覺(jué)。如果審計(jì)報(bào)告含有模棱兩可的話，那些審查報(bào)告的人也會(huì)把它退回來(lái)，要求提供更多的信息。

三要避免過(guò)度使用強(qiáng)調(diào)成份。諸如“明確”、“特別”或者“十分”等詞語(yǔ)，由于增加強(qiáng)調(diào)語(yǔ)氣，似乎又走到了模棱兩可的對(duì)立面。但是這些強(qiáng)調(diào)詞語(yǔ)也是不明確的，它們可以看成是另一類型的模棱兩可的話。強(qiáng)調(diào)詞語(yǔ)會(huì)引起疑問(wèn)，諸如“意義重大的”，是與什么相比呢？“明確地”，依據(jù)什么樣的標(biāo)準(zhǔn)呢？在審計(jì)報(bào)告中如果隨意使用強(qiáng)調(diào)詞語(yǔ)，不同的人員閱讀同一份報(bào)告，可能對(duì)所講的東西，會(huì)留下不同的印象。

四要避免使用絕對(duì)的語(yǔ)言?；乇苣：菍?duì)的，使用諸如“一切”、“無(wú)”、“從不”、“總是”這些詞語(yǔ)也是不恰當(dāng)?shù)??！氨粚徲?jì)單位總是”、“被審計(jì)單位從不”，對(duì)被審計(jì)單位而言可能是好戰(zhàn)的詞語(yǔ)，促使他們開(kāi)始尋找普遍情況的例外，而不是檢查實(shí)際問(wèn)題。審計(jì)人員測(cè)試了十項(xiàng)業(yè)務(wù)，沒(méi)有一個(gè)得到了批準(zhǔn)，這么說(shuō)是恰當(dāng)?shù)?；而聲明所有業(yè)務(wù)從來(lái)沒(méi)有得到批準(zhǔn)，那就言過(guò)其實(shí)了。

五要避免使用指責(zé)性的語(yǔ)言。內(nèi)部審計(jì)報(bào)告應(yīng)該是促進(jìn)積極的變化，而不是進(jìn)行歸責(zé)。當(dāng)報(bào)告給人以中性的印象，而不是給人以有爭(zhēng)議的印象的時(shí)候，更有可能達(dá)成一致意見(jiàn)。目的是要找到問(wèn)題的根源，而不是列出犯錯(cuò)誤的那部分人的名字。針對(duì)審計(jì)建議，報(bào)告中明確了負(fù)責(zé)整改的那部分人員，這是巧妙的做法；如果說(shuō)成是某某人的錯(cuò)誤，那就讓人難以接受。

六要避免使用否定性的語(yǔ)言。諸如“被審計(jì)單位未能實(shí)施恰當(dāng)?shù)目刂啤边@樣的描述，不可避免地會(huì)惹怒被審計(jì)單位將來(lái)進(jìn)行整改的部門和人員。不用借助“沒(méi)有”或者“失敗”等詞語(yǔ)進(jìn)行責(zé)任歸咎，只要簡(jiǎn)單地?cái)⑹鰡?wèn)題，更有可能落實(shí)將來(lái)必須的整改措施；同時(shí)這也有助于保持與被審計(jì)單位的人際關(guān)系，畢竟我們以后還要對(duì)該單位進(jìn)行審計(jì)。

七要避免過(guò)度使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)。每個(gè)專業(yè)領(lǐng)域都有一定的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，把專業(yè)術(shù)語(yǔ)從內(nèi)部審計(jì)報(bào)告中剔除得越多，我們的信息就會(huì)越清晰。在審計(jì)報(bào)告中，如果使用諸如“業(yè)務(wù)控制”、“層次抽樣方法”這樣的術(shù)語(yǔ)，或者在審計(jì)報(bào)告中使用過(guò)多的會(huì)計(jì)語(yǔ)言，會(huì)讓閱讀審計(jì)報(bào)告的人感到無(wú)聊，難以繼續(xù)閱讀。

總之，內(nèi)部審計(jì)報(bào)告的編寫(xiě)是內(nèi)部審計(jì)工作的重要階段，在這一階段需要與被審計(jì)單位進(jìn)進(jìn)行更多地溝通和交流，也就更需要講究方法和策略。只有當(dāng)內(nèi)部審計(jì)人員掌握了報(bào)告編寫(xiě)過(guò)程的方法和策略，才能真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的目的。

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