劉書平

（內(nèi)蒙古自治區(qū)測繪院 內(nèi)蒙古呼和浩特 010000）

摘 要：財(cái)務(wù)檔案事實(shí)上是各個機(jī)關(guān)、企業(yè)及事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展最原始的記錄及最真實(shí)的反應(yīng)，它是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中最重要的史料依據(jù)，是單位最重要的檔案之一。現(xiàn)如今，我國注重經(jīng)濟(jì)發(fā)展總體方針的引導(dǎo)，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的記錄及發(fā)展中最真實(shí)地再現(xiàn)出財(cái)務(wù)檔案，財(cái)務(wù)檔案的管理工作顯然已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)活動及檔案管理最重要的組成部分之一。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)；檔案管理；問題；措施

一、企事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理內(nèi)容

1.財(cái)務(wù)檔案管理工作的基本內(nèi)容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計(jì)資金匯總憑證等。第二，財(cái)務(wù)報表。第三，會計(jì)賬目，包括資金流通情況、固定資產(chǎn)內(nèi)容等。第四，銀行存款對賬單以及會計(jì)檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財(cái)務(wù)電子檔案數(shù)據(jù)升級的相關(guān)數(shù)據(jù)存檔和備份文件。第七，財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù)記錄本。第八，相關(guān)設(shè)備設(shè)施。第九，審核后的會計(jì)檔案。第十，與企事業(yè)單位相關(guān)的財(cái)務(wù)管理資料和數(shù)據(jù)。

2.財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性。首先，財(cái)務(wù)檔案管理工作的有效開展能提升企事業(yè)單位對內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的掌握程度，不斷完善財(cái)務(wù)工作，并加強(qiáng)企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄科學(xué)性。其次，財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展更是有效解決經(jīng)濟(jì)行為造成的經(jīng)濟(jì)糾紛的主要依據(jù)，有利于促進(jìn)企事業(yè)單位在良好穩(wěn)定的環(huán)境下發(fā)展。最后，財(cái)務(wù)檔案管理工作的加強(qiáng)更是國家進(jìn)行經(jīng)濟(jì)政策決策的重要基礎(chǔ)數(shù)據(jù)參考依據(jù)。

二、現(xiàn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的問題

1財(cái)務(wù)檔案管理意識淡薄

財(cái)務(wù)檔案工作是保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)，承上啟下的一項(xiàng)重要工作，但在當(dāng)前各單位財(cái)務(wù)工作人手少、工作繁雜、檔案管理經(jīng)費(fèi)又較為緊張的形勢下，對財(cái)務(wù)檔案工作的重要性認(rèn)識不足、重視不夠，存在應(yīng)付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據(jù)為己有，在工作調(diào)動、崗位調(diào)整、離退休時一并帶走。

2財(cái)務(wù)檔案管理及銷毀不規(guī)范

有些單位在財(cái)務(wù)檔案管理過程中，不能按照相關(guān)的規(guī)定對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行銷毀。比如，一些單位在檔案庫房用房緊張時會提前銷毀一部分實(shí)際上沒有超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案。有的單位在財(cái)務(wù)檔案到期后，并沒有履行必須的手續(xù)，在沒有經(jīng)過財(cái)務(wù)人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財(cái)務(wù)檔案，不能保證及時銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫房，而且為日后的檔案保管、調(diào)整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財(cái)務(wù)檔案數(shù)量大，進(jìn)行鑒定需要花費(fèi)比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規(guī)定，有些領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任，造成沒人敢銷的局面。

3財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)偏低

現(xiàn)代化的許多工作都強(qiáng)調(diào)人和理念的結(jié)合，財(cái)務(wù)管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財(cái)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低，法律意識薄弱，對于現(xiàn)行的相關(guān)檔案法律法規(guī)和財(cái)務(wù)管理規(guī)定抱著無所謂的態(tài)度。同時，在管理工作的細(xì)則規(guī)定上也存在著法律不健全、執(zhí)行力度不夠等問題，這兩部分的結(jié)合造成了財(cái)務(wù)管理工作中普遍存在作假和失真的現(xiàn)象。

4財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度不高

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)的變革，也是經(jīng)濟(jì)、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理檔案的信息化程度來看，大部門事業(yè)單位只處于初步信息化水平，單純的配備計(jì)算機(jī)，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調(diào)整觀看效率。但相對高技術(shù)的數(shù)字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運(yùn)用在個別事業(yè)單位中，這不免有些遺憾。結(jié)合實(shí)際情況來看，全面信息化程度不僅僅需要時間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個長期的過程，需要采取合理的措施，并不斷完善。

5保管責(zé)任不明確

當(dāng)今，不少單位對于財(cái)務(wù)檔案的管理而言，存在管理檔案不明晰，其責(zé)任不明確，沒有對檔案部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行明確的管理，一定程度上出現(xiàn)了亂推亂放的現(xiàn)象。

6 整理工作缺乏系統(tǒng)性

會計(jì)檔案管理中具有一定的檔案憑證、報表及賬簿等等，這些基本的程序通常是統(tǒng)一的，并且對會計(jì)檔案發(fā)展而言，它作為一個較為完整的系統(tǒng)，在具體的實(shí)際個工作中，并沒有按照順序進(jìn)行整理成冊，而且存在編號混亂，造成使用的不方便。

三、財(cái)務(wù)檔案管理工作效率提升的主要措施

1強(qiáng)化檔案管理意識

要提高財(cái)務(wù)檔案管理水平，首先應(yīng)從意識上著手，必須要讓領(lǐng)導(dǎo)層意識到財(cái)務(wù)檔案管理對于整個企業(yè)或者單位的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)層深刻了解財(cái)務(wù)檔案對整個企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動和生產(chǎn)經(jīng)營的重要影響，提高檔案意識，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)檔案工作納入到財(cái)務(wù)管理工作的議事日程上。

從事財(cái)務(wù)檔案管理的人員也應(yīng)強(qiáng)化檔案管理意識，明白財(cái)務(wù)檔案不僅是對企業(yè)提供信息保障，還是對財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督檢查。不僅是維護(hù)正常經(jīng)濟(jì)、工作秩序的法定書證，也是儲備會計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)、智慧和教訓(xùn)的知識庫。

2斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度

財(cái)務(wù)檔案的鑒定銷毀是財(cái)務(wù)檔案管理中重要的一環(huán)，我們要遵照《財(cái)務(wù)檔案管理辦法》規(guī)定，制定符合自己實(shí)際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并在銷毀清冊上簽署責(zé)任人名稱等內(nèi)容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規(guī)范銷毀程序。

3高工作人員素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)問題應(yīng)該從多個方面下手，首先是從意識方面進(jìn)行端正，既要樹立起檔案管理的規(guī)范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業(yè)道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強(qiáng)對于相關(guān)工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴(yán)格要求自己，將規(guī)范和端正意識融合進(jìn)工作中去，形成良好的工作習(xí)慣。事業(yè)單位在充分調(diào)動員工的工作積極性的同時還要加強(qiáng)對于財(cái)務(wù)管理人員的整體工作流程培訓(xùn)，培養(yǎng)一批高精尖的財(cái)務(wù)管理人才隊(duì)伍，對于單位的整體發(fā)展有利無害。

4強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化處理

現(xiàn)當(dāng)代屬于信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息管理開始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案信息較多，數(shù)據(jù)較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)，將財(cái)務(wù)檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財(cái)務(wù)檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時間，節(jié)約人力資源。便于加快財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成專業(yè)化建設(shè)，形成資源共享，網(wǎng)絡(luò)之間相互傳遞，服務(wù)更加便捷化。

5設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)

財(cái)務(wù)檔案管理中在具備了相對專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人員后，及需要對財(cái)務(wù)檔案的管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善及設(shè)置，首先積極對管理責(zé)任制的發(fā)展進(jìn)行目標(biāo)推進(jìn)，如：可進(jìn)行考核，需要將財(cái)務(wù)檔案管理納入該部門工作人員的年度目標(biāo)考核，將財(cái)務(wù)檔案建設(shè)作為評比的必備條件，通過獎優(yōu)罰劣，來調(diào)動財(cái)務(wù)檔案管理人員做好高校財(cái)務(wù)檔案管理工作的積極性。設(shè)置專門的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)能夠使得管理比較完善，有據(jù)可循，有標(biāo)準(zhǔn)可參考，某種程度上能夠提高工作人員的工作積極性。

結(jié)語

信息化社會的不斷發(fā)展下，必須對財(cái)務(wù)檔案的管理進(jìn)行完善及加強(qiáng)，首先，可對管理手段進(jìn)行優(yōu)化，積極培養(yǎng)專業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理人才，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)檔案的管理水平。其次，利用好信息化的發(fā)展優(yōu)勢，更好地為財(cái)務(wù)檔案管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，03：96-97.

[2]尹玉瓊.財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化管理探討[J]. 東方企業(yè)文化， 2015（15）.