錢萍

（泰州市姜堰區(qū)梁徐衛(wèi)生院）

摘 要：隨著我國科技的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足社會發(fā)展的需求，將網(wǎng)絡(luò)信息化應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序化、準(zhǔn)確化，同時(shí)還可以推動單位各部門的工作。

關(guān)鍵詞：辦公室；弊端；管理對策建議；措施

時(shí)代的發(fā)展要求原有的辦公室檔案管理工作一定要進(jìn)行一下改變，傳統(tǒng)的東西要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展才可以長久的生存，這個(gè)時(shí)代是信息的時(shí)代，是網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)逐漸的出現(xiàn)在各個(gè)領(lǐng)域，針對原有的辦公室檔案管理模式的一些弊端，信息網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用已經(jīng)迫不及待，這樣才能使辦公室檔案工作更加完善。

一、辦公室檔案管理的弊端

進(jìn)行辦公室檔案管理的目的是使檔案更加完整，更加有秩序，這樣才能使利用者更加方便的工作，而檔案管理也才能達(dá)到本身的目的。但現(xiàn)在的檔案管理卻并不那么完善，以下幾個(gè)問題在辦公室檔案管理中就很常見：

（一）淡薄的管理意識和落后的管理方式

淡薄的管理意識主要是針對我國從事辦公室檔案管理的工作人員講的，這些工作人員中的很大一部分都是來自兼職人員，專業(yè)素質(zhì)低，導(dǎo)致工作效率以及工作水平也很低，對檔案管理工作的完善造成影響的同時(shí)，也就造成了管理方式越來越落后。時(shí)代在發(fā)展，為了辦公室檔案管理工作更好的進(jìn)行，有必要在這一領(lǐng)域進(jìn)行改革，既把現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到其中。

（二）專業(yè)水平有待提高的管理人員

首先，管理人員專業(yè)水平的低下以及專業(yè)知識的缺乏使管理人員及辦公室的檔案管理越來越不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提高管理人員的素質(zhì)成為了當(dāng)務(wù)之急。其次，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的要求，信息化時(shí)代要求辦公室的檔案管理這個(gè)領(lǐng)域也要實(shí)現(xiàn)信息化，這就在無形中對工作人員的素質(zhì)的要求也上升了一個(gè)臺階，而只有信息網(wǎng)絡(luò)化與具有專業(yè)素質(zhì)的工作人員結(jié)合起來，才能是檔案管理的效率進(jìn)一步提高，使我國的檔案管理工作更上一層樓。

（三）亟需強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)在辦公室檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展

首先，作為辦公室檔案管理人員，在基本要求的基礎(chǔ)之上還要能夠把各個(gè)時(shí)段以及各個(gè)種類的檔案進(jìn)行整理，管理人員如果繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，根本無法適應(yīng)辦公室檔案管理的發(fā)展。其次，目前在檔案管理工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)只是一個(gè)開始，有很多地方還不夠完善，導(dǎo)致目前還存在信息化檔案與紙質(zhì)的檔案并存的現(xiàn)象，這一點(diǎn)同樣有待于改善。再次，現(xiàn)階段的檔案管理模式不夠系統(tǒng)化，不夠?qū)I(yè)化，許多應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式只是在初步的階段，并未形成規(guī)模，因此會對檔案管理工作造成諸如保存不善之類的不便。

二、加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的對策建議

（一）科學(xué)化的檔案管理系統(tǒng)的建立

在現(xiàn)有的管理體系中，分別由兩個(gè)部門來進(jìn)行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進(jìn)行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來了許多不便。

（二）不斷提升檔案資料的收集能力

相關(guān)檔案文書資料的收集是進(jìn)行檔案科學(xué)化管理的首要基礎(chǔ)，所以要提升檔案的管理水平與質(zhì)量，就必須著眼于提升檔案資料的收集能力，其具體的提升對策表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，對檔案按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，其中格式必須保證統(tǒng)一規(guī)范，分類的層次清晰明朗；第二，規(guī)定相關(guān)的收發(fā)的具體程序；第三，對已經(jīng)收集到的資料進(jìn)行相對應(yīng)的編號，保證入庫資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對那些保存價(jià)值較大的公文、會議資料、圖表、音頻和照片應(yīng)在使用完畢后，進(jìn)行綜合整理歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一管理，以保證有價(jià)值資料的保存效率。

（三）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平

檔案處理工作是辦公室管理的一項(xiàng)基本工作，要建立一個(gè)完善的檔案管理體系，只是單純的依靠制度和規(guī)定的約束是不夠的，必須不斷的加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平，提高工作團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。在現(xiàn)實(shí)工作中，存在著部分工作人員并無相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)給人也未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理的相關(guān)知識并不熟知，使得工作人員的素質(zhì)與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個(gè)方面來提升工作人員的素質(zhì)：第一，要保證工作人員態(tài)度上的重視，使其認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵措施；第二，要不定期的舉行相關(guān)的培訓(xùn)，不斷的豐富工作人員的專業(yè)知識，可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識的學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代化的技術(shù)引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對檔案的安全性產(chǎn)生隱患。

三、提高辦公室檔案管理工作效率的措施

（一）建立完善的辦公室檔案管理制度

單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作的重要性，建立完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作有序性。檔案管理與文件管理是密切相聯(lián)系的，因此在管理過程中應(yīng)該將二者一起進(jìn)行管理。建立單獨(dú)的管理室，將檔案按照不同的時(shí)期和不同類別進(jìn)行存放，并注明標(biāo)簽以便日后查找。同時(shí)，要確保存放檔案的檔案室的安全性，對一些重要文件要進(jìn)行加密處理，單獨(dú)將它們存放在其他地方，在管理過程中，文件有保密級別，對于不同級別的保密文件要及時(shí)跟進(jìn)保密期限，對于失去保密性的文件要做好記錄并整理。同時(shí)，完善單位的檔案管理程序，應(yīng)該由兩個(gè)人進(jìn)行以便互相監(jiān)督，從而促進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識

由于單位對檔案管理意識淡薄，使得檔案管理工作進(jìn)步較小。因此，為了提高檔案管理工作效率，必須要加強(qiáng)單位對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。單位應(yīng)該不斷完善檔案管理制度，建立并完善檔案管理意識，強(qiáng)化檔案管理的崗位責(zé)任制，完善管理的規(guī)章制度，立足于檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，并結(jié)合管理的目標(biāo)，樹立正確的管理理念，使檔案管理工作取得較大進(jìn)步。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)水平

辦公室檔案管理人員并須立足于社會的發(fā)展與時(shí)代的需求，不斷增強(qiáng)檔案管理意識，開展培訓(xùn)工作，提高自身的檔案管理水平。管理人員要認(rèn)識到檔案管理的重要性、復(fù)雜性，提高自身對檔案管理工作的責(zé)任意識，通過專業(yè)培訓(xùn)掌握管理操作技能。

（四）強(qiáng)化檔案收集

檔案收集是辦公室工作中十分重要的一項(xiàng)工作。改進(jìn)檔案管理工作就需要先強(qiáng)化檔案的收集工作。如對檔案要按照不同的類別進(jìn)行分類、編排、整理、保管，然后對這些檔案文件進(jìn)行編碼、提料、提取主題詞等工作，最后進(jìn)行附件的處理，以便日后使用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對這些檔案信息進(jìn)行管理，并建立檢索體系，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上管理。

（五）運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)應(yīng)用于辦公室檔案管理工作中，使得管理工作更加有序、快速。電子信息化技術(shù)可以將單位內(nèi)部的資料進(jìn)行不同類別分類并管理，同時(shí)對各類檔案資料可以進(jìn)行補(bǔ)漏，提高了檔案管理工作效率，將單位的檔案管理工作進(jìn)行及時(shí)歸類整理，使得檢索更加快捷。信息化技術(shù)的管理方式改變了紙質(zhì)管理的低效率，使得辦公室檔案管理工作的編排、整理、管理更加準(zhǔn)確性、快捷化、有序性。

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