■甘可建 劉清海 吳淑金

1)中山大學(xué)腫瘤防治中心Chinese Journal of Cancer編輯部，廣東省廣州市東風(fēng)東路651號(hào) 5100602)《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》編輯部，廣東省廣州市中山二路74號(hào) 5100803)廣東省醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)交流中心《實(shí)用醫(yī)學(xué)雜志》編輯部，廣東省廣州市惠福西路 510180

由于參考文獻(xiàn)在科技論文中的重要作用，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)部門以及編輯出版行業(yè)學(xué)會(huì)越來越重視論文參考文獻(xiàn)的引用，作者也越來越重視參考文獻(xiàn)的書寫。參考文獻(xiàn)是論文的輔助部分，其著錄錯(cuò)誤一直被編者詬病。早在20世紀(jì)，楊樹桐等[1]就提到了參考文獻(xiàn)的著錄錯(cuò)誤問題，并將其分為項(xiàng)目不全、順序不符、姓名錯(cuò)誤、刊名錯(cuò)誤、符號(hào)錯(cuò)誤五種錯(cuò)誤。然而，20余年過去了，參考文獻(xiàn)的錯(cuò)誤仍然是編輯出版人員的研究熱點(diǎn)之一[2-4]。為了提高文后參考文獻(xiàn)的準(zhǔn)確性，結(jié)合現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，相應(yīng)的文獻(xiàn)管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。EndNote、NoteExpress、Reference Manager、ProCite等是目前使用較多的國(guó)外軟件[5-7]，而NoteExpress以及醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王等是應(yīng)用較多的國(guó)產(chǎn)軟件[6]。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在線的文獻(xiàn)管理軟件也逐漸普及。劉清海等[6]在2011年提出，可以利用EndNote軟件提高編輯的工作效率，并介紹了EndNote的使用方法。迄今為止，文獻(xiàn)[6]的下載次數(shù)已經(jīng)超過1000次，可見編輯出版同行非常重視利用現(xiàn)代技術(shù)提高工作效率，也重視提高參考文獻(xiàn)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。然而，作者來稿中文獻(xiàn)管理軟件使用率的研究鮮有文獻(xiàn)報(bào)道；編輯在利用文獻(xiàn)管理軟件時(shí)應(yīng)當(dāng)注意哪些方面，也鮮有論述。本文初步調(diào)查作者來稿中的文獻(xiàn)管理軟件使用情況，認(rèn)真分析使用文獻(xiàn)管理軟件后參考文獻(xiàn)的規(guī)范化程度與準(zhǔn)確率，總結(jié)編輯在利用文獻(xiàn)管理軟件時(shí)應(yīng)當(dāng)注意的問題。

1 調(diào)查對(duì)象與方法

按照方便取樣的原則，選取ChineseJournalofCancer最近8期刊登的50篇論文，《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》最近4期刊登的99篇論文以及《實(shí)用醫(yī)學(xué)雜志》最近2期刊登的95篇論文為研究樣本。逐篇打開論文的Word文檔，點(diǎn)擊文后參考文獻(xiàn)，觀察是否顯示為統(tǒng)一的灰底塊域，如是，則認(rèn)定該篇文章使用了文獻(xiàn)管理軟件，再點(diǎn)擊右鍵，選擇Edit Field，可知該篇論文使用的文獻(xiàn)管理軟件類別，例如EndNote顯示為ADDIN EN.REFLIST，而NoteExpress則顯示為ADDIN NE.Bib。統(tǒng)計(jì)使用的文獻(xiàn)管理軟件的種類及其數(shù)量，以便分類分析。利用EndNote X7和NoteExpress 3.2中山大學(xué)圖書館版，規(guī)范化使用EndNote和NoteExpress的論文的文后參考文獻(xiàn)格式，EndNote文獻(xiàn)模板按照《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》的要求設(shè)計(jì)[6]，NoteExpress直接從系統(tǒng)中提取《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》模板，人工逐篇核對(duì)規(guī)范化情況，分析匯總軟件輸出結(jié)果的錯(cuò)誤，統(tǒng)計(jì)2種軟件對(duì)中英文文獻(xiàn)規(guī)范不足或錯(cuò)誤的情況，提出相應(yīng)注意事項(xiàng)。統(tǒng)計(jì)分析采用SPSS 13.0軟件，以卡方檢驗(yàn)分析各組分布，檢驗(yàn)水平α=0.05。

2 結(jié)果與分析

244篇研究樣本都是包含參考文獻(xiàn)的已發(fā)表論文，其中使用文獻(xiàn)管理軟件的論文共74篇，占樣本總數(shù)的30.3%。上述三種雜志發(fā)表論文使用文獻(xiàn)管理軟件的比例分別為50.0%，35.4%，14.7%，使用的文獻(xiàn)管理軟件主要為EndNote和NoteExpress(表1)。將三種雜志按照使用與未使用文獻(xiàn)管理軟件進(jìn)行卡方檢驗(yàn)，皮爾森卡方值χ2=21.27，概率P<0.001，說明三種雜志發(fā)表論文中使用文獻(xiàn)管理軟件的比例不同。ChineseJournalofCancer的軟件使用率最高，為50.0%；其次為《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》，軟件使用率為35.4%；《實(shí)用醫(yī)學(xué)雜志》的軟件使用率僅為14.7%。在244篇調(diào)查論文中，使用EndNote的論文共43篇，占樣本總數(shù)的17.6%，占使用文獻(xiàn)管理軟件樣本總數(shù)的58.1%；使用NoteExpress的論文共25篇，占樣本總數(shù)的10.2%，占使用文獻(xiàn)管理軟件樣本總數(shù)的33.8%；而EndNote和NoteExpress的使用比例約為1.7…1，二者合計(jì)占使用文獻(xiàn)管理軟件樣本的91.9%，其他軟件6篇僅占8.1%。

本次調(diào)查所選取的三種刊物中，ChineseJournalofCancer為中山大學(xué)腫瘤防治中心主辦刊物，1982年創(chuàng)刊，2010年改為英文版，吸納國(guó)際編委，接收國(guó)際來稿，致力于科學(xué)引文索引(SCI)收錄；2014年被SCI正式收錄，同年與德國(guó)Springer出版公司合作，并由其旗下BioMed Central出版。ChineseJournalofCancer在稿約中建議作者盡量采用EndNote或Reference Manager作為參考文獻(xiàn)錄入與規(guī)范化軟件，提供了相應(yīng)的軟件下載鏈接與文獻(xiàn)著錄格式。選取ChineseJournalofCancer2015年的稿件進(jìn)行分析，使用文獻(xiàn)管理軟件的比例達(dá)到50%；分析近1年編輯處理的稿件(包括尚未刊登的稿件，不在本文分析之列)，使用EndNote軟件管理文獻(xiàn)的比例越來越高。文獻(xiàn)管理軟件使用比例較高的為英文軟件EndNote，占比38%，而中文軟件NoteExpress，占比僅為6%。究其原因，可能與稿約要求以及作者群體的屬性有關(guān)。ChineseJournalofCancer要求來稿為英文稿件，因此，作者的英語水平普遍較高；但是，因?yàn)樵摽艽笠徊糠肿髡呷匀皇侵袊?guó)人，由于母語習(xí)慣，仍然有6%的作者采用了中文版的軟件NoteExpress管理文獻(xiàn)。進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)分析顯示，ChineseJournalofCancer50篇論文中，11篇為國(guó)外來稿，其中4篇采用了文獻(xiàn)管理軟件，7篇未采用，與國(guó)內(nèi)的39篇中的21篇采用文獻(xiàn)管理軟件，18篇未采用文獻(xiàn)管理軟件的結(jié)果相比，χ2=1.049，P=0.306，尚不能認(rèn)為國(guó)內(nèi)外作者使用文獻(xiàn)管理軟件的比例有明顯不同。

本次調(diào)查所選取的另外兩種中文刊物《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》和《實(shí)用醫(yī)學(xué)雜志》，均為國(guó)內(nèi)精品科技期刊，都曾經(jīng)獲得“百種中國(guó)杰出學(xué)術(shù)期刊”稱號(hào)，但二者皆未在稿約時(shí)或在網(wǎng)站上的有關(guān)欄目提示作者采用文獻(xiàn)管理軟件，這也可能是兩種中文期刊文獻(xiàn)管理軟件使用率略低于調(diào)查中的英文刊物(χ2=11.518，P=0.001)的原因之一。從主管部門角度分析，《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》為國(guó)家級(jí)刊物，《實(shí)用醫(yī)學(xué)雜志》為地方級(jí)刊物。與英文期刊相比，中文期刊采用文獻(xiàn)管理軟件的比例較低，分別為35.4%和14.7%；而這兩種中文刊物相比，《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》軟件使用率略高(χ2=10.915，P=0.001)。雖然選取的兩種中文期刊皆為精品科技期刊，但《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》占據(jù)知名高校的優(yōu)勢(shì)，稿件作者中高校及其附屬醫(yī)院的作者比例較高，作者群體更接近知識(shí)更新點(diǎn)，接受新知識(shí)也更快，這可能是二者采用文獻(xiàn)管理軟件不同的原因之一。

3 軟件輸出結(jié)果分析

初步瀏覽以上74篇采用了文獻(xiàn)管理軟件的論文，除去6篇使用非EndNote或NoteExpress軟件的論文，其余論文不論其是否已經(jīng)參照投稿雜志的模板要求設(shè)計(jì)文獻(xiàn)模板，全部論文均以《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》為模板參數(shù)進(jìn)行規(guī)范化檢驗(yàn)，EndNote點(diǎn)擊Update Citations and Bibliography，NoteExpress點(diǎn)擊“格式化”，初步查看軟件的輸出效果。結(jié)果顯示，EndNote和NoteExpress兩種軟件的輸出效果都很理想，尤其是EndNote輸出的英文文獻(xiàn)，因?yàn)橄到y(tǒng)中并無《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》的模板，因此規(guī)范化前的樣式多樣，而經(jīng)規(guī)范化后，每一條參考文獻(xiàn)的作者數(shù)量、姓名的大小寫與縮寫、多于3名作者的“et al”處理以及題名后的“[J]”標(biāo)志、刊名的縮寫規(guī)范、年卷期等的具體信息與符號(hào)等信息都非常準(zhǔn)確。幾篇綜述稿件中參考文獻(xiàn)數(shù)量近百篇，其中多為英文文獻(xiàn)，原格式參照外文期刊Vancouver格式的居多，更新后，數(shù)秒就可以完成模板轉(zhuǎn)換，極大地提高了編輯的工作效率，使編輯加工參考文獻(xiàn)的工作不再枯燥無味。NoteExpress的輸出效果也較為理想，各方面基本都規(guī)范完全，但是NoteExpress為中文軟件，系統(tǒng)中有幾百種中文刊物的模板，基本以中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》(GB/T 7714-2005)為準(zhǔn)，因此，更新前的論文文獻(xiàn)已經(jīng)基本到達(dá)要求，導(dǎo)致更新工作主觀成效不明顯。

為摒除不同刊物作者來源的影響，統(tǒng)一選取《中山大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)科學(xué)版)》的論文，選取參考文獻(xiàn)數(shù)量較多的幾篇文獻(xiàn)，逐一按照各刊物的格式要求進(jìn)行人工核對(duì)，發(fā)現(xiàn)軟件輸出結(jié)果的不足之處，統(tǒng)計(jì)結(jié)果見表2。使用兩種軟件的論文的參考文獻(xiàn)數(shù)量中，英文文獻(xiàn)均遠(yuǎn)多于中文文獻(xiàn)，使用EndNote的論文的英文文獻(xiàn)與中文文獻(xiàn)的比例約為10…1， 使用NoteExpress的論文的英文文獻(xiàn)與中文文獻(xiàn)的比例也接近5…1，二者相比，使用EndNote軟件的論文的英文文獻(xiàn)的比率更高(χ2=13.347，P<0.001)。這可能說明，使用文獻(xiàn)管理軟件的論文作者英文水平更高，知識(shí)更新較快，與國(guó)際接軌意識(shí)更高。2種軟件對(duì)英文文獻(xiàn)輸出規(guī)范的結(jié)果略有不同，EndNote輸出的卷期頁(yè)碼缺漏偏多，而NoteExpress在題名和刊名輸出部分的不足略多。二者對(duì)中文文獻(xiàn)的輸出不足主要體現(xiàn)在責(zé)任者和卷期頁(yè)碼部分，而中文文獻(xiàn)的題名和刊名極少出現(xiàn)錯(cuò)誤，這可能是中文文獻(xiàn)的題名和刊名不存在大小寫和縮寫的緣故。

表2 軟件輸出參考文獻(xiàn)結(jié)果不足的信息統(tǒng)計(jì)

3.1 責(zé)任者錯(cuò)誤分析

英文文獻(xiàn)中有一篇文獻(xiàn)的第一作者為機(jī)構(gòu)，EndNote按照個(gè)人著者姓前名后的形式將最后一個(gè)單詞縮寫為單個(gè)字母，例如“Diabetic Retinopathy Clinical Research N, Wells J A, Glassman A R, et al”，其中“N”應(yīng)為“Network”；另有一篇NoteExpress未按要求縮寫。軟件對(duì)中文文獻(xiàn)的責(zé)任者部分錯(cuò)誤主要為EndNote無法區(qū)分中外文文獻(xiàn)，而將中文文獻(xiàn)中多于3名作者的“等”字依然輸出為“et al”；而NoteExpresss可以區(qū)分中英文文獻(xiàn)，分別輸出“等”或“et al”，但是輸出的中文文獻(xiàn)也存在其他錯(cuò)誤，如將著者姓名的中文和英文混排為“Zhiqiang 郭志強(qiáng) Guo，Zhengping 賈正平 Jia，Jun 馬駿 Ma，等”樣式。

3.2 題名錯(cuò)誤分析

兩種軟件輸出的英文文獻(xiàn)結(jié)果中，均發(fā)現(xiàn)少量文獻(xiàn)題名所有單詞首字母均大寫不當(dāng)，如“Antiangiogenic and Antineuroinflammatory Effects of Kallistatin Through Interactions With the Canonical Wnt Pathway”，查詢PubMed數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)現(xiàn)文章題名為除首個(gè)單詞、專有名詞以及縮寫外，所有單詞應(yīng)當(dāng)小寫，也發(fā)現(xiàn)有非英語的外文文獻(xiàn)題名保留了方括號(hào)，例如“[Becaplermin gel (Regranex gel)][J]”。中文文獻(xiàn)的題名不存在輸出問題，可能是因?yàn)橹形募炔淮嬖诖笮憜栴}，也不存在縮寫問題，原樣輸出即可。

3.3 刊名錯(cuò)誤分析

中文文獻(xiàn)刊名不存在輸出錯(cuò)誤的問題。而英文文獻(xiàn)主要問題為刊名縮寫，例如軟件輸出結(jié)果為“JournalofOphthalmology”，規(guī)范著錄格式應(yīng)為“JOphthalmol”。雖然《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》2005版或2015新版皆認(rèn)為刊名可為全稱,也可為縮寫，但是一個(gè)刊物應(yīng)當(dāng)保持前后應(yīng)一致，其他文獻(xiàn)輸出為縮寫，個(gè)別文獻(xiàn)輸出為全稱，即應(yīng)認(rèn)為不規(guī)范。

3.4 卷期頁(yè)碼錯(cuò)誤分析

EndNote的輸出結(jié)果中，主要問題為同時(shí)缺少卷期頁(yè)碼，例如輸出結(jié)果為“2016:ajprenal0008802016”，查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)其卷期頁(yè)碼為“2016,311(1):F186-194”。此外，多數(shù)英文文獻(xiàn)存在網(wǎng)絡(luò)出版優(yōu)先于紙質(zhì)出版的情況，論文作者可能當(dāng)時(shí)查詢到優(yōu)先出版的文獻(xiàn)，同時(shí)被軟件輸出為臨時(shí)編碼，而論文發(fā)表時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)更新，但是軟件未能檢測(cè)出其更新，依舊按照舊的內(nèi)容輸出。也有部分輸出結(jié)果僅有年份，而缺少卷期頁(yè)碼。EndNote對(duì)中文參考文獻(xiàn)的輸出錯(cuò)誤主要為缺少卷號(hào)，而期號(hào)和頁(yè)碼甚少缺漏。NoteExpress的缺漏與EndNote略有不同，輸出的英文文獻(xiàn)在卷期頁(yè)碼方面完全正確，但是輸出的中文文獻(xiàn)則發(fā)現(xiàn)很多缺少卷號(hào)的情況，例如“中國(guó)糖尿病雜志, 2014, (08): 2-42.”。筆者嘗試使用NoteExpress插入引文和規(guī)范參考文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)從中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫(kù)檢索到的文獻(xiàn)基本都沒有卷號(hào)，需要人工補(bǔ)錄，而從萬方數(shù)據(jù)庫(kù)查詢到的文獻(xiàn)則卷期號(hào)齊全。

3.5 其他錯(cuò)誤分析

其他問題極少，未在表2中統(tǒng)計(jì)。本次調(diào)查發(fā)現(xiàn)有1篇文獻(xiàn)發(fā)表于1908年，正文的引用為“關(guān)于腫瘤血管新生的研究可以追溯到100多年前，當(dāng)時(shí)的德國(guó)病理學(xué)家們發(fā)現(xiàn)腫瘤的發(fā)生發(fā)展往往伴隨著血管的增多”，其引文為“Goldmann E. The Growth of Malignant Disease in Man and the Lower Animals, with special reference to the Vascular System[J]. Proc R Soc Med, 1908, 1(Surg Sect): 1-13.”。因年代久遠(yuǎn)，筆者對(duì)其原文進(jìn)行復(fù)核，結(jié)果發(fā)現(xiàn)PubMed數(shù)據(jù)庫(kù)中著錄與引文文獻(xiàn)一致，但是下載PDF格式全文后，發(fā)現(xiàn)其出版年份要更早一年，引用文獻(xiàn)實(shí)際發(fā)表于1907年，見圖1。此類錯(cuò)誤為數(shù)據(jù)庫(kù)的錯(cuò)誤，難以發(fā)現(xiàn)。

圖1 數(shù)據(jù)庫(kù)PubMed的文獻(xiàn)發(fā)表年份(1908)與原文實(shí)際發(fā)表年份(1907)不一致的示例

4 文獻(xiàn)管理軟件使用討論

4.1 國(guó)內(nèi)醫(yī)學(xué)期刊論文作者使用文獻(xiàn)管理軟件的比例偏低

按照方便取樣的原則選取了三種雜志，雖然未能全面代表我國(guó)科技期刊的現(xiàn)狀，但是選取的雜志按照其自身特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)基本可以分別代表我國(guó)英文醫(yī)學(xué)期刊、知名高校醫(yī)學(xué)學(xué)報(bào)、地方性精品醫(yī)學(xué)期刊。這些雜志論文使用文獻(xiàn)管理軟件的情況略有不同，總體使用文獻(xiàn)管理軟件的比例為30.3%，其中英文醫(yī)學(xué)期刊較高，軟件使用率可達(dá)50%；知名高校醫(yī)學(xué)期刊次之，軟件使用率約為35.4%；地方性精品醫(yī)學(xué)期刊軟件使用率約為14.7%。由此可以推測(cè)，一般性地方期刊的軟件使用率可能更低。文獻(xiàn)管理軟件不僅具有規(guī)范參考文獻(xiàn)的功能，更重要的是，文獻(xiàn)管理軟件是基于聯(lián)機(jī)檢索的文獻(xiàn)，幫助科研工作者有效地建立和管理文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的題錄與全文，高效地利用文獻(xiàn)，例如標(biāo)記題錄優(yōu)先級(jí)，標(biāo)記全文的重要內(nèi)容，做閱讀筆記，并且可以與Word結(jié)合協(xié)助論文寫作(插入引文、規(guī)范文獻(xiàn)格式等)[8]。文獻(xiàn)管理軟件是科研寫作的重要助手。研究結(jié)果表明，國(guó)內(nèi)醫(yī)學(xué)期刊論文作者使用文獻(xiàn)管理軟件比例偏低。結(jié)合本研究的調(diào)查對(duì)象ChineseJournalofCancer，發(fā)現(xiàn)該刊在稿約中明確建議作者盡量采用所推薦的2種參考文獻(xiàn)管理軟件來規(guī)范來稿的參考文獻(xiàn)。調(diào)查結(jié)果也表明，該刊來稿使用參考文獻(xiàn)管理軟件的比例較高。因此，建議國(guó)內(nèi)期刊編輯部仿照此刊，在稿約時(shí)或在網(wǎng)站上增加相關(guān)條目，建議作者使用文獻(xiàn)管理軟件。

4.2 主流文獻(xiàn)管理軟件的使用情況

國(guó)外的主流文獻(xiàn)管理軟件為EndNote、Reference Manager等，國(guó)內(nèi)的主流軟件為NoteExpress與醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王等[5-7]，另外，晁陽等[9]和李玖蔚等[10]還介紹了國(guó)內(nèi)其他幾個(gè)免費(fèi)軟件，例如NoteFirst和基于CNKI的E-Study(原E-learning)。調(diào)查結(jié)果表明，EndNote和NoteExpress占據(jù)了絕大部分市場(chǎng)，所占比例約為91.9%，其他軟件所占比例僅為8.1%。王子熙[8]以主流的文獻(xiàn)管理軟件EndNote和NoteExpress為基礎(chǔ)，認(rèn)真分析了二者在聯(lián)機(jī)文獻(xiàn)檢索、文獻(xiàn)管理、文獻(xiàn)利用等細(xì)節(jié)方面的異同點(diǎn)，認(rèn)為軟件與科技信息工作的各個(gè)環(huán)節(jié)相契合，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T從繁瑣的文獻(xiàn)整理中解放出來，使其有更多精力投入于科技信息內(nèi)容的分析和研究。實(shí)際上，每個(gè)軟件都具備文獻(xiàn)管理軟件的基本功能，即聯(lián)機(jī)檢索文獻(xiàn)，管理文獻(xiàn)資料(如題名、摘要與全文)，閱讀助手(如標(biāo)注與筆記)，寫作助手(如插入引文與規(guī)范文獻(xiàn))等，用于科研寫作應(yīng)該足夠，只是部分特殊功能與人性化方面的差異，或者是聯(lián)機(jī)檢索功能與文獻(xiàn)去重功能等少許差異，如NoteFirst是國(guó)內(nèi)首款網(wǎng)絡(luò)版的文獻(xiàn)管理軟件，可以實(shí)現(xiàn)多臺(tái)電腦數(shù)據(jù)自動(dòng)同步，并且滿足SCI、工程索引(EI) 等收錄中文論文要求和雙語參考文獻(xiàn)的格式要求等[10]。然而，在EndNote和NoteExpress的優(yōu)先占有之下，其他軟件難以做強(qiáng)做大。

4.3 編輯使用文獻(xiàn)管理軟件的注意事項(xiàng)

對(duì)于期刊編輯而言，最理想的狀態(tài)當(dāng)然是只要作者使用到的文獻(xiàn)管理軟件編輯都會(huì)使用。然而，文獻(xiàn)管理軟件種類繁多，編輯不可能熟練掌握每個(gè)文獻(xiàn)管理軟件。但是，由上文調(diào)查結(jié)果可以看出，只要掌握了兩種主流軟件——EndNote和NoteExpress，那么90%以上的使用了文獻(xiàn)管理軟件的論文都可以輕松地按照刊物要求規(guī)范化。掌握兩種軟件比較容易做到。必須注意的是，盡管在正確設(shè)置或選擇正確刊物模板后，軟件輸出結(jié)果基本令人滿意，但是最終結(jié)果仍有不足之處，因此，編輯在加工時(shí)不能完全信任軟件輸出結(jié)果，最好輔以人工復(fù)核，特別是針對(duì)一些常見的容易出錯(cuò)的文獻(xiàn)著錄項(xiàng)目。依據(jù)上述分析，軟件輸出結(jié)果后，編輯至少還應(yīng)當(dāng)核查中文文獻(xiàn)的責(zé)任者和卷期頁(yè)碼部分；而英文文獻(xiàn)的責(zé)任者、題名、刊名、卷期頁(yè)碼部分都還可能存在問題，編輯必須再次詳細(xì)瀏覽，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并手動(dòng)改正問題；對(duì)于待修改的文獻(xiàn)，為防止軟件再次自動(dòng)格式化參考文獻(xiàn)，編輯應(yīng)當(dāng)預(yù)先關(guān)閉軟件的自動(dòng)更新功能，將待修改的文獻(xiàn)改為普通文本后再修改。在使用EndNote的論文中，可以先在Word文檔中使用EndNote格式化參考文獻(xiàn)，之后關(guān)閉EndNote自動(dòng)更新，將Instant Formatting調(diào)整為Off，將Convert Citations and Bibliography下拉點(diǎn)擊Convert to Plain text，從而將參考文獻(xiàn)域轉(zhuǎn)為普通文本，然后手動(dòng)改正。在使用NoteExpress的論文當(dāng)中，可以在Word選項(xiàng)卡NoteExpress中選擇“去除格式化”，在彈出菜單的“去除格式化”和“清除域代碼”中選擇“清除域代碼”，然后再手動(dòng)改正保存。

雖然做了大量的統(tǒng)計(jì)分析工作，得到了一些有益的結(jié)論，但是由于本研究采用了方便抽樣的原則，因此，代表性有所局限，只能認(rèn)為是國(guó)內(nèi)英文醫(yī)學(xué)期刊、國(guó)內(nèi)知名高校醫(yī)學(xué)學(xué)報(bào)、地方性精品醫(yī)學(xué)期刊的典型代表而非普通代表，所得到的論文使用文獻(xiàn)管理軟件的比例僅具有粗略代表意義而不能作為精確數(shù)字對(duì)待。另外，以點(diǎn)擊參考文獻(xiàn)部分是否出現(xiàn)灰底(即文獻(xiàn)域)為使用文獻(xiàn)管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)，排除了作者預(yù)先去除文獻(xiàn)域代碼的可能，即便極少有作者如此，仍然不能完全排除這種可能性，進(jìn)而可能導(dǎo)致本調(diào)查結(jié)果進(jìn)一步不精確。以上不精確性可能影響各軟件的使用率，但是結(jié)論方向應(yīng)當(dāng)一致，相互關(guān)系并不受影響，對(duì)軟件輸出結(jié)果的分析也不受影響。因此，本文所得的數(shù)據(jù)仍具有典型代表意義。

5 結(jié)論

通過調(diào)查統(tǒng)計(jì)國(guó)內(nèi)三種典型醫(yī)學(xué)期刊，分析調(diào)查結(jié)果，發(fā)現(xiàn)國(guó)內(nèi)醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)期刊使用文獻(xiàn)管理軟件的比例偏低，總體使用率約為30.3%，英文期刊較高，文獻(xiàn)管理軟件使用率可達(dá)50.0%，知名高校醫(yī)學(xué)學(xué)報(bào)次之，使用率約為35.4%，地方性精品醫(yī)學(xué)期刊使用率約為14.7%。建議國(guó)內(nèi)期刊在稿約時(shí)或在網(wǎng)站上增加有關(guān)條目，建議作者使用參考文獻(xiàn)管理軟件。在文獻(xiàn)管理軟件的使用選擇上，EndNote使用率約為58.1%，NoteExpress約為33.8%，二者合計(jì)約為91.9%。未發(fā)現(xiàn)國(guó)外學(xué)者有更高的文獻(xiàn)管理軟件使用率。在使用軟件的論文中，英文文獻(xiàn)使用率比例較高，使用EndNote處理的英文文獻(xiàn)與中文文獻(xiàn)的比例高達(dá)10…1，使用NoteExpress處理的英文文獻(xiàn)與中文文獻(xiàn)的比例為5…1。兩種文獻(xiàn)管理軟件輸出的結(jié)果都基本符合文獻(xiàn)著錄規(guī)范，但EndNote輸出結(jié)果的各個(gè)部分以及NoteExpress輸出結(jié)果的作者與卷期頁(yè)碼部分偶有瑕疵。編輯不能完全信任軟件的輸出結(jié)果，必須再次全面把關(guān)，如需改正，最好先關(guān)閉軟件的自動(dòng)更新功能，將文獻(xiàn)域轉(zhuǎn)換為普通文本后再行改正保存。

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作者貢獻(xiàn)聲明：

甘可建：構(gòu)思和設(shè)計(jì)研究，收集資料，撰寫和修改論文；

劉清海：設(shè)計(jì)研究，收集資料，撰寫和修改論文；

吳淑金：收集資料，修訂論文。