◎王君渠

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合研究

◎王君渠

近幾年來，隨著計算機的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我國的檔案信息管理事業(yè)日益發(fā)展壯大，其管理觀念與管理手段不斷革新，信息資源整合方法也越來越先進(jìn)。但與此同時，檔案信息資源整合中存在的問題也逐漸突顯出來，并嚴(yán)重影響了我國檔案信息的有效整合與科學(xué)管理。本文以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下我國檔案信息資源整合中存在的問題為出發(fā)點，分析了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合應(yīng)該遵循的基本準(zhǔn)則，指出了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的有效策略，以供相關(guān)檔案信息管理人員參考。

檔案信息資源整合 存在問題 準(zhǔn)則 科學(xué)策略

檔案信息資源優(yōu)化整合是進(jìn)行檔案信息開發(fā)，實現(xiàn)檔案信息有效利用的基礎(chǔ)。尤其是在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，各企事業(yè)單位的檔案信息管理工作都在朝著信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的方向發(fā)展。如何借助現(xiàn)代計算機技術(shù)和各種檔案管理軟件功能，科學(xué)有效地進(jìn)行檔案信息資源整合，更好地滿足單位實際發(fā)展和社會發(fā)展的需求，已成為眾多檔案管理人員共同關(guān)注的話題。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企事業(yè)單位檔案信息資源整合中存在的問題

第一，缺乏統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。企事業(yè)單位檔案信息資源整合狀況不佳，檔案信息化程度低，其最主要的原因就是目前還沒有制定較為正規(guī)統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。在計算機硬件配置、檔案管理軟件功能、信息存儲方式、信息處理程度、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)方式等方面都沒有統(tǒng)一硬性標(biāo)準(zhǔn)。從而導(dǎo)致檔案信息資源整合錯綜復(fù)雜，具有較大的盲目性與差異性，甚至出現(xiàn)“互聯(lián)互通”的現(xiàn)象。第二，對檔案信息資源的價值認(rèn)識不足。在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，企事業(yè)單位大力進(jìn)行檔案信息資源整合，開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于創(chuàng)建一個服務(wù)范圍寬廣、服務(wù)功能強大的信息資源整體體系，促進(jìn)信息化建設(shè)工作具有十分重要的積極作用。但是，因為受傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)普遍不重視檔案信息資源整合工作，不能為檔案信息資源整合工作的開展提供良好的外部環(huán)境。第三，檔案信息資源整合資金投入不足，檔案信息整合工作隊伍整體素質(zhì)不高。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，進(jìn)行檔案信息資源整合是一項長期繁瑣復(fù)雜的工作，需要相關(guān)的檔案信息資源整合機構(gòu)投入大量的資金，購買先進(jìn)的軟硬件設(shè)備。而許多檔案信息資源整合單位由于受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，普遍不重視檔案信息管理工作，所以也不會撥出大量的專項資金來支持檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)工作，加快檔案信息資源的有效整合。而且現(xiàn)階段，許多的檔案管理人員既不具有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識，也沒有掌握先進(jìn)的檔案信息資源數(shù)字化技能，其檔案處理能力、檔案業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力都不達(dá)標(biāo)，檔案信息資源整合人員的整體素質(zhì)不高。[1]

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合應(yīng)該遵循的基本準(zhǔn)則

（一）系統(tǒng)性原則

在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境下，檔案信息資源不斷進(jìn)行優(yōu)化整合，其首要遵循的基本原則就是系統(tǒng)性原則。因為檔案信息資源整合的主要目的就是將各種信息資源科學(xué)有序地輸入到各個計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，從而被人們按需共享，有效利用。計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是進(jìn)行檔案信息資源有效整合的基本前提，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源可分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩部分，只有系統(tǒng)性地對它們進(jìn)行收集整合，才能最大限度地豐富各類檔案信息資源。而且網(wǎng)絡(luò)時代的檔案信息數(shù)量繁多，來源不一，各式各樣。因此，檔案信息管理人員在信息資源整合過程中一定要從不同用戶的實際信息需求出發(fā)，科學(xué)地進(jìn)行相關(guān)檔案信息的收集、處理和加工，從而創(chuàng)造出與檔案信息資源整合相關(guān)的一系列開發(fā)性“檔案產(chǎn)品”，滿足不同檔案利用者的各類需求，提升檔案信息資源的有效利用率和經(jīng)濟效益，實現(xiàn)其增值功能。

（二）安全性原則

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源整合還必須充分考慮檔案信息的安全問題。相關(guān)的檔案信息資源整合單位必須應(yīng)用一定的網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)跟蹤檢測技術(shù)等科學(xué)有效地維護檔案信息管理系統(tǒng)的安全，防止檔案信息資源整合的成果被盜，引起一系列的經(jīng)濟損失和社會危害。[2]

（三）共享性原則

在以前的檔案信息化建設(shè)中，因為各個檔案管理單位的檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式方面存在著一定的差異性，所以，各個檔案管理單位之間很難進(jìn)行檔案信息共享。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源整合一定要創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)據(jù)庫格式，重視同區(qū)域、同系統(tǒng)以及同專業(yè)的檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)工作，使這些相同性質(zhì)的檔案管理部門彼此之間明確分工，互為利用、彼此補充，實現(xiàn)檔案信息資源的共享功能，共同推動整個檔案信息資源系統(tǒng)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下促進(jìn)檔案信息資源有效整合的科學(xué)策略

（一）科學(xué)配置各類檔案信息資源

我們對檔案信息資源優(yōu)化整合的目標(biāo)就是盡可能地開發(fā)和利用檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享。這是一項繁瑣復(fù)雜而又艱巨的任務(wù)，不是一朝一夕就能夠完成的。相關(guān)檔案信息資源整合機構(gòu)必須做好一個整體性的整合規(guī)劃，然后依據(jù)這個總的整合規(guī)劃，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，分階段、分目標(biāo)、分步驟地科學(xué)配置各類檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息整合任務(wù)。因為目前許多單位還沒有建立較為統(tǒng)一的檔案信息整合標(biāo)準(zhǔn)，所以相同性質(zhì)的檔案信息整合機構(gòu)一定要結(jié)合國家相關(guān)的通用標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建一個相對科學(xué)統(tǒng)一的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系。在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系下，有序地開展檔案信息資源整合工作。

（二）選擇適當(dāng)?shù)恼霞夹g(shù)和網(wǎng)絡(luò)途徑

檔案信息資源整合離不開先進(jìn)的信息資源整合技術(shù)和適當(dāng)?shù)木W(wǎng)絡(luò)途徑。檔案信息管理機構(gòu)在選擇整合技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)途徑時，一定要從多方面綜合考慮，相互比較，既要注重整合技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)途徑的實用性，又不能忽略其相應(yīng)的經(jīng)濟效益，所選擇的整合技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)途徑必須能夠很好地與事先創(chuàng)建的整合標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，只有這樣，才可以最大化地發(fā)揮檔案信息資源整合的作用，盡可能地開發(fā)利用檔案信息資源，實現(xiàn)其增值功能，獲取合理的經(jīng)濟效益。在當(dāng)今的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，開展檔案信息資源整合工作，還要注意開發(fā)它的資源共享功能，重視不同檔案管理系統(tǒng)之間的網(wǎng)絡(luò)合作，消除“信息孤島”現(xiàn)象，提高檔案資源的安全性，盡可能地實現(xiàn)其一體化運行，以減少檔案信息整合過程中人力、物力的浪費。[3]

（三）提高檔案整合工作人員的整體素質(zhì)

現(xiàn)階段，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，我國能承擔(dān)檔案信息資源整合工作的檔案人才不多。尤其是那些既清楚了解檔案業(yè)務(wù)知識，又熟練掌握計算機應(yīng)用技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高層次復(fù)合型檔案管理人才更是少之又少。所以，要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，開展檔案信息資源整合工作，就必須提高檔案整合工作人員的整體素質(zhì)，同時培養(yǎng)大量高層次的復(fù)合型檔案管理人才。這類高層次復(fù)合型檔案管理人才既要精通系統(tǒng)性的檔案管理理論知識，又能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展具體的檔案信息資源整合工作，熟練應(yīng)用計算機技術(shù)和各種現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，而且還要具備一定的網(wǎng)絡(luò)安全維護能力、檔案管理軟件開發(fā)能力。

四、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息資源整合面臨著新的挑戰(zhàn)，目前我國在檔案信息資源整合中存在的問題還比較多。為此，相關(guān)的檔案信息整合機構(gòu)必須從單位的檔案管理具體情況和單位發(fā)展的實際需要出發(fā)，以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的基本準(zhǔn)則為依據(jù)，采取科學(xué)的整合方法，盡快突破檔案信息資源整合的瓶頸，加快單位檔案信息的共享和有效利用。

[1]王志文.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合研究[J].卷宗，2016（06）.

[2]楊雅茹.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2013（18）.

[3]武艷.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合研究[J].青春歲月，2015（12）.

（責(zé)任編輯 劉月嬌）

王君渠，女，本科，臨沂職業(yè)學(xué)院，講師，研究方向：檔案管理）