張正霞，谷利國(guó)，何申紅，劉敏娟，和 煒

(1.山西省地震局，山西 太原 030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國(guó)家野外科學(xué)觀測(cè)研究站，山西 太原 030025)

·工作論壇·

山西地震檔案虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)的研究

張正霞1，2，谷利國(guó)1，2，何申紅1，2，劉敏娟1，2，和 煒1，2

(1.山西省地震局，山西 太原 030021；2.太原大陸裂谷動(dòng)力學(xué)國(guó)家野外科學(xué)觀測(cè)研究站，山西 太原 030025)

文章針對(duì)目前山西省地震局綜合檔案室純?nèi)斯し绞焦芾韼?lái)的效率低下、容易出錯(cuò)等問(wèn)題，提出了建設(shè)地震檔案虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)。在對(duì)山西地震檔案庫(kù)房進(jìn)行系統(tǒng)分析后，以山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)程序接口為基礎(chǔ)，重點(diǎn)闡述該系統(tǒng)的功能特點(diǎn)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法及RFID等輔助技術(shù)對(duì)檔案管理的作用，并以二維圖表的方式展示虛擬庫(kù)房的真實(shí)場(chǎng)景。

地震檔案；虛擬庫(kù)房；虛擬管理

0 引言

近年來(lái)，隨著山西防震減災(zāi)事業(yè)的深入發(fā)展，檔案的利用率大幅上升。檔案庫(kù)房作為保存檔案的重要場(chǎng)所，其管理質(zhì)量與效率直接關(guān)系到檔案能否被安全、有效的保護(hù)及最大限度地延長(zhǎng)壽命。山西地震檔案特有的原始記錄性和唯一性使其需要被永久保存。文章針對(duì)上述問(wèn)題，提出建設(shè)地震檔案虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)的思路，重點(diǎn)闡述該系統(tǒng)的功能特點(diǎn)、技術(shù)實(shí)現(xiàn)方法及RFID等輔助技術(shù)對(duì)檔案管理的作用。

1 地震檔案庫(kù)房分析

綜合檔案室總面積150 m2，其中檔案庫(kù)房占地面積130 m2，主要保管山西省地震局建局以來(lái)形成的防震減災(zāi)管理、地震科學(xué)研究、監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)、震害防御、地震應(yīng)急救援等工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。目前，庫(kù)房配有手搖式密集架、五節(jié)柜、防磁柜、消毒機(jī)、除濕機(jī)。

1.1 檔案庫(kù)房功能劃分

地震檔案庫(kù)房共分紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案和聲像檔案4個(gè)庫(kù)區(qū)。其中，紙質(zhì)檔案庫(kù)區(qū)所藏檔案包括：文書、科技、項(xiàng)目、會(huì)計(jì)檔案；電子檔案庫(kù)區(qū)所藏主要是地震監(jiān)測(cè)信息中心的測(cè)震臺(tái)網(wǎng)波形光盤；實(shí)物檔案庫(kù)區(qū)包括獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗、印章；聲像檔案庫(kù)區(qū)主要存放錄音帶、錄像帶、照片、磁帶。主密集架從東到西依次排有26列，分別是文書檔案、檔案編研材料、科技檔案、項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、光盤檔案。主密架對(duì)面為實(shí)物檔案存儲(chǔ)柜架，庫(kù)房東南面為聲像檔案防磁柜(見(jiàn)圖1)。

圖1 綜合檔案室?guī)旆拷Y(jié)構(gòu)圖Fig.1 The structure drawing of comprehensive archives warehouse

1.2 庫(kù)藏檔案的管理變革

文書、科技檔案主要涉及防震減災(zāi)管理和地震科研工作，在實(shí)體檔案中所占比例較大，檔案庫(kù)房虛擬化管理中可作為重點(diǎn)區(qū)域。2000年之后，文書檔案使用“件”為單位替換之前的案卷編號(hào)管理，科技檔案在2009年之后更新為大流水號(hào)管理，均與之前的管理方式不同，給檔案的借閱查找?guī)?lái)諸多不便。為避免上述因素帶來(lái)的困擾，在此次虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)中對(duì)文書、科技檔案重新進(jìn)行排號(hào)，均以時(shí)間先后為基準(zhǔn)，統(tǒng)一編制大流水號(hào)。聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案和實(shí)物檔案也均可采用此法。將標(biāo)準(zhǔn)條形碼貼于每份檔案的左上角，用離線掃描槍進(jìn)行計(jì)數(shù)后，自動(dòng)錄入山西地震檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。

1.3 地震檔案數(shù)據(jù)庫(kù)架構(gòu)

目前，綜合檔案室有服務(wù)器1臺(tái)，計(jì)算機(jī)4臺(tái)，在對(duì)庫(kù)房各區(qū)域檔案開展收集、整理、歸檔后，進(jìn)行授權(quán)，檔案管理人員可通過(guò)C/S、B/S端來(lái)調(diào)閱所需檔案，并建立地震檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，作為山西地震綜合管理軟件的后臺(tái)運(yùn)行支撐(見(jiàn)圖2)。

圖2 綜合檔案室網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱DFig.2 The network topology map of comprehensive archives warehouse

2 系統(tǒng)概況

虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)結(jié)合地震工作原始數(shù)據(jù)檔案的特點(diǎn)，充分利用山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)，通過(guò)集成裝置連接與檔案實(shí)體有關(guān)的設(shè)備，使反饋的數(shù)據(jù)信息以虛擬形式在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中呈現(xiàn)。該系統(tǒng)通過(guò)構(gòu)建圖形化虛擬庫(kù)房、規(guī)劃庫(kù)房空間管理、檔案出入庫(kù)管理、庫(kù)房日常管理等功能，模擬綜合檔案室實(shí)體庫(kù)房的管理操作方式，展現(xiàn)綜合檔案室實(shí)體庫(kù)房結(jié)構(gòu)和存檔信息，方便檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理、借閱及查找，不僅規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理人員的效率，還有效減少檔案丟失、泄密的風(fēng)險(xiǎn)。整個(gè)系統(tǒng)以二維庫(kù)房及庫(kù)房平面形式查看，操作簡(jiǎn)便、功能強(qiáng)大，一站式實(shí)現(xiàn)檔案從上架、下架、移架和調(diào)出庫(kù)房的全線跟蹤。同時(shí)還應(yīng)用RFID、條形碼技術(shù)、離線掃描槍和門禁系統(tǒng)等輔助設(shè)備來(lái)配合虛擬系統(tǒng)進(jìn)行檔案的管理，確保形成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的檔案管理習(xí)慣(見(jiàn)圖3)。

2.1 虛擬數(shù)據(jù)采集

山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)程序接口通過(guò)與密集架的連接，把整理好的檔案案卷，根據(jù)地震檔案分類表按一定順序存入或取下密集架柜，將檔案信息存放至二維虛擬庫(kù)房，建立與電子檔案的關(guān)聯(lián)，與實(shí)體庫(kù)房信息保持一致，便于直觀地查找檔案資料在庫(kù)柜上的位置。

圖3 虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)整體架構(gòu)圖Fig.3 The overall frame diagram of virtual warehouse management system

2.2 計(jì)算機(jī)面板顯示

將實(shí)體檔案上下架產(chǎn)生的虛擬數(shù)據(jù)通過(guò)系統(tǒng)計(jì)算機(jī)面板系統(tǒng)實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)顯示，并隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，方便綜合檔案室人員隨時(shí)調(diào)用。

2.3 檔案查詢

檔案室工作人員接到檔案查閱請(qǐng)求后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)面板查看檔案存在狀況，若未被借出，可及時(shí)提供給借閱者。查詢功能主要針對(duì)檔案人員使用，通過(guò)操作點(diǎn)擊虛擬架柜，查看所需檔案。

2.4 統(tǒng)計(jì)計(jì)算

利用面板功能，分類按密集架檔案位置源分析每列檔案的使用數(shù)量，形成數(shù)據(jù)列和每類檔案的數(shù)據(jù)總和。通過(guò)該功能可與檔案借閱登記簿進(jìn)行對(duì)比，統(tǒng)計(jì)出借閱檔案和已歸還檔案數(shù)量的實(shí)際情況。

2.5 輔助功能

虛擬庫(kù)房還包括庫(kù)房柜架平面圖打印、查看檔案盒內(nèi)檔案信息、庫(kù)架未來(lái)容量、檔案盒容量顯示等輔助功能，使虛擬庫(kù)房更貼近實(shí)際檔案庫(kù)房的管理操作情況。

3 系統(tǒng)特點(diǎn)

(1) 檔案存放位置二維坐標(biāo)化，實(shí)現(xiàn)檔案的精確空間定位；(2) 虛擬顯示與實(shí)景照片相結(jié)合，全面展示地震檔案的分布情況；(3) 集成統(tǒng)計(jì)分析面板，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房成分、利用趨勢(shì)分析管理；(4) 基于實(shí)體檔案上下架移動(dòng)，產(chǎn)出虛擬數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新；(5) 自動(dòng)記錄溫濕度儀采集的數(shù)據(jù)；(6) 庫(kù)房剩余空間預(yù)覽和存放位置智能規(guī)劃。

4 技術(shù)實(shí)現(xiàn)

實(shí)現(xiàn)地震檔案虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)在技術(shù)角度上包括基礎(chǔ)設(shè)備模塊設(shè)計(jì)、庫(kù)房虛擬管理、輔助技術(shù)應(yīng)用和庫(kù)房全景展示。

4.1 基礎(chǔ)設(shè)備模塊設(shè)計(jì)

虛擬系統(tǒng)以庫(kù)房的基本設(shè)備為基礎(chǔ)開展檔案管理，庫(kù)房中的基礎(chǔ)設(shè)備成為系統(tǒng)建立的先決條件。基礎(chǔ)設(shè)備包括：溫濕度儀集成裝置、密集架集成裝置和防盜報(bào)警系統(tǒng)。為充分利用現(xiàn)有的山西地震檔案綜合管理系統(tǒng)，可通過(guò)集成硬件設(shè)備的應(yīng)用程序接口連接到密集架裝置，收集檔案的參數(shù)信息。

溫濕度儀集成裝置能監(jiān)測(cè)實(shí)體檔案庫(kù)房的溫度和濕度，顯示其動(dòng)態(tài)變化曲線，隨時(shí)對(duì)庫(kù)房進(jìn)行去濕、加濕和溫度的調(diào)整(見(jiàn)圖4)；密集架集成裝置分別連接26列密集架，可查看庫(kù)房每列密集架的當(dāng)前應(yīng)用狀態(tài)，控制密集架的打開和關(guān)閉；防盜報(bào)警系統(tǒng)提供視頻監(jiān)控系統(tǒng)集成功能，對(duì)庫(kù)房關(guān)鍵區(qū)域的智能攝像頭進(jìn)行視頻分析和監(jiān)測(cè)。同時(shí)，虛擬系統(tǒng)還提供分析、維護(hù)、預(yù)警等功能，可在數(shù)據(jù)超出設(shè)定界線時(shí)予以報(bào)警。

圖4 庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)及設(shè)備控制功能界面示意圖Fig.4 The warehouse temperature and humidity data and device control function schematic diagram

4.2 庫(kù)房虛擬管理

系統(tǒng)通過(guò)檔案出入庫(kù)管理實(shí)時(shí)監(jiān)控地震檔案的實(shí)有數(shù)量，為檔案的服務(wù)利用提供便利。根據(jù)日常檔案的實(shí)際應(yīng)用，文書、科技檔案中有關(guān)防震減災(zāi)管理、地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)、震害防御、應(yīng)急救援和電子檔案中的測(cè)震臺(tái)網(wǎng)波形光盤調(diào)閱使用較多，與密集架接口的此類數(shù)據(jù)可作為出入庫(kù)重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。

(1) 檔案出入庫(kù)管理。

檔案入庫(kù)裝置會(huì)對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄，檔案管理人員將整理后的檔案放上實(shí)體密集架后，即產(chǎn)生虛擬入庫(kù)數(shù)據(jù)，表示與實(shí)體檔案對(duì)應(yīng)的虛擬檔案進(jìn)入虛擬庫(kù)房并放上虛擬密集架。當(dāng)實(shí)體檔案出庫(kù)時(shí)，庫(kù)房管理人員從庫(kù)房中調(diào)出相應(yīng)的檔案，掃描檔案袋上的條碼，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)出出庫(kù)記錄，用戶確認(rèn)后執(zhí)行出庫(kù)操作，將記錄狀態(tài)置為“轉(zhuǎn)出”。如實(shí)體檔案需要在密集架間進(jìn)行移動(dòng)或上下調(diào)整柜架，檔案移庫(kù)裝置會(huì)對(duì)實(shí)體檔案在實(shí)體密集架間的移動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。根據(jù)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，檔案出入庫(kù)裝置將設(shè)計(jì)成開放接口，便于與檔案實(shí)體條形碼掃描管理系統(tǒng)對(duì)接，方便用戶利用條碼實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。

(2) 常規(guī)數(shù)據(jù)處理。

常規(guī)數(shù)據(jù)管理負(fù)責(zé)處理并維護(hù)實(shí)體庫(kù)房的日常數(shù)據(jù)，利用庫(kù)房數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)裝置、常規(guī)數(shù)據(jù)檢查裝置和庫(kù)房數(shù)據(jù)盤點(diǎn)裝置進(jìn)行管理。統(tǒng)計(jì)庫(kù)房所藏檔案的利用情況、檔案成分及庫(kù)藏變化趨勢(shì)(見(jiàn)圖5)，確保庫(kù)藏?cái)?shù)量的準(zhǔn)確性。

圖5 地震檔案分類分析統(tǒng)計(jì)圖Fig.5 The statistical graph of earthquake archives compositional analysis

庫(kù)房數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)裝置對(duì)實(shí)體庫(kù)房中檔案的保存情況及其設(shè)備的使用率、容積率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；常規(guī)數(shù)據(jù)檢查裝置記錄并維護(hù)實(shí)體庫(kù)房的日常檢查數(shù)據(jù)，檔案人員每日在該裝置上登記當(dāng)日的工作內(nèi)容及情況，提供檔案實(shí)體庫(kù)房日常管理維護(hù)的工作日志記錄；庫(kù)房數(shù)據(jù)盤點(diǎn)裝置對(duì)實(shí)體庫(kù)房中密集架上的實(shí)體檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，并對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)。

4.3 輔助技術(shù)的應(yīng)用

(1) RFID。RFID是英文“Radio Frequency Identification”的縮寫，意為(無(wú)線)射頻識(shí)別，是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。最簡(jiǎn)單的RFID系統(tǒng)由標(biāo)簽、解讀器和天線三部分組成，在實(shí)際應(yīng)用中還需要與地震檔案虛擬系統(tǒng)聯(lián)合使用。當(dāng)實(shí)體檔案標(biāo)簽進(jìn)入磁場(chǎng)后，接收到解讀器發(fā)出的射頻信號(hào)，憑借感應(yīng)電流獲得的能量發(fā)送存儲(chǔ)在芯片中的產(chǎn)品信息(無(wú)源標(biāo)簽或被動(dòng)標(biāo)簽)，或主動(dòng)發(fā)送某一頻率的信號(hào)(有源標(biāo)簽或主動(dòng)標(biāo)簽)，解讀器讀取信息并解碼，送至中央信息系統(tǒng)進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)的處理?；谠摷夹g(shù)可進(jìn)行檔案出入庫(kù)、庫(kù)房數(shù)據(jù)盤點(diǎn)和檔案去向追蹤。

通過(guò)RFID技術(shù)將實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)區(qū)建立全覆蓋式的檔案流轉(zhuǎn)監(jiān)控功能，對(duì)檔案搬運(yùn)過(guò)程及庫(kù)房出庫(kù)調(diào)閱進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)控，顯示檔案?jìng)鬏斶^(guò)程中的全部信息及在檔案室平面圖上反映檔案?jìng)鬏斳壽E(見(jiàn)圖6)。

圖6 實(shí)體檔案移動(dòng)軌跡圖Fig.6 The real archives' motion trail

(2) 門禁系統(tǒng)。該系統(tǒng)是基于RFID射頻識(shí)別技術(shù)的檔案進(jìn)出管理系統(tǒng)，能在10 m左右的范圍內(nèi)探測(cè)并讀取標(biāo)簽信息。檔案的進(jìn)出，不需人工干預(yù)，系統(tǒng)自動(dòng)完成現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)采集、比較和登記等工作。在26列密集架的過(guò)道內(nèi)，實(shí)時(shí)全自動(dòng)監(jiān)控并記錄檔案出入的信息，對(duì)非法出入和未及時(shí)歸還的檔案進(jìn)行報(bào)警(見(jiàn)圖7)。

圖7 門禁基礎(chǔ)設(shè)備圖Fig.7 The entrance guard foundational device

(3) 條形碼技術(shù)、離線掃描槍的應(yīng)用。檔案管理?xiàng)l碼應(yīng)用系統(tǒng)基于條碼技術(shù)、RFID(無(wú)線射頻自動(dòng)識(shí)別)技術(shù)的管理思想，能有效地對(duì)檔案流程和空間進(jìn)行自動(dòng)化管理。條碼技術(shù)與信息處理技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行數(shù)據(jù)采集記錄并跟蹤檔案的情況，可對(duì)檔案的操作進(jìn)行全面的控制和管理，提高檔案管理能力(見(jiàn)圖8)。將條形碼利用掃描槍技術(shù)把每份檔案的信息輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息的管理和使用。

圖8 條形碼核心功能圖Fig.8 The core functional diagram of bar code

4.4 虛擬全景展示

綜合檔案室日常管理檔案數(shù)量已達(dá)幾萬(wàn)卷以上，檔案管理人員根據(jù)檔案的五大分類分別錄入每份檔案所屬的檔號(hào)、案卷題名、責(zé)任者等關(guān)鍵詞條，形成地震檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)提取詞條信息，制作每盒檔案的文件份數(shù)及存儲(chǔ)位置標(biāo)簽，貼于每盒檔案的正上方，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將上述信息傳至服務(wù)器，由專門的管理軟件處理后形成數(shù)據(jù)庫(kù)，并生成與實(shí)體檔案對(duì)應(yīng)的虛擬檔案信息位置源。虛擬庫(kù)房具有與實(shí)體庫(kù)房對(duì)應(yīng)的空間接口，結(jié)合全景虛擬技術(shù)，可觀察庫(kù)內(nèi)效果，真實(shí)反映庫(kù)房情況及檔案實(shí)體存放位置，實(shí)現(xiàn)綜合檔案室實(shí)體庫(kù)房標(biāo)簽二維虛擬仿真及場(chǎng)景動(dòng)態(tài)顯示(見(jiàn)圖9)。

5 存在問(wèn)題及建議

地震檔案虛擬庫(kù)房建設(shè)需要山西地震檔案與數(shù)字化工作的相互配合，并在技術(shù)層面上不斷升級(jí)創(chuàng)新，滿足檔案庫(kù)房管理的一些前沿工作。實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+山西地震檔案”，使防震減災(zāi)工作與“數(shù)字化檔案室”更好地結(jié)合，適應(yīng)防震減災(zāi)工作更深層次的發(fā)展需求。但檔案管理人員目前仍習(xí)慣于人工方式的庫(kù)房管理，對(duì)計(jì)算機(jī)模式管理還不適應(yīng)，因此，檔案管理人員在完成日常檔案管理業(yè)務(wù)之外，還需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，加強(qiáng)檔案庫(kù)房的計(jì)算機(jī)技術(shù)業(yè)務(wù)處理實(shí)踐，為實(shí)現(xiàn)山西地震檔案虛擬庫(kù)房管理系統(tǒng)的運(yùn)用打下基礎(chǔ)。

Research on Management System of Shanxi Earthquake Archives Virtual Warehouse

ZHANG Zheng-xia1,2, GU Li-guo1,2, HE Shen-hong1,2, LIU Min-juan1,2, HE Wei1,2

(1.Earthquake Administration of Shanxi Province, Taiyuan, Shanxi 030021, China;2.State Key Observatory of Shanxi Rift System, Taiyuan, Shanxi 030025, China)

Due to the low efficiency and error-prone of the pure manual management of the comprehensive archives office of the Earthquake Administration of Shanxi Province, this paper puts forward the construction of the archives virtual warehouse management system. After the systematic analysis of Shanxi earthquake archives warehouse, based on the program interface of Shanxi earthquake archives comprehensive management system, the function characteristics, technical realization method and auxiliary technology such as RFID are described in detail. Besides, the real scene of virtual warehouse is shown in the form of a two-dimensional chart.

earthquake archives; Virtual warehouse; Virtual management

圖9 庫(kù)房實(shí)體與檔案虛擬對(duì)比圖Fig.9 The comparison of the real and virtual warehouse

1000-6265(2017)01-0044-05

2016-09-20

山西省地震局科研項(xiàng)目(SBK-1615)。

張正霞(1975— )，女，山西省五臺(tái)縣人。2000年畢業(yè)于中共中央黨校省直分校，館員。

P315-39

A