孟憲宇++潘魯萍++葛玉

摘 要：郵件合并是Word的重要功能，因廣泛應(yīng)用于批量郵件編寫而得名。在Word中使用“郵件合并”功能時(shí)，常常發(fā)現(xiàn)數(shù)值型源數(shù)據(jù)調(diào)取后會(huì)產(chǎn)生多位小數(shù)，導(dǎo)致文本不夠規(guī)范、美觀，而且常規(guī)的操作方法往往無法奏效。本文結(jié)合一個(gè)制作工資條的任務(wù)實(shí)例詳細(xì)介紹了在“郵件合并”中控制小數(shù)位數(shù)的三個(gè)方法——更改源數(shù)據(jù)類型、添加輔助數(shù)據(jù)、更改域代碼；并對(duì)每個(gè)方法的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行了比較說明，方便讀者選擇使用。

關(guān)鍵詞：Word 郵件合并 探究

中圖分類號(hào)：TP316 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2016）11（a）-0000-00

作者簡介：孟憲宇（1987-），男，河北保定人，漢族，本科，助教。研究方向：計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)站開發(fā)。

Word的郵件合并功能，可以允許用戶調(diào)用外部數(shù)據(jù)批量制作大量文檔，在工資條、成績單、通訊錄等模塊化文檔的制作任務(wù)中廣泛應(yīng)用，十分方便。但用郵件合并功能調(diào)用的外部數(shù)據(jù)有時(shí)會(huì)出現(xiàn)多位小數(shù)問題，令用戶十分苦惱。下面以Word2010為例，結(jié)合士兵工資條制作任務(wù)，介紹幾種解決方法。

打開Word2010，建立工資條模板，按照“郵件合并”的步驟鏈接到Excel工資數(shù)據(jù)表（如圖1）。

利用“插入合并域”功能建立模板與數(shù)據(jù)源的對(duì)應(yīng)關(guān)系，預(yù)覽結(jié)果可以看到部分?jǐn)?shù)據(jù)出現(xiàn)了多位小數(shù)問題（如圖2）。

出現(xiàn)這個(gè)問題是由于Word在調(diào)用外部數(shù)據(jù)時(shí)，源數(shù)據(jù)的有效數(shù)字位數(shù)進(jìn)行了轉(zhuǎn)換，多位數(shù)小數(shù)代表的是數(shù)據(jù)精度。針對(duì)這個(gè)問題有多種解決方法，這里筆者列出三種方法供讀者參考。方法一：更改源數(shù)據(jù)類型

在Excel中右鍵單擊Excel數(shù)據(jù)區(qū)，選擇“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中將分類欄改為“文本”即可（如圖3）。此方法優(yōu)點(diǎn)是簡單易行；缺點(diǎn)是改為“文本”的單元格無法再次進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算，對(duì)源數(shù)據(jù)影響較大。因此建議此法在最后合并之前更改，完成“郵件合并”后將數(shù)據(jù)格式復(fù)原。

方法二：添加輔助數(shù)據(jù)

在Excel中將所需調(diào)用的數(shù)值用公式轉(zhuǎn)換為文本作為輔助數(shù)據(jù)供郵件合并使用，在Word中進(jìn)行郵件合并后就會(huì)按所設(shè)置的小數(shù)位數(shù)顯示。例如“實(shí)發(fā)工資”要顯示兩位小數(shù)，數(shù)值在R2：R9區(qū)域中，將“郵件合并”所需的數(shù)值放到S2：S9區(qū)域，在S2單元格中輸入公式：“=TEXT（R2， "0.00"）”。將公式擴(kuò)展到S2：S9區(qū)域，然后用擴(kuò)展后的數(shù)據(jù)進(jìn)行郵件合并（如圖4）。此方法優(yōu)點(diǎn)是不影響源數(shù)據(jù)的計(jì)算功能，對(duì)源數(shù)據(jù)影響較??；缺點(diǎn)是數(shù)據(jù)表格不夠簡潔、美觀。

方法三：更改域代碼

打開已進(jìn)行郵件合并的Word文檔，按快捷鍵Alt+F9或者在鼠標(biāo)右鍵菜單中選擇“切換域代碼”，可以看到插入數(shù)據(jù)的域代碼，例如“實(shí)發(fā)工資”為：“{ MERGEFIELD 實(shí)發(fā)工資 }”。如果要將數(shù)值保留兩位小數(shù)，則在域代碼后添加代碼：“＼#0.00”，此時(shí)域代碼被修改為：“{ MERGEFIELD 實(shí)發(fā)工資 ＼#0.00 }”（如圖5）。如果要保留3為小數(shù)，則將域代碼改成：

“{ MERGEFIELD 實(shí)發(fā)工資 ＼#0.000 }”；如果要將數(shù)值顯示為“￥193137.25”的樣式，則改為：“{ MERGEFIELD實(shí)發(fā)工資 ＼#￥0.00 }”。此方法優(yōu)點(diǎn)是可以徹底解決問題，完全不影響源數(shù)據(jù)，而且還可以設(shè)置需要的格式；缺點(diǎn)是如果插入的域過多，則需要逐個(gè)修改，比較麻煩，而且有時(shí)候只有一位小數(shù)的時(shí)候，用這種方式末尾也會(huì)用“0”占位。

以上就是“郵件合并”中數(shù)據(jù)出現(xiàn)多位小數(shù)問題的幾個(gè)解決方法，每種方法都有優(yōu)點(diǎn)與不足，大家可以根據(jù)實(shí)際情況選擇使用。

參考文獻(xiàn)

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