徐明芳

摘 要：檔案管理和知識管理同為管理技術(shù)，管理領(lǐng)域可以相互延伸，前者用于后者研究領(lǐng)域的深入拓展和挖掘，促進(jìn)我國知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)事業(yè)的發(fā)展，后者可以幫助增強(qiáng)前者管理的內(nèi)涵，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的優(yōu)質(zhì)化發(fā)展。本文從檔案管理和知識管理的關(guān)系研究角度出發(fā)，通過對兩者相同點(diǎn)和區(qū)別的對比分析，明確兩者的融合方式，以期對我國檔案管理和知識管理的深入發(fā)展提供可行建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；關(guān)系；相同點(diǎn)；差異

作為迎合知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的全新理念，知識管理工作最初流行于商界，后擴(kuò)展到政府機(jī)構(gòu)等其他領(lǐng)域。其與檔案管理在管理領(lǐng)域、管理目的、管理流程上具有一定的共通性。但是兩者的實(shí)際管理范圍、具體管理細(xì)節(jié)上又有一定的差異存在。要想實(shí)現(xiàn)兩者的有效融合，需要從各自的特性和相互作用角度出發(fā)，明確檔案管理對知識管理的積累、沉淀作用，并確定知識管理對檔案管理的知識提升作用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)勢發(fā)展。

1 檔案管理與知識管理相近相通

（1）兩者管理對象重疊

檔案管理負(fù)責(zé)的主要是文件的歸類、檔案資料的歸檔整理等，知識管理則主要是在分析知識內(nèi)容的基礎(chǔ)上對顯性知識以及可能存在的隱形知識進(jìn)行相關(guān)文件、檔案、期刊、圖書等內(nèi)容的整理。因此可以表示，與知識內(nèi)容相關(guān)的圖書、期刊、檔案等都屬于知識管理針對的對象。有學(xué)者表示，知識管理主要是為系統(tǒng)整理知識內(nèi)容，保證知識書面形態(tài)和電子形態(tài)的完整性。從這一角度來說，知識管理中針對各類文件和檔案的管理同樣屬于檔案管理的內(nèi)容，意即兩者的管理對象具有重合部分，一定程度上也決定了知識管理和檔案管理的相關(guān)性。

（2）兩者管理目的相近

檔案整理的主要目的是將與整理主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行歸類整理，以方便有關(guān)機(jī)構(gòu)或組著對檔案的利用，重點(diǎn)在滿足用戶檔案服務(wù)需求基礎(chǔ)上增強(qiáng)檔案使用的便捷性和有效性。知識管理則主要通過知識的整理進(jìn)行相關(guān)知識內(nèi)容的整合，除去提升知識的綜合價(jià)值外，還能有效提升知識的利用價(jià)值，提高企業(yè)、政府等部門的知識利用效率，提升根據(jù)知識內(nèi)容進(jìn)行決策的能力。

兩者通過對檔案或知識內(nèi)容的整理，以檔案或知識的服務(wù)效益為最終目的，以便讓人們更快更好的獲得相關(guān)內(nèi)容，因此可以發(fā)現(xiàn)，兩者在管理目的上具有一致性。

（3）兩者管理流程類似

一般來說，我國的檔案管理需要通過檔案的接收環(huán)節(jié)確定、檔案的征訂和真實(shí)性鑒定、檔案保存、現(xiàn)有檔案內(nèi)容統(tǒng)計(jì)以及檔案編索條件補(bǔ)充等幾部分組成。而為加強(qiáng)對檔案的保護(hù)，方便隨時(shí)調(diào)取使用，相關(guān)工作人員還有可能對檔案的接受、保存、建檔等工作進(jìn)行細(xì)致化處理。而知識管理的流程則從知識創(chuàng)作入手，通過對相關(guān)知識資料的整理、儲備，明確現(xiàn)有知識內(nèi)容的范圍，并利用加工、處理和評價(jià)等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對知識內(nèi)容的整合。

綜合來看，兩者都屬于對分散性內(nèi)容的整理，且都通過相關(guān)內(nèi)容的歸類完善實(shí)現(xiàn)對檔案或知識的加工，并最終通過鑒定、評價(jià)等環(huán)節(jié)，促進(jìn)檔案或知識價(jià)值的提升。

（4）兩者管理技術(shù)相同

在當(dāng)前的數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，各項(xiàng)內(nèi)容都可以通過網(wǎng)絡(luò)查找實(shí)現(xiàn)，大大縮短了檔案管理和知識管理的時(shí)間。檔案管理工作通過將整理的文件、檔案資料錄入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)了電子版和紙質(zhì)版檔案的雙重管理，加強(qiáng)了對檔案的保護(hù)。知識管理則利用信息化技術(shù)，通過對國內(nèi)外相關(guān)知識內(nèi)容的整理實(shí)現(xiàn)知識的儲備、整合和妥善管理。由此看來，兩者都需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等提升整體的管理效率，實(shí)現(xiàn)最終的管理價(jià)值。

2 檔案管理與知識管理相差相異

雖然在管理對象、管理目的、管理流程和管理技術(shù)上有一定相通甚至是相同點(diǎn)，但是由于檔案管理和知識管理的內(nèi)容和方向有所區(qū)別，兩者在管理層、管理深度、管理基本范圍、管理側(cè)重等方面具有一定差異。

首先，就管理層面而言，檔案管理屬于管理活動(dòng)，著重注意對管理方法的應(yīng)用和總結(jié)；知識管理則更屬于管理活動(dòng)之上的價(jià)值觀總結(jié)，其所涉及的內(nèi)容更多注重在管理體系的整合方面，其管理理念更加多元化，管理范式也更多樣化。

其次，就管理深度而言，檔案管理主要屬于對實(shí)體化內(nèi)容的管理，如個(gè)人履歷等切實(shí)存在的顯性內(nèi)容；知識管理則不僅包括文件、檔案等顯性內(nèi)容，還包括知識價(jià)值、知識體系等隱形內(nèi)容。

再次，在管理范圍上，檔案管理大部分集中于對文件、檔案的整合，知識管理則不僅包括檔案，還需要注重對情報(bào)、企業(yè)內(nèi)部員工潛在知識能力的挖掘等。

最后，就管理的側(cè)重點(diǎn)來看，檔案管理重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)檔案資料的完整、真實(shí)，意在對檔案的保存；知識管理則通過對文件、檔案中內(nèi)容的整理，關(guān)注不同知識內(nèi)容的實(shí)用價(jià)值，意在對致使的利用。

3 采取措施促進(jìn)知識管理與檔案管理的融合

3.1 以知識管理理念推動(dòng)檔案工作

作為新型的管理理念，知識管理通過管理內(nèi)容的總結(jié)提升企業(yè)內(nèi)部管理的有效性、針對性，保證業(yè)務(wù)流程的順利展開和人力的最大化利用。而為提升知識信息網(wǎng)絡(luò)的完整性，保證知識內(nèi)容的真實(shí)性，促進(jìn)企業(yè)學(xué)習(xí)機(jī)制的有效建立，檔案管理也需要隨之改變，即從原有的單純注重檔案整理的方式轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案內(nèi)容的綜合化分析管理，在進(jìn)行檔案鑒定的同時(shí)注重檔案價(jià)值的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)對檔案資料內(nèi)容收集的全程參與，保證檔案的智能化應(yīng)用效果。

綜合而言，知識管理可以擴(kuò)寬檔案管理的范圍，將圖書情報(bào)的區(qū)分和管理同樣納入到檔案管理中，保證檔案建設(shè)作用的有效發(fā)揮，更提升檔案的管理價(jià)值。

3.2 借助檔案管理體系促進(jìn)知識管理

在知識管理過程中可以發(fā)現(xiàn)，隱形知識作為知識的主要體現(xiàn)方式，在知識資源管理中占據(jù)絕大空間。但是，由于隱形知識所處對象的復(fù)雜性，對其的管理和把握也較難展開。通常情況下的隱性知識管理主要有將隱形知識進(jìn)行社會(huì)化處理，或者將其外現(xiàn)為顯性知識進(jìn)行歸納。但是如何實(shí)現(xiàn)知識的社會(huì)化，社會(huì)當(dāng)前現(xiàn)有的知識體系是否與員工腦中的隱形知識重合，仍有待進(jìn)一步考證。而隱形知識的顯性化，即通過現(xiàn)有的檔案資料整理進(jìn)行。利用檔案管理在各項(xiàng)活動(dòng)中的文件指向性，保證對企業(yè)總體活動(dòng)過程的真實(shí)、有效記錄，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)發(fā)展綜合化整理的過程中，對組織中的記憶也進(jìn)行客觀整理。

事實(shí)上，人們在工作的過程中會(huì)自然的利用腦中的隱性知識體系進(jìn)行問題的觀察、分析和解決，通過對整體行為過程的客觀記錄，不僅實(shí)現(xiàn)了對其顯性知識的把握，而且綜合記錄了其隱形知識促成的顯性表現(xiàn)，保證了顯性知識和隱形知識管理的同步進(jìn)行，更有助于隱形知識的沉淀。比如當(dāng)前各個(gè)公司流行的“工作日志”記錄，即要求員工在每日工作完成之后，實(shí)時(shí)記錄當(dāng)天參與的活動(dòng)和工作進(jìn)展，同時(shí)分析自身的工作心得。企業(yè)通過對這些內(nèi)容的整理實(shí)現(xiàn)對企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目管理知識的分類歸檔，進(jìn)而通過該類知識內(nèi)容的整理發(fā)現(xiàn)員工在隱形知識方便的具體優(yōu)勢。

在企業(yè)當(dāng)中每天都會(huì)產(chǎn)生不同的知識文件，檔案整理工作方式在知識管理工作中的應(yīng)用即加強(qiáng)對這些分散性活動(dòng)的整理過程，增強(qiáng)對活動(dòng)性文件的歸檔整理能力，以便于企業(yè)對自身知識體系的有效控制。通過知識的歸檔，實(shí)現(xiàn)對知識內(nèi)容的積累，更利用檔案的妥善保管技術(shù)，進(jìn)行知識整理工作的優(yōu)化和統(tǒng)一處理，保證知識內(nèi)容的沉淀和積累，更為知識資源的收集和知識體系的建設(shè)提供基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理和知識管理在管理對象上具有一定重合性，管理流程相通，管理技術(shù)重合，最終管理目的具有一致性，雖然管理層面、管理方式上具有一定差異性，但并不妨礙兩者之間的相互作用。知識管理理念可以推動(dòng)檔案管理工作的縱深化發(fā)展，檔案的歸納技術(shù)等也有助于知識的不斷積累和沉淀，實(shí)現(xiàn)顯性知識和隱形知識的有機(jī)統(tǒng)一和利用，進(jìn)而提升知識管理工作的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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