黃力彤

【摘要】本文對(duì)電子文件與紙質(zhì)文件的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行比較研究，意在真正掌握電子文件、紙質(zhì)文件的相關(guān)內(nèi)容，從而對(duì)兩者進(jìn)行合理應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】電子文件；紙質(zhì)文件；優(yōu)缺點(diǎn)

在我國(guó)文件領(lǐng)域中，紙質(zhì)文件的發(fā)展時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，同時(shí)也是資料保存的重要形式之一。而電子文件則是由西方文化發(fā)展得來(lái)，伴隨西方科技的快速發(fā)展，使其逐漸被完善，并被廣泛應(yīng)用于資料信息的保存工作中。由于紙質(zhì)文件、電子文件的發(fā)展歷史、背景存在許多差異，因此兩者具有共性的同時(shí)，還存在一定矛盾性，促使兩者相互關(guān)系、各自價(jià)值更具神秘性。

一、紙質(zhì)文件和電子文件的淺析

所謂紙質(zhì)文件主要是指：將紙張作為載體，屬于檔案中應(yīng)用較為廣泛的一種類型，例如：保存圖紙和學(xué)籍、學(xué)生檔案等。因?yàn)榧堎|(zhì)文件具有無(wú)法再生和易損壞等特點(diǎn)，所以對(duì)其進(jìn)行保護(hù)與修復(fù)工作，是紙質(zhì)文件重要工作與任務(wù)。由于竹簡(jiǎn)文件較為繁重，使人們逐漸加大了對(duì)其研究，通過(guò)不斷發(fā)展，造紙術(shù)得以產(chǎn)生，因此紙質(zhì)文件最先由我國(guó)誕生，直至東漢時(shí)期，紙張文件逐漸被廣泛應(yīng)用。當(dāng)紙質(zhì)文件受到溫度和濕度的影響時(shí)，紙張的字跡會(huì)隨之出現(xiàn)洇化和擴(kuò)散等現(xiàn)象，相關(guān)研究表明，紙質(zhì)文件標(biāo)準(zhǔn)溫度需要控制在14℃到24℃范圍內(nèi)，濕度控制為45%到60%。一般情況下，紙質(zhì)文件的信息密度和載體壽命為100年-1000年，具有較差的存取壽命。

如今，我國(guó)邁向數(shù)字化時(shí)代，促使數(shù)字技術(shù)和科學(xué)技術(shù)取得顯著成績(jī)，而將其合理應(yīng)用于學(xué)校檔案文件中，已經(jīng)逐漸形成的一種新型文件儲(chǔ)存方法。在我國(guó)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》實(shí)施以來(lái)，將電子文件的含義進(jìn)行重新定義，即在數(shù)字環(huán)境、數(shù)字設(shè)備的背景下，通過(guò)數(shù)碼形式進(jìn)行儲(chǔ)存，并置于光盤、磁帶和磁盤等載體中，并借助計(jì)算機(jī)等技術(shù)和設(shè)備，對(duì)其進(jìn)行閱讀和處理，同時(shí)以通信網(wǎng)絡(luò)的方式，完成文件的傳輸和接收。對(duì)電子文件進(jìn)行分類時(shí)，可將其劃分為文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、程序文件、圖形文件、聲音文件以及影像文件等。當(dāng)電子文件在不適宜的濕度、溫度環(huán)境下，其載體也會(huì)隨之受到一定影響，標(biāo)準(zhǔn)溫度應(yīng)在16℃到20℃之間，濕度則為（40±5）%。而在正常情況下，電子文件的信息密度和載體壽命標(biāo)準(zhǔn)為：光盤30年，磁盤為3年到5年之間，但是，電子文件經(jīng)常會(huì)受到技術(shù)的影響，被逐漸淘汰。

二、紙質(zhì)文件和電子文件優(yōu)缺點(diǎn)對(duì)比分析

（一）優(yōu)點(diǎn)。從文化歷史的層面進(jìn)行分析，紙質(zhì)文件具有較為久遠(yuǎn)的發(fā)展歷史，并且在古代文化傳承中占據(jù)著一定的優(yōu)勢(shì)。在我國(guó)參考價(jià)值較大的文化歷史中，均是以紙質(zhì)文件的形式保存至今，如文獻(xiàn)和史記，名著以及其他歷史巨作等。因此，紙質(zhì)文件具有年代性、歷史意義和原始性等特點(diǎn)，是電子文件無(wú)法取代的一種檔案文件。以實(shí)際應(yīng)用的角度對(duì)其進(jìn)行研究，紙質(zhì)文件具有的考究性、依據(jù)性特點(diǎn)，使其呈現(xiàn)著與其他文件類型的差異，特別是學(xué)校的手寫稿件類文件，出現(xiàn)篡改幾率相對(duì)較低，明顯小于電子的輸入類文件。網(wǎng)絡(luò)信息的快速發(fā)展，人們逐漸加大了對(duì)信息安全的重視度，但是在此環(huán)境下，隨之而來(lái)的還有黑客入侵行為，嚴(yán)重危害了信息的安全度，而紙質(zhì)文件雖然儲(chǔ)存難度加大，但可有效避免該類問(wèn)題，充分展現(xiàn)出紙質(zhì)文件的穩(wěn)定性特點(diǎn)。

由于電子文件自身具有高效率、高便捷度等特點(diǎn)，使其應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，通過(guò)對(duì)電子文件優(yōu)點(diǎn)的分析，將其總結(jié)為以下幾點(diǎn)：第一，有助于管理，操作簡(jiǎn)單，且具有自動(dòng)分類的功能。在對(duì)電子文件進(jìn)行管理時(shí)，完全打破了傳統(tǒng)的人工分類、手工檢索以及分卷管理的模式。而自身容量小的特點(diǎn)，使其以虛擬的形式存在，有效降低了檔案文件的存儲(chǔ)空間。另外，紙質(zhì)文件隨著時(shí)間和數(shù)量的增加，極易出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象，但電子文件卻不同，同時(shí)具有恢復(fù)的功能。第二，電子文件實(shí)現(xiàn)了資源共享、檢索迅速。因?yàn)榧堎|(zhì)文件具有一定的重要性，使其借閱需要通過(guò)申請(qǐng)完成，且存儲(chǔ)應(yīng)采取人工檢索的方式。在信息化系統(tǒng)中，電子文件則利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成學(xué)校各部門之間的數(shù)據(jù)共享等操作，使其不再受地域、空間的約束，進(jìn)而提升了學(xué)校教師的整體工作效率。

（二）缺點(diǎn)。在對(duì)紙質(zhì)文件缺點(diǎn)進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，其缺點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，紙質(zhì)文件內(nèi)容很難進(jìn)行轉(zhuǎn)移，特別是篇幅較大的文件，一旦需要對(duì)其進(jìn)行翻新、平移，智能通過(guò)現(xiàn)代設(shè)備對(duì)其進(jìn)行處理。第二，在對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行保護(hù)時(shí)，需要將其載體進(jìn)行共同保護(hù)。因?yàn)榧堎|(zhì)文件重點(diǎn)是以紙張的形式構(gòu)成，所以，紙質(zhì)文件保護(hù)應(yīng)該將紙張保護(hù)作為重點(diǎn)。第三，便利性相對(duì)較差，由于紙質(zhì)文件是利用手工分類的方式，按部或者按卷的形式進(jìn)行收藏，對(duì)陳舊資料進(jìn)行檢索，會(huì)花費(fèi)較大的成本。第四，紙質(zhì)文件具有較大的局限性，經(jīng)常會(huì)受到空間、地域的阻礙，難以對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的應(yīng)用。第五，紙質(zhì)文件共享性較低，且傳遞速度過(guò)慢。第六，文件檢索難度相對(duì)較大。其原因在于：在針對(duì)紙質(zhì)文件儲(chǔ)存中，雖然按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行分類擺放，但在急需情況下，則難以完成文件的查找工作，甚至在一定程度上會(huì)對(duì)其它類文件的擺放位置造成破壞，更加不利于檢索工作的進(jìn)行。

相較于紙質(zhì)文件而言，電子文件具有優(yōu)勢(shì)尤為顯著，但也無(wú)法忽視其缺點(diǎn)。首先，保護(hù)電子文件會(huì)花費(fèi)較大的成本費(fèi)用，而且在保護(hù)過(guò)程中，極易受到病毒與磁力的干擾，經(jīng)常出現(xiàn)文件全部損壞等問(wèn)題。其次，對(duì)電子文件原始文件進(jìn)行判斷難度較大，文檔的輸入不具有辨識(shí)度等特點(diǎn)。再次，文件保存期限明顯低于紙質(zhì)文件，并且不利于歷史等資料的儲(chǔ)存。最后，電子文件經(jīng)常發(fā)生無(wú)痕篡改情況，因此，和紙質(zhì)文件相比較，電子文件價(jià)值度會(huì)相對(duì)較低，

三、紙質(zhì)文件和電子文件共存策略

由于電子文件自身具有效率性、便捷性等優(yōu)勢(shì)，使其無(wú)法和紙質(zhì)文件協(xié)調(diào)發(fā)展。但是，通過(guò)相關(guān)實(shí)踐總結(jié)發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)文件和電子文件還存在一定的轉(zhuǎn)化性，可以實(shí)現(xiàn)兩者的共存目的。近年來(lái)，“優(yōu)勝劣汰”并不是對(duì)新舊觀念的替代，而是需要根據(jù)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)方法進(jìn)行創(chuàng)新，使其更好適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)更具高效率和高精確的特點(diǎn)。因?yàn)榧堎|(zhì)文件的發(fā)展相對(duì)較為久遠(yuǎn)，可以結(jié)合辦公等實(shí)際需求，形成與其相對(duì)的電子版本，所以，在現(xiàn)代化背景下，學(xué)校通常會(huì)選擇對(duì)紙質(zhì)文件給予輸入、掃描等操作，并將其當(dāng)做電子文件應(yīng)用的前提條件。這一措施不僅是對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公的應(yīng)用，更是在現(xiàn)代化的背景下，提升辦公效率的重要措施。

近年來(lái)，伴隨我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，促使電子文件的實(shí)際應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，使其不再受限于時(shí)間與空間，進(jìn)而提高了辦公水平。雖然網(wǎng)絡(luò)信息有共享性、開放性的特點(diǎn)，但是文件出現(xiàn)篡改的現(xiàn)象也隨之增加，因此，人們?cè)谡嬲硎艿诫娮游募谋憷?、快速等?yōu)點(diǎn)后，重新認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)文件在存儲(chǔ)方面具有的意義，同時(shí)也意識(shí)到它在信息安全方面的重要性。對(duì)此，人們可以通過(guò)電子文件的形式進(jìn)行共享等，并通過(guò)現(xiàn)代設(shè)備完成輸出工作，使其形成紙質(zhì)文件，從而對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期的存儲(chǔ)。

在對(duì)文件檔案進(jìn)行歸檔操作后，可以通過(guò)電子文件、紙質(zhì)文件兩種方式共同完成儲(chǔ)存工作，而在對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行流轉(zhuǎn)和應(yīng)用時(shí)，紙質(zhì)文件和電子文件也會(huì)同時(shí)出現(xiàn)，并被廣泛地應(yīng)用，將這種模式統(tǒng)稱為“雙軌制”，所謂“雙軌制”主要是指：對(duì)管理模式的全面化與深入化剖析，促使應(yīng)用范圍得到不斷拓展。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在對(duì)電子文件、紙質(zhì)文件進(jìn)行具體研究后發(fā)現(xiàn)，電子文件優(yōu)點(diǎn)為操作簡(jiǎn)單、容易操作等，缺點(diǎn)為保護(hù)成本相對(duì)較高等，而紙質(zhì)文件的優(yōu)點(diǎn)為篡改幾率相對(duì)較低等，缺點(diǎn)為便利性差、容易損壞等。雖然兩者具有各自優(yōu)缺點(diǎn)，但是同時(shí)還存在一定的共性，因此，人們可以通過(guò)以上幾點(diǎn)措施，積極實(shí)現(xiàn)“互補(bǔ)互融”的目的，確保電子文件、紙質(zhì)文件充分發(fā)揮各自價(jià)值，為我國(guó)相關(guān)文件工作的開展作出重要貢獻(xiàn)。

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