包 蕊

（北京市水利規(guī)劃設(shè)計研究院，北京 100048）

基于“文檔一體化”的科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)思路

包 蕊

（北京市水利規(guī)劃設(shè)計研究院，北京 100048）

從科技檔案管理的角度出發(fā)，以科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的總體思路為架構(gòu)，利用文獻(xiàn)分析法，結(jié)合在水利設(shè)計單位從事科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時所遇到的問題和解決方法，從系統(tǒng)應(yīng)用層面對系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、管理對象范圍、管理工作內(nèi)容、支撐條件 4 個方向入手分析，簡要闡述基于“文檔一體化”管理理論的科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的總體思路。同時在此架構(gòu)上，針對水利設(shè)計單位的特點提出系統(tǒng)建設(shè)的注意事項。

科技文件；科技檔案；文檔一體化；科技檔案管理系統(tǒng)；水利設(shè)計單位

0 引言

《北京市城市總體規(guī)劃 2016 年—2030 年》的正式發(fā)布預(yù)示著北京市的水利建設(shè)項目將越來越多。如何充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，從百家中拔得頭籌，是傳統(tǒng)水利設(shè)計單位需要面臨的問題?？萍紮n案作為水利設(shè)計單位在科技、生產(chǎn)活動中的第一手資料，是本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)長年累積下來的技術(shù)活動記錄產(chǎn)物。對水利工程設(shè)計業(yè)務(wù)來說，這些擁有寶貴信息的科技檔案是傳統(tǒng)水利設(shè)計單位優(yōu)于其他非本領(lǐng)域設(shè)計單位的重要籌碼。因此如何有效管理和利用這些科技檔案，發(fā)揮其作用提升單位競爭力，對于傳統(tǒng)水利設(shè)計單位而言是一個值得重視的問題。建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)，是提高本單位在設(shè)計行業(yè)核心競爭力的重要措施。

基于“文件生命周期理論”的“文檔一體化”管理理論，指的是“從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文書工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理[1]”。引申入科技檔案管理活動中，可以描述為科技文件到科技檔案的一體化管理過程。這種管理模式充分符合科技檔案特點[2]17-19，實現(xiàn)了科技文件到檔案的全過程控制，保障了科技檔案的系統(tǒng)性、完整性和真實性。隨著協(xié)同一體化設(shè)計平臺在水利設(shè)計行業(yè)的廣泛應(yīng)用，“文檔一體化”的管理理論可以通過技術(shù)手段更好的實現(xiàn)，作為指導(dǎo)思想貫徹于科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中。

以科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的總思路為框架，結(jié)合在水利設(shè)計單位參與檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗，將“文檔一體化”管理理論應(yīng)用于科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實際操作中。從系統(tǒng)應(yīng)用層面對系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、管理對象范圍、管理工作內(nèi)容、支撐條件 4 個方向入手分析，提出建設(shè)思路。并結(jié)合水利設(shè)計單位的特點，提出一些系統(tǒng)建設(shè)注意事項。

1 明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

以遵守國家法律法規(guī)為前提，形成并提高自身在水利設(shè)計行業(yè)的核心競爭力是水利設(shè)計單位檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)。同時針對業(yè)務(wù)和檔案工作建立分目標(biāo)，并保持 3 個層次目標(biāo)與本單位總體發(fā)展規(guī)劃相一致，做為系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)方向。

業(yè)務(wù)工作目標(biāo)是為了明確科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)對本單位水利設(shè)計活動所發(fā)揮的作用而設(shè)立。如完善科技文件在生成過程的流程化、規(guī)范化管理；科技文件預(yù)歸檔化的質(zhì)量控制；科技文件的積累；電子文件的自動留存；科技文件的查考憑證；責(zé)任追溯等。目標(biāo)要建立在提高業(yè)務(wù)工作效率和優(yōu)化設(shè)計人員歸檔流程的前提下，達(dá)到科技文件的自動化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，為文件轉(zhuǎn)檔案的后續(xù)管理內(nèi)容打好根基。

檔案工作目標(biāo)是指系統(tǒng)針對科技檔案工作本身設(shè)立的目標(biāo)。如歸檔過程的規(guī)范化管理；保證科技檔案的可靠、成套、安全、有效；保障科技檔案的成套性特點；提升科技檔案的利用率，發(fā)掘發(fā)揮價值；科技檔案管理工作自動、智能、高效化；減少重復(fù)性工作；電子文件的自動接收等。在總目標(biāo)的指導(dǎo)下與業(yè)務(wù)工作協(xié)調(diào)一致，達(dá)到科技文件到科技檔案轉(zhuǎn)換的“一體化”管理。

2 明確系統(tǒng)管理對象范圍

科技文件是產(chǎn)生于科技、生產(chǎn)業(yè)務(wù)活動中的信息記錄，其中有保存價值的部分最終轉(zhuǎn)化為科技檔案（科技文件廣義的概念）[2]114，因此科技文件的質(zhì)量決定了科技檔案的質(zhì)量。通過分析科技文件的來源、內(nèi)容、價值明確科技檔案的歸檔范圍即管理對象范圍，是系統(tǒng)建設(shè)首先需要明確的部分?？梢詮摹翱萍嘉募牧系牡怯浌ぷ?、清理工作和歸檔范圍的細(xì)化[3]”3 個方面入手。

應(yīng)用于系統(tǒng)建設(shè)實踐中的具體步驟可規(guī)劃為：1）應(yīng)完善并規(guī)范本單位所采用的，如協(xié)同設(shè)計平臺中的設(shè)計流程和 OA 辦公平臺中的項目管理流程。對在日常業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的所有科技文件進(jìn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的流程化管理，確保科技文件從產(chǎn)生到轉(zhuǎn)化為檔案前的過程納入企業(yè)管理流程的監(jiān)控范圍內(nèi)，以實現(xiàn)科技文件的實時登記。2）可通過調(diào)查表形式對各個業(yè)務(wù)科室進(jìn)行調(diào)研，由業(yè)務(wù)活動負(fù)責(zé)人對本科室日常產(chǎn)生的科技文件類型明細(xì)，從技術(shù)和業(yè)務(wù)工作角度分析其價值。檔案管理人員統(tǒng)計分析后作為參照項，對已登記科技文件進(jìn)行類型劃分，清理、歸納其中有查考利用價值的科技文件類型范圍明細(xì)。3）將文件清理后的科技文件類型明細(xì)，結(jié)合國家、行業(yè)發(fā)布的歸檔范圍及保管期限表，制定和細(xì)化適合本單位實際情況的歸檔范圍和保管期限表。

對于水利設(shè)計單位而言，科技文件來源可大致分為以下 2 類：1）通過項目管理流程正式提交設(shè)計成果的文件。如本單位業(yè)務(wù)部門正式提交給業(yè)主單位的水利工程設(shè)計的報告書、圖紙、勘察文件、多媒體演示模型等。2）項目設(shè)計過程中與項目成果相關(guān)的過程記錄。如設(shè)計過程中未正式通過項目管理流程提交給業(yè)主的、項目合同、招投標(biāo)等文件，以及項目設(shè)計相關(guān)原始記錄、計算書、質(zhì)量文件、設(shè)計報告批復(fù)等。對于第一類通過項目管理流程正式提交的科技文件，由于此類文件代表本單位業(yè)務(wù)設(shè)計活動的最終成果記錄，必須在歸檔控制范圍中。檔案部門可結(jié)合項目管理流程系統(tǒng)，通過分析產(chǎn)品任務(wù)報出流程，規(guī)劃科技文件產(chǎn)生到閉合的流程圖，在科技文件完成現(xiàn)行流程的閉合點設(shè)置歸檔節(jié)點，實現(xiàn)科技文件的自動登記。對于第二類文件，檔案部門可先根據(jù)文件來源的具體情況，將科技檔案管理系統(tǒng)與對應(yīng)的 OA 辦公系統(tǒng)流程及設(shè)計管理流程對接，通過在其流程閉合點增加歸檔節(jié)點實現(xiàn)文件登記。做為設(shè)計單位成果的過程文件和其他相關(guān)文件，是闡述設(shè)計成果形成過程和形成結(jié)果的有力依據(jù)，應(yīng)隨成果文件一并歸檔。

在制定和細(xì)化水利設(shè)計單位的歸檔范圍表和保管期限表時，應(yīng)結(jié)合國家法律法規(guī)及水利部印發(fā)的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》及其附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》[4]等，制定內(nèi)容符合本行業(yè)、本單位的特點。

3 明確系統(tǒng)管理工作的內(nèi)容

“檔案管理工作是指利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)的工作[5]70”，內(nèi)容包括檔案的“收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用[6]”等活動。水利設(shè)計行業(yè)的科技檔案管理系統(tǒng)也必然要建立在此基礎(chǔ)上，可分別概括為收集類、整理類、管理類、利用類等功能。由于收集類和整理類功能在實際操作中會大量繼承科技文件中的元數(shù)據(jù)或著錄信息等內(nèi)容，因此在功能設(shè)計時，應(yīng)充分考慮與科技文件管理流程在功能上的銜接。

收集類功能包含科技檔案的登記、鑒定、歸檔等內(nèi)容，是科技文件登記、鑒定工作的繼承。水利設(shè)計單位在系統(tǒng)建設(shè)時，可通過規(guī)范統(tǒng)一屬性條目進(jìn)行同屬性數(shù)值匹配，通過接口服務(wù)以 XML 文件為載體推送屬性信息等方式將符合歸檔范圍，且有留存價值的科技文件屬性信息從科技文件管理流程中提取出來，自動轉(zhuǎn)入科技檔案管理系統(tǒng)中，作為科技文件轉(zhuǎn)檔案時核查驗收的主要依據(jù)。同時將科技文件生成時，以菜單形式作為文件必填屬性信息的歸檔范圍類型，與嵌入科技檔案管理系統(tǒng)中的歸檔范圍類型和保管期限等信息自動匹配，實現(xiàn)科技檔案保管期限自動鑒定?，F(xiàn)階段通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)將本單位 OA 辦公、協(xié)同設(shè)計及檔案管理等系統(tǒng)相結(jié)合，很容易實現(xiàn)智能化的科技文件轉(zhuǎn)檔案的登記、鑒定、歸檔等系列功能。

整理類功能包括科技檔案的分類、編號、著錄等功能?？萍紮n案的著錄功能是建立在科技文件著錄的基礎(chǔ)上，在文件形成階段，除系統(tǒng)自動記錄的元數(shù)據(jù)外，對于科技文件的描述推薦由文件形成人進(jìn)行。由于水利設(shè)計單位的科技文件形成者一般是設(shè)計人員，因此由設(shè)計人員從專業(yè)角度對科技文件屬性進(jìn)行描述是最為科學(xué)和精確的，且便于業(yè)務(wù)利用。隨后通過技術(shù)手段，將原有科技文件屬性自動提取入科技檔案管理系統(tǒng)，然后由檔案人員從檔案專業(yè)角度對該科技檔案的屬性進(jìn)一步描述，便于檔案管理。在設(shè)置分類、編號功能時，可依據(jù)文件清理時劃分的分類結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)化為代碼的形式嵌入管理系統(tǒng)，實現(xiàn)科技檔案歸檔和庫位編號的自動排列、去重。水利設(shè)計單位的檔案人員在整理時，對于同一項目的不同載體、類型的科技檔案，要求保持之間的成套性。如某種原因不能放在同一分類下，可通過超鏈接、附件掛接、標(biāo)注等方式標(biāo)引相關(guān)檔案位置，保持它們之間的有機(jī)聯(lián)系。

管理類功能可歸納為科技檔案的保管和統(tǒng)計、借閱等。保管功能是指通過建立良好的環(huán)境和秩序以達(dá)到對科技檔案的保護(hù)和管理。水利設(shè)計單位在系統(tǒng)建設(shè)時，應(yīng)設(shè)立科技檔案信息和數(shù)據(jù)的自動備份，以及自動恢復(fù)、檔案管理的權(quán)限分級設(shè)置、檔案的分類保密等功能，保障科技檔案的數(shù)據(jù)安全。同時，建立統(tǒng)計功能以便掌握檔案工作的基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，作為日常業(yè)務(wù)與考核的依據(jù)，并為本單位未來的工作發(fā)展決策提供材料。借閱功能是對科技檔案的借閱進(jìn)行管理，與統(tǒng)計功能配合使用，使檔案工作人員充分掌握科技檔案借閱的具體情況。

利用類功能是科技檔案管理的最終目的，是實現(xiàn)水利設(shè)計科技檔案價值的主要手段?？萍紮n案管理系統(tǒng)可通過 B/S（Browser/server）端口，為業(yè)務(wù)人員提供科技檔案信息的檢索、借閱及電子文件的在線瀏覽、下載等服務(wù)，提高檔案的利用率，發(fā)掘科技檔案的知識價值。實踐中應(yīng)特別注意科技檔案的使用權(quán)限與保密要求，可與人力資源管理系統(tǒng)相結(jié)合，統(tǒng)一管理科技檔案使用人員的范圍與權(quán)限，在合理合法、保障本單位利益的前提下實現(xiàn)科技檔案的共享和利用。

水利設(shè)計單位在建設(shè)上述基礎(chǔ)功能時，還應(yīng)充分考慮水利設(shè)計行業(yè)的特點。在實踐中可以看到，一方面，由于目前大部分水利設(shè)計單位在業(yè)務(wù)活動中即科技文件形成階段基本實現(xiàn)了計算機(jī)輔助設(shè)計和引入了協(xié)同一體化設(shè)計平臺，因此在建設(shè)收集、整理、管理、利用類功能時，應(yīng)充分考慮電子文件形式存在的科技文件在管理歸檔過程中所占有的比重。對于采用了協(xié)同設(shè)計平臺的設(shè)計院，在保持傳統(tǒng)科技文件管理功能上，增加電子文件的自動收集功能，如 AutoCAD 打印插件和打印機(jī)驅(qū)動監(jiān)控收集等，可根據(jù)本單位特點和實際情況選擇適合的收集方式。同時在科技檔案管理系統(tǒng)中增加電子文件及其屬性信息的智能識別、提取、管理功能。例如通過掃描硫酸圖紙上的識別條碼，自動提取協(xié)同平臺服務(wù)器中對應(yīng)電子文件和信息屬性，歸入相應(yīng)工程項目中。并同步生成 PDF，DWF 等在線瀏覽格式文件，供 BS 端口在線瀏覽和下載。另一方面，由于水利管網(wǎng)的聯(lián)動性特點，水利設(shè)計文件之間有著必然的聯(lián)系。比如同一條流域的不同河流、同一行政區(qū)域的不同湖泊，有可能分屬于不同項目。實踐中，可在項目流程管理系統(tǒng)中加入與該設(shè)計項目水系、流域、行政區(qū)域等屬性，作為該項目科技文件的基礎(chǔ)屬性繼承到科技檔案管理系統(tǒng)中，做為后期科技檔案管理、利用時表述其相關(guān)性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

4 完善系統(tǒng)建設(shè)的其他支撐條件

先進(jìn)的科技檔案管理經(jīng)驗表明，確?！拔臋n一體化”的管理，建立完善的科技檔案管理系統(tǒng)，需要順暢的體制機(jī)制和良好的制度建設(shè)作為支撐。

科技檔案管理體制建設(shè)支撐著科技文件管理流程和檔案管理系統(tǒng)的運行，指導(dǎo)著科技檔案工作制度的制定與落實。水利設(shè)計行業(yè)在建立完善科技檔案管理體制建設(shè)時，應(yīng)充分考慮本單位的管理和組織結(jié)構(gòu)。明確和細(xì)化科技文件和檔案管理的各個責(zé)任部門及其責(zé)任內(nèi)容，實現(xiàn)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”（此處參考“檔案工作基本原則”理念）的原則[5]77，注重體制運行的實際效果。

科技檔案管理制度建設(shè)是保障科技檔案管理系統(tǒng)在實際中充分發(fā)揮作用的基礎(chǔ)。良好的制度建設(shè)不僅是照搬國家法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，還應(yīng)根據(jù)本行業(yè)、本單位科技檔案管理具體情況制定和細(xì)化工作制度。水利設(shè)計行業(yè)可根據(jù)《檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案管理工作條例》《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)、國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合本單位科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的具體情況，制定、細(xì)化適合本單位的工作制度。

除了上述 2 個條件外，系統(tǒng)的培訓(xùn)與宣傳、專業(yè)人員的培養(yǎng)與管理、先進(jìn)科學(xué)技術(shù)、軟硬件支撐也是完善科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的條件，可結(jié)合本單位實際情況開展相應(yīng)建設(shè)工作。

5 結(jié)語

上述 4 個章節(jié)，是建立在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，針對科技檔案管理方向進(jìn)行的分析。在“文檔一體化”管理理論指導(dǎo)和科技檔案系統(tǒng)建設(shè)實踐的基礎(chǔ)上，針對水利設(shè)計單位的特點進(jìn)行的優(yōu)化和完善，實現(xiàn)科技檔案的全過程管理，保障科技檔案的完整、成套、真實、可靠。并且通過在實踐操作中，再次證明“文檔一體化”理論在科技文件到科技檔案管理建設(shè)中的科學(xué)性和先進(jìn)性，是知識經(jīng)濟(jì)時代信息管理的主流模式[7]，是科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)在應(yīng)用層面的理論基礎(chǔ)。不僅對于傳統(tǒng)的科技檔案管理適用，對于新科技背景下的電子化管理模式同樣適用。隨著智能化大數(shù)據(jù)時代的飛速發(fā)展，國外科技檔案管理研究重點已放到互聯(lián)網(wǎng)時代科技檔案的利用上[8]。對于我國水利設(shè)計單位而言，如何通過更加人性化的交互平臺提供科技檔案的利用，也是未來科技檔案管理領(lǐng)域研究的重點。同時隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，水利設(shè)計單位會不斷引入先進(jìn)的設(shè)計技術(shù)、模式，這些類型文件、檔案歸檔范圍的界定、管理，都是需要通過實踐研究檢驗。新技術(shù)、模式下的科技文件管理對于科技檔案管理系統(tǒng)建設(shè)無論是從理論、技術(shù)、體制和制度建設(shè)都是一個未知的挑戰(zhàn)。如何緊跟發(fā)展形勢，使科技檔案管理系統(tǒng)緊隨科技文件設(shè)計技術(shù)、模式的變化，“文檔一體化”管理理論能否繼續(xù)適應(yīng)新形勢下的科技檔案管理，需要水利設(shè)計單位的檔案工作人員在實踐中不斷學(xué)習(xí)、探索。

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Scientif i c and technological archives management system based on“document integration”

BAO Rui
(Beijing Institute of Water, Beijing 100048, China)

This paper analyzes the construction of scientific and technological (sci-tech) archives management system from the view of sci-tech archives management. By means of literature analysis and the author’s experience in the construction of sci-tech archives management system in water conservancy design companies, it analyzes four aspects: system construction goal, management object scope, management content and supporting condition from system application level, brief l y expounds the overall thought of sci-tech archives management system construction based on management theory of “Document Integration”. At the same time in this architecture, some matters need attention are put forward for the system construction of aiming at water conservancy design companies.

scientif i c and technical documents; science and technology archives; document integration; scientif i c and technological archives management system; water conservancy design company

G275.3

A

1674-9405(2017)06-0065-04

10.19364/j.1674-9405.2017.06.013

2017-09-20

包 蕊（1983-），女，北京人，本科，從事科技檔案管理工作。