張莉

【摘要】本文介紹了醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本概念和發(fā)展，指出其建設(shè)和使用過程中遇到的管理理念、網(wǎng)上流程、信息安全、電子文件歸檔等方面的問題，并分析了其產(chǎn)生原因，最終探討了針對(duì)這些問題的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；問題；對(duì)策

隨著醫(yī)院規(guī)模和業(yè)務(wù)逐漸擴(kuò)大，醫(yī)院內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)龐大，日常業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，傳統(tǒng)的行政方式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院內(nèi)部管理的需要。為了優(yōu)化醫(yī)院管理流程、落實(shí)醫(yī)院管理制度、減輕醫(yī)院員工工作量、提高醫(yī)院內(nèi)部管理效率、加強(qiáng)醫(yī)院各科室之間的信息互通共享，不少醫(yī)院都開展了醫(yī)院辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目。本文主要是對(duì)醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)中存在問題及原因進(jìn)行分析，并探討了具體對(duì)策。

一、OA的基本概念與發(fā)展

OA系統(tǒng)經(jīng)過幾十年的發(fā)展，有著廣義和狹義之分。狹義上的OA系統(tǒng)通常指的是一個(gè)單純的行政事務(wù)管理系統(tǒng)，核心模塊是公文流轉(zhuǎn)平臺(tái)，使文件方便流轉(zhuǎn)和批閱；廣義上的OA則是一個(gè)綜合性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，內(nèi)嵌了眾多的業(yè)務(wù)活動(dòng)功能，或者集成了眾多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如：公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議管理、車輛調(diào)度、人事管理、申購管理、各類事項(xiàng)審批等。醫(yī)院OA系統(tǒng)將逐漸成為醫(yī)院統(tǒng)一化的信息門戶、統(tǒng)一化的工作流程執(zhí)行平臺(tái)、統(tǒng)一化的知識(shí)文檔管理庫、統(tǒng)一化的集成整合數(shù)據(jù)中心。

二、醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)中存在的問題及原因分析

醫(yī)院信息化水平是現(xiàn)代化醫(yī)院管理水平的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。醫(yī)院一方面要注重建設(shè)諸如醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）、檢驗(yàn)信息系統(tǒng)（LIS）、醫(yī)學(xué)影像存檔與傳輸系統(tǒng)（PACS）等針對(duì)醫(yī)療業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，同時(shí)也不能忽視OA系統(tǒng)這一基礎(chǔ)需求。目前，不少醫(yī)院啟動(dòng)了醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，但建設(shè)和使用過程中也遇到了諸多問題需要解決，主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）醫(yī)院行政管理理念相對(duì)滯后。醫(yī)院要想取得更大的發(fā)展，除了依靠出眾的醫(yī)療技術(shù)水平，還包括科學(xué)的內(nèi)部管理能力。醫(yī)院辦公效率正體現(xiàn)了內(nèi)部管理能力的高低。要通過建設(shè)醫(yī)院OA系統(tǒng)提高內(nèi)部行政辦公效率，首先需要的是院內(nèi)相關(guān)人員行政管理理念的轉(zhuǎn)變。然而，不少醫(yī)院內(nèi)部人員卻對(duì)OA系統(tǒng)缺乏正確的理解和認(rèn)知。一方面，由于醫(yī)院內(nèi)部不少管理人員是臨床醫(yī)護(hù)出身，缺乏行政或信息管理等專業(yè)背景，對(duì)與辦公自動(dòng)化相關(guān)的行政管理思想和信息化管理理念等認(rèn)知不足，工作重心往往放在與臨床醫(yī)療相關(guān)的業(yè)務(wù)管理方面，對(duì)行政職能部門的管理思路相對(duì)匱乏，甚至輕視和忽略醫(yī)院行政管理工作，因此，不能意識(shí)到建設(shè)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要性。另一方面，建設(shè)醫(yī)院OA系統(tǒng)會(huì)使一些沿襲已久的工作內(nèi)容、方法被陌生的工作流程所代替，加上目前醫(yī)院工作量大，特別是系統(tǒng)前期試運(yùn)行階段，在新舊模式并行過渡磨合過程中，需要花額外的時(shí)間去學(xué)習(xí)適應(yīng)新的工作方法和模式，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致部分人員有抵觸情緒，阻礙了醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)工作的推進(jìn)。

（二）網(wǎng)上流程與實(shí)際業(yè)務(wù)工作不匹配。隨著醫(yī)院運(yùn)行的規(guī)范化，醫(yī)院制定的各項(xiàng)管理制度不斷增加，隨之產(chǎn)生業(yè)務(wù)流程也越來越多。用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來固化這些業(yè)務(wù)流程，減少了人工執(zhí)行的不規(guī)范性，也避免了人工審批流轉(zhuǎn)時(shí)間長、辦公效率低、決策緩慢等問題。建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)表面看起來是信息技術(shù)范疇，實(shí)際上卻是對(duì)醫(yī)院業(yè)務(wù)流程的一個(gè)梳理和檢驗(yàn)。但是，不少醫(yī)院在建設(shè)辦公自動(dòng)化過程中，由于醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)管理制度建設(shè)不完善，再加上缺少各業(yè)務(wù)部門人員的直接參與，而信息部門和軟件公司又不熟悉各部門具體業(yè)務(wù)，導(dǎo)致OA系統(tǒng)與醫(yī)院業(yè)務(wù)模式結(jié)合不緊密，系統(tǒng)啟用后雖然在技術(shù)上是可行的，但卻不能滿足各部門的實(shí)際需求，難以為醫(yī)院管理提供有力支持。另外，有些流程雖然有制度支撐，但這些制度制定時(shí)面對(duì)的是傳統(tǒng)手工操作環(huán)境，不具備在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的操作性，網(wǎng)上流程不能單單是模仿手動(dòng)階段的業(yè)務(wù)流程。有些制度本身內(nèi)容籠統(tǒng)含糊，業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)不明確，涉及部門職責(zé)不清晰，面臨業(yè)務(wù)流程重造問題。然而現(xiàn)實(shí)中，不少牽涉多個(gè)部門共同執(zhí)行的制度，由于背后涉及職責(zé)分工等問題，會(huì)出現(xiàn)沒有牽頭部門協(xié)調(diào)匯總，提意見的人多，具體落實(shí)的人少，網(wǎng)上業(yè)務(wù)流程遲遲不能確定，最終制約了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)。

（三）信息安全隱患不容忽視。信息安全是任何信息系統(tǒng)建設(shè)中不容忽視的問題。由于OA系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)之一就是信息共享，信息共享與信息安全本身就是一對(duì)矛盾，信息共享要求信息網(wǎng)絡(luò)交流通暢，而信息安全則要求嚴(yán)格控制信息訪問權(quán)限。OA系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通來實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公，勢(shì)必會(huì)帶來信息安全隱患。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存儲(chǔ)著不少醫(yī)院內(nèi)部文件、合同、制度、審批單等電子文件，它涉及醫(yī)院內(nèi)部工作內(nèi)容、核心競(jìng)爭(zhēng)信息，其安全性尤為重要。如何既能保證信息安全又能做到資源共享，是OA系統(tǒng)建設(shè)必須面對(duì)的問題。

導(dǎo)致信息安全問題的因素有很多：一方面，OA系統(tǒng)所在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境一般都采用的是TCP/IP 協(xié)議，該協(xié)議是一個(gè)開放的協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，開放也意味著更容易產(chǎn)生安全隱患。另一方面，OA系統(tǒng)中的信息資源以電子文件形式存在，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，具有與載體可分離性，也不再具有特定的字跡、簽名等特殊標(biāo)記，易于修改，保密性弱。所以，OA系統(tǒng)如果缺乏周密的安全性設(shè)計(jì)，就會(huì)受到各類常見的安全威脅，如竊取、篡改、假冒、抵賴、銷毀等，最終導(dǎo)致信息系統(tǒng)癱瘓、信息資源失控等嚴(yán)重后果。

（四）電子文件歸檔問題易被忽略。隨著醫(yī)院OA系統(tǒng)的使用，大量的電子文件不斷產(chǎn)生，但由于不少醫(yī)院缺乏電子文件歸檔意識(shí)和知識(shí)，在OA系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃中并沒有考慮電子文件歸檔問題，檔案管理模塊被排除在醫(yī)院OA系統(tǒng)之外，醫(yī)院檔案信息化滯后于辦公自動(dòng)化。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，電子文件將是未來醫(yī)院檔案的主要來源。但在現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院各部門更注重電子文件在處理事務(wù)中的現(xiàn)行作用，常常忽略其憑證和記憶等檔案價(jià)值。大量的電子文件以數(shù)據(jù)形式分散在信息系統(tǒng)中，處于失控狀態(tài)。由于電子文件具有信息與載體之間的可分離性、信息易變性、對(duì)系統(tǒng)的依賴性等特點(diǎn)，如果不及時(shí)歸檔，其中的信息就很有可能損失或失真。最終導(dǎo)致醫(yī)院記憶的缺失，不利于知識(shí)文檔的積累和分享。

有些醫(yī)院雖然有獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，但缺少與OA系統(tǒng)互通的數(shù)據(jù)接口，電子文件邏輯歸檔無從談起，難以真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。醫(yī)院檔案管理部門作為一個(gè)邊緣部門，加上醫(yī)院電子文件管理制度不健全，缺乏電子文件歸檔的具體要求和規(guī)范，要想將來源于不同業(yè)務(wù)部門和OA流程的電子文件集中統(tǒng)一歸檔，保證電子文件的完整性、真實(shí)性和長久保存，難度很大。

三、推動(dòng)醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與統(tǒng)一認(rèn)識(shí)相結(jié)合。OA系統(tǒng)建設(shè)作為醫(yī)院信息化建設(shè)的重要組成部分，應(yīng)該遵循“管理理念先行，信息技術(shù)隨后”的建設(shè)思路。醫(yī)院要重視OA系統(tǒng)建設(shè)背后的管理問題。由于OA系統(tǒng)涉及的用戶面廣，要想真正落實(shí)OA系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用， 除了得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視與推行，同時(shí)也需要全院各部門統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，相互協(xié)作，確保OA系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的科學(xué)決策與有效實(shí)施。

因此，醫(yī)院要在加大對(duì)OA系統(tǒng)硬件和軟件投入的同時(shí)， 注重對(duì)內(nèi)部管理人員信息化思想和理念的培養(yǎng)，普及協(xié)同辦公、知識(shí)管理、信息共享等概念，特別是行政管理人員，更需要更新觀念，轉(zhuǎn)變思想，才能順利推動(dòng)OA系統(tǒng)的建設(shè)和使用，徹底改變醫(yī)院內(nèi)部行政辦公模式，根本提高內(nèi)部管理效率。為了推動(dòng)醫(yī)院信息化建設(shè)，不少醫(yī)院都建立了信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建議充分發(fā)揮該小組的全局領(lǐng)導(dǎo)作用，承擔(dān)起醫(yī)院OA系統(tǒng)總體規(guī)劃決策、組織領(lǐng)導(dǎo)等職責(zé)，同時(shí)設(shè)立專門的OA系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目辦公室，負(fù)責(zé)推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)、計(jì)劃實(shí)施、監(jiān)督管理等，定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)進(jìn)度。

（二）流程建設(shè)與醫(yī)院管理內(nèi)容相結(jié)合。首先，要保證OA系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容與醫(yī)院管理模式相適應(yīng)。一方面，通過院外考察，學(xué)習(xí)吸取其他單位好的經(jīng)驗(yàn)和做法，避免走彎路和回頭路。同時(shí)讓那些不太熟悉辦公自動(dòng)化流程和功能的部門有感性認(rèn)識(shí)，避免憑空想象，使其需求更加具體化。另一方面，針對(duì)不同層面的需求開展院內(nèi)調(diào)研，如院領(lǐng)導(dǎo)需求、行政職能部門需求、臨床業(yè)務(wù)部門需求等，整體上把握醫(yī)院OA系統(tǒng)的整體規(guī)模、主要功能、主要流程等。醫(yī)院要明確熟悉具體業(yè)務(wù)的人員負(fù)責(zé)該業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)、改進(jìn)、培訓(xùn)和解釋。其次，OA系統(tǒng)只是一個(gè)信息管理工具，是配合醫(yī)院內(nèi)部管理制度來進(jìn)行管理的，系統(tǒng)的成功與否，跟醫(yī)院制度完善程度有著非常密切的關(guān)系。只有將系統(tǒng)建設(shè)與制度建設(shè)相結(jié)合，用制度來規(guī)范和優(yōu)化流程，用信息手段來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上流程，才能夠真正達(dá)到高效辦公的目的。反過來，OA系統(tǒng)的建設(shè)過程，也是對(duì)醫(yī)院制度完善度和可執(zhí)行度進(jìn)行檢驗(yàn)的過程，促使醫(yī)院內(nèi)部各部門不斷優(yōu)化各項(xiàng)管理制度，使其更具有可執(zhí)行性和有效性。

當(dāng)然，OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)行政辦公的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，不是單純地把行政辦公的各個(gè)線下操作流程直接照搬到辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，而是要將辦公自動(dòng)化這一信息化手段與醫(yī)院行政辦公的業(yè)務(wù)流程再造相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的無縫隙化，利用電子信息流打破醫(yī)院部門間人為造成的各種壁壘，改變傳統(tǒng)的醫(yī)院各部門信息分散、割裂的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院行政辦公業(yè)務(wù)流程的一體化和高效化運(yùn)作，從根本上改變傳統(tǒng)醫(yī)院行政職能部門成本高、服務(wù)效率低等現(xiàn)象。

（三）資源共享與信息安全相結(jié)合。俗話說信息安全“三分靠技術(shù)，七分靠管理”。首先，信息安全問題中管理水平往往起到關(guān)鍵性的作用。因此，從管理角度出發(fā)，要健全醫(yī)院信息安全管理機(jī)構(gòu)，制定統(tǒng)一的信息安全管理規(guī)定，通過嚴(yán)格的監(jiān)督約束機(jī)制，明確管理人員職責(zé)。為了提升OA系統(tǒng)管理者和使用者的安全意識(shí)，堵塞各種安全管理漏洞，醫(yī)院不但要加強(qiáng)對(duì)信息人才隊(duì)伍的建設(shè)，同時(shí)也要對(duì)OA系統(tǒng)使用人員普及信息安全知識(shí)，定期培訓(xùn)。

同時(shí)，信息安全也離不開技術(shù)保障。在技術(shù)體系上要有先進(jìn)的防火墻技術(shù)、防病毒技術(shù)、入侵檢測(cè)與漏洞掃描技術(shù)、認(rèn)證與加密技術(shù)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵；為了保證OA系統(tǒng)中信息的傳輸、存儲(chǔ)和訪問安全，要在系統(tǒng)中嵌入安全模塊，建立有效的身份認(rèn)證、權(quán)限管理和責(zé)任認(rèn)定機(jī)制，通過數(shù)字印章、數(shù)字水印等技術(shù)防止信息被竊取或者篡改；注意對(duì)信息安全域進(jìn)行科學(xué)劃分和管理，以此保證醫(yī)院內(nèi)部信息安全，又便于信息資源共享。通過建立備用系統(tǒng)、建立故障隔離機(jī)制、存儲(chǔ)設(shè)備冗余備份等技術(shù)措施，減少災(zāi)難或意外造成的損失，確保OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和運(yùn)行的持續(xù)性。

（四）電子文件日常使用與同步歸檔相結(jié)合。電子文件隨著醫(yī)院OA系統(tǒng)使用而出現(xiàn)，記錄和反映了醫(yī)院日?；顒?dòng)的實(shí)際，承擔(dān)著醫(yī)院記憶、法律證據(jù)、機(jī)構(gòu)留痕的重要責(zé)任，醫(yī)院必須要重視電子文件歸檔問題，并根據(jù)其特點(diǎn)尋找行之有效的管理辦法。首先，要建立和完善醫(yī)院電子文件管理制度。使電子文件從產(chǎn)生、收集、歸檔、利用每個(gè)環(huán)節(jié)的控制和管理都有章可循。可以將電子文件歸檔工作納入醫(yī)院各行政職能部門考核，明確電子文件歸檔責(zé)任，OA系統(tǒng)中業(yè)務(wù)流程誰主管，業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的電子文件誰負(fù)責(zé)管理，醫(yī)院文檔部門則負(fù)責(zé)監(jiān)督考核。另一方面，醫(yī)院文檔部門要加強(qiáng)前端控制，盡早主動(dòng)參與OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)，將文檔管理的知識(shí)和理念傳達(dá)給系統(tǒng)建設(shè)人員，完善文檔管理模塊的功能，使電子文件從產(chǎn)生開始就符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證電子文件在后續(xù)使用、傳輸、保存等過程中的真實(shí)、完整、有效。依據(jù)文檔一體化管理理念，最終在OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)將文件處理和歸檔聯(lián)系在一起，無須人工進(jìn)行繁瑣的文件歸檔過程，實(shí)現(xiàn)只要文件流程結(jié)束，對(duì)電子文件及時(shí)進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，即可實(shí)時(shí)歸檔，從而大大提高歸檔的效率。也為檔案在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮更多的憑證和參考作用打下基礎(chǔ)。

四、結(jié)論

盡管在醫(yī)院OA系統(tǒng)建設(shè)和使用過程中面臨一些問題，但不可否認(rèn)，OA系統(tǒng)是醫(yī)院加強(qiáng)內(nèi)部管理的有效手段之一，它突破了行政辦公時(shí)間地點(diǎn)的限制，可有效改變醫(yī)院行政職能部門的傳統(tǒng)手工辦公方式的低效狀態(tài)，節(jié)約管理成本的同時(shí)，有利于提升醫(yī)院綜合管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉麗珍.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院圖書館讀者服務(wù)中的應(yīng)用[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2013，34（10）.

[2]陳帥.面向協(xié)同管理的醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用研究[D].南京：南京醫(yī)科大學(xué)，2013.

[3]溫明鋒，張保元，陳健超.醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)雜志，2010，31（8）.

[4]車?yán)鑴?建設(shè)行業(yè)電子政務(wù)信息安全問題初探[J].建筑管理現(xiàn)代化，2005（1）.

[5]馬學(xué)華.基于辦公自動(dòng)化的高職院校電子文件歸檔問題探討[J].辦公自動(dòng)化雜志，2011（203）.

[6]馮惠玲.政府電子文件管理[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2004.

[7]張照余.檔案信息化理論與實(shí)踐[M].北京：中國檔案出版社，2007.