齊建輝

摘 要：檔案工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在社會中各個(gè)領(lǐng)域起重要作用，各級管理部門要充分認(rèn)識到該工作的重要性，加強(qiáng)對檔案的管理，即使研究解決檔案管理工作中遇到的問題。檔案是信息的重要載體，是主要信息員，管好用好檔案，對資源開發(fā)起重要作用。在現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)下，檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在各個(gè)方面取得進(jìn)步，但仍存在根本問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展；問題；對策

在討論檔案管理之前，首先應(yīng)該明白檔案的含義，什么是檔案？檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、技術(shù)、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的形成者范圍之廣、內(nèi)容涉及之寬、種類形式之多樣，都直接決定了檔案管理工作之重要。此處，我們便能明確檔案管理的重要性：檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。需要工作人員認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶Υ?009年10月，中共中央總書記胡錦濤同志就學(xué)習(xí)解放軍檔案館原館員劉義權(quán)同志先進(jìn)事跡作出重要指示，希望全國檔案工作者學(xué)習(xí)劉義權(quán)同志的先進(jìn)事跡和崇高精神，。為人領(lǐng)袖毛主席也專門從事過檔案工作。

1 檔案工作的基本任務(wù)包括五個(gè)方面的內(nèi)容

第一，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則。第二，建立國家檔案工作制度。第三，科學(xué)地管理檔案，大力開展檔案信息資源。第四，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。第五，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建社社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。

2 隨著社會市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們進(jìn)入了大數(shù)據(jù)化時(shí)代，各行各業(yè)對優(yōu)秀的管理系統(tǒng)更加需求而檔案管理作為一門直接面對繁雜數(shù)量龐大數(shù)據(jù)的部門更是不例外

有關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)廣泛發(fā)展，這對于傳統(tǒng)的檔案管理具有嚴(yán)重的沖擊性，但也是其發(fā)展的一個(gè)機(jī)遇。檔案事業(yè)會在信息時(shí)代隨著各種技術(shù)的不斷進(jìn)步而進(jìn)步，其重要性仍舊不能小覷。檔案管理的形式越來越趨向于電子檔案，而非紙質(zhì)檔案。當(dāng)然，就像多媒體未能完全取代紙質(zhì)報(bào)紙一樣，電子檔案也同樣沒有完全取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案扔發(fā)揮著重要作用。而本篇論文主要講解電子檔案的發(fā)展趨勢。

電子檔案作為適應(yīng)時(shí)代潮流出現(xiàn)的產(chǎn)物，最大的優(yōu)點(diǎn)是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，編次，分類來進(jìn)行統(tǒng)一管理。當(dāng)有需要提取檔案時(shí)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)篩選，查檔案找，可以快速高效地提取所需要的文件，提高工作效率。同時(shí)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易受潮、燒毀導(dǎo)致信息不明，而文件往往只有一份，一單發(fā)生損毀，無法彌補(bǔ)，損失較大，而電子檔案則不會有這個(gè)問題，存儲簡便不易損毀。

電子而最大的缺點(diǎn)是電子檔案的文稿隱秘性不強(qiáng)。由于計(jì)算機(jī)本身的屬性，導(dǎo)致存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的文稿十分容易被熟悉計(jì)算機(jī)的外人入侵并等到資料。甚至內(nèi)部人員因利益驅(qū)使，泄露計(jì)算機(jī)密碼等行為，造成私密文件外流。

對于電子檔案會出現(xiàn)的問題，可以采取以下措施：（1）電子檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。（2）提高電子文件安全性和可識別性。（3）提高電子檔案甄別技術(shù)。（4）提高工作人員的素質(zhì)。

3 檔案管理工作可以詳細(xì)分為

3.1 檔案事業(yè)管理，指的是對國家地區(qū)檔案事業(yè)實(shí)行有組織有計(jì)劃的領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督、指導(dǎo)，并協(xié)調(diào)其內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系的工作。

3.2 檔案實(shí)體管理，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)。

3.3 檔案信息管理，對檔案內(nèi)容信息進(jìn)行分析、檢索、編研、編目、數(shù)字化儲存、提供咨詢服務(wù)等。

4 檔案管理存在于社會的方方面面，其中最為普遍是有

4.1 企業(yè)單位，企業(yè)作為現(xiàn)時(shí)代市場經(jīng)濟(jì)占有重大分量的一部分，其內(nèi)部涉及的文書、經(jīng)濟(jì)往來文件等重要文件都需要完善的管理體制，企業(yè)檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，梳理新觀念，建立新體制，實(shí)行新的管理制度。企業(yè)檔案工作不是只局限于某一領(lǐng)域的活動，也不是檔案管理部門或檔案工作人員的事，而是需要企業(yè)所有部門所有成員共同參與的一項(xiàng)事業(yè)。因此，檔案工作人員要創(chuàng)新思路，開拓新方法。

4.2 高校。學(xué)校檔案是學(xué)校樹立自我形象和價(jià)值的文化載體，簡介體現(xiàn)了學(xué)校的文化軟實(shí)力，在學(xué)校自我形象管理和發(fā)展中起到了非常重要的作用。在新的時(shí)期，學(xué)校檔案管理工作也必然面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，學(xué)校相關(guān)部門應(yīng)針對工作問題，作出創(chuàng)新措施。如保密性差，檢索法國稱繁瑣，文件查詢不便。工作人員應(yīng)做好收集、整理、保管、堅(jiān)定、服務(wù)等工作，提升自身資本素質(zhì)，重視檔案工作，不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不可懈怠。

4.3 行政單位。眾所周知，行政單位的檔案管理是一項(xiàng)機(jī)器龐大的工程，其設(shè)計(jì)的范圍之廣、內(nèi)容之雜多，使其管理工作十分難進(jìn)行，主要原因有：重視程度不高；管理模式落后；管理人員素質(zhì)差。而要解決這一問題，必須從管理人員的思想上出發(fā)，使其開拓思想，向創(chuàng)新型出發(fā)，建立完善的檔案管理制度；增強(qiáng)檔案管理意識，加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管力度；同時(shí)，單位要重視檔案管理工作的宣傳，使工作人員接受并喜愛他的工作，重視檔案管理制度的執(zhí)行，建立獎懲制度，規(guī)范工作人員的行為準(zhǔn)則，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。通過以上途徑，推動單位檔案管理工作的有序發(fā)展。檔案管理是社會各領(lǐng)域必不可少的內(nèi)容，是一個(gè)企業(yè)和單位文化軟實(shí)力的象征，只有順應(yīng)社會發(fā)展，將檔案管理發(fā)展完善，才能對各部門起到積極作用。

5 我國的檔案管理機(jī)制已經(jīng)有所發(fā)展，但綜上所述，最根本的問題還待解決

5.1 對檔案的重視程度不夠。長期以來，檔案管理工作都是一個(gè)比較沒有創(chuàng)新和樂趣的工作，大家對檔案管理的理解停留在抄抄寫寫后放在規(guī)定位置，只要不丟失便沒什么大問題。這便體現(xiàn)了一些人對工作的不了解和不重視。

5.2 管理人員素質(zhì)不夠高，管理意識薄弱，管理水平低下，管理知識匱乏。檔案管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、提供利用等工作。內(nèi)容十分復(fù)雜，而大部分檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)的訓(xùn)練，對業(yè)務(wù)部了解，并且身兼數(shù)職，直接導(dǎo)致對檔案管理喪失興趣和職業(yè)追求。

5.3 檔案室硬件設(shè)施落后不齊全，個(gè)別單位檔案室陰暗潮濕狹小，設(shè)備不配套，甚至導(dǎo)致檔案受潮等問題。

5.4 檔案信息化系統(tǒng)不健全，電子檔案與紙質(zhì)檔案對口困難，檔案壓泥模型不高，無法跟進(jìn)時(shí)代大數(shù)據(jù)需要。

6 要解決完善以上問題，我們需要

6.1 在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息的載體要緊跟時(shí)代，適應(yīng)時(shí)代需要，不管是紙質(zhì)版還是電子版，都只是一個(gè)載體，隨時(shí)會有新的出現(xiàn)，采用信息每部屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類不清，這樣建立的檔案分類體系將日趨完善科學(xué)。

6.2 依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，知識經(jīng)濟(jì)將推動檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)程。當(dāng)今社會，先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備已運(yùn)用于社會生產(chǎn)、生活的各個(gè)領(lǐng)域，檔案工作也是榆次。計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術(shù)的普遍應(yīng)用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程。

6.3 知識經(jīng)濟(jì)姜維檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。知識經(jīng)濟(jì)以為著先進(jìn)的、科學(xué)的思想和方法。在管理方法上知識經(jīng)濟(jì)更需要增強(qiáng)開放儀式，樹立依法治檔的理念。

6.4 提高檔案工作者的素質(zhì)，選拔德才兼?zhèn)涞娜瞬攀呛诵膬?nèi)容檔案人員要具備較高的專業(yè)知識、自然科學(xué)知識和相關(guān)應(yīng)用知識。

加快檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程：（1）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。（2）分級次著錄，省時(shí)省力。（3）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。（4）要加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。（5）要科學(xué)的制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。（6）要強(qiáng)化服務(wù)意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。（7）培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化搞層次管理人才。

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