石鴻志

領(lǐng)導(dǎo)秘書一般指協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理信息和綜合事務(wù)的專職秘書。中央“八項規(guī)定”出臺后，省部級以下領(lǐng)導(dǎo)干部不再配專職秘書，但是秘書工作還需要有人來做。廣義上講，各單位辦公室、綜合處室?guī)椭幚砣粘Ｊ聞?wù)的人員，都可稱為行政秘書。這項工作也大都由年輕人來承擔(dān)，使他們可以盡快進入角色、適應(yīng)環(huán)境。所以年輕干部要珍惜這個崗位，抓住機會，不斷提高素質(zhì)和能力，為個人成長和事業(yè)進步奠定堅實基礎(chǔ)。如何做一個合格的行政秘書，筆者個人的體會，需要在以下六個方面努力。

把寫好公文當(dāng)作“敲門磚”。人們常常把寫公文標(biāo)簽化，認為是筆桿子的事，其實能寫是對公務(wù)員的基本要求，寫得好是通向成功的捷徑。一要有自信。進入機關(guān)工作的人，通過“千里挑一”的公考選拔，都具備一定的理論基礎(chǔ)、文字功底和較強的綜合概括能力，缺的只是實際工作經(jīng)驗，而這些都可以在行政秘書崗位上得到鍛煉提高，要有成為筆桿子的自信。二要低起點。寫東西不能一口吃個胖子，要從最基本的公文形式寫起，把請示、報告、通知等簡單公文寫好，逐步把握機關(guān)公文的基本要求和寫作規(guī)范，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)幫助下，逐步寫總結(jié)、匯報、講話等大一點兒的材料。寫的過程也是搜集材料、構(gòu)思框架、整理思路的過程，這無形中為做好業(yè)務(wù)工作奠定了基礎(chǔ)。三要高目標(biāo)。人們常說，不想當(dāng)將軍的士兵不是好士兵。領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)過職場磨煉、實踐鍛煉，都是公文寫作的高手，級別越高掌握信息越多，視野越開闊，公文寫作水平也就越高。年輕干部要想盡快成長進步，必須從寫好公文做起，磨煉得越久，基礎(chǔ)越扎實，成長的空間越大，事業(yè)的大廈也會建得越高。

把練好口才當(dāng)作“基本功”。秘書工作需要轉(zhuǎn)述領(lǐng)導(dǎo)指示、通知精神，需要溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)等，好口才也是基本功，要真誠溝通、用心交流，做到表述準(zhǔn)確、邏輯清晰。一要表述準(zhǔn)確。文字信息傳遞的準(zhǔn)確性強，也便于查詢。而語言在傳遞過程中會因雙方關(guān)注點不同，以及當(dāng)時環(huán)境的影響，難免會有遺漏，或者選擇性回避，無意中會漏掉重要信息，不能完全領(lǐng)會傳達領(lǐng)導(dǎo)意圖。好記性不如爛筆頭。要養(yǎng)成拿筆記錄的習(xí)慣，隨時記下重要信息，梳理出要點，盡可能全面準(zhǔn)確表述。遇到聽不清或者把握不準(zhǔn)時，還要向領(lǐng)導(dǎo)核實，不能怕麻煩、有顧慮，確保準(zhǔn)確領(lǐng)會、不出偏差。二要邏輯清晰。無論是向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，還是向同事傳達信息，一定要提前準(zhǔn)備提綱，明確先后順序，做到邏輯清晰、傳達準(zhǔn)確、信息完整。要注重語言藝術(shù)，有節(jié)奏，有頓挫，不能主次不分，自己講得很熱鬧，大家聽得一頭霧水。三要真誠溝通。不管是給領(lǐng)導(dǎo)匯報還是和同事溝通，盡量上門面對面進行，用心交流、真誠溝通，并通過豐富的肢體語言拉近雙方的距離，使溝通更順暢、交流更融洽。同時在面對面交流中也能鍛煉表達能力，增強心理素質(zhì)，慢慢在討論交流時也敢于發(fā)言、不怯場。

把能受委屈當(dāng)作“墊腳石”。秘書工作事務(wù)繁雜瑣碎，需要與各方面打交道，工作不可能完美無缺。人們常說，出錯的都是干活兒多的。秘書受領(lǐng)導(dǎo)批評自然是家常便飯，如果干得了工作受不得委屈，不能算是一個合格的行政秘書。一要能受氣。遇到領(lǐng)導(dǎo)發(fā)脾氣，不管原因是什么，都要認真聽、不反駁、不辯解、不頂撞，用誠懇的態(tài)度、積極的心態(tài)給領(lǐng)導(dǎo)消氣滅火，尤其不能強詞奪理、當(dāng)眾頂撞。這不是說領(lǐng)導(dǎo)就應(yīng)該不問青紅皂白地發(fā)脾氣，而是領(lǐng)導(dǎo)工作任務(wù)重、面臨壓力大，他也許知道責(zé)任不全在你，批評也是一種壓力釋放，秘書要能理解體諒領(lǐng)導(dǎo)的辛苦，這本身也是一種涵養(yǎng)。二要肯吃虧。機關(guān)沒有不加班的職員，把多做一件事情，看成多一次鍛煉的機會。有些臨時任務(wù)誰干都行，但總得有人干，你干了活兒，就替別人解了圍，人人心中有桿秤，長遠看沒有白受的苦。中央黨校有位領(lǐng)導(dǎo)講過，中青年干部不能助長“討巧”之風(fēng)，這也是告訴人們不要怕吃苦，再聰明的人也要下笨功夫。三要愿奉獻。要樂于當(dāng)“無名英雄”，甘于當(dāng)配角，即使做了點兒工作，也不要過分宣揚，低頭做事、低調(diào)做人，只問耕耘、不求收獲，在名利面前保持一顆平常心。如果干一點兒工作就提要求、要待遇，干一點兒工作就唯恐領(lǐng)導(dǎo)看不見，這不但讓人懷疑你的工作動機，也會引起同事反感。

把提升品格當(dāng)作“必修課”。每名領(lǐng)導(dǎo)性格特點不同、工作方式也有不同，一個合格的秘書能很快適應(yīng)不同的領(lǐng)導(dǎo)，以實際行動博得領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，最終讓人都愿意把重要的事情交給你辦。一要靠得住。秘書是離領(lǐng)導(dǎo)最近的人，有機會接觸一些涉密文件，或者正在討論的議題、尚未公開的決策，如果有意無意泄露出去，就會將工作陷入被動之中，帶來消極影響。特別是現(xiàn)在即時媒體很發(fā)達，不經(jīng)意透出的信息、傳送的圖片，會迅速通過微信、QQ等方式擴散，不利于工作的開展，輕則給予批評教育，重則就會觸犯法律，要受到法律的制裁。所以從事秘書工作要時刻繃緊這根弦，不在小事上犯錯，避免無意間犯錯，讓大家覺得靠得住。二要坐得住。守時是生活習(xí)慣，也是工作態(tài)度。凡是有領(lǐng)導(dǎo)出席的會議、參與的活動，要留出富余時間，寧肯提前半小時，絕不能遲到1分鐘，更不能以堵車、走錯道等理由解釋。即使在日常工作中，也要避免遲到、早退，讓大家隨時能找得到，感覺你能坐得住。三要不謀私。日常工作中會遇到很多需要協(xié)調(diào)解決的事情，要從大局出發(fā)，按先后、主次合理安排，不能存私心、做選擇，有利的先辦，有困難的后辦，不利的頂著不辦，甚至掩蓋事實，故意不向領(lǐng)導(dǎo)提供真實情況，這樣下去影響的不僅是工作，還有自己的前途。

把干好工作當(dāng)作“總目標(biāo)”。稱職的秘書不僅要出活兒快，還要做到“熱心辦、馬上辦、辦得好”。一要熱心辦。工作中有激情、有熱情，不挑三揀四，不管分內(nèi)分外，積極辦理，如果一時不能辦，也要講明原因，求得對方的諒解。當(dāng)然熱情不是沒有原則、不講規(guī)矩，尤其是其他領(lǐng)導(dǎo)或者同事需要幫忙時，盡量提前請示主管領(lǐng)導(dǎo)，切不可擅作主張外出幫忙，到頭來種了別人的地，荒了自己的田，出力不討好。二要馬上辦。馬上辦也是為了防止漏事、誤事，特別是多項工作同時部署時，要講效率、分主次，學(xué)會彈鋼琴，千萬不能亂了陣腳。要把所辦的事項進行分類，建立專門記事本，根據(jù)不同任務(wù)的時間要求作出安排部署，及時提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，避免要結(jié)果時還沒有落實，給工作帶來被動。三要辦得好。秘書工作是工作能力的展示臺，也是缺點不足的曝光臺，要做到細致、精致、極致，切不可不拘小節(jié)，馬虎大意。細致就是確保少出錯?，F(xiàn)在都是信息化辦公，最容易犯的是文字校對錯誤，越是任務(wù)急時越容易忙中出錯，有位領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)的經(jīng)驗是“稿子出手之前讀一遍”，這樣可能會耽誤幾分鐘，但是出錯的概率就小多了。精致就是要有精品意識。不出錯不一定保證能出彩，還要有精品意識，把每項工作像打造工藝品一樣精雕細刻，這就需要平時用心，不斷總結(jié)，日益完善，不斷提高。極致就是不斷追求高目標(biāo)，追求極致是個不斷完善提高的過程。我剛參加工作時，領(lǐng)導(dǎo)手把手教我寫材料，當(dāng)時辦公條件不好，我的任務(wù)是把領(lǐng)導(dǎo)手寫的稿子打印出來，再供領(lǐng)導(dǎo)修改。有一次趕寫一篇重要講話稿，領(lǐng)導(dǎo)帶著我足足忙了一個晚上，每一稿我都感覺已經(jīng)很好了，但是領(lǐng)導(dǎo)還是不滿意，不斷修改完善，改動的部分越來越少，天也越來越亮，直到第二天開會前才完成，改過的稿子有七八遍之多，直到現(xiàn)在我還保留著改過的底稿，這種追求極致的精神一直是我學(xué)習(xí)的榜樣。

把增強素質(zhì)當(dāng)作“終身事”。行政秘書要提高自身的素質(zhì)和能力，最終還得靠學(xué)習(xí)，要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，勤于學(xué)習(xí)、善于思考、不斷總結(jié)，活到老、學(xué)到老。一要勤于學(xué)習(xí)。要向書本學(xué)習(xí)、向他人學(xué)習(xí)、向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，養(yǎng)成邊學(xué)、邊記、邊寫的習(xí)慣，記要點、寫心得、談體會，這樣既鞏固了所學(xué)知識，也提高了寫作能力。要注重建立資料庫，將業(yè)務(wù)工作、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策法規(guī)等內(nèi)容分類存檔，既便于自己學(xué)習(xí)，也便于給領(lǐng)導(dǎo)提供信息，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的左右手、資料員。二要善于思考。“學(xué)而不思則罔”，思考是學(xué)習(xí)過程的延伸，要事事留心、勤于觀察、善于思考，分析領(lǐng)導(dǎo)意圖，研究辦事規(guī)律，把握工作重點，在比較中尋找差距、提高自己，在比較中發(fā)現(xiàn)規(guī)律、明確方向，時間長了工作會越來越順手。三要不斷總結(jié)?？偨Y(jié)經(jīng)驗才能推動工作，既要總結(jié)成績，也要梳理失誤，一件事辦得漂亮，既要看好在哪里，也要看還有什么提高空間；一項工作受到領(lǐng)導(dǎo)批評，要看錯在哪里，是原則性錯誤還是一時大意，下步怎么改，把總結(jié)和思考記下來，經(jīng)常看看，時常反思，不斷超越自我，不斷提升綜合素質(zhì)和能力。

（責(zé)編 / 劉博）endprint