張琳

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷完善以及拓展，小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)逐步獲得了技術(shù)支持，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化與完善。本文結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，就如何實(shí)現(xiàn)小學(xué)檔案管理信息化提出幾點(diǎn)看法，為現(xiàn)階段小學(xué)檔案管理工作的進(jìn)一步完善提供相關(guān)的參考。

關(guān)鍵詞：小學(xué)檔案管理；信息化；學(xué)生信息；檔案保存

【中圖分類號(hào)】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1008-1216（2017）04B-0044-02

小學(xué)教學(xué)工作的順利開展需要檔案管理工作的有效支持，除了基本的教學(xué)資料與學(xué)科建設(shè)材料以外，學(xué)校建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，學(xué)生管理工作以及學(xué)生資料等都需要檔案管理工作來保障，其涉及的內(nèi)容量多，工作復(fù)雜。而現(xiàn)階段，隨著信息化技術(shù)的不斷擴(kuò)展，小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)也逐步獲得了技術(shù)上的支持，小學(xué)檔案管理信息化在當(dāng)前條件下成為可能。而如何利用好信息化工具，如何轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的工作方式，成為實(shí)現(xiàn)小學(xué)檔案管理信息化面臨的主要問題。

一、完善軟硬件配備是小學(xué)檔案管理信息化的基本前提

從傳統(tǒng)的小學(xué)檔案管理工作來看，小學(xué)檔案管理工作往往以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存檔與登記為主要形式，即使在信息化水平快速提升的今天，小學(xué)檔案管理信息化也僅僅是實(shí)現(xiàn)了工作方式的信息化建設(shè)，即為檔案管理人員配備相關(guān)的電腦，使得檔案登記、檔案管理工作的相關(guān)文件得到電子化的處理與傳輸，這些條件的實(shí)現(xiàn)的確可以使檔案管理工作的效率得到快速的提升，不少復(fù)雜而漫長的查詢工作在速度上得到了提高。但是工作的信息化與檔案管理的信息化仍然存在巨大的差距?，F(xiàn)階段，從完善軟硬件配備工作著手，為小學(xué)檔案管理工作信息化提供基本的條件，是小學(xué)階段檔案管理信息化建設(shè)的基本前提。

以小學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為例，雖然小學(xué)階段的教育教學(xué)工作相比中學(xué)階段的復(fù)雜性較低，但是其涉及的整體工作流程以及建設(shè)的環(huán)節(jié)仍然非常繁雜。除了基本的學(xué)科建設(shè)材料、學(xué)生信息管理材料以外，學(xué)?；ā⒑笄诒Ｕ?，學(xué)校歷史檔案材料等都是檔案管理工作中的重要內(nèi)容，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，首先要將這些內(nèi)容全部進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，為后期檔案的查詢與調(diào)閱以及學(xué)校建設(shè)的評(píng)估與日常管理提供基本條件。因此，搭建完善的數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)的有效索引是小學(xué)階段檔案管理信息化建設(shè)向前跨出的第一步。

二、檔案資料的電子化處理是實(shí)現(xiàn)小學(xué)檔案管理信息化的重要工作

如果在現(xiàn)有條件下，大多數(shù)檔案仍然沒有實(shí)現(xiàn)電子化處理，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、現(xiàn)代檢索軟件的開發(fā)仍然只能起到一個(gè)簡單查詢的功能，該功能的發(fā)揮僅僅是優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案登記簿的功能，還沒有真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理的高度信息化。因此，在現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)的過程中，小學(xué)日常工作要結(jié)合教育局及國家相關(guān)政策，對(duì)部分檔案內(nèi)容實(shí)現(xiàn)電子化處理，將部分的紙質(zhì)檔案通過掃描等形式進(jìn)行電子化處理，最終為檔案的在線查詢與查閱提供基本的保障。

以校史檔案建設(shè)為例，現(xiàn)階段通過電腦等辦公軟件，部分規(guī)章制度、協(xié)議合同以及學(xué)校建設(shè)的設(shè)計(jì)方案等都可以實(shí)現(xiàn)電子化的處理，同時(shí)學(xué)校風(fēng)景、建設(shè)成果等都可以通過數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行記錄存檔。而在信息化處理之前，相關(guān)內(nèi)容則可以通過掃描的形式以圖片格式進(jìn)行存檔，必要時(shí)候可以根據(jù)相關(guān)的內(nèi)容建立PDF文件，充實(shí)學(xué)校校史檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容，為學(xué)校歷史的查閱等工作提供基本的內(nèi)容支持。只有通過檔案內(nèi)容的電子化處理，小學(xué)階段建校歷史、小學(xué)建設(shè)成果以及青少年的成長風(fēng)貌才能真正地被展現(xiàn)出來，使檔案存檔的日期更長，查閱更加便捷，宣傳面更廣。

三、建設(shè)完善的數(shù)據(jù)傳輸渠道是小學(xué)檔案管理信息化運(yùn)行的重要保障

雖然，小學(xué)階段檔案管理工作并不涉及絕對(duì)的對(duì)外工作，也很少涉及檔案資料的交流，但是隨著整個(gè)教育系統(tǒng)檔案管理工作信息化建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，小學(xué)與教育局、與兄弟單位，小學(xué)內(nèi)部管理人員對(duì)于檔案快速查閱與交流的需求不斷的提升。因此，伴隨著信息化建設(shè)在小學(xué)檔案管理工作中的推進(jìn)，檔案交流的模式也會(huì)逐步地升級(jí)完善，對(duì)于檔案查閱等工作的要求也在不斷地提升。因此，在這種背景下建設(shè)完善的數(shù)據(jù)傳輸渠道是小學(xué)檔案管理信息化運(yùn)行的重要保障?，F(xiàn)階段僅依靠某一小學(xué)，單個(gè)單位的努力并不能真正地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平的拓展，只有通過全市單位的聯(lián)動(dòng)，共同搭建小學(xué)檔案管理信息化平臺(tái)，所有小學(xué)教學(xué)單位才能真正地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

市級(jí)教育局往往要對(duì)各個(gè)小學(xué)單位的建設(shè)情況以及實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行記錄查詢，如果在現(xiàn)階段小學(xué)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，建設(shè)檔案管理平臺(tái)，將各個(gè)小學(xué)單位作為總體檔案管理的數(shù)據(jù)庫的子庫，以各個(gè)小學(xué)信息化管理工作為依托，建設(shè)全市小學(xué)電子檔案管理中心，則教育管理單位對(duì)于各個(gè)小學(xué)的發(fā)展與建設(shè)信息就能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)的查詢與調(diào)閱。在這一基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升小學(xué)檔案管理的信息化水平，使全市小學(xué)在信息技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理與動(dòng)態(tài)傳輸。

四、人才保障是小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作開展的重要推動(dòng)力

小學(xué)管理工作中，由于工作平臺(tái)、待遇等問題，檔案管理人才的儲(chǔ)備往往不被重視，并且也很難尋覓到相關(guān)的技術(shù)人才來推動(dòng)小學(xué)檔案管理工作。因此，現(xiàn)階段在各個(gè)教育單位中，小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作往往處于比較滯后的地位，不少小學(xué)雖然配備相關(guān)的辦公設(shè)備，但檔案數(shù)據(jù)庫中大多是空白，查詢索引也沒有被真正地建立起來。這些工作缺失的主要原因是傳統(tǒng)檔案管理人員并沒有掌握現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，對(duì)于小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)缺乏基本的認(rèn)知，更不可能推動(dòng)檔案管理的信息化。因此，在現(xiàn)有的條件下，學(xué)校管理人員要改變傳統(tǒng)的觀念，重視檔案人才的選拔與補(bǔ)充，從計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)、檔案管理專業(yè)畢業(yè)的本科乃至碩士人才中進(jìn)行選拔，并提高相關(guān)的待遇，為小學(xué)階段檔案管理信息化建設(shè)工作提供基本的保障。

以小學(xué)教師隊(duì)伍建設(shè)和管理隊(duì)伍建設(shè)為例，小學(xué)階段不少管理崗位是由在編教師兼任，這有利于師資作用的充分發(fā)揮以及管理工作與教學(xué)工作的有效對(duì)接，但是對(duì)于檔案管理人員、圖書館管理人員等，學(xué)校并沒有給相關(guān)人員爭取指標(biāo)。這使得現(xiàn)階段信息化建設(shè)工作難以開展，尤其是在檔案資料電子化處理以及數(shù)據(jù)庫錄入和索引建設(shè)方面，更是需要花巨大的代價(jià)聘請(qǐng)相關(guān)技術(shù)公司提供技術(shù)支持。而在這種情況下，由于小學(xué)管理隊(duì)伍中技術(shù)人才的缺失，檔案管理工作的日常維護(hù)也無法實(shí)現(xiàn)。因此現(xiàn)階段，一方面，小學(xué)要積極地為相關(guān)工作人員爭取指標(biāo)或者待遇，聘請(qǐng)檔案管理人才推動(dòng)小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)；另一方面，要對(duì)小學(xué)計(jì)算機(jī)教師的綜合素養(yǎng)提出更高的要求，以其專業(yè)技能為小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)提供支援，充分發(fā)揮本校在崗教師的職能。

五、結(jié)束語

文章結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，就如何實(shí)現(xiàn)小學(xué)檔案管理信息化提出幾點(diǎn)看法。從實(shí)際角度來講，學(xué)校一方面要完善軟硬件配備，為小學(xué)檔案管理信息化提供基本前提條件；同時(shí)要在人才保障的前提下，積極實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的電子化處理，并建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)索引，為信息化的檔案管理功能發(fā)揮提供保障。最后，各個(gè)教育管理部門要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，積極構(gòu)建檔案信息化傳輸渠道，使得各個(gè)小學(xué)檔案信息平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)相互聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建全市高水平小學(xué)檔案管理平臺(tái)，真正實(shí)現(xiàn)小學(xué)檔案材料的高效率查閱、傳輸，為小學(xué)檔案管理信息化的快速發(fā)展以及功能的進(jìn)一步拓展提供推動(dòng)力。

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