張連浩

摘 要

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)面臨變革，以計(jì)算機(jī)為主要工具的檔案管理系統(tǒng)正逐漸取代傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理是進(jìn)行管理與利用之間的橋梁，隨著檔案管理的發(fā)展逐步數(shù)字化，怎樣在這個(gè)科技時(shí)代借助高新技術(shù)，加強(qiáng)檔案的保存與管理，更好的為檔案事業(yè)服務(wù)，是值得研究和深思的問題。

【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī) 檔案管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)

1 計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的概述

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是檔案管理人員以計(jì)算機(jī)為工具進(jìn)行的檔案管理的操作系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是一種典型的信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要由兩個(gè)部分組成，分別是按照各種屬性分類建立的數(shù)據(jù)庫(kù)和提供查詢服務(wù)的應(yīng)用程序兩個(gè)部分。

2 計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的主要問題

在檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)匯總發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，但以現(xiàn)在的水平來(lái)說(shuō)依然存在著許多問題。

2.1 歸檔過(guò)程混亂

在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的部門中，由于管理制度的不夠合理，運(yùn)行體系不健全，工作人員道德素質(zhì)不高，造成歸檔文件丟失、分類混亂、可利用率低下等問題。

2.2 缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

在計(jì)算機(jī)管理檔案系統(tǒng)中，普遍存在多種工作系統(tǒng)互不支持，數(shù)據(jù)資源不能共享的現(xiàn)象。各種系統(tǒng)之間互不支持，系統(tǒng)間沒有一套同一的標(biāo)準(zhǔn)，容易在今后的工作中造成混亂。

2.3 安全問題

計(jì)算機(jī)管理檔案系統(tǒng)的安全問題主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面是本系統(tǒng)內(nèi)存在的問題，另一方面是外在因素造成的安全問題。

在檔案安全問題中，對(duì)使用者查詢不同等級(jí)的檔案要有授權(quán)也是很重要的一個(gè)方面。在檔案館中，檔案應(yīng)該按其重要程度分為絕密、機(jī)密等不同等級(jí)。相應(yīng)地，可查閱的不同等級(jí)的檔案的使用者也是有范圍限制的。

2.4 保存和防止損壞

在設(shè)備硬件保護(hù)中，機(jī)房的防火、防水、防盜、防電磁的影響與電子檔案的保存息息相關(guān)。而電子檔案的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是否安全也關(guān)乎著電子檔案是否能夠完好無(wú)缺地保存下去。

3 系統(tǒng)建設(shè)的解決策略

在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，要完成系統(tǒng)的建設(shè)，必須從多方面做出努力。創(chuàng)立電子文件檔案，是一項(xiàng)龐大的項(xiàng)目工程，涉及到方方面面的單位和工作者較多，很多復(fù)雜的專業(yè)技術(shù)，需要各方面的支持和幫助才能完成。

3.1 高度重視，以檔案管理為中心

檔案管理這項(xiàng)工作要引起相關(guān)部門的高度重視，設(shè)備先進(jìn)，建立并完善管理體系，應(yīng)用制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的專業(yè)人才，這是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的基本內(nèi)容。在系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程中，要以檔案部門為中心，在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)過(guò)程中，做好每一步基礎(chǔ)性工作，開發(fā)出一套適用于本單位發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案變成一個(gè)真正意義上的可利用的信息資源，人們應(yīng)該越來(lái)越重視檔案工作。

3.2 保障工作人員的參與性、專業(yè)性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)工作人員的的專業(yè)素質(zhì)要求也越來(lái)越高。但是現(xiàn)在檔案管理部門并不具備專業(yè)的管理人員，存在一人多職的現(xiàn)象，或者一些管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)并不了解，并不能完成網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理工作。

組織員工培訓(xùn)，保證其具備一定的邏輯和數(shù)字思維能力，能夠熟練使用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)真正應(yīng)用到檔案管理工作中。能夠自己獨(dú)立學(xué)習(xí)和掌握檔案分類的原則和方法，獨(dú)立地正確選擇標(biāo)識(shí)，無(wú)誤的分析檔案內(nèi)容，學(xué)會(huì)如何將不同類型的檔案進(jìn)行合理的組合，掌握處理特殊狀況的方式等。

3.3 建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，注重網(wǎng)絡(luò)安全

隨著網(wǎng)絡(luò)化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以在任何地方任何時(shí)間使用網(wǎng)絡(luò)，這樣就存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

對(duì)目前已經(jīng)歸檔的檔案按不同標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，不但要加快現(xiàn)在正在進(jìn)行或者尚未進(jìn)行的各項(xiàng)工作的步驟，盡快實(shí)現(xiàn)對(duì)所有不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)或半自動(dòng)化檢索，加快對(duì)那些內(nèi)容重要、價(jià)值大、使用頻率高、但又容易受到破壞的紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，建成一個(gè)統(tǒng)一的可以共享的信息資源中心，將信息和管理結(jié)合在一起，進(jìn)一步完善計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。

3.4 人工管理與智能管理相結(jié)合

從檔案管理工作的實(shí)際實(shí)施情況來(lái)看，在現(xiàn)實(shí)生活中，許多檔案館都把計(jì)算機(jī)當(dāng)做是一個(gè)次要的輔助工具，大部分工作起來(lái)依然依賴的是人工管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式往往是以檔案信息為核心，其工作對(duì)象往往都是大量的文件形式的紙質(zhì)材料。在具體的檔案管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)這一強(qiáng)大的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，特別是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理和使用上，只有數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，最后卻不怎么去使用它或者根本不知道如何去使用這樣的一個(gè)系統(tǒng)。

3.5 不斷更新檔案管理系統(tǒng)適用性技術(shù)

在檔案管理系統(tǒng)中技術(shù)的選擇和應(yīng)用上，一定要跟上檔案管理方面計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的發(fā)展速度。但是，檔案管理部門并不能夠創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效益，沒有足夠的資金來(lái)定期更換新的管理設(shè)備，更重要的是在更換設(shè)備之前，弄清要引進(jìn)來(lái)的所謂的高新設(shè)備是否真正適合用于管理工作中，因此在工作時(shí)要堅(jiān)持“實(shí)用至上”的信念，努力在檔案現(xiàn)代化管理活動(dòng)中擴(kuò)展計(jì)算機(jī)的應(yīng)用技術(shù)，真正提高系統(tǒng)的檔案管理水平。

3.6 對(duì)系統(tǒng)編研開發(fā)和應(yīng)用的探究

進(jìn)行編研開發(fā)工作這一工作環(huán)節(jié)才能更充分地應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，才可能挖掘出檔案管理系統(tǒng)中的潛在價(jià)值。所以，工作人員要多學(xué)習(xí)和接觸一些最新的知識(shí)和技術(shù)，提高專業(yè)技能水平，將理論知識(shí)、實(shí)際操作技能和檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，開始進(jìn)行編研開發(fā)工作。工作人員合理有序的將紙質(zhì)檔案電子化，然后再根據(jù)人們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的了解與應(yīng)用，建立起一套計(jì)算機(jī)管理檔案的系統(tǒng)，并不斷完善它。

4 結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)計(jì)算機(jī)的安全性問題解決后，隨著智能手機(jī)的普及，以及云端技術(shù)的應(yīng)用，人們可以隨時(shí)隨地，在有網(wǎng)絡(luò)的前提條件下，就可以用一部手機(jī)查詢他想要的檔案資料了，現(xiàn)在很多網(wǎng)上圖書館就是一個(gè)很好的體現(xiàn)，同樣，這也是計(jì)算機(jī)管理檔案在未來(lái)發(fā)展的一個(gè)新的方向。

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