劉慧佳

檔案化是電子時(shí)代賦予檔案學(xué)理論的一種新的理念。其實(shí)質(zhì)在于忠實(shí)地業(yè)務(wù)活動。電子文件檔案化，就是“確保并證明文件具有真實(shí)性、完整性、可靠性和長久可用性，并具有可持續(xù)利用的價(jià)值”、“使電子文件具備成為檔案和法律證據(jù)的能力，具備了這種能力的文件才有可能歸檔，成為檔案?！比绾未_保電子文件的檔案價(jià)值，使其成為證據(jù)并沒有直接答案。那么，電子文件檔案化的實(shí)質(zhì)究竟是什么？筆者從以下幾方面來進(jìn)行分析：

1 實(shí)質(zhì)之一：確立科學(xué)管理意識的過程

在傳統(tǒng)檔案管理中，只要文件的原件歸檔并按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等也一并歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案化，文件的真實(shí)性和證據(jù)價(jià)值等利用價(jià)值也就有了保證。對電子文件而言，由于其自身的特點(diǎn)決定了其真實(shí)性不可能依靠載體的原始性來確保和證明，因而其“歸檔管理”不能代替“檔案化管理”，否則歸檔以前文件的真實(shí)性無從保證。對于電子文件來說，必須根據(jù)檔案化的要求，建立元數(shù)據(jù)模型，“從一開始就進(jìn)行檔案化管理”。

1.1 正確認(rèn)識電子文件的特點(diǎn)

樹立檔案化觀念，首先要正確認(rèn)識電子文件的特點(diǎn)。電子文件具備許多特點(diǎn)，但對電子文件的檔案價(jià)值威脅最大的因素是其信息的易變性特點(diǎn)。其主要原因有三：第一，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對獨(dú)立性使人們對信息的增刪十分方便，而且被增刪修改后，沒有明顯痕跡，因此有可能造成動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷被自動更新或修改；第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性，有可能造成文件中信息的改變；第三，電子文件遷移到新的技術(shù)環(huán)境的過程中有可能造成信息丟失、變異。上述原因，給電子文件管理帶來重重困難。最根本的困難則是難以確認(rèn)電子文件的原始性。由于電子文件的信息易變，“‘原件的概念變得難以定義，如何認(rèn)定電子文件的原始性成為電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵?！痹谠夹詿o法認(rèn)定的情況下，其證據(jù)性也難以保障。失去原始屬性的電子文件，就不能轉(zhuǎn)化為檔案。必須保持一種清醒的意識：保證電子文件原始屬性，就是保證其檔案價(jià)值。最有效的途徑就是利用元數(shù)據(jù)來解決電子信息“易變性”的問題，實(shí)現(xiàn)電子文件的檔案化。對電子文件特點(diǎn)的正確認(rèn)識會幫助我們建立清醒的檔案化管理意識。

1.2 確立科學(xué)的管理理念

檔案化是通過確立科學(xué)的管理理念和管理方式實(shí)現(xiàn)的?；趯﹄娮游募鬃冃蕴攸c(diǎn)的認(rèn)識，必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式（定期接收、歸檔管理），檔案部門必須在文件的孕育和形成階段進(jìn)行干預(yù)，實(shí)現(xiàn)“檔案化管理”。否則我們將得不到真實(shí)、完整、可靠的檔案信息。電子文件的檔案化管理包括形成、捕獲、保管和提供利用四個(gè)階段。要保證文件的真實(shí)性、完整性、可靠性，關(guān)鍵是前兩個(gè)階段。文件形成過程中的檔案化管理，是除了創(chuàng)制和完善文件內(nèi)容，由計(jì)算機(jī)自動記錄電子文檔的特征和結(jié)構(gòu)之外，更重要的是記錄電子文件的背景信息，尤其是來源信息?！安东@”過程中的檔案化管理就是在文件形成（或收到）的同時(shí)由系統(tǒng)實(shí)時(shí)完整捕獲文件自身及其元數(shù)據(jù)，“捕獲”的同時(shí)，繼續(xù)關(guān)注背景信息和電子文檔信息的記錄。

實(shí)質(zhì)上，“檔案化管理”主要指電子文件的前期管理，即電子文件歸檔之前的管理，也就是通常所說的“前端控制”，這需我們必須建立的科學(xué)的檔案管理理念。當(dāng)然“檔案化管理”也包括文件歸檔之后的管理，但這是我們已有的管理理念，歸檔之后的文件必然要進(jìn)行“檔案化管理”，確切地說是“檔案管理”。因?yàn)?，正如德里達(dá)所傳達(dá)給我們的理念——在文件的形成階段才是對事件的記錄階段，是真正意義上的檔案化過程。這種理念在電子文件的前期管理中是十分重要的。

“檔案化管理”理念還有另外一層含義，即無論文件的運(yùn)動形式如何、運(yùn)動階段如何、價(jià)值類型如何，要將其作為檔案而不僅僅是文件對待。這里傳達(dá)的是一種全方位的檔案管理理念，強(qiáng)調(diào)的是，文件的保存價(jià)值，不影響將文件作為檔案進(jìn)行管理。換句話說，是任何一份在業(yè)務(wù)活動中形成的文件，都要對其進(jìn)行檔案管理。這在電子時(shí)代是可能的，它可以最大限度地保證電子信息的完整、安全。另外，檔案化管理理念的形成，需要有良好的社會環(huán)境，需要社會各方面的支持和努力，包括政策、技術(shù)、法律等方面的支持和努力，不是靠檔案部門單打獨(dú)斗可以實(shí)現(xiàn)的。

2 實(shí)質(zhì)之二：尋求科學(xué)管理途徑的過程

電子文件檔案化，必須以統(tǒng)一的管理規(guī)范為指導(dǎo)，《標(biāo)準(zhǔn)》就是目前正在制定當(dāng)中的管理規(guī)范?！稑?biāo)準(zhǔn)》從元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模型設(shè)計(jì)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)核心元素定義、著錄實(shí)例三個(gè)方面全面描述了電子文件運(yùn)動過程中產(chǎn)生的所有元數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程并可為計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動辨析、分解、提取和分析歸納的數(shù)據(jù)。通過元數(shù)據(jù)的記錄，可以保證電子文件的科學(xué)管理。

1.能夠確保并證明電子文件的真實(shí)性和憑證價(jià)值

在元數(shù)據(jù)中將電子文件的內(nèi)容特征和文件形成、處理和利用的過程忠實(shí)地記錄下來，能夠保證電子文件內(nèi)容的原始性，從而證明其真實(shí)性和完整性；在元數(shù)據(jù)中把電子文件形成時(shí)的環(huán)境和背景信息記錄下來，有助于證明電子文件的價(jià)值，尤其是證據(jù)價(jià)值。

2.有助于對電子文件的保護(hù)與長期保存，使其具有長久有效性。在元數(shù)據(jù)中有關(guān)于電子文件的格式、制作、轉(zhuǎn)換方式、技術(shù)環(huán)境等信息的詳盡描述，便于電子文件的轉(zhuǎn)換與遷移，達(dá)到長期保護(hù)、保存的作用，使之長期可讀、可理解，具有長久有效性。

3.有效地管理電子文件。元數(shù)據(jù)中有對文件的管理信息，它不但是文件著錄標(biāo)引的工具，也是文件鑒別認(rèn)證、鑒定、保護(hù)等其他環(huán)節(jié)的工具。

4.方便查詢和利用。在著錄過程中利用元數(shù)據(jù)，就可以對電子文件所有的具有檢索意義的特征進(jìn)行描述和記錄，這樣從文件形成之初就能為利用者提供查詢途徑，使用戶清楚了解文件及其形成背景之間的關(guān)系，方便利用者發(fā)現(xiàn)和檢索文件，滿足利用者的需求。從電子文件元數(shù)據(jù)的功能看，在電子文件管理過程中，忠實(shí)地記錄文件所涉及的事件以及文件的結(jié)構(gòu)、形成過程、環(huán)境和背景，是必須和必要的，這是對電子文件進(jìn)行科學(xué)管理的有效途徑。