摘 要 隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，信息技術(shù)幾乎滲透到了社會(huì)活動(dòng)的所有方面，已經(jīng)加速轉(zhuǎn)變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生著快速的變化。

關(guān)鍵詞 OA辦公平臺(tái) 檔案管理 前景

一、OA辦公平臺(tái)與檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)接的必要性

傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)和檔案管理正在實(shí)施大規(guī)模的信息化改造，現(xiàn)在的電子文件主要來(lái)源于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但電子文件的多樣性、易更改性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性等一些特殊性，使得在對(duì)電子文件的管理方面出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象。當(dāng)前，將OA辦公平臺(tái)與檔案管理流程能夠統(tǒng)一起來(lái)的不多，特別是早起兩個(gè)系統(tǒng)各自發(fā)展，我公司最早開發(fā)的是各自獨(dú)立的OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，兩個(gè)系統(tǒng)不兼容，各自為政，無(wú)法實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的共享，電子文件到了歸檔界面，其原始性、產(chǎn)生的過(guò)程保密性都不能達(dá)到檔案管理歸檔要求，導(dǎo)致許多信息的檔案信息化處理仍然處于手工處理工作階段，OA中存有全部已辦理完畢的內(nèi)部發(fā)文、信息資料和上級(jí)部門的所有公文、郵件、資料信息、傳閱流轉(zhuǎn)記錄等，這些信息如不經(jīng)過(guò)程序的處理，只能單獨(dú)存放在OA系統(tǒng)里，無(wú)法轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。檔案歸檔時(shí)，檔案室需要手工掃描、錄入、逐一上傳電子文件等，造成人力、物力的浪費(fèi)，而且容易出錯(cuò)。而采用OA系統(tǒng)與檔案管理的界面技術(shù)，可以隨時(shí)把OA中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中來(lái)，這一功能既省時(shí)、又省力。

二、集團(tuán)版檔案管理平臺(tái)的需求及發(fā)展方向

第一，由于OA與檔案管理分屬不同的作業(yè)單元，兩者之間既有聯(lián)系，又相對(duì)獨(dú)立，檔案歸檔、查閱均需要兩個(gè)系統(tǒng)協(xié)同工作，需要有一個(gè)界面來(lái)實(shí)現(xiàn)兩套系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)和信息傳輸。我公司的檔案管理平臺(tái)是以O(shè)A辦公平臺(tái)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，建設(shè)方案分兩期實(shí)施，一期工程實(shí)施與OA辦公平臺(tái)的數(shù)據(jù)鏈接，二期工程實(shí)施與GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)鏈接，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集的網(wǎng)絡(luò)化、檔案業(yè)務(wù)工作的快速化、檔案管理工作的規(guī)范化、檔案查詢工作的網(wǎng)絡(luò)化。

這套方案具體內(nèi)容是建設(shè)一套基于整個(gè)公司內(nèi)部以及下屬單位的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在檔案系統(tǒng)中設(shè)置“OA協(xié)同辦公接口”“GIS系統(tǒng)接口”，并在公司總部檔案系統(tǒng)中設(shè)置“檔案全宗監(jiān)管”功能，建立起以公司檔案室為核心，公司各單位（部門）專、兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。從而實(shí)現(xiàn)四個(gè)目標(biāo)：一是數(shù)據(jù)鏈接、提高辦公效率：通過(guò)“OA協(xié)同辦公接口”可以將OA協(xié)同辦公中形成的文件自動(dòng)歸檔到檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)“所有數(shù)據(jù)均為一次采集，終身使用”；二是加強(qiáng)統(tǒng)一管理的掌控力度：公司檔案室可以通過(guò)“檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管接口”可網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程察看全面掌握所屬單位（包括郊區(qū)的子公司）檔案信息變化，隨時(shí)對(duì)所屬單位預(yù)歸檔、已歸檔檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及全文信息進(jìn)行監(jiān)管及查閱；三是便于查閱利用：建立兩個(gè)數(shù)據(jù)查詢中心。即檔案信息管理中心和現(xiàn)行文件查閱中心，以集中統(tǒng)一數(shù)據(jù)的方式向集團(tuán)各職能部門提供檔案目錄和文件查詢，以密碼方式按職責(zé)權(quán)限給予授權(quán)，可實(shí)現(xiàn)在線移交、查詢檔案，讓查閱者充分體驗(yàn)到信息化帶來(lái)的便捷和愉悅。

第二，完善檢索信息，提高查詢效率。公司檔案人員，注重工作效率和檢索速度的提高，摸索出提高查詢服務(wù)效率的辦法，在檔案工作中取得了良好的效果。

一是完善人名檢索信息，建立覆蓋全體職工的民生檔案信息。建立了自1984年建廠以來(lái)形成的涉及招工花名冊(cè)、工資介紹信、職稱聘任、職務(wù)任免文件的案卷級(jí)、文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，把涉及的人名錄入題名、備注及附注中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檢索。查閱時(shí)，只要輸入“人名”，就可為利用者提供快捷的查詢，為順利辦理退休手續(xù)、技術(shù)人員和干部任免、聘任提供信息支持。二是完善關(guān)鍵詞檢索信息，建立符合企業(yè)需求的快速查閱利用信息。根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，把歷年來(lái)的延續(xù)性較強(qiáng)的政策性文件進(jìn)行掃描實(shí)現(xiàn)全文信息，把燃?xì)?、熱力調(diào)整價(jià)格、市財(cái)政撥款數(shù)額、合同協(xié)議內(nèi)容摘要、建設(shè)工程配套費(fèi)等關(guān)鍵詞摘錄到題名、備注中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檢索。只要輸入關(guān)鍵詞信息，就可快速查閱，避免因題名相近而不能準(zhǔn)確查閱的尷尬，提高檢索速度。三是完善信用、產(chǎn)權(quán)、民生檢索信息，建立企業(yè)信用、產(chǎn)權(quán)、民生檔案利用信息。在檔案管理系統(tǒng)中把涉及企業(yè)信用、產(chǎn)權(quán)、民生的信息進(jìn)行標(biāo)注，完善信用、產(chǎn)權(quán)、民生檢索信息，為維護(hù)企業(yè)信用、權(quán)益、職工利益，培育一支專業(yè)化的檔案業(yè)務(wù)管理隊(duì)伍，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)素質(zhì)。

目前，一期工程實(shí)現(xiàn)了與OA辦公平臺(tái)的數(shù)據(jù)鏈接，完成了公司及各下屬單位的歷史數(shù)據(jù)遷移、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔接口，與用戶認(rèn)證管理、門戶等基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)集成，實(shí)現(xiàn)了公司檔案信息資源有效整合和共享。

三、集團(tuán)版檔案管理平臺(tái)的作用

第一，利用集團(tuán)版檔案管理平臺(tái)，進(jìn)行檔案的存貯、統(tǒng)計(jì)、分類、在線檢索、利用、鑒定等工作，完成了室藏檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。公司歷年以來(lái)的組織機(jī)構(gòu)沿革、全宗指南、大事記輸入檔案系統(tǒng)中；利用檔案系統(tǒng)完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息建立信用檔案、產(chǎn)權(quán)檔案，為集團(tuán)檔案信息資源的共享奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。具有前瞻性和先進(jìn)性，且可遠(yuǎn)程監(jiān)管所屬單位檔案歸檔及管理情況，所屬單位的人員、機(jī)構(gòu)變化狀況一目了然。并通過(guò)利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線移交、查閱、利用各個(gè)門類、不同載體檔案，率先實(shí)現(xiàn)公司檔案信息資源共享，跨入了全市檔案信息化建設(shè)先進(jìn)行列。

第二，檔案管理平臺(tái)在城市燃?xì)膺\(yùn)營(yíng)中的應(yīng)用。燃?xì)夤芫W(wǎng)系統(tǒng)作為城市建設(shè)中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)設(shè)施，具有覆蓋面廣、安全性要求高的特點(diǎn)。目前，我市城市管網(wǎng)是一個(gè)縱橫交錯(cuò)的大型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，具有復(fù)雜的空間和非空間屬性，最早從80年代至90年代初主管網(wǎng)架構(gòu)已經(jīng)形成，此后的管網(wǎng)建設(shè)主要是以客戶的需求為導(dǎo)向。在傳統(tǒng)的手工操作管理方式中，圖紙和資料的更新不能做到及時(shí)歸檔，工程建設(shè)和搶修時(shí)查閱檔案較為頻繁且形成檔案數(shù)量較大。查檔時(shí)，檔案人員根據(jù)路名查閱索引目錄，找到檔案編號(hào)，再到庫(kù)房調(diào)閱檔案實(shí)體，這種查閱方式速度慢、檢索方法落后，不能及時(shí)、快捷地提供利用。

檔案管理平臺(tái)對(duì)燃?xì)夤こ痰臋n案管理提供了便利條件，登錄檔案管理平臺(tái)的查閱中心就可查到相關(guān)信息。二期工程將與GIS系統(tǒng)鏈接，使檔案目錄信息與GIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)，使城市燃?xì)夤芫W(wǎng)的管理實(shí)現(xiàn)了信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享電子化、輸配管網(wǎng)信息化。在檔案信息管理平臺(tái)中能便捷、快速查到相關(guān)管線的屬性資料，節(jié)省人力、物力，提高工作效率。

信息社會(huì)把檔案推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理平臺(tái)的建設(shè)也需不斷完善和充實(shí)，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為企業(yè)和社會(huì)提高豐富的信息資源和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位為青島能源華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰荆?/p>

[作者簡(jiǎn)介：張春華，女，江蘇連云港人，本科，檔案專業(yè)。]