毛聯(lián)生

摘 要：對(duì)于企業(yè)來說檔案包含著企業(yè)的歷史發(fā)展、經(jīng)營成果、人事檔案等重要資源，其內(nèi)容可以說是覆蓋了企業(yè)發(fā)展全過程。而在現(xiàn)今全面推進(jìn)檔案管理信息化的背景下企業(yè)需要更改原有的檔案工作模式，抓住信息時(shí)代的趨勢(shì)及需要，為企業(yè)檔案管理工作探索出新的發(fā)展途徑。目前企業(yè)檔案信息管理已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中其受多方面因素的影響仍然存有一些問題，為了保證企業(yè)檔案信息化的進(jìn)程，必須要針對(duì)這些問題來進(jìn)行檔案工作的全面革新。

關(guān)鍵詞：信息化；企業(yè)；檔案信息管理

在信息化時(shí)代檔案管理不再是簡單的檔案收集及保管，在新時(shí)代其還為檔案管理工作賦予了更多的職能要求，這樣才能滿足現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需求。在現(xiàn)代信息快速發(fā)展的背景下，各類信息資源的爆發(fā)式增長為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展契機(jī)，同時(shí)也是新的挑戰(zhàn)，在企業(yè)中全面進(jìn)行檔案信息管理需要從多層面進(jìn)行檔案工作的整改，從而推動(dòng)其向著信息化、數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，提高整體的工作效率及管理水平。

1 信息化環(huán)境之下企業(yè)檔案管理工作存在的問題

1.1 企業(yè)的電子檔案難以與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)一致

從專業(yè)化角度出發(fā)，企業(yè)信息化管理主要是以網(wǎng)絡(luò)以及信息作為平臺(tái)，從而對(duì)企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營工作進(jìn)行流程管理的。隨著現(xiàn)代化企業(yè)流程管理工作的不斷開展，隨之帶來了大量的電子文件，尤其像已經(jīng)應(yīng)用CAD以及CAM技術(shù)的企業(yè)，這些企業(yè)中的設(shè)計(jì)工作、正式施工工作以及制造流程的開展等都與CAD技術(shù)和CAM技術(shù)緊密相連，借助此技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的設(shè)計(jì)單位能夠更加便捷地在同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)施工以及生產(chǎn)經(jīng)營期間所需要的設(shè)計(jì)修改，避免了在原有設(shè)計(jì)圖紙上修改以及重新繪制圖紙所帶來的麻煩與損失。在企業(yè)檔案管理中，要高度重視錯(cuò)版保存問題，從而確保企業(yè)檔案可以真實(shí)有效的反映出企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營管理現(xiàn)狀。

1.2 信息化時(shí)代的企業(yè)檔案管理在處理技術(shù)上缺乏專業(yè)性

企業(yè)信息化屬于一個(gè)相對(duì)嚴(yán)密的系統(tǒng)，目前大部分企業(yè)仍舊處在傳統(tǒng)化、粗放式以及經(jīng)驗(yàn)式的企業(yè)管理模式之中，部分企業(yè)在基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)處理技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)體系上不完善，而且計(jì)量管理、檢測(cè)體系管理、定額管理以及技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理等都需要加強(qiáng)。沒有建立起相對(duì)完整、統(tǒng)一以及具有較強(qiáng)操作性的企業(yè)代碼編制體系，基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)資料的采集工作以及錄入工作標(biāo)準(zhǔn)不完善，直接影響到企業(yè)在檔案信息化管理方面相關(guān)數(shù)據(jù)采集工作的規(guī)范化與科學(xué)化，從根本上影響到企業(yè)檔案管理的健康發(fā)展。同時(shí)，企業(yè)信息檔案管理的安全性也是現(xiàn)代化企業(yè)信息化發(fā)展的重要問題，具體來說，體現(xiàn)在企業(yè)電子文件以及電子檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的安全性、企業(yè)檔案在網(wǎng)絡(luò)利用與共享中的安全性以及企業(yè)電子檔案相關(guān)媒介的安全性上，關(guān)系到企業(yè)檔案信息管理水平的提升。

2 信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理的措施

2.1 建立規(guī)范的檔案信息管理制度

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息管理制度是保證檔案工作可以順利開展的基礎(chǔ)，因此企業(yè)需要掌握信息時(shí)代所帶來的檔案管理工作的新思想、新模式，在制度的創(chuàng)立上應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代的創(chuàng)新機(jī)制，通過建立健全的檔案管理制度來規(guī)范檔案工作的進(jìn)行，從而保證企業(yè)檔案在進(jìn)行數(shù)字化、電子化處理后可以科學(xué)的進(jìn)行檔案管理工作。并且在檔案信息管理制度的建立上需要對(duì)各個(gè)部門的職責(zé)進(jìn)行確定，保證企業(yè)內(nèi)部全員可以參與到檔案信息管理中，使檔案工作可以依照制度更加規(guī)范的進(jìn)行。

2.2 高度重視企業(yè)信息化檔案信息資源的管理

在企業(yè)檔案信息管理中其最主要、最核心的內(nèi)容就是對(duì)其信息資源的管理，這些檔案信息資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著極為重要的影響。因此在實(shí)際中需要通過對(duì)信息資源的收集、整合、管理來保證檔案資源的高效利用，同時(shí)在信息環(huán)境下需要注意對(duì)檔案信息資源的安全性進(jìn)行保護(hù)。在現(xiàn)代企業(yè)檔案信息管理中其對(duì)檔案信息資源的利用及管理質(zhì)量決定了檔案工作可以提供的服務(wù)水平，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營也產(chǎn)生了一定的影響，因此要注意對(duì)檔案信息資源管理進(jìn)行優(yōu)化及發(fā)展，保證其在實(shí)際所產(chǎn)生的效用。

2.3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)檔案信息管理在進(jìn)行的過程中需要有完善的基礎(chǔ)設(shè)施來為其工作的開展提供基礎(chǔ)性幫助，同時(shí)也是企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)高效化發(fā)展的重要手段。因此，企業(yè)檔案管理的相關(guān)人員應(yīng)該把完善企業(yè)檔案的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備與基礎(chǔ)性檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為企業(yè)檔案傳輸、檔案交換以及檔案資源共享的前提條件，充分發(fā)揮企業(yè)信息檔案管理的整體效益。此外，企業(yè)檔案的管理人員需要發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)，將企業(yè)檔案資源的基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)作為管理重點(diǎn)來抓，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，不斷提升企業(yè)檔案的服務(wù)管理水平，為檔案信息管理提供必要的設(shè)施保障。

2.4 提升企業(yè)檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)水平

人才是企業(yè)檔案信息管理可以高效進(jìn)行的基礎(chǔ)，管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不夠，不能適應(yīng)信息化環(huán)境的要求會(huì)影響檔案工作的進(jìn)行。因此檔案人員必須具有豐富的檔案知識(shí)及相應(yīng)的管理技能，同時(shí)其還需要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)及現(xiàn)代管理理念，從而保證檔案信息管理工作可以高效進(jìn)行。為此企業(yè)必須要注重對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，從而建立一支高素質(zhì)、復(fù)合型的人才隊(duì)伍，滿足企業(yè)對(duì)檔案管理工作不同的業(yè)務(wù)要求。在人才培訓(xùn)上企業(yè)可以通過講座、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等方式來進(jìn)行，也可以聘請(qǐng)專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)來提升檔案人員的素質(zhì)水平。但是在人才隊(duì)伍的建設(shè)中最重要的還是擴(kuò)大專業(yè)人才的招聘，從而保證檔案信息管理工作可以引入創(chuàng)新的機(jī)制。

結(jié)束語

信息化環(huán)境為企業(yè)帶來的是新的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)在企業(yè)檔案管理工作中也需要順應(yīng)其發(fā)展形勢(shì)進(jìn)行相應(yīng)的革新。在檔案信息化建設(shè)中其面對(duì)著與傳統(tǒng)管理模式不同的發(fā)展需要及發(fā)展環(huán)境，因此在實(shí)際中難免會(huì)遇到一些問題，對(duì)此在企業(yè)檔案信息管理建設(shè)的過程中可以通過完善相關(guān)的制度、樹立正確的管理意識(shí)、提高檔案的現(xiàn)代化程度及擴(kuò)大檔案管理工作的人才隊(duì)伍等方面來提高生檔案工作的整體水平，使其可以在信息化時(shí)代的背景下為企業(yè)發(fā)展提供助力。

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