孫思

摘 要：某集團公司原有的財務軟件是金蝶K3，采用的是單體核算的模式，無法實現(xiàn)集團對子公司財務的統(tǒng)一管控和合并報表的需求。本文通過分析集團公司原有的信息系統(tǒng)存在的問題，提出了財務軟件集團化升級的必要性；在調(diào)研階段，從集團公司的需求出發(fā)，確定了分階段分布實施的方案；同時，通過對實施過程存在的與異構系統(tǒng)的集成及數(shù)據(jù)共享等問題分析，提出了財務系統(tǒng)升級二期的建議，希望此文能對集團公司財務軟件的優(yōu)化升級提供參考。

關鍵詞：企業(yè)集團信息化 財務信息系統(tǒng)

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）12（a）-100-02

1 集團公司原有的財務信息系統(tǒng)情況及存在的問題與升級的必要性

1.1 集團公司財務軟件升級的背景

集團公司財務金蝶K3軟件已啟用總賬系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、現(xiàn)金流量系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等模塊，基本上可以滿足目前核算的需要。但是在財務管理方面的功能較弱，包括預算管理、合并報表管理、財務預警等模塊有待進一步啟用。

1.2 原信息系統(tǒng)存在的問題

集團公司在原有的金蝶K3系統(tǒng)下，單體的多賬套形成信息孤島，形成了兩個線下集中：財務人員集中、分子公司賬戶集中；兩個線上不集中：財務信息不集中、集團資金信息不集中。原有的核算模式，難以支持未來透明高效集團管理發(fā)展趨勢，信息化從單體ERP提升到集團ERP的需求非常明顯。

1.3 財務信息系統(tǒng)升級的必要性

（1）信息充分共享的要求。作為一個業(yè)務范圍廣、子公司多的集團化公司，財務與業(yè)務信息的共享、集團與子公司信息的共享以及財務信息與決策層信息共享都需要有一個集團化的財務系統(tǒng)。

（2）財務核算標準化的要求。目前，集團公司下屬31家子公司，為了提高財務信息的質(zhì)量，迫切需要統(tǒng)一會計科目、統(tǒng)一客商檔案、統(tǒng)一報表模板、統(tǒng)一記賬邏輯。

（3）財務管理的要求。隨著集團各子公司規(guī)模的逐步壯大，各子公司財務獨立核算的要求迫切。為了便于對子公司的財務的監(jiān)督和管控，便于報表的合并與管理，集團化賬套的需求迫切。

（4）資金管理的要求。隨著集團及各子公司資金規(guī)模的增長，迫切的需要實現(xiàn)資金管理系統(tǒng)授信、抵押、借款、利息、擔保的集成管理；同時還需要財務軟件系統(tǒng)提供一些基礎的分析和預警功能，如：具備還款及利息的預警管理，降低了資金風險。

（5）預算的要求。由于集團公司下屬子公司及項目部較多，出于對子公司考核的需要，其迫切的需要有一個預算填報、控制的平臺，實現(xiàn)對預算數(shù)的申報、調(diào)整及對比分析，為集團公司決策提供依據(jù)。

2 集團財務軟件系統(tǒng)的設計及實施方案

2.1 財務軟件的選擇

（1）前期調(diào)研。為了保證集團公司的軟件升級方案具備可行性，前期調(diào)研主要分兩個方面，歷時一個月的時間。一方面，由集團財務部牽頭圍繞著集團公司的主營業(yè)務板塊，對集團及下屬子公司的共同需求進行了調(diào)研。另一方面，此次調(diào)研，針對特殊的板塊的特殊需求，諸如貿(mào)易公司的貿(mào)易板塊、工程類公司的工程板塊、服務類公司的酒店管理板塊及水務公司的水費板塊進行了特殊需求方面的調(diào)研。

（2）供應商的確定。集團財務部在充分調(diào)研的基礎上，撰寫了詳細的需求說明書及任務書。該軟件升級項目吸引了包括金蝶、用友、浪潮等三家國內(nèi)主流的財務軟件供應商，招投標環(huán)節(jié)通過邀請財務、信息系統(tǒng)領域的專家，對供應商綜合能力、投標資料評比、供應商現(xiàn)場答辯表現(xiàn)綜合打分，最終，確定金蝶EAS軟件中標。

（3）需求的設計。根據(jù)前期的調(diào)研，集團財務部明確了此次財務EAS系統(tǒng)的升級的目標，即以構建集團財務信息系統(tǒng)為核心的信息化主平臺，實現(xiàn)深層次財務業(yè)務一體化；為了實現(xiàn)這一目標，決定同步開啟全面預算、資金管理、合并報表、集中核算等管理模塊，以建立全層級控制的集團預算管理系統(tǒng)，搭建一個有能力覆蓋全集團的資金管理系統(tǒng)，為集團管控提供強有力的抓手，為未來集團業(yè)務拓展奠定堅實基礎。

2.2 方案的設計

各子公司業(yè)務狀況的調(diào)研。集團公司的主營業(yè)務包含委托代建、酒店物業(yè)服務及港口物流等。針對委托代建項目，由于集團公司前期有工程系統(tǒng)，對工程的招投標及合同進行了管理，財務軟件更偏重于后期的支付及發(fā)票的管理，因此開發(fā)了輕合同管理的模塊；酒店物業(yè)服務業(yè)務，由于有自身的希軟系統(tǒng)，因此，財務軟件更偏重于與之集成取數(shù)，并進行項目部式的管理；港口物流系統(tǒng)，更偏重于供應鏈的初步應用；水務模塊，更偏重于水費收取環(huán)節(jié)的系統(tǒng)開發(fā)。

2.3 方案的實施

2.3.1 集團財務系統(tǒng)的實施

EAS系統(tǒng)設置，包括組織架構設置、用戶設置及權限劃分、科目、客戶、供應商等基礎數(shù)據(jù)建立以及匯率、核算項目類別等輔助資料的建立。

根據(jù)集團控股法人組織進行設置，初步建立了覆蓋31家公司套賬體系，同時根據(jù)各子公司管理和考核的需要，建立了多個項目的組織單元；統(tǒng)一了基礎資料。規(guī)范了集團538個會計科目，其中細化管理費用科目72個；在集團范圍內(nèi)，設置了不同的角色及對應的權限分配，保證了系統(tǒng)的安全；對集團控制的系統(tǒng)參數(shù)及基礎資料進行集團控制，其他系統(tǒng)參數(shù)及基礎資料由集團統(tǒng)一進行維護，下級不允許進行維護，保證了信息的一致性及穩(wěn)定性。

2.3.2 財務歷史數(shù)據(jù)導入

此次財務軟件升級，將自2009年起8年，原K/3與KIS2套系統(tǒng)、20家公司共57599張憑證，259318行分錄成功導入系統(tǒng)。方便了歷史數(shù)據(jù)的查詢，保障了財務數(shù)據(jù)的延續(xù)性。在憑證導入的同時，對工程類款項的憑證進行了匯總處理，將原先項目及往來的憑證批量進行調(diào)整，為后期PM數(shù)據(jù)準確提供了有力支撐。

2.3.3 合并報表模塊的啟用及優(yōu)化

此次財務軟件升級，將原有的線下合并，集中到了線上。合并報表模塊的應用，統(tǒng)一了子公司報表匯報體系；內(nèi)部往來明細表，內(nèi)部投資明細表的運用，系統(tǒng)自動生成權益抵消、內(nèi)部往來抵消、現(xiàn)金流量抵消，大大提高了抵消數(shù)據(jù)的效率及準確性；常規(guī)合并報表時間從10天降低到3天。每月8號單體公司結賬并上報報表，12號完成子集團合并，15號完成集團合并報表；比快速更重要的是合并報表的準確性，傳統(tǒng)的EXCEL合并報表存在漏抵誤抵，發(fā)現(xiàn)錯誤難以查找原因。EAS通過預設抵消模板，自動且準確生成抵消分錄，報表預設校驗邏輯，快速發(fā)現(xiàn)錯誤查找原因。

2.3.4 業(yè)務系統(tǒng)的實施

正是因為有了集團一套賬，集團公司建立了一條不受人為干預的信息通道。之前，子公司到集團的數(shù)據(jù)是手工上報，信息受到人為干預，信息失真，導致集團成為信息的空架子。因為建立了多組織架構樹，并且沿著組織架構樹下發(fā)財務政策（科目、報表、政策），把審計和內(nèi)控原則定義到系統(tǒng)中。幫助集團內(nèi)控與審計流程真正融入系統(tǒng)，正向從集團—業(yè)態(tài)—區(qū)域—子公司—憑證—業(yè)務單據(jù)穿透式查詢，也可以反向追溯業(yè)務過程從業(yè)務單據(jù)反查憑證—明細賬—總賬，保證信息的真實與準確。

3 財務軟件升級后的成效

（1）財務信息高度共享。此次財務系統(tǒng)升級，將原先通過Excel登記的賬外數(shù)據(jù)在EAS系統(tǒng)內(nèi)進行登記管理，例如以往無形資產(chǎn)、投資性房地產(chǎn)、銀行承兌匯票、企業(yè)存量債等明細臺賬都是通過EXCEL辦公軟件登記，隨著人員崗位交替，數(shù)據(jù)無法保證連貫性和準確性。現(xiàn)在全部通過EAS實現(xiàn)系統(tǒng)管理，自動實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類、整理及對賬，既減少不必要的人工工作量，又可在需要特殊調(diào)整時手工干預，提升效率的同時保證了準確度。

（2）優(yōu)化了財務流程，提高了管理效率。此次財務軟件的升級，優(yōu)化了包括工程會辦、付款等流程，避免了單據(jù)積壓，保證了單據(jù)的傳遞的及時性。金蝶系統(tǒng)升級之前，出納根據(jù)付款材料中的賬戶信息打印支票，手工打印支票不僅效率低下而且難免出現(xiàn)錯誤?，F(xiàn)在通過EAS系統(tǒng)，出納根據(jù)推送的付款單直接打印支票，不但將出納從手工打印支票、人工比對付款信息的繁瑣勞動中解放出來，而且保證了付款數(shù)據(jù)的準確性，提高了付款效率。

（3）提高了財務工作的及時性和準確性。此次財務軟件升級，提高了集團公司合并報表的及時性和準確性，有助于實現(xiàn)對子公司的財務管控。在金蝶EAS系統(tǒng)使用前，報表合并是通過EXCEL軟件批量進行公式取數(shù)，人工匯總數(shù)據(jù)并生成抵消分錄，最后形成合并報表。此種狀態(tài)下，抵消數(shù)據(jù)的效率及準確性都無法保證?，F(xiàn)在通過EAS合并報表系統(tǒng)，自動收集匹配數(shù)據(jù)大大降低原始數(shù)據(jù)出錯概率，簡化了合并工作，節(jié)約人力成本，保證了集團要求的每月8號前提交子公司報表，每月15號前出具財務分析的時間節(jié)點，從根本上提升了管理效率。

（4）加強了對子公司的財務管控。EAS系統(tǒng)上線之前，子公司的財務數(shù)據(jù)都是單一賬套的，到集團的報表數(shù)據(jù)是手工上報，信息受到人為干預?，F(xiàn)在集團實現(xiàn)了集團一套賬，增強了集團財務管控水平，提高了財務處理效率。同時也為子公司財務人員獨立出去提供了平臺管控保障，使獨立出去的財務人員更好地深入業(yè)務經(jīng)營，由財務核算職能向管理職能的轉變。

4 存在的集成、信息共享等問題及二期的實施建議

4.1 存在的問題

4.1.1 與已有的信息系統(tǒng)未能實現(xiàn)完全的集成

由于某些不確定因素的存在，會辦批準金額與實際付款金額存在一定的差異，而真實付款數(shù)據(jù)與并未及時回傳到PM系統(tǒng)中，雙方系統(tǒng)的信息不對稱性導致了數(shù)據(jù)的差異。針對此類情況的存在，建議完善PM系統(tǒng)與EAS系統(tǒng)的銜接，實現(xiàn)雙方特定數(shù)據(jù)共享，以幫助決策者制定付款計劃，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的無差異化。

4.1.2 與相關部門缺乏有效的信息關聯(lián)

目前財務系統(tǒng)沒有深入到業(yè)務板塊，沒有實現(xiàn)業(yè)務與財務的深入融合，如何通過系統(tǒng)實現(xiàn)對接，是該項目二期需進一步解決的問題。

4.1.3 財務信息資源無法得到充分的利用

目前EAS系統(tǒng)對集團及子公司高層領導基本沒有提供使用，有待給關鍵的決策領導安裝可移動的EAS軟件，并加大開發(fā)各種管理分析使用的數(shù)據(jù)、圖標等管理報表。

4.1.4 系統(tǒng)模塊使用不充分

費用報銷模塊、預算模塊及網(wǎng)銀模塊等。

4.2 二期實施的建議或舉措

（1）更加關注財務管理方面的功能。目前的財務軟件，在財務管理方面比較弱。合并報表模塊、預算管理模塊、財務分析模塊等功能尚待進一步完善與提升。通過全面的預算管理，對集團及下屬子公司的目標任務完成情況進行實時監(jiān)管與控制，快速準確評價各分子公司的業(yè)績和績效。

（2）重視財務系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的整合和協(xié)同。根據(jù)各子公司的業(yè)務特點，通過總賬系統(tǒng)與供應鏈系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、收銀系統(tǒng)、應收賬款系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)的鏈接，在財務核算過程中，對各子公司業(yè)務進行監(jiān)管。

（3）更加重視財務信息數(shù)據(jù)的挖掘、分析和展現(xiàn)。使財務人員可多視角進行財務分析，便于領導財務信息查閱。

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