摘 要：物資管理對有效合理控制地鐵運營成本增長至關(guān)重要。本文介紹了中央采購平臺的項目背景、建設(shè)目標，以及南京地鐵依托于中央采購平臺的搭建，實現(xiàn)了南京地鐵物資全流程管理，全面提升物資管理水平和保障地鐵安全。

關(guān)鍵詞：地鐵物資 中央采購平臺

中圖分類號：F252 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）04（c）-025-03

1 項目背景

目前南京地鐵運營公司招標采購事業(yè)部負責(zé)南京地鐵7條線運營物資的采購及庫存管理相關(guān)業(yè)務(wù)，涵蓋供應(yīng)鏈端的七個環(huán)節(jié)（見表1）。

南京地鐵物資全流程管理共涉及5個系統(tǒng)，包括網(wǎng)上報價系統(tǒng)、EAM系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、集團OA系統(tǒng)、運營OA系統(tǒng)（見圖1）。合同管理系統(tǒng)可支持小部分合同管理的功能，EAM系統(tǒng)可支持部分采購執(zhí)行、庫存管理和供應(yīng)商結(jié)算的功能，而對于采購尋源和供應(yīng)商管理，幾乎無系統(tǒng)支持，基本由手工線下操作，目前缺乏與外部供應(yīng)商交互、可在線監(jiān)管追溯的一體化的信息管理平臺，存在潛在人工操作風(fēng)險，難以發(fā)揮監(jiān)管效果，且溝通成本較高。同時，這5個系統(tǒng)之間無任何集成接口，信息化孤島現(xiàn)象較為嚴重，如涉及系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交互，需通過手工數(shù)據(jù)導(dǎo)出和錄入方式實現(xiàn)。

基于目前物資管理信息系統(tǒng)建設(shè)情況，秉承“公平、公正、公開”三公原則，南京地鐵搭建了中央采購平臺，推進供應(yīng)鏈前端在線管理，確保采購業(yè)務(wù)合規(guī)、陽光，主要功能包括尋源管理、供應(yīng)商管理、主數(shù)據(jù)管理以及部分采購執(zhí)行四個業(yè)務(wù)域功能，同時通過系統(tǒng)間集成規(guī)劃打通物資管理相關(guān)的6個系統(tǒng)（見圖2），實現(xiàn)物資管理全業(yè)務(wù)鏈的跨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)自動流轉(zhuǎn)。

2 建設(shè)目標

南京地鐵結(jié)合目前物資管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，利用與現(xiàn)有信息系統(tǒng)的集成和整合，建設(shè)了一個門戶，兩個體系的中央采購平臺，實現(xiàn)運營公司一體化采購管理，發(fā)揮供應(yīng)商協(xié)同優(yōu)勢，加強管控與監(jiān)督能力，實現(xiàn)陽光采購，從而降低采購成本，有效合理控制運營成本增長。一個門戶是將運營公司分散、無序的采購信息披露渠道進行整合和統(tǒng)一，建立采購平臺門戶網(wǎng)站；兩個體系分別為：“采購供應(yīng)鏈體系”及“供應(yīng)商協(xié)同管理體系”。

3 南京地鐵物資全流程管理

3.1 主數(shù)據(jù)管理

以往的物料信息由各生產(chǎn)中心線下申報，招標事業(yè)部審核后統(tǒng)一錄入EAM資產(chǎn)管理系統(tǒng)。中央采購平臺改變了傳統(tǒng)模式，將物料主數(shù)據(jù)的新增、修改業(yè)務(wù)全部搬至線上，編碼體系固化于系統(tǒng)，所有審核環(huán)節(jié)系統(tǒng)留痕，職責(zé)落實到人，避免一物多碼、一碼多物，從而提高物料主數(shù)據(jù)質(zhì)量，有助于物資全流程管理。

3.2 供應(yīng)商管理

采購質(zhì)量管理對于供應(yīng)鏈服務(wù)水平起著至關(guān)重要的決定作用，通過對供應(yīng)商閉環(huán)管理機制來實現(xiàn)的。中央采購平臺改變了傳統(tǒng)的碎片式管理，建成了一套完整的供應(yīng)商準入、維護、考核、分級、退出的閉環(huán)管理機制。在供應(yīng)商生命周期管理的不同階段，采用SMART原則，統(tǒng)一并規(guī)范供應(yīng)商管理辦法，打造健康可持續(xù)的供應(yīng)商管理生態(tài)圈，形成供應(yīng)商良性競爭機制，保證采購服務(wù)質(zhì)量，降低供應(yīng)鏈成本。

3.3 采購計劃

南京地鐵備件、工器具采購申請采取年度申報為主，月度補充申報為輔，通用耗材采取月度申報，在EAM系統(tǒng)中完成。由招標采購事業(yè)部采購人員根據(jù)物資屬性、需求時間，結(jié)合采購經(jīng)驗，在EAM系統(tǒng)中對采購申請進行任務(wù)劃分，打包生成采購任務(wù)，通過系統(tǒng)協(xié)同轉(zhuǎn)為中央采購平臺的詢價單。

3.4 采購尋源

尋源管理在中央采購平臺上實施，系統(tǒng)根據(jù)不同的參數(shù)設(shè)置配置不同的業(yè)務(wù)場景，以適應(yīng)不同的采購方式（見表2）。通過差異化管控設(shè)計，針對不同采購尋源業(yè)務(wù)細分管控側(cè)重點，優(yōu)化審批流程，兼顧風(fēng)險管控與效率提升。同時為響應(yīng)國資委針對尋源采購全過程明確責(zé)任人、提高透明及監(jiān)管能力的要求，以及“公平、公正、公開”的采購準則，中央采購平臺充分體現(xiàn)三項陽光舉措，具體如下。

（1）落實“三公”原則。公平：符合條件，機會均等；公正：充分競爭，獎懲分明；公開：“3+1”內(nèi)外部監(jiān)控及督查。

（2）業(yè)務(wù)在線留痕：管控環(huán)節(jié)在線審批；業(yè)務(wù)操作在線留痕；業(yè)務(wù)文件線上管理。

（3）夯實多方監(jiān)管：招標代理監(jiān)管；評委會監(jiān)管。

3.5 采購執(zhí)行

尋源業(yè)務(wù)結(jié)束，采購合同簽訂后，在中央采購平臺生成合同清單，供應(yīng)商按照合同約定進行送貨。供應(yīng)商可以通過送貨管理模塊中的合同清單生成送貨清單并預(yù)約送貨時間。倉庫人員可以根據(jù)系統(tǒng)中送貨申請，合理制定收貨計劃，做好倉庫人員排班、庫位安排、設(shè)備準備、專業(yè)驗收人員預(yù)約等工作。通過事先計劃，統(tǒng)籌安排，集中到貨現(xiàn)象可有效避免，從而可以降低倉庫用工人數(shù)，節(jié)約用人成本。另一方面，供應(yīng)商可通過送貨臺帳進行備貨管理，從而有效避免目前由于分批送貨經(jīng)常出現(xiàn)的少貨、重復(fù)送貨的現(xiàn)象。同時，倉庫線上進行專業(yè)驗貨預(yù)約，系統(tǒng)留痕，提高物資驗收入庫實效性，驗貨審批系統(tǒng)留痕，將驗收責(zé)任落實到個人，縮短入庫周期。

3.6 支付管理

物資入庫后，供應(yīng)商可以登陸中央采購平臺查看送貨臺帳選取送貨批次，生成電子發(fā)票，核對金額，提交付款申請，并嚴格依照電子發(fā)票金額開具紙質(zhì)發(fā)票。招標采購事業(yè)部，將根據(jù)入庫情況、合同簽訂支付條款，制定付款計劃，在系統(tǒng)中核準付款申請。最終合同管理中的支付情況傳遞至中央采購平臺，供應(yīng)商可查看。根據(jù)實際發(fā)生的入庫記錄生成電子發(fā)票，將會減少報銷人員對入庫單據(jù)、發(fā)票匹配、復(fù)核的工作量；同時有效避免了供應(yīng)商開據(jù)的發(fā)票因四舍五入問題造成與系統(tǒng)金額不符而無法財務(wù)計帳的情況，中央采購平臺支付模塊對目前的報銷流程進行優(yōu)化，大大提高報銷工作效率。

3.7 庫存管理

所有物資驗收合格后，在中央采購平臺確認，自動觸發(fā)EAM系統(tǒng)的入庫，轉(zhuǎn)為庫存物資。EAM系統(tǒng)進行倉儲管理，盤點管理，以及出庫管理。目前南京地鐵物資出庫采取兩種模式：（1）工器具的領(lǐng)用，由于可以重復(fù)使用，以“材料申請”方式領(lǐng)用，物資一旦從物資總庫領(lǐng)用，記入財務(wù)維修成本；（2）工器具以外的其他物資，以“二級庫調(diào)撥”方式領(lǐng)用，物資從物資總庫領(lǐng)用時，不記入財務(wù)維修成本，待實際維修發(fā)生時，通過“工單領(lǐng)料”從二級庫領(lǐng)用，記入財務(wù)維修成本，一方面使材料消耗與維修作業(yè)掛鉤，維修成本寫實，另一方面，物資放在現(xiàn)場，方便應(yīng)急使用。

4 結(jié)語

中央采購平臺從2016年底正式上線，目前還處于試運行階段。通過搭建中央采購平臺的契機，南京地鐵打通了物資管理相關(guān)系統(tǒng)的通道，實現(xiàn)了南京地鐵物資全流程管理，全面打造了“需求提報、采購協(xié)同；信息共享、物流協(xié)同；倉庫作業(yè)、財務(wù)協(xié)同”南京地鐵供應(yīng)鏈管理模式，徹底改變了行業(yè)中傳統(tǒng)的供應(yīng)商關(guān)系，實現(xiàn)協(xié)同性更高、響應(yīng)速度更快、成本更低的協(xié)同式供應(yīng)鏈管理模式。

參考文獻

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[2] 普華永道管理咨詢（上海）有限公司.南京地鐵中央采購平臺建設(shè)需求匯報材料[R].南京：南京地鐵運營有限責(zé)任公司， 2016.