俞木發(fā)

在日常工作中，我們經(jīng)常需要導(dǎo)出PPT文檔中的一些內(nèi)容，如為了方便在微信中共享，需要將PPT導(dǎo)出為長(zhǎng)拼圖等。常規(guī)的方法是直接在PPT中復(fù)制相應(yīng)的資源，然后粘貼提取。如果需要提取的資源很多，這種方法費(fèi)時(shí)費(fèi)力。其實(shí)針對(duì)PPT文檔的特點(diǎn)，我們還可以有更高效的方法來(lái)快速提取PPT中的各種資源。

巧用解壓 直接提取PPT媒體資源

很多PPT制作得圖文并茂、聲視兼?zhèn)?，如果要將PPT中的圖片、音頻和視頻資源導(dǎo)出到其他文檔中使用，現(xiàn)在借助解壓軟件即可實(shí)現(xiàn)。首先將PPT文檔的后綴更改為“.zip”，然后使用7Zip打開(kāi)，這樣PPT中的圖片、音頻和視頻文件會(huì)在“ppt＼media＼”中自動(dòng)分列，按提示將需要的資源解壓到合適位置即可（圖1）。

Word相助 快速提取PPT“備注”

大家知道對(duì)于一些比較復(fù)雜的PPT，為了防止在演示時(shí)遺忘演示進(jìn)度或者演講內(nèi)容比較復(fù)雜，我們經(jīng)常會(huì)在幻燈片下添加“備注”。不過(guò)為了正式演示時(shí)能夠更流暢，我們應(yīng)該更好地記住“備注”內(nèi)容。為了增強(qiáng)記憶，比較簡(jiǎn)單的方法是將“備注”批量導(dǎo)出為文本，這樣可以實(shí)現(xiàn)只要看到幻燈片圖片就關(guān)聯(lián)到“備注”內(nèi)容?，F(xiàn)在借助Word協(xié)助可以實(shí)現(xiàn)“備注”的批量導(dǎo)出。

在PowerPoint 2016中打開(kāi)包含備注的文檔，點(diǎn)擊“文件→導(dǎo)出→創(chuàng)建講義”，在彈出的窗口中選擇“備注在幻燈片旁”，將PPT導(dǎo)出到Word中（圖2）。

這樣可以在Word中打開(kāi)上述導(dǎo)出的PPT，文件的結(jié)構(gòu)是一個(gè)表格形式，三列分別對(duì)應(yīng)幻燈片序號(hào)、幻燈片和備注內(nèi)容，按提示將序號(hào)和幻燈片內(nèi)容列刪除，只保留備注內(nèi)容（圖3）。

選中保留表格的內(nèi)容，切換到“表格工具→布局→轉(zhuǎn)換為文本→按段落標(biāo)記”，將備注的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為純文本，這樣以后我們只要依次記住相應(yīng)文本的內(nèi)容就可以記住PPT中的備注了（圖4）。

iSlide插件 一鍵導(dǎo)出長(zhǎng)拼圖

大部分PPT幻燈片使用圖片來(lái)表達(dá)文意，為了能夠在微博或者微信里直接共享這些PPT，最簡(jiǎn)單的方法是將所有幻燈片拼接為一張圖片，現(xiàn)在利用iSlide插件可以一鍵導(dǎo)出長(zhǎng)拼圖。

首先在本機(jī)安裝iSlide插件，完成安裝后打開(kāi)需要拼圖的PPT文檔，點(diǎn)擊“iSlide→拼圖”，在打開(kāi)的窗口中可以按照自己的需要進(jìn)行拼圖設(shè)置，如大小、拼圖的幻燈片、是否添加水印等（圖5）。

點(diǎn)擊“另存為”，將拼圖保存。這樣上述所選擇的幻燈片就會(huì)被自動(dòng)拼接為一張長(zhǎng)圖，無(wú)論是在微信還是任意電腦上，都可以通過(guò)圖片瀏覽功能查看和打印這些PPT內(nèi)容（圖6）。

各取所需 PPT一鍵變身

由于P P T需要安裝相應(yīng)版本的Powe r Po int才能打開(kāi)（PowerPoint 2007以上版本生成的.pptx無(wú)法在2003以下版本打開(kāi)），在日常工作中為了在其他電腦上展示PPT，我們可以將PPT轉(zhuǎn)換為其他類型的文檔。

1.PPTX一鍵轉(zhuǎn)成PPT

如上所述，要實(shí)現(xiàn).ppt x在低版本PowerPoint上打開(kāi)，可以借助“Batch PPTX TO PPT Converter”。啟動(dòng)軟件后，在Source處依次導(dǎo)入需要轉(zhuǎn)換的PPTX文件，在Target設(shè)置保存目錄，點(diǎn)擊“Convert”進(jìn)行轉(zhuǎn)換即可（圖7）。

2.PPT轉(zhuǎn)為PDF

P D F文件默認(rèn)可以直接在Windows 8以上系統(tǒng)打開(kāi)，而且可以阻止用戶編輯。借助“Batch PPT to PDF Converter”可以實(shí)現(xiàn)批量轉(zhuǎn)換。啟動(dòng)軟件后操作同上，依次導(dǎo)入需要轉(zhuǎn)換的PPT進(jìn)行批量轉(zhuǎn)換即可，轉(zhuǎn)換完成后Windows 10用戶可以直接使用Edge瀏覽器瀏覽文檔（圖8）。