李琳

摘 要 21世紀(jì)以來，傳統(tǒng)的人為手工管理企業(yè)生產(chǎn)采購模式存在問題更加顯著，如信息共享性差，對采購量的控制力度較弱、對庫存量的把握不及時，沒有建立對生產(chǎn)采購供應(yīng)狀況不確定性變化的跟蹤和管理機制等問題。通過剖析傳統(tǒng)的生產(chǎn)采購管理中存在的問題，探討ERP促進其改進的方式手段。

關(guān)鍵詞 采購計劃；生產(chǎn)計劃；ERP

一、傳統(tǒng)手工管理下的生產(chǎn)采購計劃混亂問題

1.部門間業(yè)務(wù)銜接不順暢，信息共享性差

由于手工管理下各類數(shù)據(jù)是紙質(zhì)數(shù)據(jù)，加上信息分散，查詢極其不方便，從而導(dǎo)致了信息滯后。而且企業(yè)各部門分工不明確、職能界定不清楚，流程隨意不固定，各自為陣，各立山頭，部門間的溝通協(xié)調(diào)頻繁出現(xiàn)問題，不知道與上下游部門的配合，生產(chǎn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計各記各的賬，各報各的表，數(shù)據(jù)傳遞很難做到及時、準(zhǔn)確、一致，出現(xiàn)問題互相推諉，難以查清責(zé)任，以至于生產(chǎn)部門不知道還有多少物料可供生產(chǎn)，倉庫不知道采購部都采購了什么，采購部也搞不清上個月采購的物料是否已經(jīng)到貨...這些都大大影響了企業(yè)各項生產(chǎn)活動執(zhí)行的準(zhǔn)確性和效率。

2.對采購量的控制力度較弱，對庫存量的把握不及時

采購的任務(wù)是來自于生產(chǎn)的需求，采購量則取決于對庫存量的計算，然而在手工或傳統(tǒng)管理模式下，僅靠人為手工管理的庫存統(tǒng)計數(shù)據(jù)都是通過excel表格實現(xiàn)的，統(tǒng)計員往往在盤點的晚上或者第二天早上將匯總的庫存數(shù)據(jù)錄入電子表格，這種統(tǒng)計方式不僅缺乏及時性和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，還會不利于領(lǐng)導(dǎo)者實時監(jiān)控、管理企業(yè)的運營狀況；顯然，如果當(dāng)庫存量的計算不及時的時候，為了保證生產(chǎn)，唯一的方法就是加大采購量，可是這個時候采購計劃的制定完全是采購員經(jīng)驗指導(dǎo)下的結(jié)果，缺乏科學(xué)性、缺乏準(zhǔn)確信息的支撐，甚至，有的采購員為了履行自己的職責(zé)，保證生產(chǎn)需要，會盡可能地提前采購和超量采購，這樣做的后果必然導(dǎo)致有的物料庫存積壓，占用企業(yè)資金。

總而言之就是安排采購：買少了——停工，買太多了——浪費；配合生產(chǎn)：算出該買多少——慢...而且一旦客戶的訂單或公司的生產(chǎn)安排發(fā)生變動，換料、改訂單交期只會讓管理層覺得采購更難應(yīng)對。

3.采購計劃與生產(chǎn)計劃之間缺乏嚴格的制約關(guān)系從而造成公司在訂單、采購、生產(chǎn)、銷售一系列環(huán)節(jié)上的混亂

傳統(tǒng)手工模式下，采購、生產(chǎn)、倉庫等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)是未實現(xiàn)及時監(jiān)控的，客戶或供應(yīng)商甚至工廠的各部門經(jīng)常有各種數(shù)據(jù)資料需要修改等變動，傳統(tǒng)人為手工管理的企業(yè)沒有建立對生產(chǎn)采購供應(yīng)狀況變化的跟蹤與管理機制，故根本沒有辦法及時正確的通知到各相關(guān)人員或部門，這就經(jīng)常困擾著各種員工的正常工作。

所以只依靠手工處理這些信息，協(xié)調(diào)企業(yè)運營各環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的矛盾是不夠的，只有借助ERP這樣的先進管理工具，運用ERP技術(shù)，整合企業(yè)資源，通過信息化平臺建設(shè)才能更好的解決這些問題。

二、ERP如何解決生產(chǎn)采購計劃混亂問題

1.合理計劃物料需求

由生產(chǎn)制單中的物料表延伸出來的物料需求是正確采購的依據(jù)，也是降低庫存的唯一方法。拿服裝企業(yè)來說，可以以主生產(chǎn)計劃為綱領(lǐng)，通過BOM來計算相關(guān)需求，根據(jù)制單的款式用料和生產(chǎn)數(shù)量，系統(tǒng)自動分解出制單的物料需求，綜合考慮在途、庫存、凈存等數(shù)據(jù)，作出準(zhǔn)確有效的物料采購計劃，為生產(chǎn)部門提供現(xiàn)有庫存數(shù)據(jù)可用量的查詢，使生產(chǎn)部方便進行相關(guān)生產(chǎn)安排。

2.以產(chǎn)定購

通過物料需求分析后，將缺料數(shù)據(jù)自動導(dǎo)入至物料采購單。采購部門根據(jù)請購單或物料需求計劃，下達采購訂單。一旦采購訂單通過審批，就意味著采購任務(wù)已經(jīng)明確，此時所有各相關(guān)部門都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數(shù)據(jù)，諸如供應(yīng)商、品名、數(shù)量、價格等等。并可以通過采購訂單直接生成到貨單，通過采購到貨單直接生成采購入庫單，可以根據(jù)采購訂單直接生成采購發(fā)票。，可以根據(jù)采購入庫單直接生成記賬憑證，采購管理便是如此以采購訂單為核心來實現(xiàn)各相關(guān)部門間的信息共享。

3.均衡安排生產(chǎn)

按產(chǎn)能和訂單交期進行自動產(chǎn)生生產(chǎn)排程，并對產(chǎn)能達成情況進行分析，以便知道還能接多少單以及實際生產(chǎn)完成情況， 根據(jù)生產(chǎn)計劃對各生產(chǎn)線下達生產(chǎn)任務(wù)，保證生產(chǎn)加工過程順利暢通，縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期。

4.及時監(jiān)控生產(chǎn)進度，提高交貨的準(zhǔn)確度

公司不但可以實現(xiàn)準(zhǔn)確采購，還要隨時全面監(jiān)控訂單的進度情況。對已下達的生產(chǎn)采購計劃進行跟蹤控制，通過生產(chǎn)日報表記錄每天生產(chǎn)的情況以及耗用工時情況，以便了解生產(chǎn)進度及計算生產(chǎn)成本，來保證計劃的按時、按質(zhì)、按量的正常進行，實現(xiàn)對客戶訂單的準(zhǔn)時交付。跟蹤管理每天的生產(chǎn)進度，監(jiān)控和調(diào)度各部門、各工作中心的工作負荷，并及時反饋實際的進度和耗用工時，以便必要時調(diào)整計劃，實現(xiàn)企業(yè)的基本生產(chǎn)均衡。倉儲部門，可以實時查詢每個產(chǎn)品的現(xiàn)存量、可用量，實時查看產(chǎn)品現(xiàn)狀處于哪道工序、在制情況及訂單完成情況。

5.解決多部門的業(yè)務(wù)協(xié)同

ERP把銷售業(yè)務(wù)與其他部門業(yè)務(wù)高度集成，客戶信息-報價-接單-安排生產(chǎn)-備貨-出貨-開票-送貨-裝箱-匯總等業(yè)務(wù)實現(xiàn)了無縫的鏈接，縮短交貨周期，提高交貨準(zhǔn)時性。幫助銷售人員和管理人員對市場信息、計劃、報價、訂單、發(fā)運和售后服務(wù)等銷售活動實行全過程的動態(tài)跟蹤管理和分析。

6.以銷定產(chǎn)

銷售訂單的共享在生產(chǎn)計劃管理中是更重要的，它是生產(chǎn)計劃的依據(jù)、證據(jù)、責(zé)任。根據(jù)銷售訂單制定可靠的生產(chǎn)計劃和采購計劃，一旦客戶的需求發(fā)生變更，通過ERP這個信息化平臺能迅速的進行計劃的調(diào)整，將調(diào)整的信息及時的導(dǎo)入到生產(chǎn)車間、倉庫和質(zhì)檢部門，便可實現(xiàn)信息的共享。

7.加入大量的“控制”管理思想

如方便的安全庫存管理，有最低庫存報警最高庫存報警提示、自動控制應(yīng)領(lǐng)量、允許超領(lǐng)量、允許超收數(shù)量、、允許退料/補料量、在制量、各工序材料數(shù)量、將繁瑣的物流管理控制權(quán)交給ERP系統(tǒng)來完成，充分發(fā)揮ERP的記憶、控制、計算、預(yù)警功能，將倉庫管理人員從瑣碎的收發(fā)料及統(tǒng)計工作中徹底解放出來。

三、小結(jié)

通過均衡安排生產(chǎn)，隨時監(jiān)查制單生產(chǎn)進度、制單的各種詳細情況，合理計劃物料需求，及時了解訂單數(shù)量、已生產(chǎn)數(shù)量、未交貨數(shù)量及是否超出貨期。ERP實現(xiàn)了對生產(chǎn)管理的精確掌控，實現(xiàn)了對庫存管理的實時控制，保證了采購計劃的準(zhǔn)確及時，有效的解決了生產(chǎn)采購計劃的混亂，從而提高了工作效率，減少了工作失誤， 實現(xiàn)了物資流、資金流和信息流的集成和共享。

參考文獻：

[1]于宏偉.淺談ERP給中小企業(yè)帶來的管理思想變革.現(xiàn)代企業(yè)教育，2009（1）：88-89