趙璐婷

摘 要：2009年，國(guó)家檔案局頒布了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42）。2010年9月3日，福建省檔案局也相應(yīng)正式出臺(tái)了《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并下發(fā)了“關(guān)于開展企業(yè)檔案規(guī)范化管理評(píng)估工作的通知”。本文就親身參與企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的實(shí)踐，淺談做好企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理

自2011年進(jìn)入我所工作以來，我便和檔案工作結(jié)下了不解之緣。畢業(yè)于工商管理相關(guān)專業(yè)的我，在最開始接觸到檔案這個(gè)工作的時(shí)候，一切是顯得那么的陌生?？傄詾?，檔案就是把信息收集起來，我們檔案人員再加以管理，然后方便以后來人查閱和應(yīng)用?？墒钦嬲度氲焦ぷ鳟?dāng)中之后才認(rèn)識(shí)到檔案管理工作，作為一門科學(xué)，與其他管理工作的不同之處。

從我從事的科技檔案管理說起?？萍紮n案管理，顧名思義，就是將科研開發(fā)、生產(chǎn)密切相關(guān)的文件材料、圖紙等加以收集，并按照一定的規(guī)律進(jìn)行整理，從而有序的進(jìn)行管理、運(yùn)用。這似乎與普遍意義上的檔案管理并無區(qū)別，但是更強(qiáng)調(diào)的是它與科研生產(chǎn)的密切關(guān)系。我所檔案管理工作主要涵蓋圖紙管理和工程項(xiàng)目檔案管理兩個(gè)部分。

一、圖紙管理

我們就要從接收?qǐng)D紙開始，要按照目錄對(duì)圖紙進(jìn)行核對(duì)，如果不符合歸檔要求，就要退回歸檔單位，直至修改到符合要求為止。然后，還要對(duì)圖紙進(jìn)行修整，按照一定的規(guī)律進(jìn)行整理，整理完畢，再放入庫中進(jìn)行保管。對(duì)于一名年輕人來說，這種工作內(nèi)容大部分時(shí)間都是非常枯燥的，但是細(xì)想，這份工作，真的需要非常細(xì)致、細(xì)心的西靠，并且對(duì)于責(zé)任心的要求更是非常的高。每每面對(duì)我?guī)旆恐谐汕先f的圖紙，我不禁會(huì)想，這些圖紙中的大部分已經(jīng)為我所的科研生產(chǎn)工作其價(jià)值30年有余，看著他們?nèi)諠u泛黃、破舊不堪，這是感慨萬千。如果不是幾十年來前輩們的悉心照料，這種最原始的科技檔案的恐怕很難保存到今天。不僅如此，有些圖紙?jiān)诂F(xiàn)如今的生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中依然擔(dān)當(dāng)重任，這是多么難得的事情??！

二、工程項(xiàng)目檔案

科技檔案管理工作不僅僅局限于對(duì)圖紙的管理，還有對(duì)工程項(xiàng)目檔案文件材料的管理。由于在檔案管理工作當(dāng)中，我還是一個(gè)新人，并且之前并不是檔案管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，并沒有接觸過相關(guān)工作，剛開始工作難免有距離感。在領(lǐng)導(dǎo)的用心安排和要求下，我一直他是的從最基礎(chǔ)的部分做起，接觸并了解檔案管理工作，并逐步接受所內(nèi)項(xiàng)目檔案管理工作。但讓我真正體會(huì)到檔案管理這門專業(yè)的真諦和精髓的，還應(yīng)該是13年4月下旬我所某技改項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。

在預(yù)驗(yàn)收階段，驗(yàn)收小組對(duì)我所項(xiàng)目檔案管理提出了整改意見和要求。我們要在預(yù)驗(yàn)收之后到正式驗(yàn)收之間短短十天的時(shí)間內(nèi)，按照整改要求將檔案整理完畢，期間的工作量是相當(dāng)大的。但正是因?yàn)檫@十天的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，使我有幸學(xué)習(xí)到了項(xiàng)目檔案工作的流程和方法，在這十天里，我們檔案室的全體工作人員不斷的與所里的國(guó)貿(mào)、物資、生產(chǎn)保障及基建部門協(xié)調(diào)，在相關(guān)部分文件材料不齊全、整理不規(guī)范，內(nèi)容不符合規(guī)定的狀態(tài)下，我們檔案室堅(jiān)決貫徹初次預(yù)驗(yàn)收的精神，指導(dǎo)各部門嚴(yán)格按歸檔標(biāo)準(zhǔn)整理，只用了10天時(shí)間，只用了10天時(shí)間終于完成整改任務(wù)。在正式驗(yàn)收的當(dāng)天，專家小組對(duì)我們整改結(jié)果表示非常的滿意。相對(duì)于十天前檔案雜亂無章的情況，有了飛躍式的進(jìn)步，大家一時(shí)間覺得所有辛苦都是值得的。但在欣慰的同時(shí)，思考最大的收獲當(dāng)屬通過這次整改，我們學(xué)習(xí)到了檔案管理的細(xì)節(jié)和工作要領(lǐng)，懂得了為何要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定去做。通過參與這次工作，我對(duì)這個(gè)在以前看來沒人重視的工作有了全新的認(rèn)識(shí)，其實(shí)檔案工作是一項(xiàng)多么重要并且意義深遠(yuǎn)的工作??！

在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收接近尾聲的時(shí)候，我們?nèi)w檔案人員又迎來了新一輪的挑戰(zhàn)。在所領(lǐng)導(dǎo)的安排下，全體職工搬遷至新址辦公。這項(xiàng)決定對(duì)于其他部門的同事來說，不過是把自己的物品收拾妥當(dāng)，再由所里統(tǒng)一安排搬遷就可以輕而易舉的實(shí)現(xiàn)。然而對(duì)我們檔案室來說，搬遷確實(shí)是一個(gè)讓人傷腦筋的事情。

從開始搬家的第一天起，我們檔案室就開始著手檔案資料的打包工作。起初，分配我們部門的打包紙箱和打包用品實(shí)在是接不上趟，我們就撿別的部門搬完后騰出來的箱子用，可箱子還是很緊張，負(fù)責(zé)搬遷的生產(chǎn)保障部門也無暇周轉(zhuǎn)，打包工作總是無法順利進(jìn)行。于是我們開始思考最周密最穩(wěn)妥的搬遷方法。

因?yàn)闄n案搬遷不僅僅是實(shí)體的移位，更涉及到保密工作的開展。大部分檔案資料都是保密的，所以我們不能只限一味的打包，還要兼顧檔案資料的安全。資料上萬冊(cè)，底圖近十萬張，如果有一點(diǎn)疏忽，搞亂了再想恢復(fù)就是大海撈針，無疑會(huì)加大遷址后的工作量，同樣會(huì)影響以后的查閱。如果發(fā)生丟失的情況，那后果更是無法想象，所以，在這項(xiàng)工作開展的過程中，需要強(qiáng)烈的責(zé)任心和統(tǒng)籌安排，這也給我們檔案人員提出了更高的要求。

從項(xiàng)目檔案驗(yàn)收到搬遷，悄然走過了三個(gè)月的時(shí)間。那三個(gè)月，工作異常艱辛，但是對(duì)我來說是一場(chǎng)歷練。而正是這樣的歷練，讓我對(duì)這份工作有了深刻的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)有了更深的理解，這是非常難得的經(jīng)歷。有了這樣的經(jīng)歷和鍛煉我一定能在今后的工作中發(fā)揮更大的潛能，走出新一代檔案人的風(fēng)格，展現(xiàn)新一代檔案人的風(fēng)采！