楊婷婷

[摘 要] 高校學(xué)籍檔案中記錄著學(xué)生所有的重要信息，一旦泄露將會對學(xué)生造成嚴(yán)重的不良影響，因此，在高校學(xué)籍檔案的利用過程中，要充分做好學(xué)生的隱私保護工作，避免學(xué)生的隱私流入不法人員手中。對當(dāng)前高校學(xué)籍檔案利用中的隱私泄露原因進行了比較深入的分析研究，在此基礎(chǔ)上，提出了具有一定針對性的隱私保護對策，進而確保學(xué)生的學(xué)籍檔案信息始終處于安全的狀態(tài)，對從事高校學(xué)籍檔案管理的工作人員具有一定的借鑒意義。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；學(xué)籍檔案；隱私保護

[中圖分類號] G647 [文獻標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）32-0240-01

一、前言

高校學(xué)籍檔案作為學(xué)生在校情況的真實客觀記錄，是學(xué)生掌握知識及其綜合素質(zhì)的證明，更是提供給社會參考的依據(jù)之一，對學(xué)生未來的發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義。學(xué)籍檔案價值的體現(xiàn)是通過對其進行合理利用實現(xiàn)的，但是在對其利用的過程中存在泄露的風(fēng)險，這就對學(xué)籍檔案的正確利用提出了非常高的要求。檔案管理人員要對學(xué)籍檔案的整個利用過程進行有效的控制，進而有效避免檔案的泄露，從而確保學(xué)生學(xué)籍檔案的安全。

二、高校學(xué)籍檔案利用中的隱私泄露原因

（一）管理規(guī)定不夠完善

我國當(dāng)前沒有形成健全的高校學(xué)籍檔案隱私管理制度，使檔案在利用過程中存在一定的漏洞，進而影響了檔案中的隱私安全。由于缺乏完善的學(xué)籍檔案管理制度，也就無法對檔案利用人進行有效的約束，造成某些不法分子私自竊取檔案中的隱私信息，對檔案所有人造成不利的影響。同時，檔案管理人員在管理檔案的過程中，也存在無法可依的局面，造成某些責(zé)任心不強的管理人員沒有采取必要的措施防止檔案中隱私的泄漏，進而導(dǎo)致學(xué)籍在利用過程中發(fā)生不同程度的隱私泄漏。

（二）兼職檔案管理人員的隱私保護意識不足

由于學(xué)校的檔案數(shù)量眾多，檔案管理任務(wù)繁重，造成檔案管理人員配置不足。為了完成檔案的管理工作，檔案管理部門往往會聘請并不專業(yè)的學(xué)生來協(xié)助進行檔案的管理工作。由于兼職的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)全面的檔案管理培訓(xùn)，造成其對檔案隱私的保護意識不足，在進行檔案的管理過程中，沒有注重對檔案所有人的隱私信息進行有效的保護，進而造成檔案隱私信息的泄漏，對檔案所有人帶來不必要的麻煩。

（三）管理軟件存在漏洞

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在檔案的管理過程中也采用了各種先進的信息化技術(shù)，提高了檔案管理工作的效率。雖然各種檔案管理軟件大大提高了學(xué)校學(xué)籍檔案管理的工作水平，但是由管理軟件自身并不是完美的，會或多或少地存在一定漏洞，這就給學(xué)籍檔案中隱私信息的安全埋下了隱患，一旦黑客發(fā)現(xiàn)其中的漏洞，可能會對檔案管理網(wǎng)站進行攻擊，竊取其中重要的隱私信息，進而造成檔案中隱私信息的泄漏。同時，由于各種檔案管理軟件更新不及時，沒有將其中存在的漏洞進行有效的消除，這同樣會給黑客竊取隱私信息造成一定的便利條件。

三、高校學(xué)籍檔案利用中的隱私保護改進對策

（一）完善制度，運用規(guī)范化流程加強隱私保護

高校要按照《檔案法》《政府信息公開條例》以及《信息安全技術(shù)公共及商用服務(wù)信息系統(tǒng)個人信息保護指南》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，并結(jié)合當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作的實際情況，健全學(xué)籍檔案管理制度，運用規(guī)范化流程加強隱私保護。在學(xué)籍檔案的利用過程中，要建立健全檔案資料的登記、借閱以及復(fù)制工作流程，依據(jù)檔案借閱者的不同要求，制定相應(yīng)的審批制度和身份驗證程序，進而確保學(xué)籍檔案在利用過程中不會造成隱私外泄。同時，運用網(wǎng)絡(luò)進行學(xué)籍檔案的傳輸時，要選擇安全的傳輸通道，確保檔案在傳輸過程中不會被網(wǎng)絡(luò)黑客截獲，進而有效確保檔案中隱私信息的安全。

（二）科學(xué)合理地安排兼職檔案管理人員和進行系統(tǒng)全面的培訓(xùn)

檔案管理部門在安排檔案管理工作時，對重要的檔案管理崗位一定要安排專業(yè)的檔案管理人員，將兼職的檔案管理人員安排到可替代性高的崗位上，進而確保學(xué)籍檔案中的隱私安全。同時，檔案管理部門在兼職的檔案管理人員上崗前，還要對其進行系統(tǒng)全面的檔案管理安全培訓(xùn)，并通過有效的考核機制，提高兼職人員的檔案安全意識，進而為學(xué)籍檔案隱私信息的保護提供人員上的保障。此外，還要設(shè)立相應(yīng)的獎懲制度，進而對兼職人員進行科學(xué)合理的管理，提高其檔案管理工作水平。

四、結(jié)語

總而言之，高校學(xué)籍檔案中的隱私資料對檔案所有人非常重要，因此，高校的檔案管理部門要做好隱私信息保護工作。但是在實際的檔案管理過程中，由于多方面的因素會造成隱私信息的外泄，進而對檔案所有者造成不良的影響。為了避免檔案隱私信息的外泄，檔案管理部門要對當(dāng)前檔案管理過程中存在問題進行深入的分析，并采取有效的改進對策，進而提高檔案管理工作水平，為學(xué)籍檔案中隱私信息的安全提供可靠的保障。

參考文獻：

[1]任松芹.高校學(xué)籍檔案利用中的個人隱私保護[J].山西檔案，2016（4）：102-104.

[2]許行珺.高校學(xué)籍檔案利用中的隱私問題及對策[J].機電兵船檔案，2017（4）：82-83.