劉冠

[摘 要] 近年來，隨著高等職業(yè)教育的不斷發(fā)展，高校辦公室的事務(wù)管理工作開始變得更加復(fù)雜。因此，如何在繁雜的工作中提高辦公室的管理效率就成為各個院校的領(lǐng)導(dǎo)部門普遍關(guān)注的問題。從高職院校辦公室行政管理的現(xiàn)狀入手，簡述高職院校辦公室行政管理的有效策略。

[關(guān) 鍵 詞] 高職院校；行政管理；辦公室

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）32-0255-01

高職院校辦公室是學(xué)校的綜合管理部門。在高校管理改革過程中，高校辦公室面臨著諸多問題，在平時既要確保學(xué)校工作的正常進行，又要不斷地堅持高校改革。因此，做好高校辦公室的管理工作，提升管理工作質(zhì)量是保證當(dāng)前高校教學(xué)效率的有效途徑。

一、高職院校辦公室行政管理的發(fā)展現(xiàn)狀

辦公室是高職院校行政管理的基層部門，同時也是核心部門，擔(dān)負著協(xié)助參謀、溝通協(xié)調(diào)、督查協(xié)辦、調(diào)研分析、處理學(xué)院日常事務(wù)等各項職責(zé)。當(dāng)前，隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展和教育改革的深入展開，高職院校辦公室行政管理工作也面臨著諸多挑戰(zhàn)與機遇。

高職教育規(guī)模的不斷擴大，一定程度上也相應(yīng)地帶動了高職院校在行政管理方面的變革。然而即使這樣，也不能在短期內(nèi)改變僵化的行政管理模式，這就直接導(dǎo)致高校部門的辦公效率停滯不前，并出現(xiàn)了持續(xù)下降的趨勢，嚴重制約了新時期高職院校自身的建設(shè)和發(fā)展。從目前來看，由于各大高職院校在管理模式、規(guī)模程度、自身建設(shè)等存在諸多原因，致使其行政管理能力較差，不能對校園管理中暴露出的問題進行有效的整合和優(yōu)化。另外，行政管理的執(zhí)行主體是人，任何管理方式的實施，同樣離不開管理人員素質(zhì)與技能的提高。但是由于傳統(tǒng)管理模式的根深蒂固，致使諸多行政管理人員缺乏一套行之有效的工作理念與方法，再加上自身專業(yè)技能和素養(yǎng)的欠缺，導(dǎo)致在新時期辦公室行政管理人員的工作效率和工作質(zhì)量較低，使部分高校的工作難以開展，最終被社會所淘汰[1]。

二、改善高職院校辦公室行政管理的新措施

（一）重視辦公室行政管理工作

辦公室是學(xué)校黨務(wù)和行政的綜合辦事機構(gòu)，其工作就是安排學(xué)校相關(guān)工作，盡到相關(guān)管理職責(zé)。近些年，高等教育的迅速發(fā)展使高職院校辦公室的工作變得越發(fā)重要。但是由于種種原因，高職院校辦公室行政人員地位低、待遇低、表彰少、評職稱難，一定程度上影響了辦公室人員的工作積極性，進而影響辦公室行政管理的工作效率。因此，作為高校的領(lǐng)導(dǎo)階層，尤其要重視辦公室工作，要認識到辦公室行政管理工作對整個學(xué)校發(fā)展的重大意義，加大對辦公室的投入力度，要優(yōu)先建設(shè)和發(fā)展辦公室。在實際工作中對相關(guān)工作人員委以重任，讓辦公室人員得到更多的鍛煉。要建立健全的考核制度，將考核結(jié)果與干部任用選拔、工資待遇等福利掛鉤，從而激發(fā)辦公室人員的工作積極性。

（二）建立健全管理制度

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展和高等教育改革的不斷深化，高職院校辦公室的工作變得越來越繁雜，任務(wù)量也越來越大。辦公室內(nèi)部運行要規(guī)范科學(xué)。首先要建立健全管理制度，這樣可以幫助辦公室人員做到忙而不亂，井井有條。同時在制定相關(guān)管理制度的時候，要聽取各方面的意見和建議，根據(jù)實際狀況進行調(diào)整、改善。其次要明確崗位職責(zé)，實行目標管理責(zé)任制。對辦公室各崗位明確職責(zé)范圍，將每一項工作落實到人，做到“人人有責(zé)，事事有人管”。最后，要規(guī)范工作程序，對會務(wù)接待、文件發(fā)放、檔案管理等各項工作，要明確基本操作程序和要求，使工作人員忙中有序，從而提高工作效率。

（三）注重對高職院校行政管理人員的培養(yǎng)

高校辦公室是為全校師生服務(wù)的部門，在高校中具有“中樞”作用，辦公室人員要樹立正確的思想，不能因為是“干雜活”的部門，就對自己放松要求，反而一定要樹立正確的工作觀念，每個人心中都要有服務(wù)意識，把“被動”服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃印狈?wù)，同時還要加強相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高辦公室人員的工作能力，包括使用先進設(shè)備的能力、管理工作的能力、與人溝通的能力等，以提高自己的工作效率。行政管理人員要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，在工作中勤于思考，善于總結(jié)，不僅要加強政治理論、業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，還應(yīng)加強教育方面的學(xué)習(xí)，用創(chuàng)新服務(wù)方式，切實提高服務(wù)水平與質(zhì)量[2]。

（四）創(chuàng)新機構(gòu)改革，簡化工作程序

當(dāng)前我國大部分的高職院校都是根據(jù)傳統(tǒng)沿用以往的機構(gòu)設(shè)置，都是辦公室、教務(wù)處等多個部門負責(zé)各項工作，隨著高職教育的不斷發(fā)展，機構(gòu)越來越多，工作人員卻沒有相應(yīng)增加。在這樣復(fù)雜多樣的辦公環(huán)境下，辦公室人員常常身兼數(shù)職，需要完成多份工作，特別是遇到臨時任務(wù)，往往會一邊負責(zé)文件發(fā)放工作，一邊還要負責(zé)會務(wù)接待。這樣長時間的工作，在多重身份、職責(zé)不明的影響下就會造成工作混亂的局面，一旦出現(xiàn)問題就會相互推諉。因此高校要堅持創(chuàng)新機構(gòu)改革，簡化工作程序。要求辦公室實行層次化管理、崗位設(shè)置規(guī)范化、分工明確化，做到人與責(zé)相對應(yīng)，這樣才能做到權(quán)責(zé)明晰，杜絕推諉，有效提升辦公室行政管理工作的效率。

總之，高職院校在不斷發(fā)展的過程中，對辦公室行政管理工作摸索出了一些經(jīng)驗，但是還遠遠不夠。新形勢下，對辦公室行政管理工作提出了新的要求。只有關(guān)注并重視辦公室工作、建立完善的規(guī)章制度、明確辦公室職責(zé)、加強對辦公室人員的培訓(xùn)，才能更好地為學(xué)校的日常管理與發(fā)展提供服務(wù)。

參考文獻：

[1]涂麟俊，丁康.加強與完善高校辦公室行政管理精細化的新思考[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報，2015，35（6）：97-99.

[2]徐昭穎.高校二級學(xué)院辦公室行政管理的功能定位及實踐[J].家教世界，2014（2）：141-142.