張輝

黑龍江省黑河市愛輝區(qū)水務(wù)局

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

張輝

黑龍江省黑河市愛輝區(qū)水務(wù)局

檔案管理正在越發(fā)顯現(xiàn)其關(guān)鍵性的作用，科學(xué)的管理模式和方法是目前很多企事業(yè)單位所追求和努力想要達到的，因為其能夠促進管理工作效率和質(zhì)量的提升，使檔案發(fā)揮更加重要的作用，具備更大的實用價值。

檔案管理；科學(xué)化；管理模式

引言

隨著社會中各個行業(yè)領(lǐng)域突飛猛進的發(fā)展，我們每天都可能接觸到新事物和新理念，因而產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)就更多，檔案管理所要面對的信息數(shù)據(jù)就愈加龐大，也因此利用信息處理技術(shù)來加強管理工作的能力，促進管理工作的科學(xué)化建設(shè)，提高工作質(zhì)量和水平。

一、檔案管理綜述

檔案承載著豐富的社會和歷史發(fā)展的信息資源，在當今社會中信息的重要性不言而喻，檔案的重要作用也愈發(fā)凸顯，因為檔案能夠系統(tǒng)全面的將信息更好的記錄保存起來，其記錄的信息和數(shù)據(jù)以規(guī)范形式歸檔，形成寶貴的信息資源，擁有很高的研究和使用價值，為了充分施展檔案的作用和價值，就必須提高管理水平，達到科學(xué)化管理的要求和標準，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都要以科學(xué)化的管理和基礎(chǔ)性工作將信息與其載體完美融合在一起，并得到妥善的保管。檔案之所以是寶貴的資源，是其本身所擁有的豐富的信息資源對企業(yè)的發(fā)展和規(guī)劃形成較大的影響，依靠以往的實踐經(jīng)驗的總結(jié)能夠更好的做出明智的策略和計劃，也是研究更加科學(xué)合理的規(guī)劃設(shè)計要充分借鑒和參考的重要信息資料的來源，檔案能夠為多個行業(yè)領(lǐng)域提供信息支持，檔案的提供服務(wù)的范圍正在加速擴展，檔案管理為了配合檔案實現(xiàn)其實用價值，采取了科學(xué)化管理，對原有的制度和工作模式進行了改革，加快建立一個科學(xué)合理、高效可靠的管理體系，利用多種先進的技術(shù)和設(shè)備加強科學(xué)化管理程度。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的重要作用

（一）突出主要問題，有針對性的解決問題

檔案管理經(jīng)過多年的發(fā)展，很多機制和工作方式已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出脫離、落后于時代的現(xiàn)象，而且隨著多種先進智能、信息技術(shù)的應(yīng)用，其原有的管理方式暴露出了更多的問題和缺陷，急需開展管理制度層面的改革，增強科學(xué)化管理的能力和水平，科學(xué)管理是一個比較籠統(tǒng)的概念，但是又明確的指出了現(xiàn)階段管理制度中存在的漏洞，對于不合理的管理方式要具有足夠的針對性，這樣才能引起人們的重視，采取合理的措施來解決存在的問題。

（二）完善能夠有效融合先進技術(shù)的管理體系建設(shè)

電子信息技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到各行各業(yè)之中，電子檔案的出現(xiàn)解決了很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的發(fā)展局限問題，技術(shù)只能解決一些個別的問題，而要形成與之相配套的管理體系則不是一件簡單的事，實行科學(xué)化的管理和控制，可以在目前使用電子檔案為主要管理方式的基礎(chǔ)上，制定與之相適應(yīng)的配套工作機制和具體辦法，否則就會造成技術(shù)水平先進，但是工作模式還是沿用以往的工作制度，會出現(xiàn)很多矛盾和分歧，也會給工作人員帶來很多困擾，因此建立一個科學(xué)化的管理機制和體系才能更好的加強先進技術(shù)與檔案管理之間的融合程度。

（三）保障檔案管理工作的質(zhì)量，提升工作效率

緩慢而且正在逐步下滑的工作效率是檔案管理工作遇到的重大難題，由于工作機制僵化，導(dǎo)致人們的工作習(xí)慣和方式逐步定型，對于新事物和新理念的適應(yīng)能力很弱，工作效率還停留在遲滯、遲緩的狀態(tài)中無法自拔，效率影響了檔案歸檔的時間，使檔案信息存在一定的滯后性。建立科學(xué)化管理機制，從機制和制度層面改變以往的工作模式，提高工作效率，縮短歸檔時間，以科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃重新為檔案管理的陳舊制度做一個改良規(guī)劃，以效率提升促進員工工作態(tài)度和習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，以此來加強檔案管理工作的質(zhì)量。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的具體措施

（一）挖掘檔案信息內(nèi)在價值，增強其合理利用率

以當今社會對信息和數(shù)據(jù)資源的重視程度，檔案信息就應(yīng)該以提高信息利用率和使用價值為中心開展相關(guān)的管理工作，以往的檔案利用率很低，長時間處于無人調(diào)閱和檢查的情況之下，如今檔案信息的重要性越來越明顯，顯然加強檔案管理的質(zhì)量和效率勢在必行，提高檔案的利用程度是當務(wù)之急，然而檔案并不是都可以發(fā)揮出較高的價值和效能，要想做到這一點，首先要將檔案的內(nèi)容和所體現(xiàn)的含義意義體現(xiàn)出來，這就要求在檔案整理和記錄的過程中緊緊抓住主要的信息內(nèi)容和最有價值的信息資源，將其根據(jù)本單位或機構(gòu)的整理原則，運用最適合的編制模式形成檔案，如此檔案才能真正的為企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃提供應(yīng)用的作用，才可以發(fā)揮出價值，人們也能深入的挖掘其信息資源的深度和廣度，使其在多個領(lǐng)域范圍內(nèi)發(fā)揮作用。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理模式

真正提升檔案管理的科學(xué)化水平，轉(zhuǎn)變其管理模式是根本途徑。對于傳統(tǒng)的檔案管理思維，應(yīng)當注重轉(zhuǎn)變；對于老舊的檔案管理模式，應(yīng)當注重革新。樹立現(xiàn)代化的管理理念，甚至將企業(yè)管理的一系列方法應(yīng)用到檔案管理部門的工作當中，進行一系列借鑒和革新，完善管控機制，都是可行的。決策者應(yīng)當在部門內(nèi)部開展一系列思想討論以及管理模式轉(zhuǎn)變研討會，并成立相關(guān)工作小組，探討當前出現(xiàn)的問題并研究解決辦法，針對當前的管理體系進行解剖，研究建立更加科學(xué)高效的立體化、信息化、多層次的管理體系，建議采取分層建立檔案、網(wǎng)上集中管控的檔案管理模式。

（三）培養(yǎng)檔案管理人才

人才梯隊建設(shè)是檔案管理工作中不容忽視的一環(huán)，集中培養(yǎng)并建立健全一支科學(xué)高效、積極進取的檔案管理人才梯隊，對于改善當前的檔案管理工作局面，具有舉足輕重的作用。建立科學(xué)的管理體系離不開專業(yè)的檔案管理人員，在引進現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的同時也離不開專業(yè)的檔案管理人員。首先要做好人才引進工作，其次要展開部門內(nèi)部培訓(xùn)，針對新技術(shù)展開普及活動，針對新設(shè)備操作展開培訓(xùn)。建立高水平的檔案管理人才梯隊，對于提升檔案管理工作效率具有重要作用。

四、結(jié)語

檔案管理的科學(xué)化進程如果跟不上信息時代的發(fā)展步伐，就難以在現(xiàn)有的管理工作制度和模式中取得突破式的進展，管理工作不只要維持工作持續(xù)運轉(zhuǎn)所需要的穩(wěn)定性，還需要根據(jù)社會發(fā)展變化做出恰當?shù)目茖W(xué)部署和大膽改革，推進檔案管理的科學(xué)化進程就是一個不斷突破現(xiàn)有制度的過程，也是檔案能夠發(fā)揮作用的有力保障。

[1]周雪梅.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].管理科學(xué)，2016（19）.

[2]岳小晶.淺談如何使檔案管理工作更規(guī)范化、標準化[J].才智，2010（3）.