摘 要:檔案具有“存憑、留史、資政、育人”的功能,它真實記錄了各項工作,對于創(chuàng)新現(xiàn)代社會管理、創(chuàng)新人才開發(fā)利用有著重要作用。但隨著當前經(jīng)濟快速發(fā)展,大數(shù)據(jù)的時代已經(jīng)到來,為了跟上時代發(fā)展步伐,在事業(yè)單位發(fā)展中,檔案管理已經(jīng)是一項非常重要的工作,它在某種程度上影響著人事管理決策。因此,事業(yè)單位人事檔案管理的傳統(tǒng)管理模式已需創(chuàng)新,讓人事檔案管理工作更加科學和高效。針對如何創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式,我們進行了探討分析。
關鍵字:創(chuàng)新;人事檔案;管理制度
1 引言
在大數(shù)據(jù)時代下,經(jīng)濟競爭日益激烈,我國人事檔案管理相對不足,原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足市場需求。如果企事業(yè)單位想在市場中保持長久的市場競爭力,就必須根據(jù)市場變化,改善管理模式,抓住機遇應對挑戰(zhàn)。而采用互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務的新型管理模式,不僅促進了與行業(yè)間的交流協(xié)作,還實現(xiàn)了交流互動、傳遞信息、實現(xiàn)多元化的發(fā)展,這樣對事業(yè)單位的長遠發(fā)展有很大幫助,同時提高了事業(yè)單位管理的運營模式。
2 創(chuàng)新人事檔案管理制度的必要性
人事檔案信息失真,是我國人事檔案工作面臨的問題之一。比如說,落后的人事檔案管理方法及手段,人事檔案機構(gòu)分散和非專業(yè)化;檔案材料在收集加工傳遞等一系列環(huán)節(jié)中的管理也存在不同的漏洞,致使檔案材料損失等;“棄檔”現(xiàn)象就是人事檔案管理中出現(xiàn)的問題之一。被人遺棄的檔案就是“棄檔”。數(shù)據(jù)顯示,目前全國各級人才流動服務中心有大概50/60萬流動人員的人事檔案無人理會。從這些事情我們就可以看到人事檔案管理制度的弊端。
然而,在現(xiàn)有人事檔案中收集的資料不完整,舊資料居多, 新資料少之又少,還有補充不及時的情況,這無法反映出一個人的現(xiàn)實面貌。組織評價又流于形式化并不能客觀真實反映一個人的情況。關于個人政治品德、家庭歷史和社會關系方面的內(nèi)容居多, 反而體現(xiàn)一個人的能力水平和特長信息量卻非常少。在現(xiàn)實生活中,檔案造假的違法行為也逐年增加,假學歷、假年齡等現(xiàn)象也是只增不減。為了改變這種情況,創(chuàng)新人事檔案管理制度是我們的唯一途徑。
3 創(chuàng)新人事檔案管理制度的原則
3.1 服務原則
人事檔案首先要從每個人開始建立,隨后要做到整體檔案系統(tǒng)的管理, 這些都需要做到適應市場化需求,優(yōu)化人才流動及管理,讓人才的使用、管理、流動得以實現(xiàn)最大化的利用。人事檔案是證明每個人整體素質(zhì)的履歷資料,也是每個單位需要施行人事管理的重要證據(jù)。當求職者去應聘工作時,這個檔案是應聘者向招聘單位說明自身素質(zhì)的重要依據(jù) 。
3.2 準確原則
人事檔案信息儲存需要做到信息準確全面,要做到內(nèi)容充分,檔案資料要豐富、全面、完整, 能夠反映一個人的真實面貌, 不能存在核實不準確的消息就歸檔,比如模糊不清的數(shù)字、日期等也不可以歸檔。人事檔案要反映出一個人的整體素質(zhì)和履歷情況,突顯出一個人最有價值的信息以及他的具體情況。
3.3 通用原則
某個人因為換工作的原因,想把自己的人事檔案從原來的工作單位換到另一個單位,這就需要從個案的編制到系統(tǒng)的建設都要完整,做到通用原則。第一要做到標準化,第二要做到規(guī)范化,第三要做到適應網(wǎng)絡化的需求,這樣才能實現(xiàn)通用原則服務的宗旨。還有將人事檔案的管理樹立一種 “以用戶為中心”的服務理念,改變不合適的管理體制, 努力完善檔案的功能,確保人事檔案內(nèi)容真實性和公民知情權(quán)的實現(xiàn),發(fā)揮人事檔案作用和保證社會穩(wěn)定。
4 人事檔案管理創(chuàng)新制度的方法
4.1 實現(xiàn)數(shù)字化管理
檔案管理應拋棄傳統(tǒng)方法,實現(xiàn)數(shù)字化管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存時間短,溫度和濕度都可能造成檔案的損壞。數(shù)字化管理節(jié)省存儲空間和提高檢索檔案的效率,最重要的是數(shù)字化檔案管理的模式延長了檔案的壽命。數(shù)字化檔案都存儲在一個小小的硬盤中,他們對環(huán)境并沒有特別要求。小小的一塊硬盤可以存儲的檔案數(shù)量堪比一座小型圖書館。數(shù)字化檔案可以復制和備份,一般情況下丟失不了,易于保存。
4.2 建立檔案管理機構(gòu)
檔案管理機構(gòu)存在許多問題,要建立開放化的管理模式,首先要實現(xiàn)人事檔案管理社會化 ,要建立具備社會性質(zhì)的檔案管理機構(gòu)。管理機構(gòu)建立需要檔案管理的專業(yè)性、技術(shù)性、還要解決沒有檔案的人員的檔案問題。在過去的工作中,自己的檔案都是在所在單位,而部分沒有工作或者是退休的人員檔案就沒有機構(gòu)在收錄,就造成了無人管理的現(xiàn)象。因此,需要建立開放型和社會化的檔案管理機構(gòu),發(fā)揮管理機構(gòu)的最大作用。
4.3 借鑒國外的先進管理經(jīng)驗
各個國家、各個區(qū)域都有不同的人事檔案管理制度模式。檔案管理包括公立、私立系統(tǒng)。人事檔案管理工作不是簡單的管理工作,它是和人事有關系,需要調(diào)動和流動??傊?,我們需要借鑒國外的先進經(jīng)驗提升我們的檔案管理工作。
5 結(jié)語
總而言之,依據(jù)以上的闡述足以體現(xiàn)人事檔案管理工作的重要性,人事檔案管理是一項非常重要的工作,作為一名檔案管理工作者要肩負起自己的責任,創(chuàng)新檔案管理制度與模式,在飛速發(fā)展的當今社會,檔案管理數(shù)字化已成為時代發(fā)展的需要,檔案管理人員要用網(wǎng)絡和智慧工作,把紙質(zhì)化轉(zhuǎn)變成數(shù)字化科學管理好檔案,為用人單位提供服務,為經(jīng)濟發(fā)展服務,努力為我國的檔案管理工作獻出自己的一份力量。
參考文獻
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作者簡介
朱春(1980-),男,四川省南充市,本科,畢業(yè)于南充市廣播電視大學,助理館員,研究方向:檔案管理。