摘 要：進(jìn)入新時(shí)期，面對(duì)新局面，機(jī)關(guān)檔案工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作取得了可喜的成就，有力地支持了黨和國(guó)家的建設(shè)事業(yè)，但是現(xiàn)階段仍存在不少問(wèn)題制約著檔案管理工作的開(kāi)展。

關(guān)鍵字：機(jī)關(guān)檔案；檔案管理；體制機(jī)制

1 前言

機(jī)關(guān)檔案管理工作是關(guān)系黨政機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，提升檔案管理水平，并加以開(kāi)發(fā)利用，能夠更好地服務(wù)現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)。

2 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題

具體來(lái)看，機(jī)關(guān)檔案指的是在各種公務(wù)活動(dòng)中，由國(guó)家黨政機(jī)關(guān)參與的，直接或者間接產(chǎn)生能夠反應(yīng)其職能工作的真實(shí)記錄。機(jī)關(guān)檔案既是黨和國(guó)家收集總結(jié)的檔案史料的一部分，也能為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供服務(wù)。結(jié)合近年來(lái)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作管理特點(diǎn)，認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案主要有以下主要特點(diǎn)：機(jī)密性強(qiáng)，主要在機(jī)關(guān)內(nèi)部保存并使用；具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性；行政管理特色突出，機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)在行政工作中產(chǎn)生并整理的。

2.1 基礎(chǔ)水平良莠不齊，發(fā)展不平衡

目前，大部分機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。但是，對(duì)檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)還沒(méi)有達(dá)到規(guī)范的檔案管理水平，很多單位沒(méi)有單獨(dú)的檔案室，檔案的分類也比較

單一。由于檔案管理缺失，導(dǎo)致一些有價(jià)值的檔案材料被遺失、損毀現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響著檔案的保存和利用效率。

2.2 機(jī)關(guān)檔案利用程度較低

目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級(jí)階段，與先進(jìn)的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現(xiàn)在部門領(lǐng)導(dǎo)和管理者對(duì)于機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有正確定位機(jī)關(guān)檔案的使用價(jià)值。機(jī)關(guān)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)日常工作的記錄和總結(jié)，對(duì)于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術(shù)水平，優(yōu)化辦公流程具有重要意義。目前我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理的數(shù)字化、信息化水平不高，利用先進(jìn)管理系統(tǒng)和技術(shù)進(jìn)行辦公檔案管理和開(kāi)發(fā)的能力較弱。

2.3 檔案管理科學(xué)化水平低

隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，管理領(lǐng)域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統(tǒng)管理思想和技術(shù)手段的制約，部分單位在進(jìn)行機(jī)關(guān)檔案的管理中仍舊使用傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有重視信息技術(shù)和新方法的運(yùn)用。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件、辦公自動(dòng)化、文檔一體化等新的科技相繼出現(xiàn)，使檔案管理方式發(fā)生了根本性變化。傳統(tǒng)檔案管理的工作模式和技術(shù)水平已不能滿足當(dāng)今檔案事業(yè)快速發(fā)展的要求，應(yīng)該通過(guò)更高的科技手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理。但是有些基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于受到資金、環(huán)境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代發(fā)展要求，因此迫切需要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段解決電子文件中原始資料長(zhǎng)期保存問(wèn)題。

2.4 機(jī)關(guān)檔案重視程度不夠

通過(guò)對(duì)我國(guó)部分地區(qū)機(jī)關(guān)檔案工作的實(shí)地調(diào)研和資料分析，認(rèn)為雖然大部分行政管理人員和部門領(lǐng)導(dǎo)逐漸重視了機(jī)關(guān)檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅(jiān)持傳統(tǒng)的觀念，認(rèn)為只要是收集完整、保存完好就是萬(wàn)事大吉，對(duì)于推進(jìn)信息化管理水平和后續(xù)開(kāi)發(fā)利用的重視程度不夠。部分單位在進(jìn)行單位整體規(guī)劃的過(guò)程中，并沒(méi)有將機(jī)關(guān)檔案管理考慮進(jìn)總體工作計(jì)劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機(jī)關(guān)檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機(jī)關(guān)檔案管理人員的工作積極性，降低了機(jī)關(guān)檔案管理的層次和利用的水平。

2.5 機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理人員是從事機(jī)關(guān)檔案管理的主體，其自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的開(kāi)展。目前，部分單位的機(jī)關(guān)檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)，但是在面對(duì)數(shù)字化和智能化管理的時(shí)候缺乏專業(yè)技能的支撐，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等最新的檔案管理技術(shù)掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識(shí)，無(wú)法科學(xué)有效的開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調(diào)人員，管理人員隊(duì)伍的建設(shè)不到位，直接影響了機(jī)關(guān)檔案管理的有效開(kāi)展。

3 加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

依據(jù)最新的《檔案法》規(guī)定，單位在開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案工作的過(guò)程中，需要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級(jí)管理的制度，同時(shí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要以身作則，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。在制定單位年度計(jì)劃的時(shí)候，將機(jī)關(guān)檔案列入其中，從一開(kāi)始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制度，從單位領(lǐng)導(dǎo)層推選一名干部負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協(xié)作的不便之處。

3.2 加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)

為了有序開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理工作，需要從思想上提升認(rèn)識(shí)，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結(jié)合各種有效手段，廣泛開(kāi)展宣傳工作，主要的宣傳內(nèi)容包括檔案管理政策法規(guī)、管理技術(shù)模式、方案的開(kāi)發(fā)利用、檔案收集整理要求等，有意識(shí)的培養(yǎng)機(jī)關(guān)檔案管理人員和機(jī)關(guān)工作人員的檔案管理意識(shí)。在端正思想的基礎(chǔ)上，制定符合本部門本單位的機(jī)關(guān)檔案管理制度。

3.3 優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理方法

現(xiàn)階段，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展較快，部門的業(yè)務(wù)量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規(guī)?？涨霸黾?，這就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導(dǎo)致工作中出現(xiàn)紕漏，為此，建議主管部門優(yōu)化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機(jī)關(guān)檔案管理的效率，增強(qiáng)檔案管理的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，降低問(wèn)題出現(xiàn)的可能性。

3.4 提升檔案的安全等級(jí)

機(jī)關(guān)檔案中記錄著黨和國(guó)家機(jī)關(guān)日常工作的方方面面，同時(shí)也是部門內(nèi)人員工作和個(gè)人信息的重要載體，一旦出現(xiàn)泄露，不僅影響到部門工作的順利開(kāi)展，給黨和國(guó)家造成損失，同時(shí)也會(huì)給個(gè)人生活和工作帶來(lái)不便。為此建議從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴(yán)格檔案查閱制度，對(duì)于不同部門和不同人員制定不同的權(quán)限，無(wú)關(guān)人員不得翻看和修改機(jī)關(guān)檔案，同時(shí)因工作需要查閱時(shí)，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的部門需要提升網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)，通過(guò)設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件、內(nèi)網(wǎng)物理隔離等方式，確保機(jī)關(guān)檔案信息庫(kù)的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案管理工作的深入分析，總結(jié)了我國(guó)有關(guān)部門在檔案管理中的五大突出問(wèn)題，并有針對(duì)性的提出了四項(xiàng)改革措施，具有重大而現(xiàn)實(shí)的意義。

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作者簡(jiǎn)介

楊玉鳳（1987-），女，山東省濟(jì)寧市汶上縣人，，本科，畢業(yè)于山東省棗莊學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案。