摘 要：檔案信息化建設(shè)的積極推進(jìn)，有助于幫助檔案管理工作更好的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。隨著我國在政治制度和建設(shè)方向的不斷深化改革，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)發(fā)展形式，積極響應(yīng)政策發(fā)展檔案信息化建設(shè)，保障檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵字：檔案管理；信息化建設(shè)；管理機(jī)制；數(shù)字化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與我國政治體制改革的深化，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與管理提升已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)包含諸多內(nèi)容，需在各個(gè)方面予以關(guān)注和重視。目前我國部分檔案管理部門在檔案信息化建設(shè)方面還存在一些問題，從管理機(jī)制、檔案管理模式以及服務(wù)心態(tài)等多角度出發(fā)，積極開展信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作的水平。

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 信息來源分散復(fù)雜

檔案資料通常來源較為分散，難免出現(xiàn)各個(gè)相關(guān)單位或管理部門移交的檔案文件出現(xiàn)重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現(xiàn)大量無差異化的信息。因此，對(duì)于繁雜冗余的大量檔案資料，進(jìn)行科學(xué)的篩選、管理，合理的對(duì)具有重要價(jià)值的信息進(jìn)行選擇、發(fā)掘，就成為了一項(xiàng)重要課題。通常情況下，囿于傳統(tǒng)檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強(qiáng)，浪費(fèi)大量人力物力。

1.2 檔案管理模式陳舊滯后

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代的需要。過去的檔案管理制度對(duì)檔案移交、文件信息匯集、資料報(bào)送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價(jià)值缺失、資料不全甚至無據(jù)可查，難以保障當(dāng)前對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要。

近年來，國家大力推進(jìn)信息化辦公進(jìn)程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設(shè)施不足，檔案管理流程繁復(fù)，造成檔案信息服務(wù)效率低下。

1.3 人員心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變

在大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的新形勢(shì)下，檔案管理人員的心態(tài)亟待轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理單位主動(dòng)性較低，部分管理人員服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏熱情和責(zé)任感，難以在實(shí)際工作中樹立正確的工作態(tài)度，無法真正積極的投入到工作當(dāng)中。很多檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，怠于緊跟政策步伐、積極學(xué)習(xí)新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責(zé)任、消極工作，難以很好的端正服務(wù)心態(tài)。這些思想上、專業(yè)技能上出現(xiàn)的心態(tài)問題，影響了檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的順利開展。

2 檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

2.1 提高資源利用率和工作效率

檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今形勢(shì)的需要，也是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內(nèi)容復(fù)雜、檔案管理過程復(fù)雜繁瑣，建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠節(jié)省大量的人力和物力資源。傳統(tǒng)的檔案收集、整理以及信息服務(wù)，都需要人工方式進(jìn)行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復(fù)資源、需更新信息等等，時(shí)刻需要耗費(fèi)人力進(jìn)行及時(shí)處理，不僅工作量巨大，還極容易出現(xiàn)各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，引入自動(dòng)化辦公流程，建立電子檔案管理機(jī)制，能夠彌傳統(tǒng)人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統(tǒng)后，直接通過軟件操作進(jìn)行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。

2.2 簡化操作環(huán)節(jié)，有利于服務(wù)質(zhì)量的提升

信息化檔案管理系統(tǒng)有助于簡化傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的相關(guān)環(huán)節(jié)，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案借閱管理操作復(fù)雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環(huán)節(jié)，無須各種手續(xù)、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)所需信息進(jìn)行獲取，極大的縮減了辦事環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理方法

3.1 健全檔案管理機(jī)制

檔案管理工作機(jī)制的健全，是推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的重中之重，決定著檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)方向。首先，要保障檔案管理制度與實(shí)際工作運(yùn)行條例的建立和健全。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，制定相應(yīng)的電子管理制度，與其他信息化管理?xiàng)l例共同執(zhí)行，保障檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的政策落實(shí)。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)各部門的組織配合，形成部門之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，積極應(yīng)對(duì)電子檔案管理的新形式，主動(dòng)提出問題、發(fā)現(xiàn)問題，共同解決問題。對(duì)電子檔案文件應(yīng)制定新的政策細(xì)則，以解決可能出現(xiàn)的各種新情況。最后，有關(guān)檔案管理信息化建設(shè)方面的績效評(píng)估機(jī)制應(yīng)當(dāng)予以加強(qiáng)，有意識(shí)的提高信息化建設(shè)方面所占的績效比例，以鼓勵(lì)檔案管理信息化建設(shè)的積極推進(jìn)。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，意味著對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)、擺正心態(tài)，夯實(shí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，信息化檔案系統(tǒng)的建立，意味著需要管理人員具備對(duì)新設(shè)備、新技能掌握。檔案人員應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統(tǒng)的各種操作和調(diào)試，為信息化建設(shè)的不斷改革和提高提出建議；對(duì)管理制度和相關(guān)政策的建立和改革有所了解，將工作細(xì)則落實(shí)到切實(shí)操作中。

加強(qiáng)管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責(zé)任感和服務(wù)熱情。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，更加側(cè)重于檔案的保管而非檔案信息的服務(wù)。隨著檔案管理信息化的建設(shè)，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質(zhì)檔案資料的管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案資源的系統(tǒng)管理，檔案信息的服務(wù)變得更加重要。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)自身思想水平的提高，培養(yǎng)主動(dòng)熱情的服務(wù)精神。

3.3 加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)是保障檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)。只有加快檔案管理的數(shù)字化程度，彩能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化建設(shè)所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應(yīng)當(dāng)提高檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，為具體工作的開展制定相應(yīng)的計(jì)劃方案，同時(shí)建立相關(guān)監(jiān)督監(jiān)管制度。其次，對(duì)紙質(zhì)檔案資料的有效錄入和數(shù)據(jù)上傳效率應(yīng)有所提升，保障數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)對(duì)相關(guān)電子管理系統(tǒng)予以升級(jí)優(yōu)化，在后臺(tái)管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質(zhì)檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結(jié)合管理、相互保障的相關(guān)機(jī)制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實(shí)施聯(lián)動(dòng)，在嚴(yán)格遵守國家相關(guān)制度的基礎(chǔ)，共同建立數(shù)字化檔案資源與管理系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)的積極推進(jìn)，有助于幫助檔案管理工作更好的實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。隨著我國在政治制度和建設(shè)方向的不斷深化改革，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)發(fā)展形式，積極響應(yīng)政策發(fā)展檔案信息化建設(shè)，保障檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者簡介

王濤（1983-），男，山東省菏澤人，本科，畢業(yè)于中南大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理專業(yè)。