唐傳輝
摘 要 隨著計算機信息技術、網(wǎng)絡技術和高等職業(yè)教育事業(yè)的迅速發(fā)展,高職院校檔案信息化建設也越來越受到職能部門的高度重視。推進高職院校檔案信息化,就要充分了解檔案信息化的概念和內容,明確高職院校檔案信息化存在的問題,并有針對性地找出高職院校檔案信息化的建設路徑,從而促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為高職院校教育教學工作提供強有力的保障。
關鍵詞 高職院校 檔案管理 信息化
中圖分類號: G271 文獻標識碼:A
1檔案信息化的概念和內容
1.1檔案信息化的概念
“檔案信息化是指應用信息技術生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程,亦有檔案信息化工作、檔案信息化建設、檔案管理信息化、檔案工作信息化等稱謂。檔案信息化的概念具有自身特點,首先有動態(tài)性,隨著信息技術的發(fā)展,信息資源的不斷豐富,檔案信息化也會隨著社會整體信息化的推進而不斷發(fā)展,每一個新的進展是前一階段的結果,同時又是下一階段的新起點。其次是信息技術在檔案信息化建設中的全方位應用,建設檔案信息化,信息技術要涵蓋檔案從生成到永久保存或銷毀的整個過程,如電子文件的生成、紙質館藏數(shù)字化、檔案自動索引等。再次是檔案信息化建設要素的綜合性,即在應用信息技術生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程中,除了信息技術這個非常重要的要素外,檔案信息化建設還有其他非技術因素在共同起作用,包括符合檔案信息化要求的檔案管理業(yè)務、檔案人才、標準規(guī)范、政策法規(guī)、管理體制與機制等。
1.2檔案信息化的內容
檔案信息化內容的覆蓋面很廣,從工作性質來看,主要包括環(huán)境構建和資源建設。環(huán)境構建主要是指檔案信息化建設的宏觀管理層,具體包括體制和機制的完善、法規(guī)政策的健全、標準規(guī)范的制訂、社會服務體系的完善、檔案人才的培養(yǎng)等內容。資源建設主要是指檔案信息化的微觀操作層,是指在檔案從形成到保存或銷毀的整個生命周期中,合理應用信息技術,促進檔案管理效率和服務水平的提升,具體包括檔案資源創(chuàng)建、資源管理、系統(tǒng)設計與管理等內容。
高職院校的檔案信息化建設其外部環(huán)境構建和內部資源建設是相輔相成的,環(huán)境構建是基礎,資源建設是核心。國家沒有適宜的體制機制、法規(guī)標準、人才服務等環(huán)境支撐,檔案信息化的發(fā)展便會緩慢且艱難;而資源建設會直接體現(xiàn)一所院校的檔案管理水平和檔案信息化的意義。
2高職院校檔案管理信息化的必要性
(1)檔案管理信息化能夠提供全面支撐給高職院校的有效管理。檔案資料記錄著各項工作的原始資料,能夠充分反映高職院校在不同階段的工作情況,比如每個時期的成果、教學等,這些基礎性原始資料通過檔案管理系統(tǒng)服務于學校的各項工作。檔案工作的不斷發(fā)展和進步也能夠在檔案管理的各項業(yè)務、信息來源、讀者服務渠道等方面反映出來。通過整理、統(tǒng)計、分析檔案能夠提供詳實、客觀、準確的資料給決策層。
(2)提供重要的科學依據(jù)給第三方考核評估。高職院校的檔案包括了很多方面,對單位各個階段的工作情況進行了全面系統(tǒng)的記錄,充分反映了一個院校的校風和校貌,給社會評價一個院校提供了準確依據(jù)。
3高職院校檔案管理普遍存在的問題
高職院校檔案的管理、利用是以科學的信息化為載體,以分享、利用信息資源為目的,以提升教學質量為最終要求的管理。他不同于以往各類學校以保管檔案為主要目標的檔案管理,其是學校教學當中的重中之重。但是多年來它都以各部門負責制的形式存在,作用常常被我們所忽視。目前很大一部分高等院校依然延續(xù)舊式的檔案管理方法管理自己的檔案,僅是起保管儲存作用,檔案信息的特定服務用途并未得到開發(fā)。
4推進高職院校檔案信息化建設的思考
推進高職檔案管理的信息化進程,能很好的解決當前檔案管理方面的各種困難,讓高職院校的檔案管理工作變得更加科學,可以從以下幾個角度入手:
(1)觀念轉變是解決高職院校檔案管理的首要條件。高職院校的檔案管理發(fā)展離不開相關人員思想的轉變,在高職院校比較發(fā)達的地區(qū),檔案管理已經(jīng)與學校的管理創(chuàng)新相結合,走出了一條快速發(fā)展之路,相關院校可以組織管理人員到高職管理模式發(fā)展較好地區(qū)學習先進的經(jīng)驗和管理模式,將相關經(jīng)驗結合本院校的實際情況進行整合,推出適合自身發(fā)展的管理模式。同時上級主管部門可以將信息化檔案管理作為學校發(fā)展的重要技術指標來納入考核,督促學校加緊建設信息化檔案管理平臺。
(2)加大檔案管理建設的投入,吸引專業(yè)人才的加入。高職檔案信息化管理所帶來的學校管理提升是顯而易見的,較低的待遇和不專業(yè)的信息化系統(tǒng)吸引不到專業(yè)的人才加入,需要加大對學校檔案信息化的投入,同時提高檔案管理人員的工資待遇和升遷通道,有助于人才水平的發(fā)揮。硬件軟件設施可以采取向上級部門爭取一定的專項資金,利用資金建立或者改造平臺。人員的待遇問題需要學校相關領導對學校的工資基數(shù)和職稱評定分數(shù)進行調整,制定公平的人員管理機制,提高檔案管理人員的工作動力。
(3)增強檔案專業(yè)人才的培訓和軟件開發(fā)的應用。專業(yè)的培訓可有效提高信息化準確性,輸入信息不準確主要是對軟件使用不熟練造成的,可以安排軟件開發(fā)者與學校的管理人員進行一對一或是講座形勢上的授課和交流,將軟件的特點和細節(jié)了解清楚。加強軟件開發(fā)與未來學校發(fā)展信息需求的聯(lián)系,著眼未來,使檔案管理跟上學校發(fā)展的節(jié)奏。
參考文獻
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