吳冠儀

(上海交通大學 招投標與政府采購辦公室，上海 200240)

·儀器設備供應與管理·

高校政府采購部門微信公眾平臺的應用

吳冠儀

(上海交通大學 招投標與政府采購辦公室，上海 200240)

為提高高校政府采購信息化應用水平和服務教學的質量，針對“互聯(lián)網+政府采購”時代高校政府采購現狀，利用微信公眾平臺的優(yōu)勢，將微信公眾平臺應用于高校政府采購，從微信公眾平臺在推介部門服務信息、提高儀器設備政府采購工作質量、實現部門信息服務多元化等方面探索、實踐微信公眾平臺的應用；指出微信公眾平臺運行中存在的不足，提出打造優(yōu)良微信服務團隊、提供特色服務、加強智能化建設和豐富平臺功能等建議，完善高校政府采購部門的微信公眾平臺，從而全面提高政府采購部門的服務質量。

高校; 微信公眾平臺； 政府采購； 招投標

0 引 言

高校政府采購是國家財政政策和政府采購的重要組成部分，2003年末我國高校啟動了政府采購程序[1]。在中央和地方財政的支持下，高校年新增設備投入金額不斷增多，推動高校政府采購工作向信息化方向發(fā)展。面對“互聯(lián)網+政府采購”時代，微信和微信公眾平臺以其獨特的優(yōu)勢融入人們的日常生活，淡化了工作和休息的界限。這種工作和生活一體化特點，延長了上班族工作的時空，是政府采購部門改進工作的良機。學校落實財政部辦公廳2016年政府采購工作要點，“加快推進政府采購信息化建設”、“做好政府采購宣傳和研究工作”[2]，探索微信公眾平臺在高校政府采購部門的應用,以全面提高政府采購的服務質量。

1 高校政府采購部門工作的特點

高校不同于國家政府機關，其根本任務是培養(yǎng)人，高校的一切活動應當以育人為中心，政府采購工作也不例外。由于高校組織結構層級多、管理權限相對分散、資金來源多元化[3]、編制政府采購預算和采購計劃難度大、會計核算體系復雜等因素[4]，決定了高校政府采購的特殊性。如儀器設備采購過程中審批過程繁瑣、需追蹤審批進程、采購后需評價反饋[5]、工作時效性強、計劃性差、采購的設備種類規(guī)格繁多[6]，儀器設備層次多、非定型、非標準儀器設備多[7]，面大量小、科技含量高、相同品種規(guī)格需求量少、采購總量大、采購批次多、采購周期長、不同品種和金額的采購時間不同、專業(yè)性強等特點[8-9]。教學急需物品能否及時采購和供應，是政府采購始終致力解決的問題。教學、科研一線師生參與采購一定程度上可以提高儀器設備的專業(yè)性能，較為快速地確定專用儀器設備的性能、指標，但采購涉及環(huán)節(jié)多、業(yè)務涉面廣，教學、科研一線的師生受時間、精力、經驗和相關專業(yè)商務知識及對國家政策把握等限制，完成采購工作勢必要耗費大量的寶貴時間[10]。為此，以加強信息化應用為契機，利用微信公眾平臺工作-休閑一體化，可消除地域障礙和時間限制的特點[11]，創(chuàng)新服務方式，優(yōu)化管理服務，保證國家經費使用的規(guī)范性，購進滿足國家重點科研項目和教學發(fā)展需求、質優(yōu)價廉、質保放心的儀器設備、提高采購效率是高校政府采購工作改革[12]的方向。

2 高校政府采購部門微信公眾平臺應用現狀

根據《教育部政府采購管理暫行辦法》，政府采購的組織形式分為“政府集中采購”“部門集中采購”和部屬各單位“分散采購”，采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等其他采購方式[13]。據此可知，“招投標”已為政府采購部門的關鍵詞，“招采辦”和“招標辦”已為政府采購機構的高頻詞。利用智能手機分別將“招投標”“招采辦”和“招標辦”作為微信公眾號的查找詞，搜索相關公眾號、剔除重復的公眾號，截止到2016年7月25日，共有包含以上三個字段的微信公眾號190個，其中高校微信公眾號有7個，分別是“天津大學招投標管理辦公室”、廣東財經大學的“廣財大招投標”、西安建筑科技大學的“西建大招標辦”、西安石油大學的“西石大招標辦”“同濟大學采購與招標管理辦公室”“哈工大威海招標辦”和“上海交大招采辦”。

通過查看歷史消息可知成立時間最早的是創(chuàng)建于2013年12月14日的“西建大招標辦”，最晚的是“上海交大招采辦”，其創(chuàng)建于2016年7月1日。閱讀各公眾號發(fā)布的信息可以看出除了“上海交大招采辦”發(fā)布綜合信息外，其余6個“老牌”招采公眾號仍維持著原來的單一功能：僅發(fā)布校內招標公告。而“哈工大威海招標辦”和“同濟大學采購與招標管理辦公室”分別在2014年12月和2015年9月后未見更新。從發(fā)帖頻率看,上海交大招采辦每天發(fā)2條推送消息，內容從招投標信息到行業(yè)動態(tài)均有涉及；從閱讀量看,上海交大招采辦閱讀量低，每篇文章的閱讀量為5人左右,主要因為目前粉絲數量只有35人左右。

通過功能介紹可以看出，多數微信公眾平臺首頁上“功能介紹”的語言表述是從部門導向出發(fā)，而不是從用戶視角出發(fā)[14]。

根據以上情況可知：將微信公眾平臺應用于政府采購部門至今還未引起高校相關部門的重視；已經使用微信公眾平臺的高校，還沒有擺脫“微信公眾號辦成網絡黑板報”[15]的情況，平臺建設方面還有很大的提升空間。因此，實踐和探究微信公眾平臺在高校政府采購部門的應用，是促進部門信息化應用、提高工作質量的一個值得研究的重要課題。

3 微信公眾平臺的應用

微信公眾平臺在高校政府采購部門應用的文章至今還未見報道，但在高校圖書館、政務、媒體和企業(yè)等多個領域的應用較多[16]。借鑒前人的經驗，從用戶視角出發(fā)將微信公眾平臺應用在高校政府采購部門。

3.1推介部門服務信息

高校政府采購部門負責教學、科研儀器設備等的購進工作，其作用相當于“第三方服務平臺”，創(chuàng)新服務方式、提升服務內涵、簡化工作程序、提高服務效率是服務教學的落腳點。

(1) 巧用“自動回復數字”鍵。目前我國各高校負責政府采購機構的名稱尚不統(tǒng)一，負責政府采購的部門名稱各不相同。給儀器設備的“需求側”和“供給側”雙方，查找政府采購管理部門的服務信息帶來一定程度上的不便。這就要求相當于“第三方服務平臺”的政府采購部門，通過有效推介方式主動告知“求、供”雙方本部門服務信息，網站是常用的方式，但對于高校機構設置中非獨立設置的采購部門，用戶查找并不方便。微信公眾平臺強大的社交網絡特點可彌補其不足。針對以往工作的“第三方服務平臺”主要以文件、通知、郵件等為信息傳遞方式，無法避免信息傳遞延時性不足，容易造成“求、供”雙方因特殊原因不能在第一時間獲得政府采購部門發(fā)布的信息，由此造成因準備時間不足而影響儀器設備的采購。利用微信公眾平臺通訊即時性的優(yōu)勢推介部門服務功能可解決上述問題。如用戶首次關注公眾號時，在歡迎詞后面設置指定數字來引導咨詢?；貜汀?”，獲知辦公地點；回復“2”，獲知聯(lián)系電話。微信公眾平臺服務的突出優(yōu)勢是節(jié)省用戶獲知通過何機構、找何人聯(lián)系、采購起止時間、具體操作流程等基礎信息的時間，通過即時提示用戶注意事項，提高期限內完成采購的效率。

(2) 善用“自定義菜單”。針對政府采購過程中審批過程繁瑣、不同品目和金額的儀器設備采購時間不同、時效性強等特點，在“自定義菜單”中設置“業(yè)務流程模塊”，以簡潔明了的形式讓用戶盡快明晰業(yè)務流程。如點擊“業(yè)務流程模塊”下拉菜單，即可獲知校內政府集中采購的具體操作辦法、不同業(yè)務的招投標流程、招標時間以及分類別繪制的流程圖、時間運行表等。提高“采、購”雙方在線獲取業(yè)務信息的效率，做好提高采購效率的基礎性工作。

3.2提高儀器設備政府采購工作質量

高質量、如期購進儀器設備保證教學和科研有序進行，是高校政府采購部門一項重要工作，細致做好各項基礎性工作、提供針對性強的優(yōu)質服務是提高儀器設備采購效率的基礎。

(1) 重視客戶留言，提高在線服務的針對性。采取個別在線服務和統(tǒng)一在指定的時間段內在線服務相結合。個性的問題采取單獨回復，對教師或供應商遇到的普遍性問題予以統(tǒng)一解答，如通過微信與儀器設備供應商進行個別在線服務，強調用戶的實際要求，讓供應商充分了解采購儀器設備的性能、參數，以滿足教學和科研的實際需要。為逐步建立上海交通大學“一門式”服務的電子采購與招標投標綜合信息系統(tǒng)打好基礎，以便多渠道、高質量服務教學和科研。

(2) 建好、用好評標專家?guī)欤岣哔忂M儀器設備質量。評標專家是高校招投標與政府采購活動中不可或缺的因素之一，數量充足、質量過硬的評標專家隊伍在保證高校評標質量和采購質量中發(fā)揮著至關重要的作用。利用微信公眾平臺定期發(fā)送征集專家的圖文消息，通過該平臺實現校內、外專家在線申報和填寫相關信息，建立學校評標專家信息庫。由于校內專家大都是學校教學、科研的資深學者，承擔大量的教學和科研任務，一些專家甚至需要離開學校到現場進行科研工作，或者在假期參加學術會議，不可避免造成評標的時間與專家的時間發(fā)生沖突。利用微信公眾平臺和郵件，提前告知各位專家評標的具體時間，以保證評標工作中專家的數量和質量；對于因特殊情況不能參加評標的專家，通過“郵件+微信公眾平臺”來征求專家的意見和建議。利用該平臺對專家進行建議截止日期的溫馨提示，充分發(fā)揮評標專家在儀器設備政府采購中的行家作用。

(3) 恰用信息管理、簡化工作程序。高校儀器設備政府采購普遍存在流程環(huán)節(jié)多、手續(xù)繁雜、效率不高、周期長等問題[17]，特別是種類多、數量小的儀器設備購進周期過長影響教學和科研。如果將政府采購目錄按高校設備管理分類進一步細化，列表明確列出政府采購的項目、限額及采購時間，通過微信公眾平臺的消息管理進行發(fā)布，讓高校儀器設備需求方和供應方知曉采購方案，及早做好申報和投標工作，避免因倉促申報影響采購。將沒有列入政府采購的項目發(fā)布于微信公眾平臺，據此校內儀器設備需求方可免去層層報批而浪費時間，提高教學科研儀器的采購效率。

(4) 建立供應商信息庫、凝聚優(yōu)秀設備供應商。誠信優(yōu)質的供應商是做好政府采購工作的關鍵，微信平臺中設置“供應商報名入口”以及管理后臺，對于服務師生口碑好、效率高的供應商可列入“白名單”；對于信用記錄不好的供應商將其拉入“黑名單”。通過大數據的篩選和整合供應商信息庫，可有效地凝聚優(yōu)秀供應商，從而為師生提供質價比高的產品和服務。

3.3實現部門信息服務多元化

高校政府采購具有很強的政策性、專業(yè)性、規(guī)范性，及時掌握國家政策和動態(tài)、提高工作人員業(yè)務素質，是進一步做好和深入研究政府采購工作的前提。

(1) 恰用微信素材，宣傳國家最新政策法規(guī)。平臺要對國家最新政策時刻保持敏銳性和發(fā)布的及時性。按照李克強總理2016年6月1日主持召開的國務院常務會議精神要求，積極應對中央高校的政府集中采購自主權下放帶來的機遇和挑戰(zhàn)，采購管理人員更應確保接得住、管得好。比如，微信公眾平臺在第一時間發(fā)布財政部辦公廳2016年政府采購工作要點、2015-2016年政府集中采購目錄及標準等，提高政府采購人員的政策和理論水平。

(2) 優(yōu)選經典案例，提高管理者業(yè)務能力。招投標管理人員是采購實務中的具體工作者，其業(yè)務能力和豐富的經驗在幫助師生采購到滿意的產品，同時，可威懾行跡惡劣的供應商。為此，在微信公眾平臺定期推送理論知識、實用經驗，如，怎樣編制標書，如何防止圍標串標行為等。開展在線業(yè)務培訓，通過泛在學習方式促進管理者業(yè)務提升。

(3) 透明招投標過程，做好陽光招標工作。如微信公眾平臺隨時更新校內采購和招標信息，通過微信公眾平臺與郵箱的互聯(lián)、與文件的互補，“線上+線下”發(fā)布招標公告，跟進招標結果報道，將采購和招標工作向“公開、公平、公正”進一步深入，為學校廉政建設做好基礎性工作。

4 存在問題和建議

微信公眾平臺應用前景雖好，但就目前應用情況來看還不夠完善，存在一些不盡人意的地方，將應用中遇到的問題進行梳理、逐一完善，對提高微信公眾平臺的應用水平大有裨益。

4.1存在的問題

微信公眾平臺在高校政府采購部門應用中存在的問題，是目前微信公眾號普遍存在而又沒能解決的問題。①缺少原創(chuàng)性文章。大多數文章為轉載，僅有的原創(chuàng)文章也只是本校校內的招標公告、征集專家等信息。②發(fā)布形式單一。盡管操作后臺有多種形式可供選擇，如，語音、視頻、圖文并茂等類型，然而在實際操作中，幾乎沒有人選擇形式豐富多樣的語音、視頻等推送。③智能化不足。目前國內的招采公眾號還沒有實現與校園門戶網站的對接，導致師生無法用微信客戶端隨時隨地地查看自己的招投標與政府采購進展。④服務局限于已有的功能，如推送消息、在線客服、投標管理等，拓展功能開發(fā)有待加強。

4.2建議

微信公眾平臺只有通過不斷解決應用中出現的問題，才能促進平臺的完善，提高應用水平。為此，針對上述問題提出以下建議：①加強微信平臺團隊建設。高校的政府采購部門應設立專人專崗維護微信公眾平臺，打造優(yōu)良的微信服務團隊，撰寫、推薦有價值的文章，鼓勵原創(chuàng)，以含金量高的原創(chuàng)性文章促進平臺服務內涵的提升。②提供特色服務。有針對開展特色化、個性化服務，如增加60 s語音解讀服務、招投標工作經驗交流、部門良好服務形象展示等。③加強智能化建設。與網站、微博、QQ互聯(lián)共享，與校內網站“打通”，建立微媒體環(huán)境下“一門式”服務的電子采購與招標投標綜合信息系統(tǒng)，為師生實時和移動式地辦理相關業(yè)務提供保障。④開發(fā)業(yè)務功能。鑒于微信公眾平臺的應用不應局限于已有的功能[18]，拓展微信公眾平臺的專業(yè)服務功能，如增加授權采購管理、實現與其他系統(tǒng)數據對接等功能，推動高校政府采購不斷向專業(yè)化、規(guī)范化、信息化、效能化方向發(fā)展。

5 結 語

綜上所述，高校政府采購部門微信公眾平臺的應用順應高校“互聯(lián)網+政府采購”大勢，是對2016年7月27日中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》目標中強調的“著力提高信息化應用水平”的具體實踐。其應用為部門開辟了便捷、在線、即時等工作新渠道，在主動告知用戶咨詢信息、明晰部門服務流程、提高在線服務針對性、提高購進儀器設備質量、采購效率、質價比和促進辦公室文化建設等方面特有的優(yōu)勢，是傳統(tǒng)辦公途徑不可比擬的。隨著平臺的不斷完善，將為高校政府采購部門提供更加專業(yè)的服務技術、廣泛的服務內容、特色的服務手段和個性化的服務功能，成為國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略中高校政府采購部門效率管理的重要手段。

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Application of WeChat Public Platform of Government Procurement Department in Colleges and Universities

WUGuanyi

(Bidding and Procurement Administration,Shanghai Jiao Tong University,Shanghai 200240,China)

In order to enhance the level of information technology application and to improve the service quality that government procurement provide for teaching,in view of the present situation of government procurement in colleges and universities,in the Internet plus era,the paper takes the advantages of WeChat public platform.In detail,the paper introduces the application of WeChat public platform in three aspects,such as promotion of service information,improvement of government procurement quality,diversification of service management.It points out the shortages in operation and puts forward suggestions such as building excellent team,providing special service,building and enriching intelligent platform functions.These will be helpful to further consummate WeChat public platform and to comprehensively improve the service quality in the government procurement department.

colleges and universities; WeChat public platform; government procurement; bidding

2016-11-18

吳冠儀(1988-)，女，黑龍江人，碩士，職員九級，主要研究方向為招投標與政府采購管理。

Tel.:13701993346,021-54747337; E-mail:wuguanyi@sjtu.edu.cn

G 482.0

：A

1006-7167(2017)07-0292-04