虞曉斌+姚敏劍

【摘 要】電力企業(yè)生產(chǎn)管理高度依賴信息化，但目前信息化效率參差不齊，本文從生產(chǎn)實(shí)際出發(fā)，分析制約因素，引入個性化界面；事項(xiàng)告警和管理；固化和圖形化流程；高效審批和會議管理等方法，探討提高信息化效率的方案。

【關(guān)鍵詞】信息化；個性化；固化；圖形化

0 引言

電力企業(yè)為實(shí)現(xiàn)不同的生產(chǎn)管理需求，引進(jìn)不同的信息平臺，但平臺之間數(shù)據(jù)傳輸效率較低，用戶對多平臺的使用體驗(yàn)不佳。針對這樣的問題，企業(yè)做出了信息化建設(shè)戰(zhàn)略調(diào)整方案，引入更為成熟先進(jìn)的生產(chǎn)管理平臺，以期覆蓋所有生產(chǎn)管理需求，但仍然無法做到單平臺具備所有生產(chǎn)功能，使得用戶仍需在若干信息平臺上進(jìn)行信息處理，各種信息干擾導(dǎo)致了生產(chǎn)管理效率偏低。本文梳理信息化利用制肘之處，探討提高信息化效率的方案。模擬用戶使用后的體驗(yàn)，將方案特點(diǎn)直觀呈現(xiàn)。

1 梳理生產(chǎn)管理信息化擁堵點(diǎn)

1.1 信息傳遞損耗

企業(yè)生產(chǎn)管理中，生產(chǎn)管理制度，流程和規(guī)范性模版是用戶工作的必須接觸的元素，企業(yè)要求用戶在執(zhí)行某項(xiàng)工作時，必須熟悉相關(guān)制度，整個工作流程，使用最新規(guī)范性模板。但制度，流程，模板經(jīng)常會進(jìn)行升版，要保證過程信息準(zhǔn)確的傳遞到相關(guān)用戶并被用戶消化，這中間是不可避免有信息損耗。用戶認(rèn)知的不同還會產(chǎn)生信息的不對稱，造成工作時相互制肘。

1.2 信息傳遞令牌不透明

某項(xiàng)工作需要在不同用戶之間進(jìn)行傳遞，就如同令牌，在指令發(fā)出后，發(fā)送者往往不能直觀的在某一個信息界面中了解整個工作的進(jìn)展情況，有什么制約因素等，往往需要通過電話，郵件，甚至?xí)h來了解令牌運(yùn)轉(zhuǎn)情況。用戶需要投入大量資源進(jìn)行信息互通來彌補(bǔ)信息化系統(tǒng)不透明的制肘。

1.3 審批效率較低

生產(chǎn)管理中，幾乎每個單項(xiàng)任務(wù)都需要經(jīng)過審批。用戶首要確認(rèn)任務(wù)審批流程，某項(xiàng)綜合任務(wù)由于客觀因素?zé)o法及時審批，造成審批效率較低。特別是某些工作還結(jié)合紙質(zhì)和電子化審批，就會有大量資源花費(fèi)在傳遞過程中。

當(dāng)然除了以上3點(diǎn)之外，必然還有其他制約因素，此處不做贅述。

2 解決方案

2.1 固化信息，化繁為簡

針對各類型用戶的各類工作項(xiàng)將流程和模版固化在信息化平臺上，配以生產(chǎn)制度的快捷說明。用戶建立一項(xiàng)工作項(xiàng)后，界面會將一些項(xiàng)目通用信息固化，讓用戶對關(guān)鍵目標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行操作。如需要規(guī)范模板時，可以在界面上直接調(diào)用，模板也是固化的最新合法的規(guī)范性版本。在提交審批時，系統(tǒng)直接調(diào)用對應(yīng)的審批流程，但保留手動修改的權(quán)限。該工作項(xiàng)向下一個工作項(xiàng)轉(zhuǎn)移的流程也不需要用戶干預(yù)，都是按默認(rèn)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。界面還有對應(yīng)制度的完整鏈接，以便于用戶查閱。

2.2 動態(tài)圖形化

信息流不透明，消耗大量管理資源。本方案將工作項(xiàng)動態(tài)圖形化，并且用流程圖方式，將整個項(xiàng)目的工作項(xiàng)串聯(lián)起來。每個步驟都有負(fù)責(zé)人，操作提示；整個審批流程有明確的審批人和時間提示。給項(xiàng)目管理者清晰易用的工作流程。給各級管理者查看項(xiàng)目進(jìn)度和了解細(xì)節(jié)的界面。從而加強(qiáng)信息透明度。

2.3 多方位提高審批便捷性

盡量將審批電子化，在一些重要事項(xiàng)審批時，可以引入指紋識別加防脅迫密碼組合方式完成電子簽名。對于審批用戶可能事務(wù)較為繁忙，難于長時間辦公室處理審批業(yè)務(wù)的情況，可以開發(fā)移動辦公端，保證對于一些常規(guī)較緊急的事項(xiàng)進(jìn)行遠(yuǎn)程審批。

2.4 其他提效方法

針對用戶事項(xiàng)進(jìn)行系統(tǒng)管理，針對用戶配以有“個性業(yè)務(wù)”的多樣化用戶界面，嵌入式交流平臺，高效會議管理功能等。

3 方案預(yù)想效果

3.1 用戶界面

采用多樣化用戶界面。首先確定用戶的管理需求重點(diǎn)，針對不同的用戶就要先將用戶進(jìn)行合理分類，普通用戶以單事項(xiàng)管理為主，主管用戶則側(cè)重事項(xiàng)進(jìn)度和事項(xiàng)集合管理。根據(jù)不同用戶定義“個性業(yè)務(wù)”。

（以下展示的“界面”均為示意性，僅為論證方案的可行性及預(yù)想效果，請忽略不盡之處。）

3.2 界面樣例

3.3 舉例

以企業(yè)生產(chǎn)管理項(xiàng)目某事項(xiàng)X為例，設(shè)定如下表。

a）用戶A1在個人用戶界面上選擇常用“個性業(yè)務(wù)”中的“X管理”。個性業(yè)務(wù)具備一定的用戶個性定制的空間。

主功能界面中即跳轉(zhuǎn)如下圖2的動態(tài)圖形化的事項(xiàng)總流程圖。

a）A1點(diǎn)擊“申請”進(jìn)入如下界面，用戶按界面上說明填寫，

b）進(jìn)入“申請”后，利用快捷提示，用戶可以快速完成申請要求。

b）與此同時在A1的“事項(xiàng)管理”中會形成一條事項(xiàng)條目。

c）條目會按重要性，緊迫性等后臺定義因素進(jìn)行排列。A1提交并通過審批后，審批流轉(zhuǎn)到ZA，ZA的“事項(xiàng)警告”即會亮起，提示ZA有新事項(xiàng)需要處理，ZA可以點(diǎn)擊進(jìn)入確認(rèn)查看，條目會以不同顏色代表重要性高低，確認(rèn)過的條目會轉(zhuǎn)到“事項(xiàng)管理”內(nèi)，便于ZA進(jìn)行管理，ZA可隨時進(jìn)行審查和審批。“事項(xiàng)告警”和“事項(xiàng)管理”鏈接的為同一界面。

d）事項(xiàng)管理界面是用戶工作的必備界面，可以作為用戶默認(rèn)主頁，其帶多種分類和排列方式，協(xié)助用戶高效有序的處理各項(xiàng)事務(wù)，并且配有報表功能，可以將某一個特定條件范圍的事務(wù)進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計，完成度統(tǒng)計，事項(xiàng)留駐點(diǎn)統(tǒng)計等，輸出相應(yīng)的報表。此功能特別適用于主管及以上用戶的統(tǒng)籌管理工作。

e）“暫離/掛起”功能：如果用戶選擇“暫離”，可以選擇理由，如個人事務(wù)，會議（會議會自動關(guān)聯(lián)會議管理中用戶確認(rèn)參加的會議）

如果用戶選擇“掛起”，后臺會自動將用戶任務(wù)轉(zhuǎn)移到互備用戶的事項(xiàng)管理中，由后備用戶接管。假設(shè)A2是A1的后備用戶，那么A1掛起時，A2的事務(wù)管理內(nèi)就會增加A1的事務(wù)，但會做出明顯標(biāo)記。當(dāng)然用戶可以保留部分事項(xiàng)的管理權(quán)，可以將其加入“特定事項(xiàng)管理區(qū)”中。

特定事項(xiàng)管理區(qū)的另一個功能是“事項(xiàng)關(guān)注”，用戶可以搜索任意有權(quán)關(guān)注的事項(xiàng)，進(jìn)行特定關(guān)注，但無法對該事項(xiàng)進(jìn)行直接干預(yù)。

2.4 其他管理輔助模塊和可能的擴(kuò)展功能塊介紹

嵌入式交流模塊

交流模塊的功能可以模擬主流的社交軟件進(jìn)行開發(fā)，僅供企業(yè)內(nèi)部用戶使用。降低信息泄密或信息錯誤公開的概率。模塊嵌入各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能，便于在業(yè)務(wù)界面上直接進(jìn)行信息交互。

增強(qiáng)會議管理，除了常規(guī)功能外，增加會議議題預(yù)覽功能，與會人員確認(rèn)功能，缺席功能，會議書記員功能。在會前預(yù)覽議題，確認(rèn)參會人員，缺席人員可以編寫理由，或者提前對議題進(jìn)行意見發(fā)表，由會議書記員統(tǒng)一收集后在會中發(fā)表，在會后可以使用會議書記員功能進(jìn)行快速的議題總結(jié)和行動項(xiàng)生成，并在會后繼續(xù)進(jìn)行行動項(xiàng)跟蹤，直至完成，形成報告。

如果將行政管理和學(xué)習(xí)管理等納入本方案內(nèi)，則完全可以作為企業(yè)整體管理的平臺，在整個企業(yè)進(jìn)行推廣使用，個性化業(yè)務(wù)中還可以包含更多的功能塊。這樣整個企業(yè)的任務(wù)的分配，流轉(zhuǎn)，執(zhí)行情況，均可以由信息系統(tǒng)進(jìn)行管理和監(jiān)控，信息化透明度高，執(zhí)行效率高。

4 結(jié)語

企業(yè)生產(chǎn)管理信息化早已解決了從無到有，現(xiàn)在正從有到精。讓信息點(diǎn)更精確的傳遞到特定用戶，減少用戶消化過程，降低信息不對稱的可能，加快流程推進(jìn)，提高流程的透明度，加強(qiáng)個人事務(wù)信息化管理，提高會議信息化管理，都是提高信息化效率的有效方案。方案還具有較強(qiáng)的延展性，如能形成廣泛認(rèn)同的成果，是有推廣的可能。

讓高效信息化融入到整個生產(chǎn)管理中去，契合管理理念，固化管理流程，提升管理效率。企業(yè)將在信息化高速公路上走向更高的輝煌。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉偉，等.人機(jī)界面設(shè)計，2011.5.北京郵電大學(xué)出版社.

[責(zé)任編輯：朱麗娜]endprint