文/路 線
“大數(shù)據(jù)”時代的醫(yī)院檔案管理工作
文/路 線
“大數(shù)據(jù)”時代的到來,給醫(yī)院檔案管理工作帶來了難得的發(fā)展機遇。本文從科學規(guī)范醫(yī)院檔案工作、開發(fā)利用檔案信息資源等方面醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀,分析闡述了如何在新形勢下實現(xiàn)檔案信息資源的共享、建立醫(yī)院檔案一體化管理模式,以滿足醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學、科研工作發(fā)展需求
“大數(shù)據(jù)”時代的到來和醫(yī)療衛(wèi)生信息化建設進程的加快,使得醫(yī)院檔案管理工作的重要性突顯出來。醫(yī)院檔案管理工作既要適應“大數(shù)據(jù)”背景下醫(yī)院發(fā)展的要求,也要同醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的要求相適應,高效服務于醫(yī)院管理工作,讓檔案資源在醫(yī)院改革發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生信息中發(fā)揮重要的作用。
目前,醫(yī)院的檔案種類主要分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案和財會檔案等幾大類,大多由辦公室、醫(yī)務科、科教科、人事科、財務科等不同的科室分散保管。這樣的保管利用方式存在著標準不統(tǒng)一,管理水平參差不齊,綜合開發(fā)利用程度低,人力、物力和空間浪費等問題。加上檔案管理人員缺乏專業(yè)知識,有保存意義的文件材料不能得到妥善保管,失去了檔案工作的完整性。這種檔案管理不僅跟不上發(fā)展的需要,也不利于科學管理。
優(yōu)化資源配置、夯實業(yè)務基礎。城鎮(zhèn)職工醫(yī)療保險制度、農(nóng)村新型合作醫(yī)療和大病醫(yī)療保險制度的廣泛實施,使得醫(yī)院檔案種類、內容不斷更新,數(shù)量也日益增多。所以醫(yī)院必須要做好檔案業(yè)務基礎建設。一是加強檔案室建設。醫(yī)療衛(wèi)生機構特別是二級以上醫(yī)院應設立綜合檔案室,將分散在醫(yī)院不同科室的文書檔案、病歷檔案、科技檔案、人事檔案、財會檔案等檔案實行集中管理,使醫(yī)院檔案管理由分散、單一向集中、綜合方向發(fā)展,形成具有醫(yī)院特點的門類齊全、綜合利用的完整檔案管理體系,使醫(yī)院檔案室成為醫(yī)院信息存儲和利用中心,為規(guī)范化、制度化、科學化和信息化管理檔案奠定堅實基礎。二是強化檔案專業(yè)人員培訓。配備政治業(yè)務素質高的檔案專業(yè)技術人員充實檔案管理隊伍,支持和鼓勵檔案專業(yè)技術人員參加繼續(xù)教育和崗位培訓,選配人員到上級專業(yè)檔案館進修學習,不斷提高檔案專業(yè)技術人員業(yè)務素質。三是統(tǒng)一工作標準、流程和規(guī)范。嚴格按照檔案管理法規(guī)和規(guī)定,做好各類、各種載體檔案材料的收集歸檔和整理工作,按照不同的檔案分類方案進行分類、組合、排列和編目,提高案卷質量,豐富館藏。轉變管理觀念、提升自身素質?!按髷?shù)據(jù)”背景下的檔案管理工作范圍廣、內容新、任務重、責任大,要求醫(yī)院檔案管理者不僅要加強自身修養(yǎng),狠抓業(yè)務水平的提高,還要積極轉變管理觀念,主動適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的需要。一是要充分認識做好檔案管理工作的重要意義。特別是要認識到病歷檔案、科技檔案等資源在大數(shù)據(jù)的利用方面具有極大潛力,可為醫(yī)學科學研究提供第一手數(shù)據(jù)資料,對于提高醫(yī)療保健工作質量具有重要的促進作用。二是要增強檔案工作的學習意識?!按髷?shù)據(jù)”時代也是“互聯(lián)網(wǎng)+”和信息高速運轉的時代,檔案的儲存形式和載體將會隨著時代的發(fā)展而變化,醫(yī)院檔案工作者要積極學習信息化知識,提高工作能力,以適應“大數(shù)據(jù)”時代檔案管理工作的需要。三是要轉變觀念,增強工作主動性。針對各項工作需要,積極、及時、準確地為醫(yī)院工作提供檔案信息服務,為醫(yī)療科研提供數(shù)據(jù)支持,為醫(yī)院決策提供參考依據(jù)。四是要增強檔案工作的創(chuàng)新意識。要與時俱進、開拓進取,用發(fā)展的眼光、科學的思維迎接新的挑戰(zhàn),在做好檔案編研的同時,通過創(chuàng)新不斷解決新問題。
隨著信息時代的到來和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展,檔案信息資源的開發(fā)與利用也愈加受到人們的重視。為了適應醫(yī)院對大數(shù)據(jù)的需求,醫(yī)院檔案管理工作者必須充分重視醫(yī)院各類檔案的開發(fā)與利用,使之在醫(yī)院發(fā)展建設中發(fā)揮應有的作用。
提高醫(yī)院文書檔案管理信息化水平。借助OA辦公系統(tǒng)的普及使用,提高文書檔案利用效率,為利用者提供精準便捷的文書檔案查閱服務,滿足醫(yī)院各項工作的需求。同時,要緊緊圍繞醫(yī)院管理工作、業(yè)務技術以及科研活動的實際需要,開展形式多樣檔案服務。
依據(jù)人事檔案信息科學配置人力資源。在人事檔案利用中,要注重分析統(tǒng)計人員年齡、性別、學歷、專業(yè)、職稱等信息,依據(jù)床護比、醫(yī)護比等標準科學合理核定科室人員編制。同時,要結合個人年齡、性別、學歷、職稱等合理調配人力資源,為醫(yī)院決策提供依據(jù),最大化發(fā)揮人力資源效率。
借助病歷檔案信息提高醫(yī)療質量。病歷檔案是病人病情變化及診療過程的原始資料,也是反映醫(yī)院管理、醫(yī)療質量的重要依據(jù)。要在做好病歷日常查閱復印的同時,加強對病歷檔案信息資源的開發(fā)與利用,特別要通過分析病歷來研究治療效果、疾病轉歸、抗生素應用等領域,使病歷檔案信息在改進醫(yī)療技術、提高醫(yī)療質量等方面充分發(fā)揮作用。
依托科技檔案促進成果轉化。醫(yī)療科研檔案真實地記錄著醫(yī)療科研課題的立項申報、經(jīng)費使用、實驗記錄、應用效果、研究成果以及有關學術活動的全部過程,是科研成果鑒定和推廣應用的重要依據(jù)。在“大數(shù)據(jù)”時代和生物、心理、社會醫(yī)學模式下,要充分利用醫(yī)學科研檔案資料,通過學術活動廣泛交流醫(yī)學科技資料,才能達到更好地推廣應用和服務大眾的目的。
綜上所述,“大數(shù)據(jù)”時代,醫(yī)院檔案管理和信息資源的開發(fā)與利用必將成為醫(yī)院現(xiàn)代化進程中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院要逐步建立一體化綜合檔案管理模式,不斷健全完善檔案管理制度,滿足醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學、科研工作發(fā)展的需要,為更好地促進人民群眾健康做出積極的貢獻。
(作者單位:寶雞市婦幼保健院)