文/周 英

做好檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作扎實推進檔案資源體系建設(shè)

文/周 英

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，縣級以上的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。這是檔案行政管理部門的重要職能，也是主要的業(yè)務(wù)工作和行之有效的管理手段。檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作做的如何，直接影響著當(dāng)?shù)貦n案工作的整體水平。反所以，檔案行政管理部門積極做好新形勢下的監(jiān)督指導(dǎo)工作，對于推動檔案事業(yè)在規(guī)范化的道路上健康發(fā)展，推進檔案資源體系建設(shè)具有十分重要的意義。筆者在區(qū)縣檔案局監(jiān)督指導(dǎo)科工作多年，積累了一些經(jīng)驗和做法，與大家一起分享。

一、統(tǒng)籌安排工作，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

每年年初舉辦全區(qū)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，是區(qū)縣檔案局年初的一項重要工作。一是能及時傳達貫徹國家、省、市檔案方面的法律、法規(guī)、規(guī)劃、意見及地方黨委政府關(guān)于檔案工作的方針政策，對各部門的貫徹落實提出要求，使各部門準確把握當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展方向。二是全面且有側(cè)重點地安排部署全年檔案工作，細化具體工作任務(wù)。三是培訓(xùn)檔案業(yè)務(wù)人員，使他們熟練掌握檔案業(yè)務(wù)標準和各門類、各種載體檔案的整理辦法。

二、深入基層指導(dǎo)，夯實基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

在指導(dǎo)檔案工作，必須把握好以下幾個方面：

1.領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

指導(dǎo)工作時，要經(jīng)常深入基層，與單位主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員溝通交流，強調(diào)檔案工作的重要性，并提出具體的要求。如，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職或兼職的檔案工作人員，配置符合條件的軟硬件設(shè)施，建立健全各項檔案工作制度且嚴格執(zhí)行等。

2.各門類檔案要規(guī)范整理

在指導(dǎo)各級國家機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作時，要求其應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，規(guī)范整理、安全保管，有效利用。所整理歸檔的檔案要最大程度反映其職能工作，并確保檔案資料齊全完整、安全?，F(xiàn)階段，整理好文書檔案在各單位檔案工作中占有重要的位置，要嚴格貫徹執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》及《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。在開展文書檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，一定要指導(dǎo)各單位編制本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，通過嚴格審核批準后，讓其按照制定的辦法收集材料和劃分保管期限，指導(dǎo)工作也就事半功倍。其他門類檔案如照片檔案、實物檔案等更能直觀、形象的記載歷史，反映當(dāng)時的情況，也應(yīng)該按照相應(yīng)的標準指導(dǎo)整理歸檔，做到應(yīng)歸盡歸。

3.將檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作向其他領(lǐng)域延伸

在重點做好轄區(qū)內(nèi)機關(guān)企事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時，還要將業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作向其他領(lǐng)域延伸，深入推進檔案資源體系建設(shè)。如：社區(qū)檔案、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案、重點建設(shè)項目檔案、民營企業(yè)檔案、新興經(jīng)濟組織檔案、方言語音檔案、名人檔案、家庭檔案等。

在指導(dǎo)這些單位檔案工作時，可以改變以往的指導(dǎo)方法，多抽調(diào)人力，主動上門舉辦培訓(xùn)班，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場指導(dǎo)整檔，督促其重視檔案工作。同時還可以與民政、農(nóng)業(yè)、組織、財政、人事等相關(guān)部門協(xié)調(diào)配合，建立長期、有效的檔案工作協(xié)調(diào)機制，以促進其檔案工作規(guī)范化管理。

三、重要涉民部門，重點監(jiān)督指導(dǎo)

按照國家檔案局下發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》要求，要實現(xiàn)檔案資源多樣化，使檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善，必須要加強對重點部門檔案工作的指導(dǎo)。

在規(guī)范機關(guān)各部門、企事業(yè)單位檔案工作時，要加強對重點涉及民生檔案部門和重點二級單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。如民政局、人社局、衛(wèi)計局、農(nóng)業(yè)局、住建局、國土局、教育局、司法局等。在開展工作時，經(jīng)常同其主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員溝通協(xié)調(diào)，充分調(diào)研論證。對產(chǎn)生民生檔案部門的工作職責(zé)和形成檔案的門類、內(nèi)容及數(shù)量要做到心中有數(shù)，確保勞動就業(yè)、醫(yī)保、社保、低保、計劃生育、司法公證等民生檔案的齊全完整與規(guī)范管理?？梢詮囊韵聨讉€方面著手開展工作：一是對照上級相關(guān)業(yè)務(wù)標準，與其主管部門聯(lián)合舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，培訓(xùn)內(nèi)容有直接針對性，會收到很好的效果；二是與其主管部門聯(lián)合，加大對涉民檔案工作的監(jiān)督檢查力度；三是對民生檔案信息化要提出更高的要求；四是做好這些單位檔案目標認證工作，提升檔案工作的綜合管理水平；五是可以提前接收進館，確保安全保管，盡早提供利用。

四、做好目標認證工作，提升綜合管理水平

在做好指導(dǎo)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的同時，根據(jù)單位的實際情況，指導(dǎo)轄區(qū)內(nèi)的單位積極創(chuàng)建檔案目標認證工作，提升綜合管理水平。2011年修訂的《陜西省檔案工作目標管理認證辦法》，從檔案工作管理機制、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用4個方面，17個大項、80個小項對檔案工作提出了全方位的要求和具體的標準。

可以說，目標認證是對檔案工作質(zhì)量管理體系建設(shè)的綜合評價，是檔案行政管理部門強化控制各單位檔案管理的一種措施。開展檔案目標認證工作，可以提高單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認識和關(guān)注，加大對檔案工作的資金投入，對檔案工作人員是一次全面的培訓(xùn)；能對單位的檔案進行一次徹底清理，還可從根本上解決檔案管理的混亂現(xiàn)象，杜絕檔案丟失、被盜、損毀等安全事故的發(fā)生，使檔案管理水平邁上了一個新的臺階。

通過目標認證的單位，檔案工作各個方面都得到提升。一是硬件設(shè)施設(shè)備得以更新、補充；二是各項管理制度和業(yè)務(wù)標準得以制定或修訂完善，許多單位還制定了本單位檔案工作長遠規(guī)劃，檔案的收集整理、保管利用、信息化等工作可按照認證時的標準穩(wěn)步發(fā)展、良性循環(huán)；三是歷年來積存的檔案資料可以全部鑒定、清理、整理、歸檔；四是編寫和續(xù)編了編研資料；五是信息化建設(shè)有顯著的發(fā)展和進步，實現(xiàn)了計算機檢索，方便查閱利用。但在指導(dǎo)檔案目標認證工作時，注意不能搞“一刀切”。一切從實際出發(fā)，具體單位具體對待，區(qū)別不同情況，提出不同等級要求。檔案量大、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)扎實、硬件條件好的單位可以指導(dǎo)其創(chuàng)建省AAA級，如交通局、國土分局、財政局、民政局、教育局、農(nóng)林局、人社局等。檔案量少、單位辦公條件不允許，可以創(chuàng)建省AA或省A級，如婦聯(lián)、工會、團委、政研室、老干局等部門。

五、強化檔案行政執(zhí)法和監(jiān)督，確保檔案資源安全

檔案行政管理部門對所轄區(qū)域內(nèi)部門不但要積極指導(dǎo)，還要督促檢查。加大對檔案工作的執(zhí)法檢查力度，可以使指導(dǎo)工作成效顯著，兩者相輔相成，缺一不可。平時指導(dǎo)工作時，將執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)結(jié)合起來，經(jīng)常提醒部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員，監(jiān)督其履行職責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題立即提出，及時糾正，防患于未然。

加強檔案行政執(zhí)法檢查，首先要理清權(quán)力責(zé)任清單。行政執(zhí)法要符合相關(guān)程序，執(zhí)法工作人員要持證執(zhí)法，文明執(zhí)法。每年一次或多次對轄區(qū)內(nèi)機關(guān)企事業(yè)單位進行執(zhí)法檢查，也可以多部門聯(lián)合執(zhí)法。

執(zhí)法檢查主要內(nèi)容包括以下兩個大的方面：一是檔案管理的基本條件。包括了領(lǐng)導(dǎo)重視情況、制度健全情況、檔案庫房及硬件配備情況、檔案“十防”措施等；二是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。包括了各門類檔案整理情況，檔案資料是否收集齊全、整理規(guī)范、期限劃分準確、裝具規(guī)范、目錄健全，檔案的信息化工作，檔案編研資料編寫和續(xù)編情況，檔案查閱利用是否規(guī)范，檔案移交情況、檔案的鑒定銷毀情況等。執(zhí)法檢查過程中，如果發(fā)現(xiàn)有以下違反《檔案法》的行為，應(yīng)嚴格按照《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，依法給予相關(guān)責(zé)任人處分。一是未能妥善保管所屬檔案，明知檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；二是有損毀、遺失、涂改、偽造的；三是未經(jīng)批準，倒賣牟利的；四是不按時歸檔，不按期移交的。

檔案行政管理部門只有做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，各立檔單位將所有應(yīng)該歸檔的檔案及時收集歸檔，各級檔案館室按期接收保管，及時提供利用，檔案資源體系建設(shè)才能扎實有效地向前推進。所以，檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)工作還有很長的路要走，還需要從許多方面予以加強。

一要充實檔案干部隊伍，并加大對業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員的培訓(xùn)。打鐵還需自身硬，只有指導(dǎo)人員的政治素養(yǎng)高，業(yè)務(wù)能力強，才能更好的開展工作。

二要做好檔案法制宣傳工作，增強全社會檔案法治意識，特別是要提高部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認識高度。

三要加大執(zhí)法的力度，嚴肅查處違法行為，只有嚴格執(zhí)法，指導(dǎo)工作才能有更好的效果。

四是要調(diào)動基層檔案工作人員的積極性，想辦法留住人才，通過表彰獎勵、評檔案職稱等方式留住人才，基層檔案人員基本固定，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作就相對輕松。

(作者單位：西安市高陵區(qū)檔案局)